يشارك مؤسس الوكالة الرقمية رومان كفارتالنوف حلاً بسيطًا ساعد في جعل عمليات الإنتاج شفافة ، وجعل من الممكن في أي وقت تقييم تكلفة المشروع والشركة ككل ، كما يوفر حوالي 1،000،000 روبل في جمع التقارير من الموظفين.
هل تعرف تكلفة شركتك؟ يمكنك الحصول على معلومات حول العمل المنجز في 3 دقائق في أمس؟ وفي أسبوع؟
منذ أربع سنوات ، فتحت شركتي. في البداية ، كان لدينا فريق صغير. من الواضح ، كلما قل عدد الأشخاص ، كلما تمكنوا من العمل بشكل متناغم ، ليكونوا كائنًا واحدًا. بحلول نهاية العام الأول ، بدأنا في التوسع بنشاط وواجهنا مشاكل في النمو. في مرحلة ما ، فقدنا السيطرة على العمليات داخل الشركة وبدأنا في اتخاذ القرارات بشكل عشوائي. هناك مثل هذا المصطلح - "الإدارة الفوضوية" ، يمكن تفسيره على النحو التالي: المدير غير قادر على التنبؤ بالمخاطر ، ويخمد الحرائق باستمرار ولا يفهم سبب حدوثها. هذا النهج له 2 مسارات التنمية:
1. ندرك أن هذه هي الحياة ودور رجال الاطفاء هو مؤسس الشركة. في هذه الحالة ، السقف الخاص بك هو رجل إطفاء بارد ، رجل إطفاء سوبرمان.
2. لإدراك أن طفايات الحريق تتطور بطريقة دوامة ، أي الوقت يمضي ، وتنمو المهام ، وانخفاض الموارد. في هذه الحالة ، يكون هدفك هو ممارسة نفسك وتجاوز المشكلات والتغلب على المشكلات ومحاولة إيجاد حلول النظام.أميل إلى الافتراض واختبارها. تم وضع هذا النهج من قبل المعلمين في الجامعة ، حيث درست الفيزياء النووية. في الواقع ، أنا أطبق نفس النهج على الأعمال. أجد مشكلة ، وافترض قرارات الإدارة التي يمكنها تنظيم العمليات ، واختبار افتراضاتي. كان الحل الافتراضي لمشكلة "مكافحة الحرائق الدائمة" هو التحكم التشغيلي في تكلفة الشركة في الوقت الحقيقي. للوصول إلى هذه المعلومات وغيرها من المعلومات المهمة ، كنت بحاجة حقًا إلى تقارير منتظمة عن الموظفين.
الفوضى التي كان لا بد من خوضهامن خلال مشاركتنا في تصميم واجهات النظام ، والبوابات ، والتطبيقات المحمولة وغيرها من الحلول الرقمية ، فإننا نعمل في فريق من الناس المبدعين والمجنون قليلاً. الأشخاص الأكثر تنظيماً وانضباطاً بيننا هم المطورين ، والجميع: المصممون ، وكتاب السيناريو ، وكتاب النصوص ، والمصممون ، والمديرون ، والمحللون ، والمسوقون ، ومديرو المبيعات ، والحسابات - تخريب ملء التقارير اليومية بشكل ضار. هذا يحرم المدير من الفرصة لإجراء تقييم سريع لتكلفة المشروع في الوقت الحقيقي واتخاذ قرارات إدارية مهمة ، الأمر الذي يؤدي في النهاية إلى خسارة في الأرباح.
لقد حدث ذلك تاريخيًا أن جودة نتيجة العمل والدخول في الأهداف التجارية للعميل أمر لا بد منه. ولكن في الوقت نفسه ، سعياً لتحقيق نفس النوعية ، يمكننا الدخول في معالجة غير خاضعة للرقابة ، مما يؤدي إلى الحزن في ميزانية المشروع.
قرارلقد بدأنا بحل بدائي - قدمنا قاعدة لملء التقارير اليومية في نموذج Google. الحل بسيط للغاية ومفهوم وغير فعال بشكل خاص. لكي نكون أكثر دقة ، كان متوسط معدل الإشغال الشهري للتقارير اليومية أقل من 15٪.
لقد جربنا المكافآت ، واكتشفنا ما لم يعجبنا ، وقمنا بتغيير الصياغة في نماذج Google ، وعقدنا محادثات شخصية مع شرح لمدى أهمية ذلك ، ولكن لسوء الحظ ، لم يتم القضاء على العامل البشري في هذه العملية.
* , , , – . , « – ». .
لتبسيط عملية ملء التقارير ، بالإضافة إلى ضخ قدرة الموظفين على التركيز ، قدمنا ممارسة إكمال المهام مع جهاز توقيت. كل شيء بسيط - المقاول يبدأ الموقت أثناء بدء العمل على المهمة ويحدد مقدار الوقت الذي يقضيه في تنفيذه. هذا يجعل من غير الضروري تذكير عدد المهام وجوهرها في نهاية اليوم. ومن دواعي أسفي أن الأشخاص الفائقي النظام والانضباط هم وحدهم الذين يمكنهم العمل بهذه الطريقة ، والذين يوجد عدد قليل منهم.
فما الذي يجب القيام به حتى يملأ الناس التقارير اليومية
بانتظام ، بشكل مستقل ، بسرعة ، ببساطة ، دون نداء لا لزوم لها من الإدارة؟
كنت أتساءل دائمًا تحت أي ظروف ولماذا يتخذ الناس خيارًا معينًا: الشراء أو عدم الشراء ، أو الضغط على زر أو لا ، الكتابة أو الاتصال ، وما إلى ذلك. في هذا السياق ، هناك العديد من الأساليب العلمية في علم النفس ، والتسويق العصبي ، والاقتصاد العصبي ، والميزات الفسيولوجية الجسم البشري.
لفت أحد الاتجاهات انتباهي - هذا هو مفهوم "الذكاء الاصطناعي". في رأيي ، هذا هو أعلى درجة من تطوير النظام. هناك العديد من مستويات التواصل بين النظام والشخص:
1. الرجل هو النظام. هذه هي أدوات الإدخال حيث يكون الشخص بادئ الإجراءات
(Word ، و Excel ، و Paint ، والمطاريف لدفع المشتريات ، ومواقف السيارات ، والنقل العام ، وما إلى ذلك)2. رجل - نظام - رجل. هذا هو بناء تفاعل الناس باستخدام النظام
(السعاة ، مديرو المهام ، تاكسي ياندكس ، أوبر ، إلخ.)3. نظام - رجل. هذا هو بناء مثل هذا التفاعل حيث يبدأ النظام بالحوار
(تعد البنية التحتية لـ Google مثالًا رائعًا. يمكنك شراء تذاكر الطائرة وفي يوم المغادرة ستتلقى تذكيرًا بالمحتوى التالي: "اليوم لديك رحلة في مثل هذا الوقت ومثل هذا الوقت. الطريق إلى المطار من موقعك الجغرافي سيستغرق الكثير. ثم حان الوقت للمضي قدما ")من أجل استبعاد العامل البشري ، كان حل مشكلتنا هو تهيئة الظروف التي يصبح فيها النظام نفسه هو البادئ لتنشيط الحوار.
كان الحل الممتاز هو الروبوت في Telegram - ZEROلا ينبغي أن يتذكر أي شخص أنه من الضروري ملء تقرير ، ولكن النظام (ZERO) يبدأ حوارًا بشكل مستقل. إنه حوار.
كيف الحال؟في نهاية يوم العمل ، ينبثق إشعار حول رسالة جديدة في Telegram على هاتف الموظف: "رسالة جديدة من ZERO". يفتح الشخص نافذة محادثة مألوفة ويجيب ببساطة على الأسئلة التي يمكن أن يسمعها من صديق ، ويحكي كيف ذهب يومه. هناك ما يبرر الميكانيكا من خلال تأثير نفسي بحت. رجل حديث ينظر إلى الرسول أكثر شخصيا. من المهم اتباع الرابط وملء بعض النماذج ، وهو أمر مختلف تمامًا للرد على صديق في مراسلات مع أسئلة بسيطة ، على سبيل المثال: "كيف حالك؟" ، "كيف حالك؟" ، "ماذا كنت تفعل اليوم؟" ، "منذ متى وأنت تفعل هذا؟" فعلت؟
استغرقنا حوالي 1.5 شهر لإطلاق MVP كامل. عندما أصدرنا نسخة ألفا من ZERO ، تم تأكيد الفرضية. ارتفع متوسط معدل الإشغال الشهري إلى 95 ٪ في الشهر الأول. وهذا صدى ملموس للغاية مع العمليات التجارية للشركة.
ملاحظات على تنفيذ ZERO:ارتفاع معدل إنجاز التقرير ليس مجرد دليل على الانضباط في الشركة. جعل ZERO من الممكن توفير مبلغ مثير للإعجاب. الرياضيات بسيطة جدا:
لقد قللوا وقت ملء التقارير - فقد وفروا حوالي 100 ألف روبل في الشهر.
الصورة المتوسطة:
في نهاية اليوم ، يملأ كل موظف تقريراً عن العمل المنجز ، ويقضي ما معدله 15 دقيقة في التذكر ، مما يجبر نفسه على الجلوس لملء نموذج أو جدول ، كقاعدة عامة ، لا يستطيع القيام بذلك أثناء التنقل. إنه يرسل تقريراً إلى المدير ، وقد أشعل التقارير أسبوعيًا ويقضي حوالي ساعتين في جمع وتجميع المعلومات الموجزة.
عد الوقت:وقت الفريق: 15 دقيقة × 21 يوم عمل = 315 دقيقة / 60 = 5.25 ساعة × 15 شخص = 78.75 ساعة / شهر
مديري الوقت: 2 ساعة × 4 أسابيع × 2 مديرين = 16 ساعة / شهر
عد النقود:المال: 78.75 ساعة / شهر × 1500 روبل (متوسط سعر المقاول بما في ذلك الفواتير) + 16 ساعة / شهر × 2200 روبل (متوسط معدل المدير بما في ذلك الفواتير) = 118125 روبل + 35،200 روبل = 153،325 روبل = تخسر كل شركة شهر على ملء التقارير.
153 325 روبل - المبلغ الشهري للأرباح الضائعة للشركة (17 موظفًا).
اضربها لمدة 12 شهرًا.
815 100 روبل
الكثير لمدة عام تخسره شركة مؤلفة من 17 شخصًا لمدة عام بسبب ملء التقارير.
وإذا كان الموظفين مائة شخص؟ وإذا ألف؟ محاولة إجراء حساب لشركة مثل Rostelecom؟ أو حساب شركات المبيعات التي لديها أكثر من مائة مندوب مبيعات يوميًا يقومون بالإبلاغ عن عمليات الحماية من الفقر؟ اتضح فقط المال الضخم.
تمكنا من أتمتة وإضفاء الطابع الإنساني على هذه العملية التجارية قدر الإمكان ، وهذا أمر مهم.
في الوقت الحالي ، يقضي كل موظف في وكالتنا 2-3 دقائق يوميًا في الحديث مع ZERO. يحدث هذا عادة بين الأوقات ، في الطريق إلى المنزل أو في وقت النوم. نتيجة لذلك ، يقوم النظام تلقائيًا بإنشاء جداول ملخص للشركة.
بالنسبة لي ، فإن توفير الوقت والمال ، على الرغم من أهميته ، ليس أهم قيمة للصفر. الآن يمكنني أن أسأل مديري في أي وقت عن حالة المشاريع والحصول على إجابة في غضون دقيقة واحدة ، لأن لديهم دائمًا النسخة الإدارية من ZERO.
لكي أكون أمينًا ، يمكنني الآن ، وبدون مشاركة المديرين ، الحصول على معلومات حول تكلفة المشروع طوال فترة إعداد التقرير ، خلال الأسبوع الماضي ، في أي يوم يتم اختياره ، وكفاءة التحميل لكل موظف وتقرير عن أولئك الذين يقومون بتخريب النظام بإحكام أو في الواقع pechalka.
"
"
بالنسبة لنا ، أكثر من أي وقت مضى ، أصبحت الحالة العاطفية لكل شخص في الفريق والذكاء العاطفي للفريق مباشرة مهمة. إن ZERO لدينا بالفعل في هذه المرحلة من التطوير يسمح لي ، بصفتي المالك ، وجميع قادة الشركة بالاتصال بالموظفين.
أثبت ZERO أنه أداة فعالة لأنه تم إنشاؤه لحل مشاكل معينة ، وتحديداً شركتنا. هذا يثبت مرة أخرى أهمية التجريب. الآن نحن لا نبيع الروبوت ، لكننا نطوره بنشاط. فكرة البحر - بدءًا من إضفاء الطابع الإنساني العام على الحوار ، على سبيل المثال ، بناء محادثة وتحليلات وتوقع مؤشرات أداء مختلفة للموظفين والفرق ، والتكامل مع الخدمات المختلفة التي يتم استخدامها في العمل ، وخلق أبسط خدمات الشركات للموظفين (الإنترانت) وتنتهي بنظام ولاء الشركات الداخلي. في المستقبل ، نخطط لتحويله إلى Jarvis ، مساعد شخصي لكل عضو في الشركة.