- مرحبا!
- مرحبا!
- قل لي ، ما هو شكل تقديم الدعم الفني؟
- حسنا ، تخيل دراجة ... وهي تحترق ... وأنت تحترق ... والطريق يحترق ... وبشكل عام ، أنت في الجحيم ...
(ج) المؤلف غير معروفلا يهم من تكون أنت أو مبتدئًا أو مديرًا من ذوي الخبرة ، فقد واجه كل واحد منا موقفًا حيث توجد العديد من المهام ، وهي تأتي من مصادر مختلفة ولا تكون النهاية مرئية للحافة. حتى عندما تطلق "طلقة تحكم" على أحدهم فعل كل شيء بالأمس. هل تعرفت نفسك في هذه الفقرة؟ ثم هذه المادة سوف تساعدك.
سوف أخبرك بالمشكلات الرئيسية التي واجهتها في عملي عندما سلمت للتو إدارة الدعم الفني إلي ، إلى أين ذهبت هذه المشكلات وكيف نعيش الآن ، بعد 3 سنوات. ببساطة ، كيف ساعدتني بعض الحيل والمبادئ في كانبان شخصياً والفريق ككل في تخفيف العبء عن المتخصصين بشكل كبير.
ما هي المشاكل الفعلية؟
الأكثر شيوعًا لإدارة المشاريع في مجال تكنولوجيا المعلومات (وليس فقط):
- قوائم مهمة كبيرة
- مديري المناسب ؛
- عدد كبير من مصادر هذه المهام بالذات ؛
- عدم الوفاء بالمواعيد النهائية ؛
- الاستياء على الإطلاق.
ها ، ما هو فظيع جدا؟! أنت تأخذ المهمة وتفعلها - هذا هو كل السحر مع الأرنب. نعم ، لكن يبدو أن "الأرنب كان معيبًا".
وصلت مهام جديدة كل يوم ، وزاد عمر المهام القديمة أضعافا مضاعفة. في كل أخصائي ، تم قياس عدد المهام بعشرات وليس هناك نهاية في الأفق.
كل من شارك في السلسلة عانى ، من مبرمج إلى عميل ، كان يبدو لنا أنه يغسل دموعنا (في الواقع ، أعتقد أنه كان أسوأ منا ، وفعلنا بكل صدق كل ما هو ممكن في ذلك الوقت ).
ما هي الحلول التي اتخذت
بطبيعة الحال ، كان واضحًا لنا أن هذا لم يعد ممكنًا وأن هناك حاجة إلى إصلاح شيء ما. وجدنا القوة وبدأنا في البحث عن حلول.
أدناه سأتحدث باختصار عن اثنين من "أروع" الخيارات واحد جيد.
خطة 7-14 أيام مع تاريخ الاستحقاق النهائي
نعم ، لقد كانوا حمقى ، لكن التجربة كانت مفيدة.
ما هو جوهر الفكرة:
- لكل مهمة ، اكتشفنا كم من الوقت سيستغرق في ساعات العمل ؛
- تم تعيين قائمة محددة من المهام لكل تاريخ خلال الأسبوعين المقبلين ؛
- تم تشكيل هذه القائمة على أساس إجمالي الوقت الذي كان من المفترض أن يتم إنفاقه ، ووقت العمل المتاح (لدينا 7 ساعات عمل حقيقية) ؛
- يتم تعيين المهام نفسها على الفور للمتخصصين بطريقة تملأ العمل بالكامل لمدة 7 ساعات.
باردة! الآن لدينا خطة واضحة ونعرف ما هي المهمة التي سيتم تنفيذها عند! ومن هنا - الخلاص!
بعد يوم من هذه الكلمات جاءت "BP الإدارية".
قليلا من كلمات.
تفاصيل الدعم الفني (على الأقل معنا) مع العديد من المشاريع المختلفة هي أنه لا يوجد لديك قائمة نهائية بالمهام المجدولة (تراكم) للأسبوع القادم. حتى تراكم 3 أيام هو شيء من فئة الخيال. في أي لحظة ، يمكن القيام بمهمة ما يجب القيام بها الآن (في بعض الأحيان يكون لها ما يبررها ، وأحيانًا لا يكون ذلك مبررًا ، ولكن هذا لا يتعلق بذلك).
والآن ، ماذا أقصد بالضبط بـ "الجحيم الإداري".
المهمة التي تم إنشاؤها حديثًا من فئة "هنا والآن" كسر الخطة بالكامل. لم يكن عليك فقط نقل المهام لليوم
الحالي ، بل كان عليك أيضًا تغيير المهام
لمدة أسبوعين . هذا منطقي ، لأنه إذا لم يتم ذلك ، فسيحصل المتخصص على قائمة تزيد عن 7 شخص / ساعة في اليوم ، لكن بالنسبة لنا في هذه الحالة ، كانت غير مقبولة.
لقد تم إنفاق الكثير من الوقت والجهد على هذه الحركات ، العقلية والجسدية.
من هذا ، كان ينظر إلى أي طلب من المديرين "مع العداء" ، وأصبحت أي مهمة جديدة كارثة.ربما هذا هو القرار "الأروع" الذي حاولنا العمل عليه.
إنشاء قائمة مهام للمتخصصين على أساس الفئات
أوضح الكون في الوقت المناسب نسبيًا (كان يمكن أن يكون في وقت سابق) أنه بالنسبة للمهام التي تصل باستمرار ، لم يكن خيارًا لضبط وقت تنفيذ محدد والبناء على هذا الأساس. قبلت ، فهمت ، تخلت عن هذا.
لكنك لن تدخل في القائمة العامة للمبرمجين أيضًا ، فسيتم فقد الزملاء الفقراء. لتفادي ذلك ، توصلنا إلى نظام من الفئات للمهام (الصغيرة والمتوسطة والكبيرة والكبيرة جداً) وبدأنا في توزيع كل شيء إلى فئات.
ما هو جوهر الفكرة:
- وفقًا لتقييم أولي تقريبي ، فإننا نخصص فئتنا للمهمة - الصغيرة والمتوسطة والكبيرة والكبيرة جدًا ؛
- كل فئة لها متوسط وقت تشغيل ثابت ، شيء مشابه لنقاط القصة (أو ربما كانت) ؛
- كل أخصائي لديه قائمة منفصلة من المهام على أساس مجموعة من الفئات. على سبيل المثال: 4 small + 2 medium؛ 3 صغير + 1 كبير ؛ 6 صغير 1 كبير جدًا ، إلخ.
- وهكذا للأيام الثلاثة القادمة (هناك حاجة للخطة ، على الأقل الأكثر ملتوية).
يا أخيرًا! الرجال ، لدينا كل شيء ... و هنا في مكان ما حول كوزموس أعاد تحميل بندقيته وبدأ في إطلاق النار علينا. ما الخطأ في هذا القرار؟
- في وقت متأخر ، بدأنا في الحفاظ على قاعدة من المهام النموذجية لتبسيط مهمة فئة.
- اضطررت إلى متابعة قوائم الانتظار في كل متخصص على حدة (رغم أن الأمر استغرق وقتًا أقل نسبياً من نقل تواريخ الإصدار عدة مرات في اليوم).
- إن المشكلة المتعلقة بالمهام العاجلة لم تنتقل إلى أي مكان - فهي لا تزال مجبرة على إعادة تشكيل القوائم.
يبدو أنه حل جيد. أفضل قليلاً من الخيار الأول ، ولكن لا تزال غير مرنة من حيث المهام العاجلة والهامة الناشئة.
تقنية تستند إلى نظام الاستخراج (كانبان)
عن طريق الصدفة ، حصلت على ساعة دراسية واحدة مجانية عبر الإنترنت مخصصة لـ Agile وبعض الأساليب المعتمدة عليها (بالطبع ، كانت إعلانًا للدورات التدريبية). وهكذا ، فقط بعد الجزء الرئيسي ذكر شخص كانبان كأسلوب راسخ للدعم الفني وليس فقط.
مستوحاة من المعلومات الجديدة ، بدأت أيام القراءة حول هذه المعجزة في الإدارة. لقد حصلنا على المعلومات ، ونحن الآن على استعداد لتجربة المنهجية (الحالية) التي تم تكييفها لنا.
ما هو جوهر الفكرة:
- المتخصصين ليس لديهم قائمة الانتظار الخاصة بهم.
- يتم نقل جميع المهام الجاهزة للعمل إلى قائمة انتظار شائعة ؛
- من قائمة الانتظار هذه ، يتم تشكيل الخطة الحالية. الخطة عبارة عن قائمة بالمهام التي ليس لها تاريخ تنفيذ نهائي وذات صلة في الوقت الحالي ، في هذه المرحلة الثانية ؛
- المهام تندرج في الخطة الحالية على أساس تلك الأولويات. مدير (مهمة الحياة ، والإلحاح ، وما إلى ذلك) ؛
- تحتوي الخطة على عدد المهام الموجودة فيها ؛
- يرى جميع المتخصصين في الوحدة نفس الخطة الحالية ؛
- بعد الانتهاء من المهمة الحالية ، يرسم المتخصص أعلى واحد التالي وما إلى ذلك.
حسن! جاءوا ، وقالوا للجميع كيف نفعل ذلك ، ونحن ننظر. الرجال ، حقا؟
ماذا كانت النتائج بعد 1.5 أسبوع تقويمي:
- لقد خفضنا عدد المهام الحالية في التطوير وحدها من 75 إلى 25 !!! وهذا شريطة أن تدفق المهام الواردة ظلت كما هي
- قلل من مقدار السلبي في التوقيت
- المرونة في العمليات
وهذا هو ما كان مرئيا على الفور.
ولكن كيف حدث أن كل شيء يعمل أكثر أو أقل؟ أفكاري في هذا هي:
- لم يعد المبرمجون أنفسهم يختارون المهمة الأكثر قابلية للفهم . تمكن المدير الآن من وضع قائمة الانتظار ووضع في الخطة فقط أكثر المهام الضرورية في الوقت الحالي (هذه نقطة أساسية).
- أثر هذا السحب بشكل مباشر على الحد من السلبية من جانب المديرين والعملاء. لماذا؟ نعم ، لأنه لا توجد مهام عاجلة بنفس القدر في مشروع واحد والأكثر سلبية على الأرجح أثارت الأكثر قيمة في الوقت الحالي.
- مرونة ونعمة القط ، وفي بعض الأحيان رشاقة البطاطس - سمح لنا نظام السحب بالرد على المهام المهمة والعاجلة دون أن نفقد أو نضيع الوقت في تغيير قائمة الانتظار. نحن نترجم المهمة الضرورية إلى الخطة ونزيل المهمة الأحدث منها (تذكر القيود الموجودة في الخطة؟).
النتائج
إذا كنت تواجه تدفقًا كبيرًا من المهام ، حتى من مصدر واحد ، ولا تشعر أن الدراجة تحترق أكثر مما نود ، فافتح عينيك إلى قناة كانبان. بناءً على مبادئ هذه المنهجية ، يمكن تنفيذها بشكل غير مؤلم في العمليات التجارية الحالية.
في الوقت الحالي ، قمنا بتكييف النظام الاستخراجي مع احتياجاتنا ، وتطبيع توريد الإصدارات. بطبيعة الحال ، يحدث "تلوث" أيضًا ، ولكن بعد فترة من الوقت يأتي النظام إلى قاعدة نسبية تستند إلى القدرات الحالية.
ومن الجدير أيضًا أن نفهم أن Kanban ليست منهجية "جافة" فحسب ، بل هي أيضًا نظام للقيم والمبادئ التي تهدف إلى التحسين المستمر والتكيف مع العمليات الحالية. لا يوجد حد الكمال ، لذلك فقط إلى الأمام!