تحية! على اتصال مع المتخصصين في سبيربنك للتأجير. يرتبط جزء كبير من عملنا بالمستندات ، لذلك من مصلحتنا تحسين نظامنا لإدارة الوثائق - المحكمة باستمرار. حتى وقت قريب ، كانت ، بصراحة ، ليست أفضل مساعدة واستغرقت الكثير من الوقت والجهد. لم يكن هناك مستودع إلكتروني واحد ، ومسح آلي للوثائق والتحقق منها ، بالإضافة إلى التحكم في توفر النسخ الأصلية في الأرشيف.
لم يكن هناك حل جاهز يمكنه حل المشكلات الثلاث في السوق ، لذلك بدأنا العمل في مشروعنا الخاص "Electronic DOC.office". سنتحدث عن ما حدث في هذا المنشور.
ما حلنا يتكون من
باختصار ، COURT هو مشروع مخصص ترتبط فيه العديد من أنظمة المعلومات: Navision و IBM Filenet ومجموعة حلول ABBYY.
Navision هو نظامنا الرئيسي لتخطيط موارد المؤسسات الذي يتم فيه تسجيل جميع العمليات: من تنسيق الملاحظات الرسمية إلى تشكيل المستندات الداخلية. يعمل جميع موظفي الشركة من Navision - من الأمانة إلى الخدمات المالية. نقوم بتطوير ودعم Navision بمفردنا ، لدينا فريق كبير من المتخصصين.
IBM Filenet هو مستودع مستنداتنا حيث يتم إنشاء جميع الملفات الإلكترونية.
ملف المشروعتم تصميم حزمة حلول ABBYY للتعرف على المستندات. يتضمن نظامًا فرعيًا للتعرف على البيانات ونظامًا فرعيًا لإدخال المعلومات (أو محطة مسح ضوئي). لقد حافظنا منذ فترة طويلة على شراكات مع ABBYY ، وإذا قمنا بتقييم السوق ، فكان هذا هو المرشح الوحيد الذي يكفي من الناحية الوظيفية والذي يمكنه تلبية متطلباتنا.
فيما يلي خوارزمية مختصرة عن "مكتب الوثائق الإلكترونية":
- من خلال ABBYY ، يقوم المديرون بفحص المستندات. هناك ملء هيكلها السمة.
- يتم تخزين المستندات والهيكل المنسوب المكتمل في مستودع Filenet الإلكتروني.
- يتم عرض المستندات والإسناد في Navision.
الشيطان بالتفصيل
المخطط العام للعمل بسيط للغاية. ولكن من أجل جعل نظام المحاكم الخاص بنا مناسبًا ، كان علينا تحسين جميع أساليب العمل الرئيسية. سنصف كل شيء بالترتيب.
إنشاء وملء بطاقة الطرف المقابل
إنشاء بطاقة سريعة. يكفي الآن إدخال TIN أو PSRN في البطاقة ، ويتم تعبئة جميع المعلومات الأخرى تلقائيًا. هذا يسرع العمل ، ويساعد على تجنب إدخال بيانات غير صحيحة وتكرار البطاقات.
عقد الإيجار حيث يكون ملء الحقل التلقائي ممكنًا
المسؤولية الشخصية. الآن ، يتم تعيين كل عميل في النظام كمدير مسؤول عن أهمية البيانات والمستندات. هذا يساعد على تجنب الخلط بين البيانات وتلقي المعلومات في الوقت المناسب حول المقاولين.
تشكيل ملفات العملاء والموردين
ملف واحد. ظهر هيكل ملف واحد لكل طرف مقابل (عميل ، مورد ، ضامن) متاح للاستخدام العام. أيضًا ، من السهل تحديد جميع المستندات التي تم تنزيلها والعثور عليها في التخزين الإلكتروني. لا مزيد من الفوضى.
الحد من سير العمل الورقي. قبل إدخال النظام الجديد ، أنفقنا مبالغ كبيرة على إرسال الملفات الورقية وتخزينها. في مرحلة جديدة ، تخلينا عن بعض المستندات على الورق لصالح النسخ الممسوحة ضوئيًا.
ابيي مسح النافذةالسيطرة على صحة الوثائق. في السابق ، لم نكن نعرف على وجه اليقين ما إذا كانت المستندات التي تم تحميلها من قبلنا ذات صلة. الآن يتم إبراز المستندات منتهية الصلاحية باللون الأحمر.
مسح المستند
معايير جودة المسح الضوئي وتنسيق واحد. يحتوي نظام ABBYY على متطلبات تنسيق وجودة النسخ الممسوحة ضوئيًا من المستندات.
وثائق خياطة سريعة. لقد قمنا بتبسيط متطلبات توثيق عقد الغرز ، ولا تستغرق عملية المسح الآن ربع ساعة ، ولكن ثلاث دقائق فقط. كما أن تحميل المستندات إلى الملف أسرع بكثير من ذي قبل.
تشكيل وثائق العقد
التنفيذ. الآن يحتاج الموظفون إلى إجراء أقل عدد ممكن من التغييرات على العقود وبطاقات المشروع ، سيقوم النظام بمعظم العمل نفسه.
ملاحة مريحة. ظهر هيكل منظم مناسب للموظفين في وثائق المشروع.
ملء بسرعة في الحقول. أتاح لنا تطوير نظام Navision وتحسين قوالب الوثائق التعاقدية تقليل الوقت الذي يستغرقه لملء الحقول بعد رفع العقد.
التحقق من الوثائق الموقعة
شريط الترميز التلقائي. استبعد إدخال هذه الوظيفة التحقق "اليدوي" من البيانات. يقوم النظام بمقارنة المستندات وإنشاء نتائج التحقق في ثلاث دقائق فقط.
العمل مع الأرشيف الإلكتروني للوثائق
بحث سريع وتحميل الوثائق. إذا كانت هناك مهمة في وقت سابق لتفريغ جميع العقود لفترة معينة ، فمن الضروري تفريغ كل وثيقة يدويا. الآن ، بفضل التحميل المجمع ، يقوم النظام بكل شيء من تلقاء نفسه.
نافذة مقارنة الوثيقة
قائمة انتظار الموافقةعرض المستندات المؤرشفة عبر الإنترنت. للتعرف على وثيقة الأرشيف ، ابحث عنها فقط في النظام. يقوم الأرشيف الإلكتروني بتخزين جميع وثائق المشروع التي تم إنشاؤها من بداية الشركة وحتى إطلاق المشروع.
تخزين الوثائق في أرشيف الورق
عملية تسجيل وثيقة سريعة. هنا مرة أخرى ، يساعد نظام الترميز الشريطي ، ويؤخذ أيضًا في الاعتبار في أرشيف الورق.
المخزون الإلكتروني للوثائق. بدلاً من المخزون الورقي المعتاد ، قدمنا نظيره الإلكتروني. يمكنك التفاعل مع موظفي الأرشيف حول المستندات من خلال نظام Navision. كما قمنا بتطوير سجل للعقود الموقعة للتحكم في توفير الوثائق للأرشيف.
وماذا في ذلك؟
لقد حددنا عددًا معينًا من التحسينات المختلفة التي تعمل بشكل رائع بالنسبة لنا. نأمل أن تساعدك أفكارنا على تحسين نظام المحاكم الخاص بك.
حتى الآن ، نحن نتتبع ظهور إصدارات جديدة من الأنظمة المضمنة في المحكمة ، ونحاول تقديمها على الفور. نحن منخرطون أيضًا في دمج نظامين كبيرين جديدين في فيليت - في المستقبل القريب لن تعمل المستودعات الإلكترونية مع Navision فحسب ، بل وأيضًا مع الأنظمة الأخرى المنفذة.
سنكون سعداء للإجابة على أسئلتك حول أنظمة إدارة المستندات وتحسينها في التعليقات.