في بداية شهر أيار (مايو) ، عقدنا اجتماعًا في دبي أطلق عليه "
الفوز في تجارة البيع بالتجزئة عبر قنوات متعددة " ، والذي جمع ضعف عدد المشاركين كما توقعنا. استغرق الإعداد بأكمله 3 أسابيع. ليس كل شيء كان مثاليا ، ولكن عموما نحن راضون. أقول لك ما يجب الاستعداد له وما الذي يجب مراعاته عند تنظيم حدث في بلد أجنبي.
من أين تبدأ
في شهر مارس ، قمنا بتنظيم مؤتمر
IDRF - المنتدى الدولي لتجارة التجزئة الرقمية في موسكو ، والذي ضم 400 مشارك. عندما يتم تنظيم هذه الأحداث بشكل صحيح ، فإنها تحقق عوائد جيدة - عملاء جدد وشركاء محتملون. مع IDRF كان هو نفسه - نتيجة لذلك ، تحولت العديد من الشركات إلينا.
وكالتنا متخصصة في حلول البيع بالتجزئة عبر الإنترنت ، وتقع في موسكو ودبي ، لذلك قررنا عقد حدث في دبي بعد روسيا - وهو اجتماع مخصص لتنفيذ حلول قنوات البيع بالتجزئة في البيع بالتجزئة. اليوم ، تدرك العديد من العلامات التجارية أنها تحتاج إلى استخدام استراتيجيات متعددة القنوات ، لأن المستهلكين يتوقعون تفاعلًا كليًا مع الشركة. ومع ذلك ، فإن معظمهم لا يعرفون التقنيات التي يجب استخدامها للحصول على omnichannel الكامل. هذا هو الألم الحالي للشركة ، لذلك لم يكن لدينا شك في موضوع الحدث.
بدأنا في إعداد mitap من خلال تحليل سوق الأحداث المحلية وننصح بالقيام بذلك. سيساعد ذلك في فهم التنسيقات الشائعة والمواضيع الشائعة ومتوسط عدد الزوار والحصول على الفكرة الصحيحة عن السوق المحلي. أحيانًا يبدو أنك تعرف التفاصيل المحلية جيدًا ، لكن من السهل أن تفوتك. على سبيل المثال ، في دبي ، يتم إجراء الغالبية العظمى من المدفوعات نقدًا ، لذلك في البداية يمكن افتراض أن موضوع المدفوعات المصرفية عبر الإنترنت أو المدفوعات الإلكترونية ليس مثيرًا للاهتمام. ولكن في الواقع ، على العكس من ذلك ، هذه هي آفاق التنمية التي تجذب المهنيين والأفراد.
في حالتنا ، اتضح أنه في منتصف شهر أبريل ، أقيم معرض Seamless Middle East ، وفي 5 مايو ، كان شهر رمضان قادمًا بالفعل ، وكان النشاط المهني في حالة ركود. لذلك ، كان علينا تسريع بشكل كبير من أجل إدارة لإجراء قفزة بين سلس ورمضان. الوقت مهم للغاية ، لأن المنظمين عديمي الخبرة يمكنهم وضع الحدث في موسم الموت المحلي. على سبيل المثال ، لم يأت المتحدثون من Facebook و Instagram و Snapchat و Leo Burnett للتحدث معنا ، لأنه مع شهر رمضان ، ستبدأ الحملات الإعلانية الكبيرة في الإمارات ، وهذا يمثل عبئًا متزايدًا على مكاتب الشركات المحلية.
معرض سلس الشرق الأوسطكيفية تنظيم
يجب الإجابة على أربعة أسئلة أساسية: "ماذا؟" ، "من؟" ، "لمن؟" و "أين؟" الأهم هو موضوع الحدث ، الذي تعتمد عليه تكوين المتحدثين والجمهور المستهدف للمشاركين ، وحتى في بعض الأحيان المنصة. اخترنا التجزئة على الإنترنت وعقد اجتماعًا لممثلي العلامات التجارية والمسوقين.
مكبرات الصوت. يجتذبون المشاركين ، لذا اختروا ذوي الخبرة والكاريزمية والشعبية ، ويمكن تقسيم جميع المتحدثين الذين يتحدثون مجانًا إلى فئتين: ممثلين للعلامات التجارية والشركات الناشئة ، بما في ذلك أصحاب الشركات المتوسطة الحجم. من الصعب التفاوض على أداء مع العلامات التجارية لأنهم دائما مدعوون إلى مكان ما. الروابط الشخصية فقط سوف تساعد هنا. أشرك مديرنا الإقليمي ، مارينا ليتفينوفا ، زملاء سابقين ونظّم عرضًا تقديميًا من قبل ممثلي مرسيدس والعلامة التجارية Jardin de Parfums.
مكبرات الصوت الفوز في البيع بالتجزئة قناة أومنيمن الأسهل بكثير التفاوض مع ممثلي الشركات الناشئة وأصحاب الأعمال. كقاعدة عامة ، فهي نشطة ، مثل العلاقات العامة وفي أي حال يرون فرص للترقية والتواصل. لذلك ، عند العمل معهم ، لا تحتاج إلى إقناع ، ولكن على العكس من ذلك ، للتخلص من شخصيات مثيرة للاهتمام حقًا تتمتع بخبرة قوية. من الناحية المثالية ، إذا كان مؤسس شركة بدء التشغيل هو المدير الأول لعلامة تجارية دولية. مثل هذا الشخص لديه خبرة رائعة ومستعد لمشاركتها.
تحتاج إلى البحث عن مكبرات صوت بمجرد أن تقرر إجراء حدث. لدى العديد منهم جدول أعمال مزدحم ، وسوف يرفضون فقط لأن عليهم أداء عروضهم في مكان آخر. كان هناك ستة أشخاص في برنامجنا ، ولكن من أجل العثور عليهم ، كان علينا التفاوض مع عشرين شخصًا. كان هناك الكثير من المكالمات والمراسلات. نتيجة لذلك ، في الإصدار النهائي ، حصلنا على سبعة تأكيدات بدلاً من ستة تأكيدات ، وعشية الحدث لم يستطع متحدث واحد. لذلك ، تأكد من وجود مكبرات صوت احتياطية يمكنها تأمينها.
اختر أيضًا مكبرات الصوت بشكل استراتيجي - أولئك الذين لديهم الكثير من التواصل. لذلك ، يمكنهم أن يقدموا لأنفسهم بديلاً جديراً إذا رفضوا الكلام. وإذا وافقوا ، فسيحضرون معهم بعض المشاركين. جاء نصف الحاضرين في جلستنا بدعوة من المتحدثين.
المشاركون . لم نبيع تذاكر mitap لأننا أردنا العثور على عملاء جدد جدد معها. وبالنظر إلى المستقبل ، أقول أنه كان ممكنًا - لقد تلقينا العديد من العملاء الواعدين من العلامات التجارية العالمية للإلكترونيات الاستهلاكية في دبي. إذا كانت المشاركة مجانية ، فسيكون العثور على الأشخاص أسهل بكثير. لا أعتقد أننا سنكون قادرين على تجميع قاعة كاملة في غضون ثلاثة أسابيع إذا كان علينا دفع ثمن المشاركة. في هذه الحالة ، من الأفضل أن تبدأ في غضون ستة أشهر.
في البداية ، كان من المتوقع حضور 30 مشاركًا ، وكان هناك فقط قاعة مؤتمرات مناسبة. ولكن في مرحلة ما ، أدركنا أنه سيكون هناك عدد أكبر من الزوار ، لذلك بدأنا في البحث عن موقع بسعة تصل إلى 60 شخصًا. ونتيجة لذلك ، كان هناك ما يقرب من العديد من المشاركين هناك. علاوة على ذلك ، لم نتمكن من اختيار مكان فقط على أساس سعة القاعة ، لأن وضع الموقع في دبي أمر بالغ الأهمية. فقط عليه ، يقرر العديد من المشاركين ما إذا كانوا سيحضرون الحدث أم لا.
الملعب. عندما يكون الحدث غير ربحي ، فمن المستحسن التوفير في كل شيء ، بما في ذلك استئجار غرفة. من الأفضل استخدام قاعة مؤتمرات المسرع ، المجمع الصناعي ، الإدارة المحلية - أي منظمة مهتمة بتطوير العلاقات التجارية في المنطقة. عندما توافق على موقع ما ، ناقش على الفور تكلفة استئجار المعدات. يحدث في بعض الأحيان أن تُمنح القاعة مجانًا ، ولكن يتم إصدار فاتورة منفصلة لجهاز العرض والميكروفونات والأثاث وما إلى ذلك ، وهو ما يمكن مقارنته بتكلفة استئجار غرفة. جنبًا إلى جنب مع الموقع ، تمكنا من الحصول على بروجكتور مجاني ودعم فني.
تم توفير غرفة المؤتمرات بواسطة مسرع Astrolabs ، حيث نحن مقيمون. لكن كان هناك فارق بسيط: استوعبت القاعة 30 شخصًا فقط ، وقد قررنا بالفعل دعوة المزيد. في ذلك الوقت ، كان لدى برنامج التسريع منصة جديدة لـ 60 شخصًا ، لكن لم يتم تشغيله بعد. لقد أقنعنا إدارة Astrolabs بتوفير هذه الغرفة لنا لمدة 10 أيام. بالتوازي ، توصلوا إلى مخطط كيفية الحصول على موقع آخر مجانًا ، إذا لم ينجح هذا الموقع.
لهذا ، تم تقديم مقايضة للفنادق في نسختين: بسيطة ومتقدمة مع التزاماتنا المتزايدة. مع حزمة بسيطة ، يوفر الفندق مساحة مجانية ، وفي المقابل يعلن عن نفسه بين المشاركين. هذا عرض جيد ، لأننا جمعنا مديري ميزانية التسويق الذين يعقدون أحداثًا أيضًا والبحث عن أماكن. يمكن للفنادق إظهار مستواها وتلبية العملاء المحتملين.
وشملت الحزمة الممتدة أيضًا تقديم الطعام ، ووعدنا بدعوة وسائل الإعلام المحلية ووسائل التواصل الاجتماعي والمؤثرين. خلال عطلة نهاية الأسبوع ، تحدثنا مع أربعة فنادق ، وجميعهم أحبوا العرض. ولكن في النهاية ، لم تكن هناك حاجة لهذا الخيار ، لأن Astrolabs أكد موقع كبير.
التموين. كما تم تنظيم الطعام للمشاركين تقريبًا عن طريق المقايضة ، وكانت تكلفته أقل من خمس إلى ست مرات عن السعر المعتاد. تم تنظيم تقديم الطعام بواسطة مطعم فندق Cartagena الواقع في فندق JW Marriott Marquis فئة الخمس نجوم. التقت مارينا بممثله في الحدث قبل أسبوعين فقط من موعدنا ووافقت على الخدمة.
إذا لم تتمكن من الاتفاق على التغذية ، فقم بتنظيمها بنفسك. الحد الأدنى الإلزامي: الماء والقهوة والشاي. من المستحسن التفكير في الحد الأدنى من الوجبات الخفيفة: السندويشات والمعجنات. يمكنك محاولة الشراء بسعر الجملة في مخبز محلي. لكن من غير المرجح أن يذهب منتجو المياه وعلامات القهوة والشاي للحصول على تخفيضات. يجب أن يكون المؤتمر كبيرًا بما يكفي ليكون مثيرًا للاهتمام بالنسبة لهم.
كيفية جذب المشاركين
استفدنا من الخدمة الدولية Meetup.com ، التي ينظمون من خلالها جميع الفعاليات في دبي: من اليوغا إلى وجبات الإفطار التجارية. إنها تساعد في الإعلان عن الحدث على نطاق واسع وجمع الزوار بسرعة ، ولكنها لا توفر بيانات المستخدم. ولهذا السبب ، كان جزء من القاعة يشغله جمهور غير مستهدف في الاجتماع.
من بين طرق الترويج المجانية الأخرى ، استخدمنا الإعلانات على موقعنا على شبكة الإنترنت ، والمجموعات والصفحات على Facebook ، بما في ذلك مؤتمرات IDRF والأخبار على موقع الويب الخاص بالمسرع ودعوة من خلال نشرتها الإخبارية. لن تعطي الطرق المجانية عائدًا كبيرًا إذا لم يكن لديك عدة آلاف من المشتركين ، ولكن لا تزال تساهم. لقد أطلقنا أيضًا إعلانات مدفوعة في Facebook و LinkedIn مقابل 500 دولار لكل قناة ، وتبين أن التكلفة الأخيرة كانت أعلى عدة مرات.
لم يحقق Facebook عوائد جيدة ، لأنه وفقًا للأحاسيس ، يستخدم فقط في روسيا كشبكة أعمال ، بل إنه في بلدان أخرى مكان للتواصل مع الأصدقاء. في المرة القادمة لا نخطط لاستخدامها على الإطلاق ، ولكن نركز على LinkedIn. إنها حقا أداة عمل تساعد على التواصل. إذا كنت تخطط لأحداث في الخارج ، فتأكد من إنشاء صفحة LinkedIn مسبقًا وملءها بانتظام بالمحتوى. بحلول الوقت الذي تتم فيه دعوة المشاركين ، فأنت بحاجة إلى صفحة مضغوطة ودائرة واسعة من الأصدقاء.
تم تسجيل 110 شخصًا في mitap ، وجاء 56 منهم | كان التحويل 51 ٪ | لحدث مجاني ، هذا ليس سيئا. كقاعدة عامة ، إذا لم يقم أحد المشاركين بإنفاق المال ، فإن الزيارة تعتبر اختيارية. يجب مراعاة ذلك ومحاولة عدم تقييد التسجيل ، وإلا فقد يكون هناك عدد كبير جدًا من المقاعد الفارغة في القاعة.
النتائج
- عندما يكون الحدث مجانيًا ، يمكن تنظيمه بسرعة. إذا كانت النقاط الرئيسية واضحة: مكبرات الصوت ، منصة ، المطاعم ، ثم أسبوعين يكفي.
- فكر في الموضوع العام للحدث. يجب أن يكون له صدى مع التركيز الرئيسي لعملك ، ولكن لا يكون الإعلان.
- لجمع المشاركين المعنيين ، من الأفضل استخدام الدعوات المخصصة. إرسال الرسائل أو الاتصال على قائمة المترجمة مسبقا. اطلب من المتحدثين دعوة المشاركين. حتى تحصل على الجمهور المستهدف وحفظ على الإعلان. يُنصح بالاتصال بالمشاركين الجدد بعد تسجيلهم لتصفية الأشخاص العشوائيين.
- اتصل بمكبرات صوت أكثر من اللازم حتى لا تعتمد على القوة القاهرة: المرض ، ورحلات العمل العاجلة وما شابه.
- ترقية الشبكات لأنه يبسط المنظمة. في دبي نفسها ، تأتي العلاقات الشخصية أولاً. حتى التعارف الذي يشبه الحد الأقصى سيعطي عائدات أكثر من المكالمة الباردة. إذا لم يكن لدينا بطاقة رابحة في دبي في شكل منظمنا الرئيسي ، مارينا مع شبكة قوية ومجموعة واسعة من الاتصالات ، فلن نكون قادرين على تلبية الموعد النهائي. لذلك ، قبل البدء ، قم بعمل قائمة بأولئك الذين يمكنهم المساعدة في بلد غير مألوف.
- افتح صفحة LinkedIn مسبقًا واملأها بالمحتوى لجذب الأعضاء مجانًا.