ستصبح قفزة البرامج قريبًا مرضًا شائعًا جدًا للشركات. أصبح تغيير برنامج لآخر بسبب كل شيء صغير ، للانتقال من التكنولوجيا إلى التكنولوجيا ، إلى تجربة العمل الحي أمرًا معتادًا. في الوقت نفسه ، تبدأ حرب أهلية حقيقية في المكتب: يتم تشكيل حركة مقاومة للمقدمة ، ويقوم الحزبيون بأعمال تخريبية ضد النظام الجديد ، والجواسيس يروجون لعالم جديد شجاع مع برمجيات جديدة ، وإدارة من
السيارة المدرعة لبرامج بوابة الشركات حول السلام ، العمل ، KPI. عادة ما تنتهي الثورة بالفشل التام لأحد الأحزاب.
نحن نعرف كل شيء تقريبًا عن التطبيق ، لذلك سنحاول معرفة كيفية تحويل الثورة إلى تطور وجعل التنفيذ مفيدًا وغير مؤلم قدر الإمكان. حسنًا ، أو على الأقل أخبرك بما يمكنك الدخول إليه.
التصور المثالي لاعتماد البرمجيات الجديدة من قبل الموظفين المصدر - Yandex.Picturesسيبدأ المستشارون الأجانب هذه المقالة كما يلي: "إذا عرضت على موظفيك برامج عالية الجودة يمكنها تحسين عملهم ، ويكون لها تأثير نوعي على الأداء ، فسيتم اعتماد برنامج أو نظام جديد بشكل طبيعي." لكننا معكم في روسيا ، لذا فإن مسألة الموظفين المشبوهين والحاربين مهمة للغاية. لن يعمل الانتقال الطبيعي ، حتى مع الحد الأدنى من البرامج مثل برنامج المراسلة أو الهاتف المحمول الخاص بالشركات.
من أين تنمو المشكلة؟
اليوم ، لدى كل شركة حديقة برمجيات كاملة (نأخذ الحالة العامة ، لأن عدد البرامج في شركات تكنولوجيا المعلومات يزيد عن الضعف أو الثلاثي ، وتتداخل مشكلات التكيف جزئيًا وهي محددة للغاية): أنظمة إدارة المشاريع ، CRM / ERP ، عملاء البريد الإلكتروني ، برامج المراسلة الفورية ، بوابة الشركات ، الخ وهذا لا يحسب حقيقة أن هناك شركات يتم فيها حتى الانتقال من المستعرض إلى المتصفح من قبل الفريق بأكمله دون استثناء (وهناك أيضًا فرق موجودة تمامًا على
Internet Explorer Edge). في الحالة العامة ، هناك العديد من المواقف التي قد تكون مقالتنا مفيدة لها:
- تتم عملية التشغيل الآلي الأساسي لمجموعة معينة من المهام: يتم تقديم CRM / ERP الأول ، وفتح بوابة شركة ، وتثبيت نظام للدعم الفني ، وما إلى ذلك ؛
- هناك بديل لبرنامج آخر لسبب ما: التقادم ، المتطلبات الجديدة ، القياس ، تغيير النشاط ، إلخ ؛
- يتم توسيع وحدات النظام الحالي للتطوير والنمو (على سبيل المثال ، افتتحت الشركة الإنتاج وقررت التبديل من RegionSoft CRM Professional إلى RegionSoft CRM Enterprise Plus مع الحد الأقصى من الوظائف) ؛
- هناك واجهة خطيرة وتحديث البرنامج الوظيفي.
بطبيعة الحال ، أول حالتين أكثر حدة ونموذجية في مظاهرها ، وإيلاء اهتمام خاص لها.
لذا ، قبل أن تبدأ العمل مع الفريق (الذي كان يشك بالفعل في أنه سبب وجيه للتغيير ، وستحدث تغييرات قريبًا) ، حاول أن تفهم الأسباب الحقيقية لتغيير البرنامج وما إذا كنت توافق على أن التغييرات ضروري جدا
- من الصعب العمل في البرنامج القديم: إنه مكلف وغير مريح وغير عملي ، وقد توقف عن تلبية الاحتياجات الخاصة بك ، وهو غير مناسب للمقياس الخاص بك ، إلخ. هذه ضرورة موضوعية.
- توقف البائع عن دعم النظام ، أو تحول الدعم والتنقيح إلى سلسلة لا حصر لها من الموافقات وسحب الأموال. إذا زادت التكاليف بشكل كبير ، وفي المستقبل يعدون بزيادة - لا يوجد شيء تنتظره ، تحتاج إلى خفضه. نعم ، سيتكلف النظام الجديد أيضًا أموالًا ، ولكن في النهاية ، سيتكلف التحسين أقل من هذا الدعم.
- تغيير البرنامج - نزوة شخص واحد أو مجموعة من الموظفين. على سبيل المثال ، تريد CTO الاستعادة وتضغط من أجل إدخال نظام جديد أغلى ثمناً - يحدث هذا في الشركات الكبيرة. مثال آخر: مدير المشروع يدعو إلى تغيير Asana إلى Basecamp ، ثم Basecamp إلى Jira ، مجمع Jira إلى Wrike. في كثير من الأحيان ، فإن الدافع الوحيد لمثل هذه الهجرات هو إظهار عملهم القوي والحفاظ على موقعهم. في مثل هذه الحالات ، من الضروري تحديد درجة الضرورة والدوافع والصلاحية وكقاعدة عامة ، رفض التغييرات في قرار متعمد.
نحن نتحدث عن أسباب الانتقال من برنامج إلى آخر ، وليس عن التشغيل الآلي الأساسي - لمجرد أن التشغيل الآلي ضروري. إذا تم القيام بشيء يدويًا وبشكل روتيني في شركتك ، ولكن يمكن تشغيله تلقائيًا ، فستفقد الوقت والمال ، وعلى الأرجح بيانات الشركة القيمة. أتمتة ذلك!
كيف يمكنني الذهاب: قفزة كبيرة أو النمر الرابض؟
في الممارسة العالمية ، هناك ثلاث استراتيجيات رئيسية للتبديل إلى البرامج الجديدة ، والتكيف معها - ويبدو أنها مناسبة للغاية بالنسبة لنا ، لذلك لن نقوم بإعادة اختراع العجلة.
الانفجار الكبير
يعد القبول بأسلوب Big Bang هو أصعب عملية انتقال عندما تقوم بتعيين التاريخ الدقيق والقيام بترحيل حاد ، مما يؤدي إلى تعطيل البرنامج القديم بنسبة 100٪.
الأشياء الجيدة+ كل العمل في نظام واحد ، ليست هناك حاجة لمزامنة البيانات ، لا يحتاج الموظفون لمراقبة واجهات اثنين في وقت واحد.
+ البساطة للمسؤول - ترحيل واحد ، مهمة واحدة ، ودعم نظام واحد.
+ تحدث جميع التغييرات المحتملة في وقت واحد وتكون ملحوظة على الفور تقريبًا - ليست هناك حاجة لعزل ما وبأي نسبة تؤثر على الإنتاجية وسرعة التطوير والمبيعات وما إلى ذلك.
سلبيات- يعمل بنجاح فقط مع برنامج بسيط: الدردشات ، بوابة الشركات ، الرسائل الفورية. حتى البريد الإلكتروني يمكن أن يفشل بالفعل ، ناهيك عن أنظمة إدارة المشاريع ، CRM / ERP ، والأنظمة الخطيرة الأخرى.
- الهجرة "المتفجرة" من نظام كبير إلى آخر ستؤدي حتماً إلى الفوضى.
الشيء الأكثر أهمية لهذا النوع من الانتقال إلى بيئة عمل جديدة هو التدريب.
تشغيل مواز
يعد التكيف الموازي للبرنامج بمثابة وسيلة انتقال أكثر ليونة وعالمية ، حيث يتم تحديد فترة زمنية يعمل خلالها كلا النظامين في وقت واحد.
الأشياء الجيدة+ لدى المستخدمين ما يكفي من الوقت للتعود على البرنامج الجديد ، والعمل بسرعة في البرنامج القديم ، للعثور على أوجه التشابه ، للتعمق في منطق التفاعل الجديد مع الواجهة.
+ في حالة حدوث مشاكل مفاجئة ، يواصل الموظفون العمل في النظام القديم.
+ تدريب المستخدم أقل صرامة وأقل تكلفة بشكل عام.
+ لا يوجد أي رد فعل سلبي من قبل الموظفين - بعد كل شيء ، لم يتم حرمانهم من الأداة المعتادة أو طريقة العمل (إذا كانت الأتمتة هي المرة الأولى).
سلبيات- مشاكل الإدارة: دعم كلا النظامين ، وتزامن البيانات ، وإدارة الأمن في تطبيقين في وقت واحد.
- تمتد عملية الانتقال إلى ما لا نهاية - يدرك الموظفون أن لديهم أبدية تقريبًا في الأسهم ، ويمكنك تمديد استخدام الواجهة المألوفة أكثر من ذلك بقليل.
- ارتباك المستخدم - واجهات اثنين مربكة وتسبب أخطاء في العمل والبيانات.
- المال. تدفعه لكلا النظامين.
التكيف على مراحل
يعد التكيف خطوة بخطوة الطريقة الأكثر اعتدالًا للتبديل إلى البرامج الجديدة. يتم تنفيذ عملية النقل بشكل عملي ، في الفترات الزمنية المتفق عليها والإدارات (على سبيل المثال ، من 1 يونيو فقط نقدم عملاء جدد لنظام CRM الجديد ، من 20 يونيو نقوم بإجراء معاملات في النظام الجديد ، وننقل التقويمات والحالات حتى 1 أغسطس ، ونكمل بحلول 30 سبتمبر الهجرة هي وصف صعب للغاية ، ولكنها واضحة بشكل عام).
الأشياء الجيدة+ الانتقال المنظم ، وزعت الحمل على المسؤولين والخبراء الداخليين.
+ تدريب أكثر عمقا وتعمقا.
+ لا توجد مقاومة للتغييرات ، لأنها تحدث بلطف قدر الإمكان.
سلبيات - تقريبا نفس الانتقال الموازي.
حتى الآن ، مجرد مرحلة انتقالية؟
السؤال المنطقي ، توافق. لماذا تواجه بعض المشاكل الإضافية عندما يمكنك وضع جدول زمني والتصرف وفقًا لخطة واضحة؟ في الواقع ، ليس كل شيء في غاية البساطة.
- تعقيد البرنامج: إذا كنا نتحدث عن برامج معقدة (على سبيل المثال ، نظام CRM ) ، فإن تكييف الطور يكون أكثر ملاءمة. إذا كان البرنامج بسيطًا (messenger ، بوابة الشركات) ، فإن النموذج مناسب عندما تعلن عن التاريخ وتوقف تشغيل البرنامج القديم في اليوم المحدد (إذا كنت محظوظًا ، فسيكون الموظفون قادرين على سحب جميع المعلومات التي يحتاجون إليها ، وإذا كنت لا تعتمد على الحظ ، فأنت بحاجة إلى توفير الاستيراد التلقائي البيانات الضرورية من النظام القديم إلى الجديد ، إذا كان هناك القدرة التقنية).
- درجة المخاطرة التي تواجه الشركة: كلما زاد خطر التنفيذ ، كلما كان ذلك أبطأ. من ناحية أخرى ، يعتبر التأخير أيضًا مخاطرة: على سبيل المثال ، يمكنك التبديل من نظام CRM إلى آخر ، وخلال الفترة الانتقالية ، تضطر إلى الدفع لكليهما ، مما يؤدي إلى زيادة تكلفة وتكلفة إدخال نظام جديد ، مما يعني أن فترة الاسترداد تمدد.
- عدد الموظفين: الانفجار الكبير ليس بالتأكيد مناسبًا إذا كان من الضروري توسيع نطاق العديد من ملفات تعريف المستخدمين وتكوينها. على الرغم من وجود أوقات يكون فيها التنفيذ السريع للغاية لشركة كبيرة جيدًا. قد يكون هذا الخيار مناسبًا للأنظمة المستخدمة من قبل العديد من الموظفين ، ولكن قد لا يكون لديهم متطلبات ، لأن التخصيص ليس من المفترض. ولكن مرة أخرى ، يعد هذا بمثابة انفجار كبير للمستخدمين النهائيين وهو عمل تدريجي ضخم لنفس خدمة تكنولوجيا المعلومات (على سبيل المثال ، الفواتير أو نظام النطاق الترددي).
- ميزات تنفيذ البرنامج المحدد (المراجعة ، وما إلى ذلك). في بعض الأحيان ، يتم تنفيذ مراحل التنفيذ في البداية - مع مجموعة من المتطلبات ، والتنقيح ، والتدريب ، إلخ. على سبيل المثال ، يتم دائمًا تنفيذ نظام CRM تدريجياً ، وإذا وعدك أحدهم بـ "التنفيذ والتكوين في 3 أيام أو حتى 3 ساعات" ، تذكر هذه المقالة وتجاوز هذه الخدمات على النحو التالي: التثبيت ≠ التنفيذ.
مرة أخرى ، حتى معرفة المعلمات المدرجة ، لا يمكن للمرء بالتأكيد اتخاذ مسار واحد أو آخر. قم بتقييم بيئة شركتك - سيساعد ذلك في فهم توازن القوى في وقت واحد وتحديد النموذج (أو مزيج من بعض عناصرها) المناسب لك.
عوامل التأثير: ثورة أم تطور
أول ما يجب الانتباه إليه هو الموظفين الذين سيتأذون من جراء إدخال برنامج جديد. في الواقع ، فإن المشكلة التي ندرسها الآن هي عامل بشري بحت ، وبالتالي ، لا يمكن تجنب تحليل التأثير على الموظفين. لقد ذكرنا بالفعل بعض منهم أعلاه.
- يحدد المسؤولون التنفيذيون في الشركة كيفية اعتماد البرنامج الجديد بشكل عام. وليس هذا هو المكان المناسب لخطب الدعاية والخطب النارية - من المهم أن تُظهر بالضبط الحاجة إلى التغييرات ، لإيصال فكرة أن هذا مجرد اختيار لأداة أكثر برودة وأكثر ملاءمة ، مثل استبدال جهاز كمبيوتر محمول قديم. أكبر خطأ ارتكبته الإدارة في مثل هذا الموقف هو غسل أيديهم والقضاء على أنفسهم: إذا كان رؤساء الشركات لا يحتاجون إلى أتمتة الشركة ، فلماذا يجب أن يهتم الموظفون به؟ كن في العملية.
- رؤساء الإدارات (مديرو المشاريع) هم رابط وسيط ، يجب أن يشاركوا في جميع العمليات ، وإدارة عدم الرضا ، وإظهار الإرادة والعمل على حل كل اعتراض من الزملاء ، وإجراء الجودة والتدريب المتعمق.
- إحدى خدمات تكنولوجيا المعلومات (أو مسؤولو النظام) - للوهلة الأولى ، هذه هي طيورك الأولى ، الأكثر قدرة على التكيف والتكيف ، ولكن ... لا. في كثير من الأحيان ، لا سيما في الشركات الصغيرة والمتوسطة ، يعارض مسؤولو النظام أي تغييرات (تحسينات) على البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات ، وهذا لا يرجع إلى أي مبرر فني ، ولكن إلى الكسل وعدم الرغبة في العمل. وأي منا لم يكن يبحث عن طرق للانزلاق من العمل؟ لكن دع هذا لا يكون على حساب الشركة بأكملها.
- كقاعدة عامة ، يريد المستخدمون النهائيون العمل بشكل جيد ومريح من ناحية ، ومثل أي شخص حي ، يخافون من التغييرات. الحجة الرئيسية بالنسبة لهم صادقة وبسيطة: لماذا نقدم / نغير ، ما هي حدود السيطرة ، وكيف سيتم تقييم العمل ، وما الذي سيتغير وما هي المخاطر (بالمناسبة ، ينبغي أن يقدر الجميع المخاطر - على الرغم من أننا بائعون لنظام CRM ، لا نجرؤ على القول أن كل شيء يسير دائمًا بسلاسة: هناك مخاطر في أي عملية داخل العمل).
- "السلطات" داخل الشركة من الثوار الذين يمكنهم التأثير على الموظفين الآخرين. هذا ليس بالضرورة شخصًا يتمتع بمكانة عالية أو خبرة كبيرة - في حالة العمل مع البرنامج ، قد تتحول "السلطة" إلى معرفة متقدمة جميعها ، على سبيل المثال ، نعيد قراءة هبر ويبدأ في تخويف الجميع بكيفية حدوث كل شيء سيئًا. قد لا يكون الغرض منه هو تدمير عملية التنفيذ أو الانتقال ، - فقط اظهار روح المقاومة - وسيصدقه الموظفون. من الضروري العمل مع هؤلاء الموظفين: لتوضيح ، في الحالات الشديدة بشكل خاص ، التلميح إلى العواقب.
هناك وصفة عالمية للتحقق مما إذا كان المستخدمون خائفون حقًا من شيء ما أو لديهم جنون العظمة الذي يرأسه زعيم ماهر. اسألهم عن أسباب عدم الرضا ، وعن المخاوف - إذا لم تكن هذه تجربة شخصية أو رأيًا ، فسوف تتبادل الحجج بين 3-4 أسئلة توضيحية.
عاملان مهمان للتغلب بنجاح على "حركة المقاومة".
- توفير التدريب: بائع والداخلية. تأكد من أن الموظفين فهموا حقًا وتعلموا كل شيء وأنهم مستعدون لبدء العمل بغض النظر عن مستوى التدريب. السمة الإلزامية للتدريب هي التعليمات المطبوعة والإلكترونية (اللوائح) والوثائق الأكثر اكتمالا على النظام (يقوم البائعون الذين يحترمون أنفسهم بإصدارها مع البرنامج وتوفيره مجانًا).
- ابحث عن المؤيدين واختر المؤثرين. الخبراء الداخليون والأتباع الأوائل هم من يدعمونك ، مما يؤدي إلى تثقيف وتبديد الشكوك. كقاعدة عامة ، يسعد الموظفون أنفسهم بمساعدة الزملاء وتعريفهم على البرامج الجديدة. مهمتك هي تفريغها مؤقتًا من العمل أو مكافأتهم بشكل كافٍ مقابل حمولة جديدة.
ماذا تحتاج إلى الانتباه إلى؟
- ما مدى تقدم هؤلاء الموظفين الذين تأثروا بالتغيير؟ (بشكل عام ، إذا ابتكروا غدًا برنامجًا محاسبيًا جديدًا ، فقد حرمك الله من الدخول في المحاسبة مع السيدات اللائي تجاوزن الخمسين من العمر وتقديم الانتقال من 1C - فلن تخرج على قيد الحياة).
- كم ستتأثر عمليات العمل؟ إن تغيير برنامج messenger في شركة تضم 100 شخص هو شيء واحد ، وهو إدخال نظام CRM جديد يعمل في صلب العمليات الرئيسية للشركة (وليس فقط المبيعات ، على سبيل المثال ، إدخال RegionSoft CRM في الإصدارات العليا يؤثر على كل من الإنتاج والمستودع ، التسويق ، وكبار المديرين الذين سيعملون مع الفريق على بناء عمليات تجارية آلية).
- هل يتم توفير التدريب وعلى أي مستوى؟
الانتقال المنطقي الوحيد في نظام التفكير المؤسسيما الذي سيوفر انتقال / تنفيذ البرامج الجديدة؟
قبل أن تخبرني ما هي النقاط الرئيسية التي ستساعدك على الانتقال براحة إلى البرنامج الجديد ، سنركز انتباهك على نقطة واحدة. هناك شيء لا تحتاج إلى القيام به بالتأكيد - ليس عليك الضغط على الموظفين و "تحفيزهم" بالحرمان والعقوبات الإدارية والتأديبية. لن تسير العملية بشكل أفضل من هذا ، لكن موقف الموظفين سوف يتدهور: إذا استمروا في ذلك ، فهذا يعني أنه ستكون هناك سيطرة ؛ مرات مضطربة ، فلا تحترم مصلحتنا ؛ بما أنها مفروضة بالقوة ، فهذا يعني أنهم لا يثقون بنا وبعملنا. لذلك ، نحن نفعل كل شيء بطريقة منضبطة وواضحة ومختصة ، ولكن دون ضغط وإجبار مفرط.
يجب أن يكون لديك خطة عمل مفصلة.
هذا كل ما تبقى قد لا يكون ، ولكن يجب أن تكون الخطة. علاوة على ذلك ، فإن الخطة قابلة للتصحيح وتحديثها وواضحة وحتمية ، بينما تكون متاحة للمناقشة وشفافة لجميع الموظفين المهتمين. من المستحيل الإبلاغ مباشرةً عن أنه من الساعة 8 صباحًا وحتى الساعة 10 صباحًا ، وفي الساعة 16:00 من الحرب مع إنجلترا ، من المهم رؤية الخطة بأكملها في منظورها الصحيح.
يجب أن تعكس الخطة بالضرورة متطلبات الموظفين الذين سيكونون المستخدمين النهائيين - لذلك سوف يكتشف كل موظف بالضبط الميزة المطلوبة وفي أي وقت يمكنه بالتأكيد استخدامه. في الوقت نفسه ، لا تعتبر خطة الانتقال أو التنفيذ نوعًا من المتجانسة غير المتغيرة ، فمن الضروري ترك إمكانية وضع اللمسات الأخيرة على الخطة وتغيير سماتها (ولكن ليس في شكل دفق لا نهائي من التعديلات و "قائمة الأمنيات" الجديدة وليس في شكل نقلة ثابتة في المصطلحات).
ما ينبغي أن يكون في الخطة؟- معالم الانتقال (المراحل) - ما يجب القيام به.
- نقاط انتقال مفصلة لكل مرحلة - كيف ينبغي القيام به.
- النقاط الرئيسية والإبلاغ عنها (التوفيق بين الساعات) - كيف سيتم قياس ما تم إنجازه ومن يجب أن يكون عند نقطة التحكم.
- المسؤولون هم الأشخاص الذين يمكن الاتصال بهم والذين يمكن سؤالهم.
- التواريخ - بداية ونهاية كل مرحلة والعملية برمتها.
- العمليات المتأثرة - ما هي التغييرات التي ستحدث في العمليات التجارية ، وما يجب تغييره جنبًا إلى جنب مع التنفيذ / الانتقال.
- التقييم النهائي - مجموعة من المؤشرات والمقاييس أو حتى التقييمات الذاتية التي ستساعد في تقييم التنفيذ / الانتقال.
- إن بدء التشغيل هو الوقت المحدد الذي ستنضم فيه الشركة بأكملها إلى العملية التلقائية المحدثة وستعمل في النظام الجديد.
التقينا بعروض للمنفذين ، حيث الخط الأحمر هو النصيحة: لإدخال القوة ، وتجاهل رد الفعل ، لا تتحدث مع الموظفين. نحن ضد هذا النهج ، وهنا السبب.
ألقِ نظرة على الصورة أدناه:
فأر جديد ولوحة مفاتيح جديدة وشقة وسيارة وحتى العمل هي أحداث ممتعة ومبهجة ، حتى إنجازات بعضها. ويذهب المستخدم إلى Yandex لمعرفة كيفية التعود على التكيف. كيف تدخل شقة جديدة وتفهم أنها ملكك ، افتح أولاً الصنبور ، وشرب الشاي ، وانتقل إلى الفراش لأول مرة. كيف تحصل على مقعد خلفي وتكوين صداقات مع سيارة جديدة ، لك ، ولكن حتى الآن غريبة. لا يختلف البرنامج الجديد في مكان العمل عن الحالات الموضحة: لن يكون عمل الموظف كما هو. لذلك ، قم بتنفيذ ، والتكيف ، والنمو مع برنامج جديد فعال. وهذا هو الموقف الذي يمكننا أن نقول: عجلوا ببطء.