هل من السهل عليك دائمًا تحديد أولويات مهام المشروع الضخم؟ ماذا لو كانت خمس مهام أو أكثر لها الأولوية الرئيسية والإلحاح؟
مديري المشاريع ذوي الخبرة وأصحاب المنتجات يعرفون أن الحدس لا يكفي في مثل هذه الحالات. من أجل تجنب فقدان المواعيد النهائية ، اليوم ، يمكن للمديرين تطبيق منهجيات مفيدة لتحديد الأولويات ، وكذلك الأدوات الحديثة التي تساعد على تصور البيانات وعدم تفويت أي شيء في سير العمل.
تحديد الأولويات تمكن الإنتاجية
تتطلب جميع المشاريع تحديد الأولويات ، بغض النظر عن مجال العمل الذي تمثله. سوف تؤثر مهارات تحديد الأولويات بشكل إيجابي على نجاح عملك ومشاريع تكنولوجيا المعلومات المعينة. سوف تؤثر أيضًا على مشاركة فريقك ودورك كقائد قوي.
ما هو تحديد الأولويات بالضبط؟
تحديد الأولويات يعني ترتيب الأنشطة أو العناصر حسب الأهمية بالنسبة لبعضها البعض.
كيفية تحديد أولويات الأشياء اليومية إذا كان كل شيء عاجل للغاية؟
حتى أنك لست بحاجة إلى أن تكون نجماً في إدارة المشروع ، لأن هناك بعض القواعد البسيطة التي قد يتبعها الجميع. على سبيل المثال:
- تحديد حدسي المهام العاجلة والمهمة
- قم بإنشاء قوائم مهام يمكنك من خلالها جمع كل المهام التي يمكنك القيام بها في يوم واحد وتنفيذها
- تقييم قيمة المهام
- ترتيب المهام بالجهد المقدر
- كن مرنا في تغيير أولويات المهام في أي وقت
- قص غير ضروري من قائمتك
- التركيز على الأشياء الرئيسية
لماذا نحتاج جميعًا إلى إتقان الأولويات؟
هناك رأي (لحسن الحظ لا يحظى بشعبية كبيرة) وهو أن تحديد الأولويات التفصيلية ضروري بشكل أساسي للمشاريع الفنية المعقدة. ليس حقا يمكن أن تكون القدرة
على تحديد الأولويات احترافية أمرًا بالغ الأهمية للجميع: من الطلاب إلى كبار المديرين مع أغراضهم العالمية.
قد تبسط الأولويات حياتك المهنية إذا كنت مدير منتج ، مدير مشروع ، مطور برامج ، مسوق ، محلل أعمال ، مصمم ، مدير بناء ، مدير حدث ، أستاذ أو مدرس ، موارد بشرية ، وكيل تأمين ، إلخ.
هنا نقترح النظر في 5 أساليب تحديد أولويات معروفة من شأنها أن تساعدك بالتأكيد على تحقيق النجاح.
5 أفضل تقنيات تحديد الأولويات
هل هناك منهجية مثالية قادرة على تحديد جميع الأولويات في المهام والشؤون الشخصية؟ ربما يكون لكل مدير مشروع إجابته الخاصة على هذا السؤال. ومع ذلك ، هناك بعض أساليب تحديد الأولويات القوية التي أثبتت نفسها في جميع أنحاء العالم ، وقد تلقى مؤلفوها الاحترام المستحق بين مديري المشاريع ومجتمع الأعمال.
1. MoSCoW تقنية تحديد الأولويات
منهجية MoSCoW لتصنيف المهام معروفة في جميع أنحاء العالم وتستخدم على نطاق واسع في مختلف مجالات الإدارة.
لا يوجد شيء عن رأس المال الجميل هناك ، إنه يتعلق بالأولويات.
تحدد الحروف الساكنة في الاسم المختصر MSCW أولوية محددة:
- م = يجب . تضع هنا جميع المهام (الميزات أو العناصر) المهمة ، ويجب تطبيقها على سبيل الأولوية.
- S = ينبغي . إنه يتعلق بالمهام المهمة ولكنها ليست مهمة. أنها ليست حساسة للغاية للوقت.
- C = يمكن . يجب وضع المهام المرغوب فيها وليس الإلزامية لإصدارك هنا.
- W = سوف . المهام اللائقة ليست مهمة. قد لا تتوافق مع استراتيجية المنتج على الإطلاق ، وربما يتم تجاهلها.
دعونا نرى كيف يمكن تطبيقه في واقع إدارة Hygger.io - كيف يمكن تحديد الأولويات وفقًا لطريقة MoSCoW:
يجب أن يكون لدينا : نحتاج إلى تنفيذ مخطط الأولوية - وهو جدول حيث يمكن تحديد الأفكار الأكثر قيمة ، وتصنيف الأفكار حسب مقاييس القيمة / الجهود ، وتشغيل دعم التطوير مع لوحات Kanban و Scrum ، وإضافة Burndown Chart لتتبع تقدم سباق السرعة.
يجب أن يكون : يجب علينا إضافة ميزة تتبع الوقت لتسجيل وقت العمل ، تقرير دورة / مهلة للسيطرة على العملية ، إضافة الدمج مع Slack.
يمكن أن يكون : يجب علينا إضافة قسم من المهام الخاصة بي ، حيث يمكنك رؤية جميع المهام في حالات مختلفة وتنفيذ Client Access لدعوة العملاء إلى المشاريع.
سيكون : سيكون من الجيد إضافة "طريقة عرض التقويم" للسبورة البيضاء والتكامل مع أنظمة إدارة المشاريع المختلفة (Trello ، JIRA ، إلخ.)يوفر MoSCoW حلاً سريعًا وبسيطًا لتحديد الأولويات. لذلك ، فهي مناسبة بشكل أفضل للمشاريع الداخلية ، وليس للمنتجات التي بها عدد كبير من العملاء.
2. نموذج كانو
نموذج كانو هو النهج الذي طوره الياباني نورياكي كانو في عام 1984. وقد نشر مقاله حيث وصف المنهجية الجديدة.
يساعد نموذج Kano في وصف ما يحتاجه لإرضاء العملاء أو تركهم دون أن يسعدهم أحد أو يسعدهم. يقترح المؤلف استخدام نظام الإحداثيات حيث يتم قياس الرضا على طول المحور ص ومستوى الإيفاء على طول المحور السيني.
هناك 3 مكونات رئيسية لملف تعريف الجودة في نموذج كانو ، والتي تؤثر على رضا العملاء: متوقع ، أساسي ، وجذاب.
الخصائص المتوقعة من Kano هي
خصائص المنتج أو الخدمة الأساسية التي هي بشكل افتراضي. من غير المرجح أن يفكر المشتري في هذه الخصائص لأنها تعتبرها أمراً مفروغًا منه ، كما هي.
يمكن أن يكون العمل اليومي لشركات الطيران مثالاً على الخصائص المتوقعة. ميزة ضمان أن كل شخص لديه مساحة كافية في المقصورة هي الميزة المتوقعة.الخصائص الأساسية تعني أنها مرغوبة. تنفيذها يؤثر بشكل مباشر على رضا العملاء. هذه الخصائص الأساسية هي العوامل التي تسمح للمنتجات التي تحاول أن تبرز وخلق ميزة تنافسية.
في المثال مع شركات الطيران ، قد تكون الميزة الأساسية هي عدم وجود عمليات نقل على طريق طويل.الخصائص المثيرة للإعجاب هي
خصائص غير متوقعة للمستهلك: إنها تتعلق بإجراءات أو ميزات إضافية أو غير عادية أو تشبه المفاجأة.
الحلوى المفضلة لديك على لوحة الهواء هي مثال على هذه الممتلكات.لا يؤثر مستوى الوفاء بهذه الخصائص بشكل مباشر على رضا العملاء (كما هو الحال مع الخصائص الأساسية). إذا لم تكن هناك خاصية غير متوقعة ، فلا ينبغي للمستهلك أن ينزعج ، حيث إنه لم يكن يتوقعها في صفوف العقارات المتوقعة.
3. تقنية رسم الخرائط القصة
أصبحت طريقة تعيين القصة معروفة في بداية القرن من مقال جيف باتون.
هذا النهج يعني أن تراكم المنتج لا يكفي لتحديد أولويات العمل. يعتقد باتون أنك بحاجة إلى بنية أكثر تفصيلاً وتقترح الآليات التالية:
- يمثل المحور الأفقي تسلسل الاستخدام. يتم وضع المهام عليها بالتسلسل الذي يؤديها المستخدم.
- المحور العمودي يعني الحرجية. عموديا ، يتم وضع المهام بالنسبة لمدى أهميتها من أعلى إلى أسفل. يمكن تحديد المهام ذات الأهمية على نفس الارتفاع.
يتم تجميع مجموعات من القصص ذات الصلة والأنشطة.
فوائد منهجية تعيين القصة
هذا عرض مرئي بسيط نسبيًا يسمح للفرق أو العملاء أو الشركاء أو أصحاب المصلحة الآخرين بمشاركة الفهم المشترك لما يحدث. تعرّف الطريقة بوضوح كيفية إطلاق التكرار التدريجي للمنتج.
4. KJ منهجية الألعاب
طريقة KJ هي عملية جماعية لتحديد الأولويات. هذا النهج يساعد على التوصل إلى اتفاق مشترك موضوعي من البيانات الشخصية. يبدو مناسبا لمجموعات من أي حجم.
تم تصميم العملية المكونة من ثماني خطوات لفترة زمنية مدتها ساعة واحدة. لإجراء ذلك ، يجب أن يكون لديك غرفة بجدار واسع وملصقات بألوان متعددة ولوحة رسم بيانية لنتائج تحديد الأولويات والميسر.
- أولا ، يمكنك تحديد سؤال التركيز. سيكون لكل جلسة سؤال تركيز خاص بها.
- تحتاج إلى تنظيم مجموعات مع أشخاص (أفضل من الإدارات المختلفة للشركة).
- وضعت آرائهم على ملاحظات لاصقة ووضع هذه الملاحظات على الحائط. يضع جميع المشاركين ملاحظاتهم اللاصقة بترتيب عشوائي على الحائط.
- ثم تقوم بتجميع العناصر المتشابهة ويوجه الميسر الجميع للبدء في تجميع العناصر المتشابهة في جزء آخر من الغرفة.
- كل مجموعة لها اسم خاص بها وتستخدم اللون الثاني من الملاحظات اللاصقة.
- ثم يصوت المشاركون للمجموعات الأكثر أهمية للإجابة على سؤال التركيز.
- يمكنك ترتيب المجموعات الأكثر أهمية. يجب أن يتم ترتيب جميع الملاحظات اللاصقة بعدد الأصوات.
- عندما يكون لمجموعتين مستوى أعلى بكثير من المجموعات الأخرى ، يوقف الميسر العملية. هذا كل شيء.
5. تقنية تحديد أولويات الجرافات
يصف آدم ناش ، مؤلف الطريقة ، حله لتحديد الأولويات. في رأيه ، أولوية المهام والوظائف تختلف اختلافًا كبيرًا في المنتجات والمجالات المختلفة. لذلك ، يوضح ناش أنه تم تطوير هذه الطريقة خصيصًا للمنتجات الاستهلاكية عبر الإنترنت.
وفقًا للطريقة ، يجب توزيع الميزات في أربعة مجموعات.
- المحركون للقياسات لها تأثير قوي على أهداف المنتج والأعمال. يجب أن يكون هناك أهداف واستراتيجيات محددة لاتخاذ قرار بشأن الاستثمار في منتج أو ميزة.
- طلبات العملاء هي طلبات من الميزات. يتم طلبها من قبل العملاء. عادة ، يتعلق الأمر بالتحسينات الإضافية.
- Delight - الميزات التي يتم إنشاؤها داخل شركة بناءً على فهم التصميم أو التكنولوجيا. العمل عليها مهم لمفاجأة العملاء.
- الإستراتيجية - الميزات المهمة لأسباب استراتيجية تتعلق بالأهداف المستقبلية.
لكل طريقة لتحديد الأولويات خصائصها الخاصة ، وربما يمكن تكييفها جميعًا وفقًا لظروف منتجك أو شركتك.
لدمج العمل مع المنهجيات وتصور البيانات ولتمكين مهارات تحديد الأولويات لديك ، يجدر بك تجربة
خدمة إدارة منتجات حديثة تساعد في التعامل مع الأولويات.
الأدوات عبر الإنترنت لتحديد الأولويات وتتبع حالات المهام تسهل التخطيط وتساعد في ترتيب أولويات جميع مهام المنتج بسرعة وسهولة.
الوجبات السريعة
مهما كانت المنهجية أو التقنية التي تختارها ، من المهم تنفيذها بكل جدية. لا تتردد: يمكنك تجربة حل بسيط لتحديد الأولويات أولاً ، ثم الانتقال إلى أساليب أكثر تعقيدًا وأطر تحديد الأولويات. على أي حال ، كلهم يبدو وكأنهم عامل نجاح موثوق في الحياة اليومية وإدارة الأعمال.