كيفية اختيار أفضل أداة لإدارة المشاريع إذا كنت جيل الألفية؟

أصبح دور إدارة المشروع أكثر وأكثر أهمية بغض النظر عن المجال أو الصناعة التي يتم تنفيذها. في الواقع ، فإنه يوازن بين جميع عمليات المشروع والخطوات ويساعد فرق المشروع على تحقيق أهدافهم وغاياتهم.

تساعد إدارة المشروع على تحقيق الأهداف بشكل أسرع وأرخص وتجنب المخاطر ، وبالتالي المساهمة بشكل كبير في تنفيذ إستراتيجية العمل. لا يمكن لعدد أكبر من الشركات أن تتخيل نجاح أدائها دون إدارة المشاريع باعتبارها واحدة من الكفاءات التجارية الرئيسية. نظرًا لأن هذه الكفاءة تتطور بشكل نشط ، فإن برنامج إدارة المشاريع الاحترافي يتطور أيضًا بنفس الطريقة.



تتمثل الوجهة الأساسية لأدوات PM الاحترافية في ضمان نجاح أي مشروع وجعل عملية الإدارة الأكثر صعوبة أسهل وفعالية.

في هذا المنشور ، ستجد مراجعة موجزة ولكنها صالحة للميزات القوية التي تجعل برنامج إدارة المشروع الحديث قوة لا تضاهى ولا يمكن إيقافها في ترسانة مديري المشاريع.

جيل جديد من إدارة المشاريع

إدارة المشاريع تتغير وتتطور مثل أي نظام تجاري. جيل الألفية الجديد يتطلب تكييف الابتكارات ومراجعة المبادئ والمفاهيم الراسخة. انظر ، على الأقل ، على العمل عن بعد. هل كانت شعبية للغاية منذ عقد من الزمان؟

لمواكبة الجيل Y ، يبذل مطورو البرامج قصارى جهدهم ليكونوا عصريين وملائمين.

قوة البرمجيات المهنية PM

واقع العمل يجعلنا نعترف بأن تبني برامج إدارة المشاريع الاحترافية يتغير تدريجياً.

في الفترة 2017-2018 ، انخفضت نسبة الشركات التي تستخدم جداول البيانات لإدارة مشاريع Agile من 74٪ إلى 67٪. بدلاً من ذلك ، انتقلوا بنجاح إلى أدوات إدارة المشاريع المتخصصة.

هناك بحث رائع ، يوضح أن أهم 7 ميزات مستخدمة وأكثر طلبًا في برنامج إدارة المشروع هي مشاركة الملفات ، وتتبع الوقت ، وتكامل البريد الإلكتروني ، ومخططات جانت ، وإدارة الميزانية ، والتقارير المخصصة ، وتكامل التخزين السحابي.

أصبح دور مدير المشروع كمحترف مهمًا أيضًا للمنظمات الحديثة. وفقًا لآخر الإحصاءات ، يتم قيادة 80٪ من المشاريع عالية الأداء من قبل مدير مشروع معتمد. هذا هو السبب في وجود المزيد والمزيد من الفرص الجديدة للحصول على شهادة PM المهنية .

ما برنامج إدارة المشاريع لاختيار؟

عند تحديد أفضل أداة لإدارة المشاريع تلبي احتياجاتك ، يجدر الانتباه إلى أحدث اتجاهات إدارة المشروع التي تعكس واقع الأعمال الفعلي. من بين كل منهم ، دعونا الخطوط العريضة 5 الأكثر أهمية:

1. التعقيد المتزايد للمشاريع . سيكون بمقدور مديري المشاريع الذين قد يقدمون عمليات معقدة إلى عملائهم بطريقة بسيطة إنشاء استراتيجيات رائعة للترويج للمشروع.
2. شعبية مستمرة من أساليب رشيق . تقنيات رشيقة قوية تكتسب تيار وتصبح معايير للعديد من الشركات في مختلف المجالات.
3. تعد لوحات Kanban المريحة واحدة من أكثر الطرق فعالية لتصور المشاريع وتتبعها. يتم دمجها بشكل متزايد في إدارة أكثر تنظيماً للمشاريع. يتيح تطبيق Kanban لمديري المشاريع تبني الابتكارات لإدارة مشاريعهم ويوفر مكانًا لإدارة المهام وقوائم المهام والملفات.
4. عامل تكامل برامج إدارة المشاريع . تستمر أدوات PM في أن تصبح أسهل في الاستخدام وأكثر تكاملاً مع الخدمات الأخرى ، وهذا الاتجاه مدعوم بفعالية من قبل مطوري منصات PM.
5. نمو الفرق عن بعد وإدارة المشاريع عن بعد. لقد أدرك العديد من أرباب العمل بالفعل درجة أعلى من رضا الفرق وتقليص التكاليف اللوجستية والإدارية والتقليل من وقت المرض والعديد من المزايا.

هل يوجد برنامج PM مثالي؟ ذلك يعتمد على الاحتياجات الخاصة بك. يمكنك تحديد أفضل أداة لاحتياجاتك فقط مقارنة الكثير منها. هنا أقوم بتجميع مجموعة من الميزات المفيدة والقوية التي يجب أن تكون مفيدة في إدارة المشاريع الحديثة. سوف تجد أيضا بعض الأمثلة ذات الصلة من منصات شعبية. لذلك ، فإن هذه الوظائف القوية هي لوحات Kanban ، وقوائم المهام ، والمعالم الرئيسية ، وتحديد الأولويات ، والتعاون ، وميزة تتبع الوقت.

لوحات كانبان

يصف سير عمل المشروع جميع الإجراءات المتضمنة في إكمال المهام. إنه يتعلق بالتسلسل المحدد لخطوات المشروع المطلوبة لتحقيق النتائج.

عند تطبيق سير العمل المحدد ، يمكننا هيكلة المشاريع والحصول على نظام جيد التصور. يتضمن سير العمل الجهات الفاعلة والأنشطة والنتائج والحالة. كل هذه تدار تماما بمساعدة برنامج إدارة المشاريع الذكية.

أدوات سير العمل مفيدة في تتبع المهام والمشاريع أثناء انتقالها عبر جميع مراحل العمليات. غالبًا ما يتم استخدام لوحات وبطاقات Kanban لتحقيق هذه الأهداف وتعد Hygger واحدة من أفضل أدوات لوحة Kanban لمديري المشاريع.

في Hygger ، يمكن للمستخدمين إنشاء وإدارة لوحات مريحة بسهولة لأي نوع من العمليات. يقترح النظام الأساسي مجموعة رائعة من الوظائف على مستوى البطاقة (التعليق ، مرفقات الملفات ، تعيين المتعاونين ، إلخ). أكثر الأعمدة النموذجية التي يطبقها المستخدمون هي "المهام قيد التنفيذ" و "تم". ومع ذلك ، أنت حر في تسمية لهم كما يحلو لك.



إذا كنت بحاجة إلى الحد من عدد المهام الحالية ، فيمكنك استخدام خيار "العمل في حدود التقدم" المتاح في Hygger وأيضًا تطبيق الأعمدة الأفقية ، Swimlanes. يبدو ملائمًا لـ Millenials ، نظرًا لكونه دائمًا في واقع المهام المتعددة ، فقد يحافظ بوضوح على تراكم المنتج ويستخدم أحد أطر عمل تحديد الأولويات المضمنة التي تساعد على ترتيب وترتيب الأفكار والمهام بسهولة.

هذه الميزة الرائعة الأخرى تجعل المنصة تنافسية ومفيدة حقًا.

تأليف القوائم

لا ينبغي التقليل من قيمة قائمة المهام حتى لو كان لدينا اليوم العديد من البدائل والخيارات البديلة المبتكرة. تعد قوائم المهام ميزة قوية للغاية توفرها العديد من أدوات إدارة المشروع.

إنها واحدة من أقدم وأسهل الطرق لتنظيم اليوم أو المشروع في المستقبل. يمكن لمديري المشاريع معرفة كيفية عمل القوائم ، ويمكنهم القيام بالعجائب والتأثير على الإنتاجية. إنها مفيدة في تحديد الأهداف ، وتخطيط نتائج المشروع ، وجدولة خطوات المشروع ، إلخ.

يتم عرض وظيفة سرد وتنظيم المعلومات بشكل جيد في Asana . يتيح النظام إنشاء المهام وإدارتها بالإضافة إلى مشاركة قوائم المهام مع أعضاء فريقك.

تبدو كل قائمة مهام وكأنها مشروع منفصل به مهام مدرجة أسفل التسلسل الهرمي للمشروع. من الممكن إنشاء مهام فرعية هنا وتحديد كل مهمة بعلامة فئة لسهولة البحث. إرفاق الملفات هو متاح أيضا. علاوة على ذلك ، تتيح الأداة إمكانية التبديل السريع بين قوائم المهام ولوحات Kanban والتقويمات الخاصة بالمشاريع ذاتها.

خارطة الطريق والمعالم

يتم استخدام معالم المشروع لتحديد النقاط المهمة في جدول المشروع. هذه النقاط تصور بداية ونهاية المشاريع ووضع علامة على الانتهاء من مرحلة رئيسية من العمل.

في الواقع ، يمكن استخدام المعالم لتدوين أي شيء بدأ أو انتهى. أنها تستخدم في المقام الأول كأداة جدولة.

لإدارة معالم المشروع ، تحتاج إلى خريطة طريق قوية غالبًا ما يتم تصورها بمساعدة مخططات Gantt المريحة.

توضح هذه الأشرطة الأفقية تواريخ إنجاز المشروع والتقدم والمعالم الرئيسية والتبعيات. بينما يتم استخدام لوحات Kanban بشكل أفضل على مستوى المهام ، إلا أن مخططات Gantt مناسبة بشكل أفضل للإدارة بمستوى التصغير.

يتمتع Wrike بوظائف Gantt القوية ويوازن بين ميزات إدارة المشروع المتقدمة مع واجهة مستخدم سهلة الاستخدام. تتيح الأداة لفرق المشروع تعيين العمل والتعاون في مشاريعهم ، وتتبع الوقت وأصول المشروع.

تم تصميم هذا النظام الأساسي مع وضع فرق تطوير البرامج في الاعتبار ويتيح لهم توسيع إمكانات الأداة بطرق مخصصة.

ترتيب الأولويات

قد يكون تحديد أولويات عمل المشروع تحديًا حقيقيًا لفرق المشروع من مختلف الصناعات. عندما لا تعطي الأولوية للعمل ، يمكنك إلحاق الضرر بجميع جهود ومبادرات فريقك ، وحتى استنزاف دوافع الفريق.

تحديد الأولويات الفعالة مثل الفن وهذا هو السبب في أن المزيد من برامج PM تولي اهتماما لهذه الوظيفة الحاسمة.

إذا احتاج تراكم المنتج إلى "تنظيف" وتحسين عالمي ، فستحتاج بالتأكيد إلى منهجيات وأطر عمل قوية لتحديد الأولويات لإنجاز الأمور بسرعة.

واحدة من الأدوات التي تقترح مصفوفة ترتيب أولويات وظيفية هي ProductBoard .
تسمح هذه المصفوفة للمستخدمين بتصور عملية تبادل القيمة / الجهد (القيمة / التعقيد) عبر جميع الميزات.



قد تجد أيضًا مجموعة رائعة من تقنيات تحديد الأولويات في Hygger.io (مصفوفة أيزنهاور ، القيمة مقابل المخاطرة ، القيمة مقابل الجهد ، أطر عمل ICE و RICE وطراز تسجيل النقاط الموزونة).

تعاون

لقد كان تعاون الفريق دائمًا جزءًا مهمًا من أي عمل تجاري ، وأصبح الآن أكثر أهمية لأننا لا نزال مترابطين أكثر عبر التقنيات عبر الإنترنت. يعد تحسين تعاون الفريق هدفًا دائمًا لجميع أنواع الشركات.

تهتم أدوات إدارة المشروع بجعل وظائفها التعاونية في جميع أنحاء العالم عملية سهلة. لقد ركزت بعض أدوات إدارة المشاريع الشهيرة في البداية على تعاون الفريق.

القاعده مثال حي. تجعل لوحات الرسائل الأساسية والمحادثات المحلية ومشاركة الملفات المنصة حلاً ممتازًا للتعاون مع أعضاء الفريق والعملاء.

يجمع النظام بين الاتصالات وإدارة المشاريع وإدارة الأصول الرقمية وخيارات الدفع الأساسية كلها في مكان واحد.

تتبع الوقت

أثناء دورة المشروع ، قد تحدث تعديلات مختلفة على الأنشطة والموارد. تتبع الوقت الذي يقضيه في أنشطة مختلفة أمر بالغ الأهمية من نواح كثيرة.

بالنسبة لمديري المشاريع ، من المهم فهم وتتبع ساعات قيام المورد بوضع أنشطة مختلفة. يتيح إدخال الوقت المناسب لمديري المشاريع أن يروا أن الوقت لا يتجاوز الوقت المقدر ، وأن يخفف من المخاطر المحتملة مقدمًا. لهذا السبب تبدو هذه الميزة كميزة واضحة عند اختيار برنامج PM مناسب.

يمكن اعتبار Mavenlink مثالاً جيدًا. إنها تساعد مديري المشاريع على الحصول على أفضل النتائج من فريقهم. يسمح النظام باكتساب رؤية متعمقة حول طريقة عمل الفرق وتقدم مشاريعهم. ستجد هنا تقارير معقدة ، ولكن غنية بالمعلومات ونتائج البيانات.

تساعد ميزة تتبع الوقت في تتبع إنتاجية الفريق ، وزيادة الكفاءة وتقليل إهدار الوقت. تتضمن المنصة أيضًا ميزات محاسبية تسمح بتتبع نفقات الموظفين ، وتحديد الميزانيات ، واستلام المدفوعات.

الوجبات السريعة

حسنًا ، كل ما نراه هو أن عالم إدارة المشاريع أصبح أكثر تعقيدًا. والخبر السار هو أن تطور أدوات PM الشعبية بدأ أن يكون أكثر إثارة للاهتمام ومثيرة.

عند اختيار أفضل البرامج ، يجب أن تأخذ في الاعتبار الكثير من التفاصيل والقدرات الوظيفية. فقط جرب الكثير منهم ، قارن وتأكد من استخدام الأدوات الصحيحة.