تهدف الاجتماعات الداخلية اليومية بتنسيق الموقف أو مجرد اجتماع قصير لفريق العمل إلى تحسين عمليات العمل ومزامنة العمل. لقد تم تأسيس تقليد لترتيب اجتماعات من 15 إلى 20 دقيقة بحزم في أنشطة معظم الشركات الحديثة. فرق التطوير رشيق أيضا ممارسة هذه الاجتماعات اليومية. ومع ذلك ، تختلف اجتماعات Kanban أو Scrum أو XP وتتضمن القواعد والمبادئ الخاصة بها.
ستجد هنا بعض الحجج الأساسية لدعم أهمية اجتماعات كانبان اليومية. نود أن نشارك أفكارنا حول المفهوم الرئيسي لاجتماعات كانبان ، وقيمتها لسير العمل ونصائح حول كيفية عقدها بشكل صحيح.
قد يبدو أن إدارة اجتماع كانبان يوميًا ليس موهبة كبيرة. يبدو بسيطًا ، مثل أي اجتماع آخر. ومع ذلك ، قد يصر مديرو المشاريع على أن هذا الحدث اليومي يجب أن يكون ويجب أن يتم تشغيله لأنه يمكن اعتباره أحد "أدوات" إدارة المنتجات المهمة.
أولاً ، من المهم الاعتراف بأن أي اجتماع داخلي هو أحد العناصر الأساسية لثقافة الشركة. بغض النظر عن جدول أعمال الاجتماع: لمناقشة تصميم البريد الإلكتروني الترحيب الجديد أو التخطيط لميزة منتج جديد ، - فهو يهدف إلى توفير الشفافية.
لا تحاكي الكفاءة ولا تدير الاجتماع كإجراء رسمي. لن تحتاج إلى أكثر من 15 دقيقة كل يوم ، لذا تأكد من
قضاء بعض الوقت بشكل منتج لأنه حتى وقت العمل الضائع لكل عضو في الفريق قد يكلف شركتك كثيرًا.
تدل الممارسة على أنه من المقرر عقد معظم اجتماعات الوقوف يوميًا من 11 إلى 12 صباحًا. ما يثير الدهشة إلى حد ما - أكثر من 60 ٪ منهم تبدأ دون جدول أعمال معدة.
إذا عدنا إلى حقيقة فرق أجيل ، فإن المعنى الأساسي للاجتماعات اليومية هو أن تؤدي بسرعة وكفاءة ونوعية جميع المهام إلى الانتهاء.
يهتم مديرو المشروعات (أحيانًا مدراء المنتجات أو أصحاب الأعمال) الذين ينظمون مثل هذه الاجتماعات في كثير من الأحيان بكيفية تجنب الروتين في المهام وعلى استعداد لأن يكونوا على دراية بسلوك المشاركين والأشياء الحالية.
المشاركون في الاجتماع غير المرحب بهم
هناك أدوار ضارة إلى حد ما وخطيرة إلى حد ما ينبغي القضاء عليها:
- " عضو في فريق عمل مدمن زائف " يبدو دائمًا أنه مشغول للغاية. عادة ما تأتي مع جهاز كمبيوتر محمول لأن لديها العشرات من التحديات الحاسمة لحلها خلال الاجتماع.
- " يستخدم الشخص للتباهي " - على الأرجح الموظف الأكثر نشاطًا على الإطلاق ، الذي يحب النقد والتعليق بشكل غير بناء. هدفهم الرئيسي هو جعل الجميع يقدرون موقفهم النشط.
- " النوم بعيون مفتوحة " الذي يشارك فقط لأن الاجتماع هو إجراء شكلي. يستمعون بانتباه ولكن في الواقع لا يفهمون أي شيء.
- " المشتت " - عضو الفريق الذي يترك جدول أعمال الاجتماع بسهولة ويمكنه التبديل فجأة إلى موضوع آخر.
- " صانع علاقات ذاتية " يركز معظمه على العمل الخاص به وأهميته العالمية للمنتج أو الشركة بأكملها.
في كثير من الأحيان ، لا يفرق الناس الاجتماعات اليومية في كانبان وسكروم. إليك الاختلافات الرئيسية:
اجتماعات كانبان وسكروم
الشيء الرئيسي هو: اجتماع Scrum يركز على الأشخاص ، يركز Kanban Stand up على المهام.تختلف أساليب Agile الشائعة في الاجتماعات التي يتم ترتيبها يوميًا والتي تجريها فرقهم.
- يهدف اجتماع Scrum إلى تتبع ما إذا كان الفريق قادرًا على تنفيذ كل التكرار. كما أنه يساعد على تحديد الأسباب التي تجعل من غير الممكن تنفيذها (إذا كان الأمر كذلك) في أقرب وقت ممكن. خلال الاجتماع القصير ، يشارك المشاركون نتائجهم في اليوم السابق وحالات مهامهم الحالية. يعطون بعضهم البعض وعود لأداء مهام محددة هذا اليوم. يتم مشاركة التحديات المحتملة أيضًا.
- يركز اجتماع الوقوف اليومي لـ Kanban على تقليل الوقت الذي تقضيه في المهام في جميع مراحلها. في كثير من الأحيان ، مثل هذا الاجتماع غير مطلوب ولكنه يمكن أن يؤثر بشكل كبير على عمليات العمل. تدور المناقشات عادة حول لوحة محددة وتحدد الاختناقات الحالية.
اجتماع كانبان اليومي: كيف يحدث هذا عادة؟
- هناك وسيط يجمع كل المشاركين معًا. هذا الدور يؤدي عادة مدير المنتج.
- يركز الفريق على لوحة Kanban التي يمكن تصورها على أنها لوحة معلومات فعلية أو يتم تقديمها بمساعدة أداة إدارة المشاريع المشابهة لـ Kanban. إذا تم توزيع أعضاء الفريق في أماكن أو بلدان مختلفة ، فقد يقوم المديرون بترتيب مكالمة.
- يستكشف أعضاء الفريق المهام من اليمين إلى اليسار من الأعلى إلى الأسفل. يناقشون خيارات نقل أقرب إلى المرحلة التالية.
- كل شخص لديه خطاب إذا لزم الأمر.
- كلما زادت سرعة كل مهمة إلى العمود الموجود في أقصى اليمين ، قل الوقت الذي يستغرقه العمل بها. العمود أقصى اليمين هو الانتهاء من العمل ؛ المهام الأقرب إلى الانتهاء ذات أولوية عالية.
- يتم تعريف الأسباب التي تمنع نقل مهمة محددة إلى العمود المنجز. إذا تم حظر المهمة ، فسيتم وضع علامة عليها ومرفق بها تعليق حول سبب حظرها.
- يتولى كل عضو في الفريق مهام لنقلها إلى العمود التالي من خلال الموقف التالي.
يمكن أيضًا طرح أسئلة اجتماع سكروم ذات الصلة أثناء موقف كانبان مع التركيز على المهام:
- ماذا عملت يوم أمس؟
- ما الذي أعمل عليه اليوم؟
- ما هي القضايا التي تمنعني؟
تجنب المهام المتأخرة
إن فهم أسباب تأجيل المهام المحددة سيساعدك على اتخاذ الخطوات الصحيحة لتسريعها بفعالية.
الأسباب المعتادة للمهام المتأخرة هي التالية:
- المهمة عندما تصل بالفعل إلى النهاية يمكن أن تفقد من أولوياتها. ينتقل المؤدي تلقائيًا إلى مهام جديدة. لذلك ، هذه المهمة التي لم تكتمل بالكامل ، يمكن أن تتأخر لفترة طويلة.
- يمكن "تعليق" بعض المهام أثناء مرحلة الموافقة. قد يحدث بسبب عمل مدير المنتج أو مدير المشروع.
- عندما يملأ العمل الوقت المحدد لذلك. ستكون جميع المهام موجودة في أي جزء من اللوحة حتى يكتمل التكرار. إذا تم إنجاز المهمة مسبقًا ، فقد لا تصل إلى المرحلة الأخيرة. لذلك عليك "دفع" المهام حتى الإصدار لأن الهدف من اجتماع كانبان هو تقليل الوقت الذي تقضيه في العمل في المهمة.
خطوات سهلة لتحسين اجتماع كانبان
كتعليمات بسيطة ، يجب على كل عضو في فريق Agile مراعاة بعض القواعد خلال اجتماع كانبان والتي ستساعد على تجنب المهام الروتينية:
- الالتزام بالمواعيد هو أحد مفاتيح النجاح. لا تتأخر وتعود إلى أن الوقت المحدد للاجتماع الداخلي أمر لا بد منه في جداول أعضاء الفريق. هناك عقوبة في العديد من شركات تكنولوجيا المعلومات تهدف إلى جعل المشاركين ينسون التأخر. على سبيل المثال ، يمكن أن يتعلموا قصيدة عن ظهر قلب إلى الجلسة الاحتياطية التالية.
- الأجهزة ضارة أثناء الوقوف في Kanban. قبل الاجتماع ، اترك الهواتف الذكية وأجهزة الكمبيوتر المحمولة في غرفة العمل الخاصة بك. علاوة على ذلك ، سيكون استخدام الأجهزة لمدة 15 دقيقة مفيدًا للراحة.
- لا ينبغي أن يتحول اجتماع كانبان إلى جلسة طويلة أو إلى إجراء. شكل اجتماع قصير يعني مناقشات سريعة لقضايا العمل الأساسية. لكي تكون مبدعًا وقادرًا على التحكم في الوقت ، استخدم كرة لعبة "لتمرير الكلمة" إلى الشخص التالي.
- ليس المقصود من اجتماع كانبان قصير لمناقشة القضايا الكبرى ، لذلك لا تحاول حل المشاكل العالمية. من الأفضل تعيين اجتماع خاص لهم.
- مشاركة المعلومات ، ولكن ليس الإبلاغ عنها. اجتماع كانبان ليس اجتماعًا مشتركًا للفريق ، لذلك تحتاج إلى مشاركة البيانات مع الجميع.
- كل مرة تهتم بمهاراتك الشفوية. حاول تجنب الصياغات الغامضة والتعبير عن أفكارك بوضوح. مشاركة أهم الأشياء ، وترك التفاصيل التقنية.
- تعرف جدول الأعمال. قبل يوميا Kanban ، والبحث وتحليل جميع حالات المهام الخاصة بك.
- أخيرًا ، احترم جمهورك ولا تقاطعهم.
الأفكار النهائية
مع الأخذ في الاعتبار جميع القواعد الأساسية ومحاولة اتباع أساليب إبداعية مختلفة لترتيب الاجتماعات ، ستتمكن من إجراء اجتماع Kanban يوميًا فعالًا ومثمرًا لفريقك.
يجب أن ينتهي أي موقف ناجح لـ Kanban بأفكار جديدة وقرارات رائعة وخطة عمل قصيرة الأجل. يجب على مديري المنتجات وجميع أعضاء الفريق العودة إلى أماكن العمل مع فهم كامل لحالاتهم كحالة المشروع بالكامل.
يجب أن يكون لدى الجميع بعض الملاحظات الضرورية في لوحات Kanban الخاصة بهم والبدء في التفكير في اجتماع الحالة في اليوم التالي.
كيف يبدو اجتماع كانبان اليومي المعتاد؟ هل تولي اهتماما كافيا لهذا الجزء من مفهوم كانبان؟ لا تتردد في مشاركة تجربتك وأفكارك.