15 أفضل الممارسات لنشر برامج ذكاء الأعمال

مرحبا بالجميع. في نهاية يونيو ، نطلق دورة تدريبية جديدة لمحلل BI . واليوم نريد أن نشارك المادة الأولى التي أعدت خصيصًا للدورة.

مطلوب ذكاء الأعمال ، والتي يمكن أن تزيد بشكل كبير من ربحية وكفاءة الأنشطة التجارية ، من قبل أي شركة حديثة. ومع ذلك ، فإن المنظمات التي لا تستخدم التقنيات الجديدة في عمليات أعمالها تجد صعوبة متزايدة في الحصول على المعلومات ذات الصلة.



تتيح لك ذكاء الأعمال (BI) إلقاء نظرة على جميع البيانات ذات الصلة بشركتك وفهم ما تعنيه بالضبط. بفضل BI ، يمكنك معرفة العمليات التي تحقق ربحًا أكبر من توفير إيرادات المبيعات وكيف تعمل الشركة ككل بكفاءة. بمساعدة أدوات BI ، يمكنك الخوض في أي بيانات ومعرفة مصدرها ولماذا ظهرت هذه القيم بالضبط. يتم تعريف ذكاء الأعمال في بعض الأحيان على أنه عملية تسمح لك باتخاذ القرارات الصحيحة من خلال الاستفادة الفعالة من كفاءات وإجراءات وبيانات الموظفين والأدوات والمنهجيات ذات الصلة.

ما هي أدوات ذكاء الأعمال؟

ذكاء الأعمال (BI) هو مزيج من تطبيقات البرمجيات والتقنيات وأنظمة الأعمال التي تلعب دورًا رئيسيًا في العمليات التجارية لأي شركة.
معظم الشركات تولد كميات هائلة من البيانات في سياق الأعمال. لإتاحة الوصول إلى هذه البيانات لجميع إدارات الشركة ، غالبًا ما يتم استخدام ترسانة واسعة من التطبيقات وقواعد بيانات إدارة قواعد البيانات.

لكن وفرة البرامج والأنظمة المختلفة تمنع استخراج المعلومات المفيدة في الوقت المناسب واستخلاص النتائج بناءً عليها. تم تصميم أدوات برامج BI لتصحيح الموقف عن طريق استبدال أدوات جمع وتحليل البيانات المختلفة.

بواسطة برنامج تحليلات العمل أو أدوات استقصاء المعلومات ، فإننا نعني تطبيقات البرامج التي تؤدي جميع مهام مراقبة البيانات وجمعها وتحليلها ، كما تسمح لك بتتبع الأنماط الموجودة في هذه البيانات واستخلاص الاستنتاجات الضرورية للأعمال. هذه التطبيقات هي أيضا قادرة على استرداد واستخدام المعلومات المخزنة في قواعد بيانات الشركة.

تتضمن أنظمة BI الأكثر شيوعًا على مستوى المؤسسات أدوات للعمل مع الجداول ولوحات المعلومات لمراقبة العمليات ، واستخراج البيانات وإنشاء التقارير ، ومعالجة البيانات وتحليلها ، وعرض المحتوى ، وأدوات أخرى لإدارة موارد المؤسسة. تدمج بعض حزم BI أيضًا الأدوات المصممة لصناعات محددة ، مثل البيع بالتجزئة أو الرعاية الصحية أو التعليم.

15 أفضل الممارسات لنشر برامج ذكاء الأعمال

يؤدي الجهل أو عدم القدرة على تطبيق أفضل الطرق لنشر أدوات استقصاء المعلومات ، كقاعدة عامة ، إلى اعتماد قرارات غير فعالة أو حتى اعتماد خطة تطوير وفقًا للأولويات الخاطئة. لاستخدام ذكاء الأعمال بأفضل طريقة ، يجب أن تفهم أهمية البيانات وتحليلها ، وكذلك فهم العمليات والأدوات اللازمة للمعالجة الفعالة للمعلومات.

تواجه معظم المؤسسات أيضًا صعوبة في الحصول على العائد المتوقع للاستثمار في الحصول على أموال استثمارية وصيانتها. مشكلة شائعة أخرى هي وفرة الشكاوى من المستخدمين المحبطين الذين لم يتمكنوا من الوصول إلى البيانات أو تلقي البيانات الخاطئة.

هناك العديد من الأسباب ، لكن في الواقع ، تنشأ مثل هذه المواقف المحزنة لأن الشركات ، حتى مع وجود أفضل البرامج في الصناعة ، غير قادرة على نشرها وتطبيقها بشكل صحيح. بالطبع ، من المهم للغاية اختيار أدوات BI سهلة الاستخدام مع واجهة سهلة الاستخدام ، ولكن هناك عددًا من العوامل الأخرى التي يمكن أن تتداخل مع الاستخدام الفعال لمجموعة الأدوات هذه واستخراج الربح المخطط لها.

بالنسبة لأولئك الذين يرغبون في تشغيل أدوات BI بأقصى قدر من الربحية ، فإننا نقدم عددًا من التوصيات التي أثبتت جدواها.

1. حشد الدعم والمشاركة في المشروع لجميع موظفي المؤسسة

قبل تنفيذ أدوات استقصاء المعلومات ، من الضروري إنشاء شبكة موحدة من ذكاء الأعمال ، والتي تشمل جميع إدارات الشركة - من المبيعات والتسويق إلى الخدمات اللوجستية والإدارة العليا. من الضروري الحصول على دعم من جميع الإدارات وجمع الملاحظات.

2. وضع خطة التنمية واستراتيجية التنفيذ

في محاولة لتنفيذ تحليلات الأعمال دون استراتيجية مدروسة ، يمكنك ارتكاب العديد من الأخطاء عن طريق إضاعة الوقت والمال. قبل الاختيار بين حلول BI المتاحة في السوق ، من المهم للغاية تحديد الاحتياجات الأساسية لشركتك ، وكذلك تحديد الأهداف لتحقيق هذه الاحتياجات.

في هذه المرحلة ، من الضروري إشراك المؤسسة بأكملها في إنشاء استراتيجية تحدد ما تريد ووضع خطة تطوير تساعدك على تحقيق ذلك. يجب أن يعتمد اختيار أداة BI وتطبيقها على هذه الخطة.

3. ابحث عن المناطق التي ستستفيد منها أدوات BI ، وقم بتنفيذها هناك.

لا ينبغي لك تحويل نشر حل BI إلى عملية متكاملة متعددة المراحل - فكلما زاد الأمر تعقيدًا ، زادت الصعوبات أثناء التطوير. من الموصى به أن تقوم بدمج استقصاء المعلومات في الأنظمة الحالية التي يعرفها الموظفون بالفعل.

4. معرفة احتياجات كل وحدة

معظم الشركات لديها بالفعل أنظمة الإبلاغ. ربما لا يقومون بتسليم المعلومات المطلوبة أو أن استخدامها محفوف بمظهر الأخطاء - على سبيل المثال ، إذا تم إنشاء مستندات Excel يدويًا أو باستخدام برامج نصية مؤقتة. يوصى بتحليل خيارات التقارير المتاحة لمعرفة ما الذي يقومون به بشكل جيد وما الذي لا يفعلونه على الإطلاق ، وتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين.

5. تحديد الأهداف بوضوح

عند بدء تنفيذ مشروع تنفيذ استقصاء المعلومات ، من المهم للغاية تحديد الأهداف أو صياغة النتائج الرئيسية المتوقعة. سيساعدك هذا فيما بعد على تحديد ما إذا كنت قد نجحت أم لا.
معرفة أهدافك ، سيكون من السهل فهم التدابير التي من المرجح أن تسهم في تحقيقها. بالإضافة إلى ذلك ، فإن تحديد الأهداف سوف يسهل تحديد أهم البيانات.

6. تسليط الضوء على مؤشرات الأداء الرئيسية أو غيرها من الإحصاءات للسيطرة على استخدام BI.

واحدة من أكثر التوصيات المفيدة لتنفيذ استقصاء المعلومات هي تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) التي ستشير بدقة أكبر إلى مدى سرعة ونجاح تنفيذ استقصاء المعلومات. ولكن هناك عدد قليل فقط من الشركات قادرة على اتباع هذه النصيحة: تضيع غالبية في وفرة الإحصاءات المختلفة ، غير قادر على اختيار أهم مؤشرات الأداء الرئيسية.
ومع ذلك ، بعد اختيار عدد قليل من أهم المؤشرات من مجموعة المؤشرات ، سيكون من الأسهل بالنسبة لك تحديد ما إذا كنت قد حققت نتيجة أم لا.

7. إجراء مسوحات منتظمة لأصحاب المصلحة الرئيسيين

يجب عقد اجتماعات مع أصحاب المصلحة الرئيسيين بانتظام ، سواء للمكالمات العادية أو محادثات الفيديو أو اجتماعات المكتب. تسمح مثل هذه الاجتماعات بإقامة اتصال بين إدارة الشركة ورؤساء الإدارات ، من ناحية ، ومحللي البيانات الذين يخدمون أنظمة BI ، وكذلك العمل مع البيانات المستلمة ، من ناحية أخرى.

8. تبدأ صغيرة

ابدأ دائمًا بمهام صغيرة: بعد التدريب عليها ، ستفهم أفضل طريقة لتنفيذ أدوات استقصاء المعلومات. على الأرجح ، فإن أي بيانات يتم الحصول عليها في المراحل الأولى تستلزم أسئلة إضافية. ولكن هذا أمر جيد: فإيجاد طرق لحل المشاكل ، سوف تقوم بتحسين خطة التنفيذ الخاصة بك.

9. استخدم منهجية مرنة للنشر

معظم منهجيات رشيقة موجهة نحو الناس ومناسبة تماما لنشر البرمجيات ، لا سيما أدوات ذكاء الأعمال. يوصى بإنشاء مشروع على أساس التخطيط التكيفي والتنظيم الذاتي وتنفيذ المواعيد النهائية قصيرة الأجل. من المهم أيضًا أن تهدف المنهجيات المرنة إلى التحسين المستمر من أجل تحسين الجودة.

10. تحديد مصادر البيانات وأدوات التكامل اللازمة.

تقوم كل شركة ، بغض النظر عن حجمها ، بجمع البيانات باستمرار عن أنشطتها.
لذلك ، قبل تطبيق نظام استقصاء المعلومات ، من المهم تحديد المصادر التي يجب أن تأتي هذه البيانات من خلالها. من المهم بنفس القدر تحديد توقعاتك وافتراضاتك بشأن هذه البيانات بوضوح ، ثم اختبار فرضيتك في الممارسة العملية.
كما أنه مناسب لاستخدام التخزين السحابي لتحسين الوصول إلى البيانات ، وتحسين قابلية الاستخدام والأداء.

11. إنشاء ثقافة بيانات المنظمة

يجب أن تنتبه دائمًا إلى ما إذا كان كل شخص في مؤسستك يفهم مدى أهمية البيانات في تحقيق أهداف المؤسسة. يُنصح بشدة أن تحافظ على ثقافة العمل مع البيانات في جميع الإدارات ، مما يشجعها على التركيز على هدف مشترك.

12. إرساء أساس متين لإدارة البيانات

من المهم جدًا توفير أساس متين لإدارة البيانات من البداية. بادئ ذي بدء ، تحتاج إلى فهم قيمة البيانات في المنظمة (سواء من المصادر الداخلية والخارجية) - وخاصة إذا كانت هذه البيانات مرتبطة بمنتجات جديدة ، وصنع القرار وتحسين العمليات التجارية.

يجب وضع قواعد تحدد كيفية جمع البيانات وتخزينها ومعالجتها. يجب إنشاء تقارير حول إنشاء ونشر واستخدام البيانات مع مراعاة هذه القواعد. بالإضافة إلى ذلك ، سوف يساعدون في تحديد كيفية تحديد الأولويات.

13. تنفيذ خطة إدارة الأمن

لحماية بيئة ذكاء الأعمال ، تحتاج الشركات إلى التخطيط مسبقًا كثيرًا.
ويوصى بشدة ضمان اتخاذ التدابير الأمنية اللازمة قبل تنفيذ استقصاء المعلومات. ستشير الخطة الواضحة لتطوير الأمن السيبراني إلى الإجراءات التي تتطلب المصادقة أو الترخيص وكيفية اتخاذ تدابير معينة بشكل فعال.

14. وضع خطة التدريب

من المهم جدًا أن يتمكن كل مستخدم يعمل مع أنظمة BI من استخدام هذا البرنامج بشكل صحيح. يجب أن يكون الوصول إلى المعلومات ذات الصلة متاحًا للجميع - على سبيل المثال ، في شكل محتوى يمكن تنزيله مثل مقاطع الفيديو وملفات pdf ، وما إلى ذلك. يجب تقديم سجل على الأقل من الدرس الذي أجراه خبير BI.

15. حدد شخصًا لتنفيذ BI

في الشركة ، يمكنك تعيين موظف منفصل يساعد كل من المديرين والمديرين التنفيذيين العاديين على تنفيذ أدوات BI واستخدامها على النحو الأمثل. يجب أن يكون لديه معرفة فنية بالمنصة وجميع برامج ذكاء الأعمال. سيكون هذا الشخص مسؤولًا أيضًا عن تدريب الموظفين واختيار الموارد التعليمية لجميع الإدارات. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يكون الموظف على دراية جيدة بكيفية استخدام موظفي BI ذوي المسؤوليات الوظيفية المختلفة ولماذا يستخدمون للمساعدة في إنشاء قوالب للتقارير التحليلية التي تلبي احتياجات المستخدمين المختلفين.

استنتاج

بفضل سرعة تطوير التكنولوجيا التي نراها اليوم ، سيصبح من الصعب جدًا العمل في كثير من الشركات أو حتى من المستحيل العمل بدون وسائل ذكاء الأعمال.
الشركات التي تنفذ الأدوات المناسبة ، باتباع التوصيات المذكورة أعلاه ، سوف تكون قادرة على تصميم الأنظمة التي ستكون مفيدة لجميع الموظفين والمساهمة في نمو إنتاجية الأعمال وزيادة الأرباح.

هنا هذه المواد. سيتم عقد ندوة الويب التقليدية المجانية في الدورة في 18 يونيو ، ونحن الآن في انتظار تعليقاتكم.