حفرة الإنتاجية: كيف يؤلمك سلاك سير العمل لدينا

كان من المفترض أن تزيد برامج العمل مثل فرق العمل و Slack و Workplace من إنتاجيتنا. ولكن لم تفعل ذلك.

العديد من الناس يكتبون الرسائل.
[العديد من الناس يكتبون.]

إذا كنت في الركود لبعض الوقت ، فمن المحتمل أن تكون قد رأيت مثل هذه الرسالة تطفو تحت مربع النص الخاص ببرنامج الاتصال المستخدم في شركتك.

يمكن أن يعني الكثير من الأشياء. مناقشة نشطة ، تشير إلى تعاون بهيجة معكم وزملائك. ظهور أخبار مهمة يريد الجميع معرفتها. أو ، في أكثر الأحيان ، الخلافات غير الخطية التي يريد فيها الجميع أن يكون أول من أدخل الكلمة الأخيرة ، والنظام الذي يدعم تنظيم عملية العمل يلف الفوضى.

"يتم العمل في سلاك" ، وهو مكتوب على موقع الشركة. "تخيل ما يمكنك تحقيقه معًا."

ومع ذلك ، فإن الحماس المتزايد للتكنولوجيا الجديدة التي يجب أن تدفع سير العمل لا يؤدي بالضرورة إلى تحسين عملنا أو زيادة إنتاجيتنا. عند استخدامها بشكل غير صحيح ، يمكن للتكنولوجيا أن تزيد الأمور سوءًا.

سلاك هو برنامج واحد من بين العديد من أنواع البرامج العاملة التي تستخدمها الشركات لتحسين التعاون والتواصل في عالمنا ، والذي أصبح باستمرار رقميًا أكثر فأكثر. تعد فرق العمل جزءًا من مجموعة Microsoft Office في كل مكان ، والتي تتضمن أيضًا برامج مثل Word و Excel. يتضمن Google Apps G Suite Gmail و Hangouts Chat و Meet والتقويم ومشاركة المستندات المستندة إلى مجموعة النظراء. واجه موقع Facebook أيضًا مكان العمل الخاص به - حيث كانت محاولة الحصول على 2.7 مليار مستخدم لاستخدام منتجات الشبكة أكثر إنتاجية إلى حد ما من نشر نظريات المؤامرة. هذه القائمة تطول.

تأخذ هذه الخدمات أموالًا شهريًا لعدد المستخدمين ، وغالبًا ما تقدم جميع أنواع الخدمات ، بدءًا من مؤتمرات الفيديو وحتى تنظيم سير العمل والأماكن للدردشة مع مبرد رقمي. (تستخدم الإصدارات الإلكترونية من Recode و Vox تطبيق Slack لتخطيط المقالات وتوزيع الأخبار) [انتقلنا على Habré من slack إلى Mattermost - استنساخه المجاني ، مع إمكانية النشر على الخادم / التقريب الخاص بنا. العابرة.].

هذا النوع من البرامج العاملة هو جزء من سوق "تطبيقات العمل الجماعي" ، والذي يقدر بنحو 3.5 مليار دولار في جميع أنحاء العالم ، وفقا لبحث IDC ، ومن المتوقع أن ينمو بنسبة 70 ٪ على مدى السنوات الثلاث المقبلة.

هذه الخدمات ضرورية لضمان سير كل شيء بسلاسة في الشركات ، نظرًا لأن العمل أصبح تدريجياً بعيدًا وعالميًا ، وأصبح العاملون العقليون - في المجالات المهنية أو الإدارية أو الفنية - مثل البرمجة أو العلوم أو الصحافة - أكثر فأكثر.


زيادة في عدد العاملين في مجال العقلية في الولايات المتحدة الأمريكية

في عام 2012 ، قدرت McKinsey ، وهي شركة استشارية ، أن تقنيات الاتصال في مكان العمل لديها القدرة على زيادة إنتاجية العمل بنسبة 25 ٪.

وقالت الدراسة: "يفهم الموظف العادي 28٪ من أسبوع العمل البريد الإلكتروني ، و 20٪ من الوقت الذي يقضيه في البحث عن المعلومات الداخلية أو الموظفين الذين يمكنهم مساعدته". قررت McKinsey أنه سيكون من الأسهل على الأشخاص إكمال هذه المهام باستخدام برنامج جديد للعمل.

حدث هذا ، لكن نشأت مشاكل جديدة.

يجب أن تساعد البرامج مثل المكتب في غرفة واحدة أجزاء مختلفة من الشركة على العمل معًا وتدمير التسلسلات الهرمية وتشجيع التفاعلات والابتكارات العشوائية.

في الممارسة العملية ، يمكن أن تتحول إلى جحيم. يمكن أن تؤدي إضافة أداة اتصال أخرى إلى زيادة في المعلومات.

في المتوسط ​​، يرسل موظفو الشركات الكبرى 200 رسالة أسبوعيًا في حالة ركود ، وفقًا لدراسة أجرتها شركة Time Is Ltd. ، وهي شركة لتحليلات الإنتاجية تتصل ببرامج مكتب الشركة - الركود ، والتقويمات ، و Office Suite - لتقدم لهم توصيات لتحسين الإنتاجية. المستخدمين الأكثر نشاطًا الذين يرسلون أكثر من 1000 رسالة يوميًا ، "ليست استثناء."

يبدو أنه من أجل مواكبة كل هذه المحادثات ، يستغرق كل وقت العمل. وبعد مرور بعض الوقت ، فإن البرنامج ، بدلاً من المساعدة في العمل ، يجعل من المستحيل أداء واجباته.

بالإضافة إلى ذلك ، لم يتمكن برنامج العمل من التعامل مع استبدال الأداة التي كان من المفترض إصلاحها: البريد الإلكتروني. معظم الناس يستخدمون كلاهما.

وقالت سارة لاسي ، مؤسس موقع باندو التقني ومجتمع النساء العاملات ، رئيس مجلس إدارة أمي: "يجب على الناس استخدام البرنامج لزيادة إنتاجية العمل في كثير من الأحيان أقل مما اعتادوا عليه". لكن هذا لا يحدث.

يواجه الأشخاص الآن مشاكل مع عدد كبير جدًا من رسائل البريد الإلكتروني والاجتماعات والرسائل. بالنسبة لهم ، أصبح برنامج الدردشة العملية يلتهم مرة أخرى.

وقال مات جاليجان ، المدير والمؤسس المشارك لشركة Interchange ، وهي شركة للخدمات المالية المشفرة ، التي كتبت عن تجربته في العمل في برنامج "متوسطة": "بالتأكيد هناك توازن مثالي". "كما هو الحال مع أي أداة جديدة ، تحتاج إلى معرفة كيفية استخدامها بطريقة مسؤولة".

"أنا متأكد من أن البريد الإلكتروني كان في البداية أداة مثمرة للغاية. وبعد مرور بعض الوقت بدأوا في استخدامه بشكل غير صحيح ".

لقد عانى البريد الإلكتروني في النهاية من انتشاره ، وتم ملء "البريد الوارد" إلى أقصى الحدود بطلبات مختلفة لجزء من انتباه الشخص ، وكانت معظم الرسائل غير مرغوب فيها. لقد أصبحت خيوط المحادثة طويلة جدًا ومعقدة جدًا للتنقل. أجاب الناس الجميع في وقت واحد.

من المفارقات الآن أن البريد الإلكتروني أصبح بالنسبة لبعض الناس مكانًا للتواصل المدروس جيدًا ، وبرنامج العمل مليء بالميمات والرموز التعبيرية التي لا معنى لها.

"أنا شخصياً أعتقد أنه إلى أن اخترعنا أداة من شأنها أن تكون مثالية للتواصل المؤسسي للفرق الكبيرة" ، قال المؤسس المشارك ومدير Time Is Ltd. إيان رزاب.

نحن نحاول مرة أخرى إيجاد حل وسط. أو ، كما كتب Darius Foro ، مدون إنتاجي ، نحتاج إلى معرفة أين نرسم الخط في استخدامنا للتكنولوجيا ، قبل أن تبدأ إنتاجيتنا في مواجهة انخفاض في الإيرادات.



"إذا لم ننتقد استخدام الأدوات ، فسوف نكون ببساطة نفس الأشخاص في مكان جديد. قالت سارة بيك ، مؤسس ومدير تنفيذي لشركة Startup Pregnant ، وهي مجتمع عبر الإنترنت حيث يسأل الناس أسئلة حول الأمومة وريادة الأعمال ، إننا لن نعمل أكثر أو أقل كفاءة إذا لم نفكر بشكل نقدي في حلولنا في استخدام الأداة. "نحن فقط نقل البريد الإلكتروني إلى مكان آخر وجعل البحث عن طريق الرسائل أسوأ."

المشكلة

المراسلة شيء جيد ، لكن باعتدال. نظرًا لأنه من السهل التواصل مع الزملاء من خلال برامج العمل ، فإن الكثير منا يطبع الكثير. وليس كل هذه الرسائل مفيدة.

"إن القوة الرئيسية لل slaka هي أنه سهل الاستخدام بشكل مثير للدهشة ، لكنه أيضًا نقطة ضعفه الرئيسية: من السهل جدًا استخدام slaka الافتراضي للمراسلة ، حتى بالنسبة للأشياء الكثيرة التي لا معنى للتواصل في الركود" ، كتب المبرمج. أليسيا ليو في مقال عن متوسطة.

"من خلال خفض الحاجز لبدء محادثة ، نحصل على تأثير جانبي - القدرة على زيادة التحميل الزائد للرسائل بشكل كبير. بسبب ما حصلنا عليه من اتصالات ضخمة من نوعية أسوأ بكثير. " بمعنى آخر ، الكلمات لا قيمة لها ، ونحن ننفقها بسرعة جنونية.

في كل من الشركات العشر الكبرى ، من 500 موظف وما فوق ، والتي تعمل Time Is Ltd. ، يوجد عدد من القنوات في الركود أكثر من عدد الموظفين. تقدر الشركة أنه لن يتمكن أي موظف من قراءة جميع القنوات والرسائل في الركود الخاص بشركته فعليًا. وكل دقيقة من وقت الموظف الضائع تضيع.

يتعرض العمال النائيون لضغوط خاصة بسبب الحاجة لإثبات أنهم يعملون. بالنسبة للأشخاص الذين لا يعملون في المكتب ، فإن إرسال الرسائل أو تحميل المعلومات إلى القنوات يصبح وسيلة لإظهار عملهم.

وقال لاسي "إنهم يشعرون بالكثير من الضغط بسبب الحاجة لإثبات أنهم يعملون". نتيجة لذلك ، يقضي الأشخاص وقتًا على منصات الدردشة ، التي تعد جزءًا لا يتجزأ من العمل عن بُعد.

وفي الواقع ، تحولت الدردشة من الجزء الصغير من يوم العمل إلى ثاني أكثر إجراءات الكمبيوتر شيوعًا بعد البريد الإلكتروني - ويتضح ذلك من خلال بيانات برنامج RescueTime ، الذي يعمل في الخلفية على أجهزة كمبيوتر المستخدمين والهواتف ، ويجمع التقارير حول مضيعة الوقت لهم.

منذ إطلاق Slack في عام 2013 - تليها Workplace في عام 2016 ، و Teams في عام 2017 ، و Hangouts Chat و Meet في عام 2018 - انخفض الوقت الذي يقضيه في البريد الإلكتروني ، لكنه لا يزال يلتهم وقت العمل بشكل رئيسي ، حيث يحتل 10٪ من الإجمالي الوقت الذي يقضيه وراء الشاشة.


توزيع الوقت الذي يقضيه وراء الشاشة (5.5 ساعات في المتوسط ​​يوميا). برتقالي - دردشة / رسل ، أحمر - بريد إلكتروني.

الآن ، أصبحت تطبيقات الدردشة - سلاك وفرق العمل ومكان العمل - تستغرق حوالي نصف الوقت ، وفقًا لـ RescueTime. نصف الساعات 5.5 التي يقضيها المستخدم العادي على الكمبيوتر في العمل.

لا تأخذ RescueTime إلا التطبيق أو موقع الويب عندما يكون التطبيق نشطًا وقيد الاستخدام. لا تأخذ في الاعتبار وقت المواقع المفتوحة في علامات تبويب أخرى ، أو عندما تصبح الشاشة فارغة.

ومن المثير للاهتمام ، أننا ننفق نفس القدر من الوقت على المراسلة كما فعلنا قبل ست سنوات. وهذا يعني أن إضافة تطبيقات الدردشة لم يخفض تكاليف الاتصالات بالنسبة لنا. وهذا أمر سيء بالنسبة للإنتاجية.

عندما يكمن Slack لعدة ساعات في 27 يونيو 2018 ، كان الأشخاص الذين يستخدمون RescueTime يتصرفون بشكل أكثر إنتاجية مما كان عليه في نفس الأسبوع السابق (يقيس RescueTime الإنتاجية في الوقت الذي تم فيه استخدام الموقع / البرنامج وتقييم إنتاجية هذا البرنامج للعمل وفقًا أكثر من 12000 مستخدم).


الرسم البياني البرتقالي - إنتاجية المستخدم أثناء فشل الركود ، أزرق - الأسبوع الماضي

يجد مستخدمو RescueTime برامج دردشة العمل "مشتتة". يقيمون تويتر والشبكات الاجتماعية الأخرى على أنها "مشتتة للغاية". عادةً ما يعتبر الأشخاص الذين يقضون وقتًا في أنفسهم أنفسهم أقل إنتاجية مما لو كانوا يعملون في برامج الأعمال مثل Excel أو محرّر مستندات Google أو التطبيقات "الإنتاجية للغاية". أعلى درجة ، وزيادة الإنتاجية الخاصة بك.

النتائج

من المهم أن نلاحظ أن طلبات العمل أبعد ما تكون عن الوقت الوحيد الذي تأكله. هذه مجرد طريقة لإغراق الناس بالضوضاء الرقمية ، مما يؤدي إلى جذب الانتباه. يحتل المركز الأول هواتفنا الذكية في كل مكان ، والتي تجر حياتنا الاجتماعية والعملية.

ومع ذلك ، تعمل تطبيقات العمل على تفاقم المشكلة. وليس من السهل التخلي عنها ، كما هو الحال في العادات الأخرى التي لا تعتمد عليها سبل عيشنا.

وقال Foro ، الذي يدير أيضًا شركة Vartex لأتمتة برمجيات الأتمتة الصناعية: "يمكن للأشخاص إلغاء الاشتراك في الشبكات الاجتماعية". "من الصعب للغاية القول:" سأغادر slaka ".

تؤدي المناقشات العنيفة على منصات العمل حتما إلى سوء الفهم ، والمحادثات التي لا معنى لها مثل الرموز التعبيرية أو الميمات أو الرسائل تصرف انتباهك عن العمل.

في استطلاع أجرته مجلة "الإيكونوميست" ، أشار المجيبون "في المقام الأول إلى أن الاتصالات الضعيفة في مكان العمل يمكن أن تؤدي إلى الإجهاد ، وتعيق النمو الوظيفي ، وتتداخل مع أداء الأداء والمبيعات". كما أنه يؤدي إلى خسارة ملايين الدولارات سنوياً من قبل الشركات الكبيرة بسبب انخفاض الإنتاجية ويجعل العمال يكرهون وظائفهم .

"أسرع لا يعني أفضل ، أو ما هو أسوأ ، سيء أو جيد. أسرع يعني أسرع. قال بيك: "إذا أرسلت مجموعة من الرسائل الغبية بشكل أسرع ، فلا يوجد شيء جيد". "نجمع بين الأداة والقدرة على فعل شيء ذي أهمية وسبب للقيام بذلك."

Peck يقدر أن "مستوى خصوصية الاتصالات هو 10 ٪ من الأمثل".

وحتى الاتصالات التي تعمل بشكل جيد يمكن أن تضعف قدرتنا على أداء مسؤوليات العمل. بعد المقاطعة ، قد يستغرق الأمر ما يصل إلى 25 دقيقة للعودة إلى مهمتك مرة أخرى ، وفقًا لدراسة من Microsoft. قد تكون هناك حاجة إلى مزيد من الوقت لدخول "تيار" ، والذي يسمى أحيانا "العمل العميق". تصف هذه المصطلحات حالة وعي مركزة تظهر في شخص مغمور في العمل ، يمر خلالها الوقت بسرعة. وفي هذه الحالة يمكنك تحقيق أفضل النتائج.

يوصي Cal Newport ، مؤلف كتاب "العمل العميق: قواعد النجاح المركّز في عالم مشتت" ، بالقيام بهذا العمل في مجموعات مدتها 90 دقيقة .

إذا تلقيت 45 رسالة في المتوسط ​​في فترة الركود لمدة يوم عمل لمدة ثماني ساعات ، فمن المستحيل ، وفقًا لـ Time Is Ltd. ، تخصيص مثل هذه الفترة الطويلة للتركيز. في كل مرة تشغلك فيها الفرق أو Hangouts أو Slack ، يمكن مقارنتها بحقيقة أن أي شخص يأتي إلى طاولتك ويقاطعك. أضف رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات والمواعيد التي تحدث في أي يوم عمل ، وإنتاجيتك قد انتهت.

"مع وجود عدد كبير من القنوات والناس ، يضيع الوقت" ، أخبرنا Foro. "إذا تناثرت أدمغتنا وعالجنا الكثير من المعلومات ، فستقل إنتاجيتنا وتركيزنا".

يمكن اعتبار السرعة المتهورة وبيئة العمل غير النظامية التي تم إنشاؤها بواسطة محادثات العمل بمثابة فوضى إضافية.

وكتب نيوبورت على مدونته: "عندما جئت إلى مكتب نموذجي من الدرجة الاقتصادية للعاملين في المجال الفكري ، حيث تنتشر المناقشات المستمرة غير المنظمة مثل النحل في خلية ، لا أرى منظمة مرنة ومترابطة بإيقاع سريع ،" "مزيد من التواصل" لا يعني "أفضل". "أرى نظام توزيع سيئ التصميم."

مع مرور الوقت ، قد تبدأ الانحرافات في مكان العمل بالانتشار. يحاول العديد من العمال التعويض عن ضيق الوقت عن طريق القيام بعدة أشياء دفعة واحدة. لكن هذا لا يعمل . بدلاً من القيام بشيء واحد نوعيًا ، يمكنك ببساطة التبديل بين المهام ، أداء كل هذه المهام بشكل سيئ.

لاحظت دراسة أجرتها Microsoft ، في المتوسط ​​، أن العاملين في الدماغ يقضون ثلاث دقائق في إكمال أي مهمة قبل مقاطعتها أو التبديل إلى أخرى ، والتي تستخدم أجهزة استشعار يمكن ارتداؤها وبرامج لتتبع الإجراءات على جهاز كمبيوتر. ووفقا له ، تعدد المهام هي 40 ٪ أقل إنتاجية.

وإذا لم يكن لديك الوقت الكافي لفعل ما يكفي خلال ساعات العمل ، فعليك أن تعمل بنفسك. هذا يزعزع التوازن بين العمل والحياة ، وهو أمر أساسي للصحة والإنتاجية.

"هذا يتحول إلى مشكلة بمجرد نقل الدردشات من مكان العمل" ، قال Foro. لسوء الحظ ، نحن نعلم أن برنامج العمل لا يظل في العمل: تتيح تطبيقات الهواتف الذكية لرسائل العمل إمكانية وصولك إلى المنزل ، ويمكنك المشاركة في مؤتمرات الفيديو حتى عندما تكون على الشاطئ في إجازة.

"قبل ذلك ، استخدم الجميع الهدف. هناك يمكنك أن تسأل رسالة في حال لم تكن في مكانها. قال جاليجان: "لقد انفصلت حرفيًا عن جهازك". "الآن لن ينجح ذلك". أنت موجود 100 ٪ من الوقت. "

عقولنا ليست مصممة لمثل هذا السلوك. وقال جاليجان: "لا نشعر بالفرق بين الفهد والرسالة الرهيبة في الركود". "قم بتحميل رسائل كافية لشخص ما واحصل على مشكلة نفسية."

وقال جاليجان: "الهدوء رائع وكل ذلك ، لكن أرني رياضيًا يمارس التمارين فقط طوال الوقت - لا يرتاح ، لا يأكل بشكل صحيح - وسأريك شخصًا يحترق بسرعة". من الصعب الترويج لمثل هذه الفكرة ، خاصة في Silicon Valley ، حيث تحصل المعالجة والعمل طوال الليل على لمسة رومانسية.

وليس من الضروري أن تكمن المشكلة في الرسائل الفورية - المشكلة هي أننا نرد على الرسائل. "كل شيء يبدأ برسالة في الركود ، ثم يذهب إلى الشبكات الاجتماعية وقراءة الأخبار" ، وقال Foro. - معنى إرسال الرسائل والتواصل - التنفيذ الفعال للعمل. كل ما يحدث بعد ذلك هو تأثير جانبي سلبي. "

بالنسبة لكثير من الناس ، تصبح الاتصالات العاملة جزءًا من شبكة اجتماعية خاصة - وتؤدي إلى مشكلات مماثلة معهم. من الطبيعي أن نكون أصدقاء مع زملائك ، ولكن بسبب هذا الركود ، يمكن أن يتحول إلى محادثة لا علاقة لها بالعمل.

وقال فوريو: "لم نكن نعرف أن محادثات العمل الداخلية ستتحول إلى شبكات اجتماعية". - تتحول إلى شبكات اجتماعية ، وكثيراً ما لا نلاحظها. بمجرد أن نبدأ في استخدام برامج العمل بنفس طريقة الشبكات الاجتماعية ، نأتي إلى نفس السلوك السلبي. "

من المميزات أنه حتى الشبكات الاجتماعية نفسها ، التي يعتمد عملها على الوقت الذي يقضيه المستخدمون على منصاتهم وتوليد إيرادات الإعلانات ، تدرك التأثير المدمر لمنتجاتهم وتقدم طرقًا للحد من استخدامها.

قد تبدو الجوانب الاجتماعية للعمل أقل عرضة للتحكم.

بشكل عام ، ارتبطت الانحرافات المتكررة مع تقصير فترات التركيز ، انخفاض معدل الذكاء ، وزيادة القلق والاكتئاب . نتيجة لذلك ، انخفاض عام في جودة عملنا.

حل البرمجيات

تدرك الشركات التي تنتج برامج العمل جيدًا أن بعض عناصر برامجها وسلوكها على الأنظمة الأساسية الخاصة بها ليست منتجة ، وتعمل بنشاط على إصلاحات. , .

Slack, Teams, G Suite Workplace . . , , !

, , .

, , , , .

Microsoft Teams, , , . Slack , , , . , .

« , », — .

, , . - , – – . , , , Office Google Drive.

373 , 40 , – Microsoft.

, , , . , .

, – , , , , .

« , , , — , McKinsey, 2012 . – : , ».

« , , , », — .

Candy Crush.

« , , — . – , ».

, – , . , . « . , — . – ».

, : .

, . , -. , , , .

, .

, , . . . .

« , — . – ».

, , , .

« , , — . – , , ».

, . , , .

«, , — . – , . , ».

, , , , . , , , .

, , , .

«, , , , — . – . , ».

: , . , .

, – . «, . , », — .

« , , , , — . – , , , – . , , ».

: 23 . . , , . , , . – , , – – .

- , , , . , – , .

« , , — . – , , ». , , .

« – : , — . – , . ».

, , , . : « , ».