العرق والدموع وتتبع الوقت - كيف قمنا بزيادة ربحية الشركة

نستمر في مشاركة واجهة WebCanape الداخلية والكشف عن جميع أسرارنا الأسوأ. آخر مرة تحدثت فيها عن كيفية قيامنا بتطوير CRM لمتخصصي محركات البحث (SEO) ، وسأخبرك الآن كيف نتتبع ساعات العمل ولماذا نفعل ذلك.



توظف الشركة 90 شخصا. إدارة ومراقبة العديد من الموظفين ليست جيدة على الإطلاق. بسبب الإدارة غير الفعالة ، قد تنخفض جودة خدمات الشركة ، وقد تنخفض ربحية المشروع ، وقد يتدهور المناخ العام للمكتب. لتجنب ذلك ، قمنا بتنفيذ مراقبة أداء الموظف.

هذا نظام شامل لا يقتصر على محاسبة الوقت الذي يقضيه الموظفون في المهام في المشاريع ، ولكن أيضًا مراقبة الجوانب الهامة الأخرى من عملهم. في الحالة التي يتحول فيها الجميع إلى منهجيات التطوير المرنة (ونحن أيضًا في مرحلة الانتقال) ، من المهم مراقبة جودة وربحية المشروعات ، وتتبع الوقت هو أساس كل العمل.

أعطانا هذا النظام الفرصة:

• زيادة سرعة المهام وتقليل المواعيد النهائية للمشاريع ؛
• بناء توقعات حقيقية من الحمل الإنتاج شهر مقدما.
• توقع الحاجة إلى موظفين جدد وخطة التوظيف
• إدخال أداة للإبلاغ الإداري ؛
• جلب أكثر من 90 ٪ من المشاريع إلى منطقة الربحية

.
الآن سوف أخبرك كيف توصلنا إلى هذا.

بنية نظام مراقبة الأداء

تعتمد مراقبة العمل على أربعة أركان: حساب تكاليف العمالة ، والمحاسبة على الوقت في مكان العمل ، ومراقبة عبء العمل ، ومراقبة الربحية. لكل أداة من هذه المهام ، يتم استخدام أداة منفصلة - أربعة فقط ، واثنان منهم تطوراتنا الخاصة.

• محاسبة تكاليف العمالة. لهذا الغرض نستخدم Redmine. نحن هنا نضع المهام لبعضنا البعض ونفقد الوقت الذي يقضيه في كل منهما.
• المحاسبة عن الوقت الذي يقضيه في مكان العمل. كل موظف لديه مفتاح إلكتروني فردي يفتح به الباب لدخول المكتب. لقد قمنا بتثبيت نظام التحكم في الوصول Bolid ، والذي يجمع جميع البيانات على مدخل وخروج الموظفين. لذلك نحن نعرف مقدار الوقت الذي يقضيه كل شخص في المكتب.
• Canape STAT مراقبة الإنتاج - التطوير الداخلي. هذا هو المكان الذي يتم فيه جمع جميع البيانات المتعلقة بالعمل من Redmine والمعلومات حول الوقت في مكان العمل من SKD. وبالتالي ، نحصل على صورة كاملة لجميع الموظفين ، بالإضافة إلى عبء العمل على الإدارات (عدد الساعات / المهام لكل قسم وكل موظف).
• التحكم في الربحية في Canape CRM (تم تطويره أيضًا بواسطة أنفسنا). يشتمل النظام على بيانات عن جميع تكاليف العمالة من Redmine ، ويمكننا تتبع متى يقع المشروع في منطقة خطر ، أي أن عدد ساعات العمل على وشك تجاوز الوقت المقدر.

وترد أدناه تفاصيل كل أداة وعملها.

هيكل الدولة: من الوقت وكيف نفكر

من بين أكثر من 90 موظفًا يعملون بدوام كامل في الاستوديو ، هناك حوالي 30٪ من المديرين. الباقي هم موظفي الإنتاج والإداريين


الآن يعمل قسم الإنتاج على نموذج متتالي ، لكننا نقدم تدريجيا Agile في المشاريع الكبيرة. الموظفون المشاركون في الإنتاج - المطورين والمصممين ومصممي التخطيط وغيرهم - لديهم ثلاث فئات من العمالة:

• إنجاز المهمة.
• التواصل في هذه المهمة.
• التعليم الذاتي.

يمكن لموظفينا قضاء 20٪ من وقت عملهم في دراسة التقنيات والخدمات والأدوات الجديدة وأخذ الدورات وقراءة الأدبيات المهنية. الشرط الوحيد هو أن يكون هذا التطوير الذاتي في إطار متجه تطوير الشركة والمهام الحالية.

يتم تسجيل تكاليف العمالة للموظفين الإداريين بحلول الوقت الذي يقضيه في المكتب.

تختلف طبيعة عمل المدير عن طبيعة وتكوين مهام الموظفين الآخرين. لذلك ، لا نعتبر الوقت المستغرق في عمل المديرين ومديري الحسابات. لقد رفضنا مراعاة تكاليف العمالة ، لأنه إذا أجرى المدير أكثر من 10 مشاريع (وحصلنا على شيء من هذا القبيل في WebCanape) ، ثم مع تتبع الوقت اليدوي ، يزداد وقت التبديل بين الأنظمة. لم نبدأ بعد في أتمتة هذه العملية ، لأنه تبين أنه من الصعب حساب وقت المحادثات الهاتفية ، والاتصالات في البريد ، وتحديد المهام تلقائيًا في ظروف بنيتنا الأساسية. والآن ليست هذه هي أولويتنا - قسم التطوير الداخلي محمل بإصدارات إصدارات جديدة من Canape CMS.

من الناحية التجريبية ، وجدنا أن المشروع يستغرق في المتوسط ​​10 ٪ من الساعات المحددة فيه ، لذلك نحن على الفور إدراج هذا الرقم في التقدير. إذا قام المدير بتنفيذ مهمة المشروع من تلقاء نفسه (على سبيل المثال ، وضع إستراتيجية أو تحميل الصور) ، أي أنه يقضي الوقت الذي يؤخذ في الاعتبار عند تقييم المشروع ، فهو يشير إلى الساعات التي قضاها في المهمة المقابلة.

كيف قمنا بدمج النظم المحاسبية في العمليات التجارية للشركة

نحن لم نأتي على الفور إلى النظام الحالي. أولاً ، قاموا بحل المشكلات بطريقة لا معنى لها ، ثم قاموا بدمج كل الحلول في مجمع.

	المشكلة	قرار
1	تأخير المشروع يبدو أن الجميع عملوا كالمعتاد ، ولكن في أكثر الأحيان تعطلت المواعيد النهائية لإنجاز المشروع. كان من الضروري فهم أي جزء من السلسلة كانت المشكلة. الموظفين: ما يصل إلى 20 شخصا	تتبع الوقت المطور لفهم مكان تشكل الثقوب ، بدأنا نأخذ في الاعتبار الوقت الذي يقضيه المطورين ، وتحليله وضبط هيكل المهام وجداول العمل.
2	تم تجاوز وقت المشروع عندما بدأوا يتحكمون بوضوح في وقت المطورين ، لم تكن الساعات التي تم وضعها في المشروع أثناء عملية البيع كافية ، وأصبحت المشاريع غير مربحة. الموظفين: 35 شخصا	حساب ربحية المشروع سمح لنا تحليل ربحية المشروعات بضبط تقدير تكاليف العمالة للمشاريع وجلب أكثر من 90٪ إلى منطقة الربحية.
3	عدم وجود بيانات تحميل موحدة الإنتاج كان هناك المزيد والمزيد من المشاريع ، وكان لا بد من الوفاء بالمواعيد النهائية ، بدأ الإنتاج "يختنق". تم تحميل بعض الإدارات قبل أسابيع قليلة ، في حين سلمت إدارات أخرى معظم المشاريع وكانت تعاني من نقص التحميل. لم تكن هناك بيانات موجزة كافية عن الأحمال لكل قسم بحيث كان من الممكن توزيع العمل على المشاريع بشكل صحيح. الموظفين: 40 شخصا	العمل وتحميل البيانات التصور لتصور جميع البيانات حول تحميل الموظفين ، قمنا بتطوير خدمتنا الخاصة ، والتي استلمت بيانات من Redmine. يتم عرض جميع المعلومات في شكل خريطة حرارة ، حيث يشير رمز اللون إلى التحميل الزائد / الزائد لموظف / قسم محدد.
4	توسيع الموظفين -> من الصعب السيطرة عليها مع زيادة الربحية ، بدأنا في التطور بشكل أسرع ، والاستثمار أكثر في التسويق ، مما أدى إلى زيادة في تدفق التطبيقات ، ونتيجة لذلك ، تم توسيع الفريق بحيث يمكن معالجة هذه التطبيقات ومعالجتها. هناك حاجة لأتمتة مراقبة الموظف. الموظفين: 60 شخصا	التكامل مع نظام التحكم في الوصول فريق كبير يصعب إدارته. للحفاظ على انضباط العمل على المستوى ، بدأنا في مراعاة الوقت الذي يقضيه الأشخاص في المكتب. جميع موظفينا يعملون رسميا من قبل الشركة. تم دمج البيانات المتعلقة بتكاليف العمالة وعدد المهام والوقت في مكان العمل في نظام واحد وحصلت على صورة واضحة للإدارات.
5	زيادة في حجم الطلبات -> الحاجة إلى تحسين العمل مع الزيادة في حجم الطلبات ، لم يكن كافياً فقط التفكير في الربحية والوقت الذي يقضيه الأشخاص في العمل. أردت تحسين العمليات من أجل معالجة حجم أكبر من الطلبات دون زيادة عدد الموظفين. الموظفين: 90 شخصا	حل المشكلات المحددة وتحسين الأداء لقد أصبحنا مهتمين بكيفية جعل الطلبات أكثر فعالية من حيث التكلفة وتقليل المهل الزمنية. في هذه المرحلة ، بدأنا في البحث عن "نقاط رقيقة" في الإنتاج والتفكير في طرق التحسين من أجل كسب المزيد في المستقبل.

دعونا نفكر بمزيد من التفصيل في العمل الذي قمنا به في كل مرحلة من هذه المراحل.

الخطوة 1. عد العمل

بدأنا صغيرًا - قدم أداة تتبع المهام. لم يبدأوا في تنفيذ أي أجهزة توقيت إضافية ، لقد فعلوا كل شيء في Redmine و CRM الخاص بهم. أعطى هذا فهمًا للوقت الذي تستغرقه مهمة معينة. تم تطبيع كل هذا - ظهرت معايير لأنواع المهام.


بعد ذلك ، قاموا بتعيين الأجر بالساعة للمطورين. بفضل هذه التدابير ، فقد تحسن انضباطنا في العمل وبدأ فهم يظهر مدى ربحية المشاريع.

الخطوة 2. تتبع الربحية والمواعيد النهائية

من أجل مراعاة الربحية والتحكم في المواعيد النهائية للمشروع ، قمنا منذ فترة طويلة بتطوير نظام إدارة المشاريع الخاص بنا Canape CRM ، والذي نقوم فيه بتنفيذ جميع خدمات الشركة: من التطوير إلى الترويج للموقع ، ويتم تحديد المواعيد النهائية لكل مشروع في العقد. قدمنا ​​هذه الشروط بصريًا في CRM.


يرى المدير بوضوح في الإطار الزمني الذي ينبغي تقديم مشروعه ، وعدد الأيام المتبقية ، ويمكنه تعليق العمل لوقت الموافقة. هذا سمح لنا أيضًا بعرض جميع بيانات التوقيت على شاشة كبيرة معلقة في وسط المكتب. يحفز هذا التصور التنافس الصحي بين المديرين ويشجع المطورين والمديرين أيضًا على الاهتمام بهذه التقارير وقد يهتمون بالتقدم المحرز في المشروع.



بالإضافة إلى تسليم المشاريع في الوقت المناسب ، في CRM ، نرى أيضًا ربحيتها. يعرض التقرير ملخصًا للساعات التي تم التعهد بها وقضى كل عقد.



بناءً على هذه البيانات ، ليس من الصعب استنتاج أن كل مدير فعال. يمكن ملاحظة عدد المشاريع المقدمة ، وعددها - في الوقت المحدد ، والمبلغ الذي كسبته للشركة.



هذه إحصائية مفتوحة - يمكن للموظفين معرفة من الذي يقوم بعمل أفضل ومن هو الأسوأ. في نظام CRM ، تم بناء التصنيف تلقائيًا.

ليس سراً أن المواجهة الرئيسية للمكتب هي المواجهة بين المدير والمطور. ماذا تفعل إذا قام مطور بسحب مشروع ما؟ لقد خرجنا من هذا الموقف عن طريق خياطة عدد من المشاريع والمواعيد النهائية لتقديمها إلى مدير KPI والمطور. يبذل المدير قصارى جهده للتحكم في المطورين حتى لا يتجاوزوا المواعيد النهائية للمهام ويتبرعون بها في الوقت المحدد. بدأنا نأخذ في الاعتبار توقيت تسليم المشاريع عند نقل المطورين إلى الصف التالي.

نتيجة لذلك ، بدأنا في مراقبة الحمل على المديرين والمديرين التنفيذيين ، وفعاليتهم وربحية مشاريعهم. بناءً على هذه البيانات ، نقوم بصياغة خطط النمو والتطوير ، وتطبيق البيانات التي تم الحصول عليها باستخدام الحوافز المالية. كل هذا يترجم إلى زيادة في مستوى خدمة العملاء.

نرى الاستعراضات التي يغادرها العملاء. إذا لم نلتزم بالمواعيد النهائية ، فإننا نحذر ونوضح الأسباب. الآن يتم التحكم فيه من قبل مدير الإنتاج.

الخطوة 3. تصور الحمل

بعد الخطوة السابقة ، كانت هناك بعض المشاكل ، واحدة منها أنه لم يكن لدينا بيانات عن أقسام التحميل. لم نكن نعرف ولم نتمكن من التنبؤ بموعد تصميم المخططات ، على سبيل المثال ، سيتمكنون من تنفيذ المشاريع مرة أخرى. وهذا هو ، في الواقع لدينا كل هذه البيانات ، ولكن في شكل مجزأ. لم يكن من الممكن تفسيرها بشكل صحيح.

لحل المشكلة ، قمنا بتطوير خدمة داخلية أخرى - Canape STAT. يوفر نظام Redmine جميع البيانات المتعلقة بتكاليف العمالة والمهام والمشاريع لهذه الخدمة ، حيث يتم عرض تكاليف العمالة وحملها لكل مطور في تنسيق الخريطة الحرارية. هذا هو العمل الحقيقي الذي قام به الموظف في مهام Redmine.



في الوقت نفسه ، نرى على الفور ما إذا كان هناك فائض في مكان ما ، وانحراف واضح عن الساعات المطلوبة ، والعيوب وغيرها من مجالات المشاكل. في شركتنا ، يجب على المتخصصين التغلب على المهام 7 ساعات في اليوم. وهكذا ، يرى المديرون والمتخصصون عدد الساعات التي عمل فيها كل موظف ؛ فهناك عيوب ملحوظة ومعالجة.



في النظام ، يمكنك اختيار أخصائي ومعرفة المهام التي عمل بها في يوم معين ، وعدد الساعات التي قضاها فيها ، وما هي التعليقات التي تركها. حتى تتمكن من تحديد سبب الانحراف عن القاعدة.

الخطوة 4 - دمج مع ACS

بعد أن أحضرنا هذه البيانات إلى نظامنا ، كان لا يزال من الضروري تكميلها ببعض المعلومات التي نفتقر إليها - بيانات عن الوقت الذي يقضيه في المكتب. لذلك قمنا بدمج نظام محاسبة العمل بالساعة مع نظام التحكم في الوصول.



الآن نرى مقدار الوقت الذي يقضيه الشخص في المهام وكم كان في المكتب في نفس الوقت. هذا يلغي التلاعب في المخاض. إذا كان الموظف في مكان العمل لمدة 6 ساعات ، وقام بتعيين المهام لمدة 10 ساعات ، فسيكون لدى المدير أو المشرف أسئلة. يساعد النظام أيضًا في الحفاظ على انضباط العمل. نرى من الذي يتأخر باستمرار والذي يأتي في الوقت المحدد. عندما يضم المكتب أكثر من 50 شخصًا ويجلسون في طابقين ومكتب مختلف ، يكون من الصعب تتبع مثل هذه الأشياء.

في نفس النظام ، يقوم متخصصو الموارد البشرية لدينا بإدخال بيانات حول الإجازات والعطلات والإجازات المرضية وملء تقويم الإنتاج.



يرى المديرون والزملاء متى يذهب شخص ما في إجازة أو في إجازة مرضية. هذا يبسط التواصل في الفريق. جميع الإحصاءات مفتوحة للموظفين.

كما يوضح العدد المخطط لساعات لكل قسم ولكل موظف ، بالإضافة إلى عدد ساعات العمل الفعلية لهذا الشهر. بفضل قسم الموارد البشرية ، أصبحت التقارير أسهل. تمكنا من التخطيط لوقت التطوير الذاتي ، عندما قدّرنا عدد الساعات القياسية شهريًا ومقارنة بتكاليف العمالة للمهام التجارية.

الخطوة 5 - تحسين العمليات

يبدو كل شيء جيدًا بالفعل بما فيه الكفاية ، وأصبح التحكم في العمليات أسهل ، ولكن لم يتم حل مشكلة واحدة على الإطلاق - لم يكن من الممكن تحديد أولويات المهام بشكل صحيح. لم ينجح المبدأ القياسي المتمثل في "ما الذي يحترق - نفعله أولاً" ، لأنه مع هذا النهج تحولت جميع المهام عاجلاً أم آجلاً إلى مهام محترقة بسبب تأجيلها باستمرار من أجل مهام أكثر إلحاحًا. تبعا لذلك ، كان من الضروري أن نفهم بطريقة أو بأخرى ما يجب القيام به بشكل أسرع ، ومن يجب أن يتخذ القرارات.

لحل هذه المشكلة وإعطاء الموظف فهمًا لكيفية تنزيلها ، انتهينا مرة أخرى من Canape STAT. الآن يرى الخبراء مهامهم ، ويتم توزيعها قبل أسبوع ونصف تقريبًا ، ويمكنهم القيام بها بشكل منتظم ، بالنظر إلى الوقت المتبقي في المهمة وفناني الأداء داخل هذه المهمة.



لا يحتاج المدير والمطور إلى التوضيح مع بعضهما البعض الذين سيفعلون ما ومتى وما هي المهمة. كل شيء في النظام. المهام ذات الحالات "التقييم" (تحتاج إلى إعطاء إجابة لعميل جديد) و "على الشاشة" (عندما تحتاج إلى وضع شيء ما على موقع حي) تذهب أولاً بشكل افتراضي. هناك مهام مع حالة "لا تباع". هذا يعني أنه سيتم إطلاق المشروع بالتأكيد ، يجب تخصيص الوقت لذلك ، لكن لم يكن من الممكن بعد بدء المهمة ، لأن بعض البيانات المتعلقة به لا تزال محددة. تتضمن المهام أيضًا تسمية "الأولوية" - هذه هي المهام الأكثر إلحاحًا ، ويمكن فقط لرئيس القسم تعيين مثل هذه التسمية.

ماذا وصلنا إلى

هذا طريق طويل لم ننته بعد. كما هو الحال في أي شركة ، لا يزال لدينا اختناقات نعمل عليها. المجاميع الفرعية هي كما يلي:

• تحسين سرعة إنجاز المهام وإنجاز المشاريع.
• توقعات الحمل الإنتاج لمدة شهر مقدما.
• توقعات الحاجة إلى الموارد البشرية.
• أداة التقارير الإدارية.
• أكثر من 90 ٪ من المشاريع في منطقة الربحية.
• خدمة داخلية أخرى :(

النقطة الأخيرة ليست مرضية للغاية بالنسبة لنا ، ولكن عندما بدأنا هذه العملية ، لم يكن هناك Bitrix أو AmoCRM. لقد كتبنا أداة خاصة بنا لأنفسنا دون الاعتماد على الخدمات الخارجية. إذا كانت هذه المشاكل قد ظهرت الآن أمامنا ، لكنا بالطبع سنعمل على حل من جانبنا ، واليوم هذا هو عنق الزجاجة. تتطلب المحافظة على النظام وتحسينه الكثير من الموارد وجهود التطوير. ومع ذلك ، هناك نقطة إيجابية - وهذا يمثل تحديًا خطيرًا للموظفين الجدد. إنهم يضخون مهاراتهم على منتجاتنا المحلية.

منطق النظام المحاسبي لساعات العمل

• لا تتداخل مع سير العمل.

أصعب شيء بالنسبة للموظفين في نظامنا هو تحديد وقتهم في المهام وتطبيق تمرير في نظام المرور. من الصعب تخيل أن شخصًا ما لم يستطع التعامل معه.

• يغطي جميع الموظفين.

المدير ورؤساء الأقسام وقادة الفريق والموظفون التنفيذيون والموظفون الإداريون - تنطبق القواعد على الجميع تمامًا. جميعها تحتفظ بسجلات لتكاليف اليد العاملة وتقرير عن الوقت الذي تقضيه في مكان العمل. هذا يتيح لنا تتبع بدقة ربحية المشاريع وتكلفة المهام الداخلية.

• مفتوحة للجميع.

يمكن للجميع الذهاب إلى Canape STAT ومعرفة الوقت الذي عمل هو أو زميله في المشروع ، عندما يأتون ويذهبون ، يقارنوا أنفسهم بالفريق.

• مديري قسم الكتل.

نحن نثق بالموظفين ولكننا نسيطر عليهم. يتحقق الرأس من انضباط العمل مرة واحدة في الشهر تقريبًا ، وفي حالة وجود انتهاكات منهجية ، يجري محادثة مع الموظف. إنه مسؤول عن التحميل الزائد للقسم ، والمرؤوسين ذوي الأداء الضعيف وانخفاض إنتاجيتهم ، حيث أنه يمتلك جميع الأدوات اللازمة للتدخل قبل أن تصبح المشكلة حرجة.

• بنيت حول الربحية.

تحقيق وتحسين الربحية هو الهدف الرئيسي لتنفيذ هذا النظام. تركز جميع الأدوات في هذا النظام على زيادة التأثير الاقتصادي للشركة إلى الحد الأقصى.

• يتم تقديمه على مراحل.

لا يمكن إدخال التغييرات العامة بكميات كبيرة.هذا قد يسبب استياء الموظفين ، والارتباك عند المحاسبة. لقد قمنا بدمج الأدوات المحاسبية الجديدة تدريجياً حتى يتمكن كل فرد من إعادة التنظيم والتكيف مع الظروف الجديدة.

نحن نعيد التفكير باستمرار في عملياتنا الداخلية لجعل تعقب الوقت أكثر اكتمالا وأقل تعبًا للموظفين. أخبرنا كيف يتم تنظيمها معك؟ ما المقاييس التي تستخدمها لتقييم ربحية المشاريع؟

الآن نقوم بإعداد مواد أخرى حول كيف ولماذا قمنا بتطوير CRM خاص بنا. اشترك في القناة في Telegram حتى لا تفوت.