كثيرون ، وخاصة في الشركات الكبيرة ، يسألون أنفسهم: "كم ينفق على هذا النظام أو ذاك؟". السؤال مثير للاهتمام للغاية ، والإجابة عليه ليست دائما بسيطة. التعقيد ناتج عن كل من هيكل التكلفة المعقدة وإدارة التغييرات المعقدة التي تؤثر على العديد من أنظمة تكنولوجيا المعلومات.

لقد بدأنا أيضًا في حساب مقدار الأموال التي يتم إنفاقها على نظام تكنولوجيا المعلومات.

بيان المشكلة

كانت مهمتنا الرئيسية هي تحديد مقدار الأموال التي تنفقها الشركة على كل نظام تكنولوجيا معلومات. بمعنى آخر ، حاولنا حساب التكلفة الإجمالية للملكية (التكلفة الإجمالية للملكية) من خلال ربط جميع تكاليف تكنولوجيا المعلومات للشركة بأنظمة تكنولوجيا المعلومات (ما نعنيه بأنظمة تقنية المعلومات موجود في هذه المقالة ). شاركت فقط نفقات قسم تقنيات المعلومات في الحسابات ، ولم تؤخذ في الحسبان تكاليف AHD والإيجار والرواتب في الحسابات (هناك رغبة في تضمينها ، ولكن في المرة القادمة).

تحليل الوضع الحالي

المرحلة الأولى هي تحليل للحالة الراهنة: كيف يتم دفع تكاليف تكنولوجيا المعلومات ، وما هي الاستنتاجات التي يمكن أن نستخلصها من هذا وكيفية استخدامها في المستقبل.

أظهر التحليل أن مستندات الدفع لا تحتوي على بيانات دقيقة عن النظام الذي تتم فيه معالجة الدفع. وفقًا لبعض العلامات غير المباشرة ، يمكن مساواة المدفوعات الفردية بنظام معين ، ولكن لا يمكن بناء نهج واحد. لم يكن من الممكن على الإطلاق ربط المدفوعات بالمهام التجارية. في معظم الحالات ، تم الدفع مقابل عمل الفريق على مدار فترة زمنية. على سبيل المثال ، بالنسبة للعديد من الأنظمة التي تستخدم تسليم الإصدار ، يتم إصدار مستندات الدفع النهائية للإصدار بالكامل ، وليس لكل مهمة إصدار.

السؤال الثاني الذي لا يقل أهمية: هل من الممكن بناء إحصاءات عن دورات حياة المهمة أو المشروع؟ لسوء الحظ ، لم يتضمن نظام الموازنة المعتمد إدارة دقيقة لتكاليف دورة الحياة. أي في المرحلة الأولى ، تم التخلي عن هذه الفكرة أيضًا.

كل ما سبق يتعلق بتكاليف الاستشارات. لكن الجزء الأكبر من التكاليف المرتبطة بالبنية التحتية ، لم يكن من الممكن على الإطلاق نشره على أنظمة تكنولوجيا المعلومات. الشيء هو أن معظم الأنشطة المتعلقة بشراء المعدات والعمل في مركز البيانات نفذت في مبلغ واحد. أي جمع الزملاء من إدارة عمليات البنية التحتية جميع الاحتياجات في نشاط واحد كبير وأنفقوا نفقاتهم في إطار أنشطة البنية التحتية.

نظام موازنة الشركة

الآن نحن بحاجة إلى التحدث قليلاً عن هيكل ميزانية الشركة.

تنقسم ميزانية الشركة إلى الفئات التالية:

1. المديرية التي تنتمي إليها الميزانية.
2. مجال النشاط الذي تتعلق به التكاليف هو الوضع المالي (على سبيل المثال ، استشارات المشروع ، رسوم الاشتراك الهاتفي ، تأجير قنوات الاتصال الرئيسية ، إلخ).
3. المشروع عبارة عن مزيج من التكاليف في نوع من النشاط الكبير.

تخفيضات الميزانية

في الأقسام الموضحة أعلاه ، يتم تخصيص الميزانية الأولية ، والتي يتم إصدارها للمديرية. بعد ذلك ، تبدأ المستندات التي يتم سدادها للمقاولين - وهي تسرد المواد المقدمة والخدمات المقدمة ، وعدد العقود وأرقام المقاولين.

بشكل عام ، لدينا ميزانية مخططة في سياق: الإدارة والوضع المالي والمشروع. الميزانية الفعلية في السياق: الاتجاه ، المركز المالي ، المشروع ، المورد ، العقد والمواد.

تشكيل نهج لتقدير أنظمة تكنولوجيا المعلومات

لحل جميع المشكلات المذكورة أعلاه ، قمنا بتطوير نظام لتعيين المدفوعات لأنظمة تكنولوجيا المعلومات. يعتمد على المنهجية الموضحة أدناه.

في المرحلة الأولى ، قررنا تقسيم تخصيص التكاليف على أنظمة تكنولوجيا المعلومات وفقًا لاتجاه النشاط. للقيام بذلك ، تم تقسيم جميع المناطق إلى مجموعات:

1. تكاليف استشارات أنظمة تكنولوجيا المعلومات: التكاليف المرتبطة بالحفاظ على أو إجراء تغييرات على أنظمة تكنولوجيا المعلومات.
2. تكاليف البنية التحتية.
3. نفقات أخرى.

تكاليف استشارات أنظمة تكنولوجيا المعلومات

هنا اتخذنا هذا النهج:

1. على حساب القديم ، أي حساب العام الماضي ، قمنا بتحليل كل دفعة على حدة وتحديد النسبة المئوية لمدى ارتباطها بنظام تكنولوجيا معلومات معين للشركة. لم يكن العمل كبيرًا ، فقد كان من الضروري النظر إلى بضع مئات من المدفوعات فقط ، واستغرق الأمر عدة أسابيع.
2. بالنسبة للنفقات الجديدة ، ألزمنا كل مدير بالإشارة إلى نظام تكنولوجيا المعلومات الذي يتعلق به الدفع عند الدفع. إذا كانت الدفعة تشير إلى عدة أنظمة ، فيجب عليك إما تقسيم المبلغ على هذه الأنظمة ، أو الإشارة إلى نسبة المشاركة لكل نظام تكنولوجيا معلومات في إجمالي مبلغ الدفع.

تكاليف البنية التحتية

نظرًا لأنه في معظم الحالات ، تُؤخذ تكاليف البنية الأساسية في الاعتبار في إطار الأنشطة الكبيرة ، لم نحاول ربط كل دفعة بنظام تكنولوجيا المعلومات. بدلاً من ذلك ، نسبت جميع تكاليف البنية التحتية إلى خدمات البنية التحتية (لدينا 26). بعد ذلك ، توصلنا إلى منهجية لتخصيص التكاليف التي تم جمعها لأنظمة تكنولوجيا المعلومات وفقًا لبعض المقاييس. على سبيل المثال ، نقوم بتعيين تكاليف الخادم وفقًا للنواة المستخدمة في أنظمة تكنولوجيا المعلومات. أي نحن نأخذ في الاعتبار عدد النوى الإجمالية التي تستخدمها جميع أنظمة تقنية المعلومات حاليًا ، ثم نحسب المبلغ الذي أنفقه سنويًا على شراء جميع الخوادم ، ونحسب تكلفة جوهر واحد. بعد ذلك ، نقوم بتوزيع جميع هذه التكاليف في أنظمة تكنولوجيا المعلومات.

تم تقديم نفس الأسلوب تقريبًا لجميع خدمات البنية الأساسية الأخرى.
أوافق على أن النموذج خام للغاية ، ولكن بالنظر إلى استخدام المحاكاة الافتراضية والتغييرات المتكررة في البنية التحتية ، من الصعب للغاية التوصل إلى شيء أكثر دقة ولا يتطلب بذل الكثير من الجهد لحسابه.

يتم تنفيذ النموذج في شكل ملف Excel ، ويتم كتابة جميع المعلمات فيه ، ويتم توزيع التكاليف المتعلقة بخدمات البنية التحتية على أنظمة تكنولوجيا المعلومات. في الأماكن المفتوحة في هبر ، فوجئت بالعثور على مقالة من مقاول ساعدنا في هذه المنهجية ، والتي تصف وجهة نظرهم بشأن مهمتنا.

نفقات أخرى

في هيكل تكاليف قسم تكنولوجيا المعلومات ، تم العثور على النفقات التي لا تتعلق مباشرة بأنظمة تكنولوجيا المعلومات ، على سبيل المثال ، أحداث بناء الفريق. بعد بعض المداولات ، تم استبعاد هذه التكاليف من التحليل. والمبالغ هناك صغيرة.

أتمتة

يستغرق الكثير من الوقت والجهد لربط التكاليف يدويًا وإعادة صياغة التقارير. نظرًا لأن شركتنا لديها نظام لإعداد تقارير الميزانية ، فقد طبقنا قواعد التوزيع فيه. وبمجرد وصول بيانات الدفع من ERP في نظام التقارير ، يتم توزيع بياناتها تلقائيًا عبر أنظمة تكنولوجيا المعلومات وفقًا للقواعد المقررة.

بعض النتائج. بعد تنفيذ كل ما سبق ، تمكنا من توزيع 94 ٪ من المدفوعات عن طريق أنظمة تكنولوجيا المعلومات وخدمات البنية التحتية لعام 2018 ، وحوالي 90 ٪ من المدفوعات لعام 2017.

نظرًا لأن بنية التكلفة ثابتة إلى حد ما ، فليس من الضروري غالبًا إنشاء قواعد جديدة ، ولا يتطلب الأمر سوى القليل من الجهد للحفاظ على النظام. لكننا لم نحصل فقط على الإحصائيات المتوقعة ، وعلى أي الأنظمة ، ما مقدار الأموال التي ننفقها ، والمقاولين الذين تعمل هذه الأنظمة وأي الأنظمة تتأثر بها في المشروعات المختلفة. كانت هناك "اكتشافات" مثيرة للاهتمام.

النتائج

بعد تقديم المنهجية الموصوفة ، تمكنا من توزيع 94 ٪ من المدفوعات لعام 2018 وحوالي 90 ٪ من المدفوعات لعام 2017 بين أنظمة تكنولوجيا المعلومات وخدمات البنية التحتية.

نظرًا لأن بنية التكلفة ثابتة إلى حد ما ، فليس من الضروري غالبًا إنشاء قواعد جديدة ، ولا يتطلب الأمر سوى القليل من الجهد للحفاظ على النظام.

يطرح سؤال معقول ، لماذا نحتاج هذه البيانات؟ شكرا لهم ، بدأنا الأنشطة التالية:

1. بدأنا العمل على استراتيجيات الفئة لكل نظام ومزود لتكنولوجيا المعلومات. وهذا يعني أنه بعد اكتشاف هيكل التكلفة ، يمكننا فهم توزيع التكاليف لكل مورد بشكل أكثر دقة. هذا ، بدوره ، جعل من الممكن تحديد المبلغ الإجمالي لعمل كل مورد في كل نظام ، والبدء في مفاوضات مع الموردين بشأن الكميات المخططة لمدة عام من أجل الحصول على شروط أكثر ملاءمة. نظرًا لأن الحجم التاريخي الكلي لم يكن دائمًا واضحًا في السابق ، فقد أجرينا مفاوضات منفصلة حول كل نظام ، ويمكن أن يكون لكل مشروع شروطه الخاصة.
2. بعد الحصول على بيانات حول تكاليف الأنظمة ، بدأنا في تقديم دورات حياة الأنظمة ووضع استراتيجيات للحفاظ على هذه الدورات. على سبيل المثال ، تعتبر بعض الأنظمة في مشهد تكنولوجيا المعلومات لدينا قديمة بالفعل ويتم التخطيط لإيقاف التشغيل. لكن النموذج يوضح أننا ما زلنا ننفق الكثير من المال عليها. بالنسبة لبعض الأنظمة ، اعتبر هذا العمل غير معقول وإعادة توزيعه على مشاريع أخرى ، وفي بعض الحالات قررنا تسريع مشاريع الترحيل.
   
3. قضية منفصلة هي تكلفة الدعم. استنادًا إلى البيانات النموذجية ، اكتشفنا التكاليف الإجمالية للأنظمة الداعمة: رسوم الترخيص وتكلفة الدعم من غير البائعين. الآن نقوم بتطوير استراتيجيات لتحسين تكلفة دعم جزء من الأنظمة.
   

والنتيجة الأخرى ، وإن كانت غير مباشرة ، ولكنها لا تزال مثيرة للاهتمام للغاية ، هي إعداد تقرير ميزانية مع تحليل لحقيقة الخطة. قبل إنشاء النموذج ، كانت هذه التقارير موجودة ، لكنها كانت مجزأة ، وكانت مجموعة المحللين فيها صغيرة جدًا. عند أتمتة النموذج في نظام التقارير ، أنشأنا تقريرًا لتحليل حقيقة الخطة ، والذي تضمن أقصى مجموعة من المحللين. يمكن للمديرين الآن إنشاء التقارير التي يحتاجونها في أداة أكثر ملاءمة (كان يمكن القيام بذلك من قبل ، ولكن تم تأجيل المهمة في كل مرة كأولوية).

تنمية

في الوقت الحالي ، حددنا مجالين للتطوير:

1. إنشاء نموذج ميزانية برنامج تشغيل لتكنولوجيا المعلومات .
   
   في إطار هذا المجال ، نقوم بإنشاء نموذج ميزانية لـ DIT سيتيح لك الحصول على ميزانية سنوية مخططة استنادًا إلى مدخلات برامج تشغيل تكنولوجيا المعلومات. يمكننا أيضًا حماية الميزانية وضبطها بناءً على التغييرات وعرض برامج التشغيل ، وليس فقط بناءً على النفقات. المشروع الآن في مرحلة نشطة ، وأخطط لكتابة مقال عن نتائجه.
2. إنشاء منهجية موحدة للحفاظ على أصول تكنولوجيا المعلومات .
   
   واحدة من المشاكل الرئيسية في ربط تكاليف البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات مع أنظمة تكنولوجيا المعلومات في شركتنا هي عدم وجود قاعدة بيانات واحدة من أصول تكنولوجيا المعلومات وخريطة كاملة للعلاقات بين أصول تكنولوجيا المعلومات وأنظمة تكنولوجيا المعلومات (بالإضافة إلى ذلك ، هناك اختلافات منهجية ، والتي يتم فهمها كأصول تكنولوجيا المعلومات) . نخطط الآن لبدء مشروع كبير ، في إطاره سنقوم بإجراء جرد كامل للبنية التحتية ، وأيضًا حل المشكلات المنهجية المتعلقة بالحفاظ على أصول تكنولوجيا المعلومات والمحاسبة عليها. أود أن أتحدث عن هذا المشروع ، ولكن هناك شكوك في أن هذا سيكون موضع اهتمام الكثيرين ، لأن الموضوع متخصص للغاية.