لا يجب أن يكون تحسين الوقت والجدول مهمة رياضية صعبةإذا بحثت على الإنترنت عن "نصائح لإدارة الوقت" ، فستجد العديد من الصفحات التي تحتوي على توصيات - من المدونات الشخصية إلى المقالات التي راجعها النظراء - حيث سيتم إخبارك بكل تأكيد عن خدعة واحدة بسيطة ستوفر لك الوقت ، وتتخلص من التوتر وتزيد من الإنتاجية.
العديد من التوصيات مفيدة ، في حين أن التوصيات الأخرى تبدو جيدة جدًا بحيث لا تكون صحيحة. ولكن في الواقع ، يتم تحديد النهج الصحيح حسب نوع الأشخاص والمهام والفرق والمتطلبات المعنية.
قد يكون تعلم إدارة وقتك صعباً ، وسيكون لكل شخص طريقه الخاص. في هذه المقالة ، سنناقش العديد من الأساليب الخاطئة الشائعة ، وكذلك الاستراتيجيات الفعالة التي يمكن استخدامها بدلاً من ذلك.
ترجمت إلى ألكونوست1. لا يجب تنفيذ المهام العاجلة أولاً
في بعض الأحيان ، يمكنك سماع أنك تحتاج أولاً إلى التعامل مع مهام عاجلة أقل استغراقًا للوقت ، لأنه من الجيد إزالتها من المسار واكتساب الزخم من أجل التركيز على المهم. ومع ذلك ، وتحت تأثير ما يسميه العلماء "
التأثير السائد للإلحاح " (تُعطى المهام العاجلة أولوية أكبر من المهام المهمة) ، فإنك تخاطر بنسيان التخطيط الاستراتيجي واستخدام التفكير الإبداعي.
من أجل إدارة أكثر فاعلية للوقت ، من الضروري اتباع نهج مهم لتصفية المهام وتنظيمها ، وكذلك لتجنب تحديد الأولويات اعتمادًا على الإحساس بإلحاح المهمة - وسيساعد ذلك في تحديد أهداف طويلة الأجل.
كتب
مايكل واتكينز ، مؤلف كتاب
"الأيام التسعين الأولى ": "إذا لم تحدد أولوية المهام الأكثر أهمية أو حاولت القيام بأكثر من اللازم ، فسيكون من الصعب عدم الوقوع في حفرة سوداء". يقترح الأخذ في الاعتبار
بعض الأهداف الواضحة طويلة المدى : "خذ وقتك لتوضيحها واكتساب الدعم. اكتبهم وعلقهم على الحائط. انظر إلى هذه الأهداف كل يوم واسأل نفسك: "كيف يساعد ما أقوم به على التحرك في هذا الاتجاه؟"
واحدة من أفضل النصائح لإدارة الوقت للحد من تأثير تحديد الأولويات بناءً على الضرورة الملحة هو
جمع تقديرات الوقت عندما يتعلق الأمر بتواريخ إنجاز المشروع. يقول
آرت ماركمان ، الأستاذ بجامعة تكساس في أوستن: "إن نقطة الانطلاق الجيدة هي التفكير في أن المشروع سيستغرق 10-25٪ من الوقت أكثر مما تتوقع". "هذا يسمح ... بعمل احتياطي للبقع العمياء في الدماغ المسؤولة عن تخطيط الوقت."
ومع ذلك ، من المهم أن تتذكر أنه لا توجد طريقة "صحيحة" واحدة للتخطيط - فمن الممكن تمامًا أن تكون في حالتك أكثر فاعلية في ظل ضغط المهام العاجلة. إذا كنت تعطي الأولوية لوعي ،
وتتواصل مع الفرق وتؤدي العمل اللازم ، فإن النهج الذي تتبعه هو الصحيح أيضًا.
2. التركيز على إدارة الاهتمام ، وليس الجدولة
تقول توصيات تخطيط الوقت عادة أن تطوير جدول تفصيلي يساعد في الحفاظ على كل شيء تحت السيطرة وتخصيص الوقت بشكل فعال ، خاصة إذا كان لديك العديد من المشاريع ذات النتائج المتوقعة المختلفة. ولكن في بعض الحالات ، يمكن للتخطيط طوال اليوم أن ينشئ قيودًا غير ضرورية.
كما
يكتب كريس بيلي ، مؤلف كتاب
Hyperfocus. كما علمت أن أفعل أكثر من ذلك ، أقضي وقتًا أقل ،
وإدارة الاهتمام في الواقع أكثر أهمية بكثير من إدارة وقتك: "يمكنك الظهور في الاجتماعات في الوقت المحدد ، يمكنك متابعة الجدول الزمني - معظمنا يجيد إدارة وقتنا. ولكن هذا لا يمكن أن يقال عن إدارة انتباهك. "
حتى أفضل يوم مخطط له يمكن أن يكون غير مثمر تمامًا إذا صرفنا انتباهنا ، وعودة الانتباه إلى المسار الصحيح ليست بهذه البساطة. من أجل معرفة كيفية "إدارة الاهتمام" بشكل أفضل ، تقترح مدربة الأعمال
مونيك والكورت تخصيص وقت للتفكير الذاتي على أساس يومي : يمكن أن يساعد ذلك في فهم ما تبين أنه مفيد وما هو غير مفيد وكيفية المضي قدمًا غدًا. "إذا لم تنجح إحدى الطرق ، فلا تتابع المحاولات غير المثمرة ، لكن جرب خيارًا آخر" ، تكتب.
يمكنك التعمق في التخطيط أو التصرف دون جدول زمني ضيق ، على حدس - الشيء الرئيسي هو أنه في حالتك يعمل. يقول Walcourt "استراتيجيات الإنتاجية ... تفقد إمكاناتها التحفيزية إذا كانت تبدو بلا معنى". "حاول إعادة التفكير في ما يجب القيام به بناءً على مبادئك الرئيسية - سيساعد ذلك في التركيز بشكل أفضل والحفاظ على التركيز."
3. فكر فيما ستكون النتيجة ، وليس فقط شطب المهام
واحدة من النصائح الأكثر إثباتًا لإدارة الوقت هي أن تبدأ اليوم بقائمة مهام. وبالفعل: بالنسبة للكثيرين ، العمل معه هو نشاط مهدئ ومجزٍ ، لكن الآخرين قد يصبحون غارقين في الروتين بسبب هذا.
في عالم لا تشوبه شائبة ، تساعدنا قوائم المهام على تتبع ما إذا كنا نتعامل مع المهام ولا نفوت أي شيء ، وكذلك نعطي شعورا بالإنجاز عندما نتخطى عنصرًا آخر. من خلال التركيز على الإنجازات وإعطاء الأولوية للإنتاجية ، يمكننا تقييد حرية التفكير الإبداعي. غالبًا ما تعطي قوائم المهام نتائج جيدة ، لأنها توفر طريقًا واضحًا لنتائج محددة: تفعل A ، ثم B ، ثم C. ومع ذلك ، تظهر دراسة
في كلية ويسكونسن للأعمال التجارية أنه عندما نعطي مهمة محددة بحل واضح ، فإنه يمكن الحد منها.
جرِّب اتباع نهج أكثر مرونة لإدارة الوقت -
ركز على النتائج ، وليس على إنجاز المهمة. تقول
جينيفر روبيسون ، المحررة الرئيسية في
مجلة جالوب بزنس جورنال: "يركز هذا النهج الأفراد والفرق على نتيجة محددة ، وليس على عملية لتحقيق ذلك". "لذا يتمتع الموظفون بحرية أكبر في استخدام مواهبهم الفريدة لتحقيق الأهداف بطريقتهم الخاصة."
من خلال تطبيق
ثقافة الشركات الموجهة نحو النتائج ، يمكن للمديرين زيادة الإمكانات والالتزامات المبتكرة لجميع الموظفين. إذا لم يكن بإمكانك أنت وفريقك التركيز بشكل كامل على النتائج ، فحاول استخدام إدارة بديلة للمهام. على سبيل المثال ، في
اجتماعات التخطيط اليومية ، يمكن لفريق أن يتحدث عن الأولويات ، ويمكن أن تحدث إدارة المهام بشكل غير متزامن عبر الإنترنت - أو يمكن أن تتمركز في أيدي مدير المشروع.
الجمع بين نصائح إدارة الوقت
في المرة التالية التي يقول فيها شخص ما أنه قد وجد حلاً سحريًا لزيادة الإنتاجية ، تذكر أنه من المهم أن تتصرف بطريقة ملائمة لك. تترك أنظمة وعادات الإنتاجية الشخصية لدينا مساحة للإبداع وتتيح لنا التركيز على الأكثر أهمية. انتبه أكثر لما تفعله ولماذا ولماذا (بطريقة ملائمة لك) وستجد نفسك على الطريق إلى جعل حياتك العملية مثمرة قدر الإمكان.
عن المترجمتمت ترجمة المقال من قبل Alconost.
تقوم Alconost بترجمة
الألعاب والتطبيقات والمواقع بـ 70 لغة. مترجمون من اللغة الأم ، واختبار لغوي ، ومنصة سحابة مع واجهة برمجة التطبيقات ، والتعريب المستمر ، ومديري المشاريع على مدار الساعة وطوال أيام الأسبوع ، وأي تنسيق لموارد السلسلة
نحن أيضًا نصنع
مقاطع فيديو للإعلان والتدريب - للمواقع التي تبيع ، الصور ، الإعلانات ، التدريب ، المضايقون ، المستكشفون ، المقطورات لجوجل بلاي ومتجر التطبيقات.
→
اقرأ المزيد