افعل ذلك بنفسك تحول الأعمال الصغيرة الرقمية

من الأخطاء الشائعة لرجال الأعمال المبتدئين أنهم لا يولون اهتمامًا كافيًا لجمع البيانات وتحليلها ، وتحسين عمليات العمل ، ومراقبة المؤشرات الرئيسية. وهذا يؤدي إلى انخفاض الأداء وتضييع الوقت والموارد. مع العمليات السيئة ، يجب عليك تصحيح الأخطاء نفسها عدة مرات. مع نمو عدد العملاء ، وتدهور الخدمة ، وبدون تحليل البيانات ، لا يوجد فهم واضح لما يجب تحسينه. نتيجة لذلك ، يتم اتخاذ القرارات بشأن نزوة.

من أجل أن تكون شركة أعمال تنافسية وحديثة ، بالإضافة إلى منتجات وخدمات عالية الجودة ، من الضروري وجود عمليات شفافة وجمع البيانات التحليلية. بدون هذا ، من الصعب فهم الحالة الحقيقية في العمل واتخاذ القرارات الصحيحة. لذلك ، من المهم أن تتوفر لديك الأدوات اللازمة في ترسانة الأسلحة الخاصة بك ، والتي ليست ملائمة للاستخدام فحسب ، بل أيضًا تبسيط العمل وإنشاء أكثر العمليات شفافية.

اليوم هناك عدد كبير من الأدوات والحلول. لكن معظم رواد الأعمال لا يستخدمونها ، لأنهم إما لا يرون القيم فيها ، أو أنهم لا يفهمون كيفية استخدامها ، إما باهظة الثمن أو معقدة ، و 100،500 أخرى أيضًا. لكن أولئك الذين اكتشفوا أو اكتشفوا أو ابتكروا هذه الأدوات لأنفسهم لديهم بالفعل ميزة على المدى المتوسط.

منذ أكثر من 10 سنوات أقوم بإنشاء منتجات وحلول لتكنولوجيا المعلومات تساعد الشركات على زيادة الأرباح من خلال التشغيل الآلي والتحول الرقمي للعمليات. شاركت في إنشاء عشرات الشركات الناشئة وإنشاء العشرات من الأدوات عبر الإنترنت التي يستخدمها مئات الآلاف من الأشخاص حول العالم.

فيما يلي مثال جيد في ممارستي يوضح فوائد التحول الرقمي. بالنسبة لشركة محاماة أمريكية صغيرة واحدة ، أنشأنا أنا وفريقي أداة لإنشاء مستندات قانونية ، مما سمح للمحامين بإنشاء مستندات أسرع. وفي وقت لاحق ، من خلال توسيع وظائف هذه الأداة ، أنشأنا خدمة عبر الإنترنت وقمنا بتحويل الشركة بالكامل. الآن يخدمون العملاء ليس فقط في مدينتهم ، ولكن في جميع أنحاء البلاد. على مدى ثلاث سنوات ، نمت القيمة السوقية للشركة عدة مرات.

في المقالة ، سوف أشارككم تجربة حقيقية في إنشاء نظام شفاف لمراقبة مؤشرات العمل الأساسية. سأحاول غرس قيمة استخدام الحلول الرقمية ، وسأظهر أنها ليست صعبة وليست مكلفة دائمًا. لذلك دعونا نذهب!

كيف بدأ كل شيء

إذا كنت ترغب في الحصول على شيء لم يكن لديك مطلقًا ، فعليك أن تفعل ما لم تفعله أبدًا.
كوكو شانيل

تعبت زوجتي من الجلوس في إجازة أمومة ، وقررنا فتح شركة صغيرة - غرفة ألعاب للأطفال. نظرًا لأن لديّ شركتي الخاصة ، فإن الزوج يشارك تمامًا في غرفة الألعاب ، ويساعد في الأمور والتطوير الاستراتيجي.

تفاصيل بدء عمل تجاري هي قصة مختلفة تمامًا ، ولكن في مرحلة جمع البيانات وتحليل المنافسين ، بالإضافة إلى تسليط الضوء على المشكلات المحددة لهذا العمل ، فقد أولينا اهتمامًا بمشاكل العمليات الداخلية ، والتي لم ينافسها معظم المنافسين.

لدهشتي ، في القرن الحادي والعشرين ، من الناحية العملية ، لم يقم أي شخص بإدارة علاقات العملاء على الأقل في شكل ما ، واحتفظ الكثير منهم بسجلات مكتوبة وفي دفاتر ملاحظات. في الوقت نفسه ، اشتكى المالكون أنفسهم من أن العمال كانوا يسرقون ، ويرتكبون أخطاء عند الحساب ، وكان عليهم قضاء الكثير من الوقت لإعادة فرز الأصوات ومقارنتها بالمدخلات في دفتر الحسابات ، وفقدت البيانات المتعلقة بالدروع والودائع ، وغادر العملاء لأسباب غير مفهومة لهم.

عند تحليل البيانات التي تم جمعها ، أدركنا أننا لا نريد تكرار أخطائهم ونحتاج إلى نظام شفاف يقلل من هذه المخاطر. أول ما بدأناه في البحث عن حلول جاهزة ، لكن لم نتمكن من العثور على متطلباتنا كاملة. وبعد ذلك قررت أن أجعل نظامي ، وإن لم يكن مثاليًا ، لكنني أعمل وأرخص تكلفة (مجاني تقريبًا).

عند اختيار أداة ، أخذت في الاعتبار المعايير التالية: يجب أن تكون غير مكلفة ، وأن تتمتع بالمرونة والقدرة على تحمل التكاليف ، وتكون سهلة الاستخدام. يمكنني أن أكتب نظامًا متكاملًا وقويًا ومكلفًا لهذا العمل ، لكن لم يكن لدينا سوى القليل من الوقت وميزانية صغيرة ، بالإضافة إلى أننا لم نفهم حتى النهاية ما إذا كان مشروعنا سينطلق ، وسيكون من غير المعقول إنفاق الكثير من الموارد على هذا النظام. لذلك ، في وقت اختبار الفرضية ، قررت أن أبدأ بـ MVP (الحد الأدنى من المنتج القابل للتطبيق - الحد الأدنى من المنتج القابل للتطبيق) وفي أقصر وقت ممكن مع الحد الأدنى من الاستثمار ، قم بعمل نسخة صالحة ، وفي نهاية المطاف قمت بتعديله أو إعادته.

نتيجة لذلك ، وقع اختياري على خدمات Google (Drive ، أوراق ، تقويم). المصدر الرئيسي لإدخال / إخراج المعلومات هو Google Sheets ، نظرًا لأن زوجتي لديها خبرة في العمل مع جداول البيانات ، ثم ، إذا لزم الأمر ، يمكنها إجراء تغييرات من تلقاء نفسها. لقد أخذت أيضًا في الحسبان حقيقة أن الأداة سيتم استخدامها من قبل الموظفين الذين قد لا يجيدون استخدام الكمبيوتر ، وسيكون من الأسهل بكثير تعليمهم كيفية إدخال البيانات في جدول بدلاً من تعليمهم كيفية العمل مع بعض البرامج المتخصصة مثل 1C.

يتم تغيير البيانات التي تم إدخالها في الجداول في الوقت الفعلي ، أي أنه في أي وقت يمكنك رؤية حالة الشركة ، والأمان المدمج ، يمكنك تقييد الوصول إلى أشخاص معينين.

تصميم الهيكل وبنية البيانات

توفر غرفة لعب الأطفال العديد من الخدمات الأساسية.

• الزيارة المعتادة هي عندما يشتري العميل الوقت الذي يقضيه في غرفة لعب أطفاله.
• زيارة تحت الإشراف - عندما يشتري العميل الوقت الذي يقضيه في غرفة لعب أطفاله ويدفع رسوم إضافية للإشراف. أي أنه يمكن للعميل ترك الطفل والقيام بنشاطه التجاري ، وسيراقب العامل بالغرفة ويلعب مع الطفل أثناء غياب الوالد.
• عيد ميلاد مفتوح - يقوم العميل بتأجير طاولة منفصلة لتناول الطعام واستقبال الضيوف ويدفع مقابل زيارة قياسية إلى غرفة الألعاب ، بينما تعمل الغرفة بشكل طبيعي.
• عيد ميلاد مغلق - يستأجر العميل الغرفة بأكملها ، ولا تقبل الغرفة عملاء آخرين خلال فترة الإيجار.

من المهم أن يعرف المالك عدد الأشخاص الذين زاروا الغرفة ، وكم عمرهم ، ومقدار الوقت الذي يقضونه ، ومقدار الأموال التي كسبوها ، والمبلغ الذي أنفقوه (غالبًا ما يحدث أن يحتاج المسؤول إلى شراء شيء ما أو دفع مقابل شيء ما ، على سبيل المثال ، للتسليم أو الماء) ، كم عدد أعياد الميلاد كانت هناك.

مثل أي مشروع تكنولوجيا معلومات ، بدأت بالتفكير في بنية النظام المستقبلي وتطوير بنية البيانات. نظرًا لأن الزوجة تعمل في مجال الأعمال التجارية ، فهي تعرف كل ما تحتاج إلى رؤيته والتحكم فيه وحكمه ، لذلك عملت كعميل. لقد أجرينا معًا العصف الذهني ووضعنا متطلبات النظام ، والتي قمت على أساسها بالتفكير في وظائف النظام وشكلت بنية الملفات والمجلدات التالية في Google Drive:



يحتوي المستند الموحد على معلومات عامة عن الشركة: الدخل ، المصروفات ، التحليلات



تحتوي وثيقة "المصروفات" على معلومات حول المصروفات الشهرية للشركة. لمزيد من الشفافية ، مقسمة إلى فئات: مصروفات المكاتب ، الضرائب ، تكاليف الموظفين ، تكاليف الإعلان ، النفقات الأخرى.


المصاريف الشهرية


جدول ملخص المصاريف للسنة

في مجلد "الإيرادات" ، يوجد 12 ملفًا من صفحات Google ، واحد لكل شهر. هذه هي وثائق العمل الرئيسية التي يملأها الموظفون يوميًا. أنها تحتوي على علامة تبويب إلزامية لوحة القيادة وعلامات التبويب لكل يوم عمل. تعرض علامة تبويب لوحة المعلومات كل المعلومات اللازمة للشهر الحالي لفهم سريع للأشياء ، ومن الممكن أيضًا تحديد الأسعار وإضافة خدمات.


علامة تبويب لوحة القيادة


علامة التبويب اليومية

في عملية تطوير الأعمال ، بدأت احتياجات إضافية تظهر في شكل خصومات واشتراكات وخدمات إضافية وأحداث. قمنا أيضًا بتنفيذ كل هذا مع مرور الوقت ، لكن هذا المثال يُظهر الإصدار الأساسي من النظام.

خلق وظائف

بعد أن اكتشفت المؤشرات الرئيسية ، وعملت من خلال الهندسة المعمارية وتبادل البيانات بين الكيانات ، بدأت في التنفيذ. بادئ ذي بدء ، في مجلد "الدخل" ، قمت بإنشاء مستند Google Sheet. لقد أنشأ علامتي تبويب: لوحة القيادة واليوم الأول من الشهر ، حيث أضاف الجدول التالي.


ورقة العمل الرئيسية

هذه هي ورقة العمل الرئيسية التي سيعمل المسؤول معها. إنه يحتاج فقط إلى ملء الحقول المطلوبة (باللون الأحمر) ، وسينظر النظام بشكل مستقل في جميع المؤشرات اللازمة.

لتقليل أخطاء الإدخال والراحة ، تم تنفيذ حقل "نوع الزيارة" من خلال قائمة منسدلة من الخدمات التي يمكننا تحريرها على صفحة لوحة القيادة. للقيام بذلك ، أضف التحقق من البيانات إلى هذه الخلايا وأشير إلى النطاق من حيث الحصول على البيانات.



لتقليل الخطأ البشري في الحسابات ، أضفت حسابًا تلقائيًا للساعات التي يقضيها العميل في الغرفة ، وحساب مبلغ الأموال المستحقة.

للقيام بذلك ، يجب على المسؤول ببساطة تحديد وقت وصول العميل (العمود E) ووقت المغادرة (العمود F) بالتنسيق HH: MM. لحساب إجمالي الوقت الذي يقضيه العميل في غرفة الألعاب ، استخدم هذه الصيغة:

=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8) 

من أجل الحساب التلقائي لمبلغ المال لاستخدام الخدمات ، اضطررت إلى استخدام صيغة أكثر تعقيدًا ، حيث يمكن أن يختلف سعر الساعة اعتمادًا على نوع الخدمة. لذلك ، اضطررت إلى ربط البيانات بجدول الخدمة على صفحة لوحة المعلومات باستخدام وظيفة QUERY:

 =ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0) 

بالإضافة إلى الإجراءات الرئيسية ، أضفت وظائف إضافية للتخلص من أخطاء IFERROR أو ISBLANK غير المرغوب فيها ، بالإضافة إلى وظيفة ROUNDDOWN - حتى لا العبث بالأشياء الصغيرة ، قمت بتقريب المبلغ النهائي لأسفل ، نحو العميل.

بالإضافة إلى الدخل الرئيسي (وقت الإيجار) ، في لعبة الأطفال ، هناك دخل إضافي في شكل خدمات أو بيع لعب الأطفال ، ويقوم الموظفون ببعض المصاريف الصغيرة ، على سبيل المثال ، دفع ثمن مياه الشرب أو شراء الحلويات مجانًا ، يجب أيضًا مراعاة ذلك كله.

لذلك ، أضفت قرصين إضافيين سنصلح هذه البيانات:



لتسهيل العمل مع الأجهزة اللوحية ، قمت بتلوينها وإضافة التنسيق الشرطي للخلايا.

تعد الجداول الرئيسية جاهزة ، والآن تحتاج إلى تلخيص المؤشرات الرئيسية في جدول منفصل بحيث يمكنك أن ترى بوضوح المبلغ الذي تم ربحه يوميًا ومقدار هذه الأموال المتاحة وأيها على البطاقة.



لحساب إجمالي النقود حسب نوع الدفع ، استخدمت وظيفة QUERY مرة أخرى:

 =QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I=''"»  «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I=''") 

في نهاية يوم العمل ، يحتاج المسؤول فقط إلى التحقق من العائدات دون الحاجة إلى إعادة الحساب يدويًا. لا نجبر الشخص على القيام بعمل إضافي ، ويمكن للمالك أن ينظر إلى الموقف ويتحكم فيه في أي وقت.

جميع الجداول اللازمة جاهزة ، والآن فقط قم بتكرار علامة التبويب لكل يوم ، وقم بترقيمها واحصل على ما يلي.



! ممتاز كل شيء جاهز تقريبًا ، يبقى عرض جميع المؤشرات الرئيسية لهذا الشهر على علامة تبويب لوحة القيادة.

للحصول على إجمالي مبلغ الدخل شهريًا ، يمكنك كتابة الصيغة التالية

 ='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+ '12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+ '22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1 

حيث D1 هي الخلية ذات العائد اليومي ، و "1" و "2" وما إلى ذلك هي اسم علامة التبويب. بنفس الطريقة تمامًا ، أحصل على بيانات حول الدخل الإضافي والنفقات.

من أجل الوضوح ، قررت عرض إجمالي العائد حسب الفئة. للقيام بذلك ، اضطررت إلى إجراء اختيار معقد وتجميع معقد من جميع علامات التبويب ، ثم تصفية وإزالة الأسطر الفارغة وغير الضرورية.


الربحية حسب الفئة

أداة حساب الدخل الأساسية جاهزة ، والآن فقط قم بتكرار الملف لكل شهر من السنة.

بعد أن قمت بإنشاء أداة للمحاسبة والتحكم في الدخل ، بدأت في إنشاء جدول للمصروفات سنأخذ في الاعتبار جميع المصروفات الشهرية: الإيجار ، والرواتب ، والضرائب ، وشراء السلع وغيرها من النفقات.

في مجلد العام الحالي ، قام بإنشاء مستند ورقة Google وإضافة 13 علامة تبويب ولوحة معلومات و 12 شهرًا.


علامة تبويب لوحة القيادة

للتوضيح ، قامت علامة تبويب لوحة المعلومات بتلخيص جميع المعلومات اللازمة عن الإنفاق المالي للعام.

وفي كل علامة تبويب من الشهر ، قمت بإنشاء جدول نحتفظ فيه بجميع مصروفات أموال الشركة حسب الفئة.


علامة التبويب الشهر

لقد اتضح أنها مريحة للغاية ، حيث يمكنك الآن رؤية والتحكم في جميع نفقات الشركة ، وإذا لزم الأمر ، انظر إلى التاريخ وحتى التحليلات.

نظرًا لأن المعلومات المتعلقة بالإيرادات والنفقات موجودة في ملفات مختلفة وليس من السهل مراقبتها ، فقد قررت إنشاء ملف واحد جمعت فيه جميع المعلومات ذات الصلة اللازمة للمالك للتحكم في الشركة وإدارتها. دعوت هذا الملف "الموحد".


جدول ملخص

في هذا الملف ، قمت بإنشاء جدول يتلقى بيانات شهرية من الجداول ، ولهذا فقد استخدمت دالة قياسية:

 =IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1") 

حيث الوسيطة الأولى هي معرّف المستند ، والمعلمة الثانية هي النطاق الذي تم استيراده.

ثم جمع الرصيد السنوي: المبلغ الذي تم كسبه ، والمبلغ الذي تم إنفاقه ، والربح ، والربحية. تصور البيانات اللازمة.

ولتسهيل الأمر ، حتى يتمكن صاحب العمل من رؤية جميع البيانات في مكان واحد وعدم تشغيلها من خلال الملفات ، قمت بدمج القدرة على تحديد أي شهر من السنة وعرض المؤشرات الرئيسية في الوقت الفعلي.

للقيام بذلك ، قمت بإنشاء مجموعة من الأشهر ومعرف مستند



ثم قمت بإنشاء قائمة منسدلة باستخدام "البيانات -> التحقق من صحة البيانات" ، وحدد نطاق الارتباط وتكوين الاستيراد مع ارتباط ديناميكي للمستند

 =IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8") 

استنتاج

كما ترون ، فإن تحسين العمليات في عملك ليس بالأمر الصعب كما قد يبدو ، ولا تحتاج إلى امتلاك أي مهارات فائقة لهذا الغرض. بالطبع ، لدى هذا النظام عدد كبير من العيوب ، ومع نمو الأعمال التجارية ، سيكون من المستحيل استخدامه ، ولكن بالنسبة للأعمال التجارية الصغيرة أو في البداية عند اختبار الفرضيات ، يعد هذا حلاً ممتازًا.

تعمل غرفة الألعاب على هذا القرار للعام الثالث ، وفقط هذا العام ، عندما نفهم بوضوح جميع العمليات ، فنحن نعرف عملائنا والسوق. قررنا إنشاء أداة كاملة لإدارة الأعمال عبر الإنترنت. التطبيق التجريبي على Google Drive

PS

ليس من السهل جدًا استخدام جداول بيانات Google لمراقبة أعمالك ، وخاصة من هاتفك. لذلك قمت بتقديم تطبيق PWA يعرض جميع مؤشرات العمل الرئيسية بتنسيق مناسب في الوقت الفعلي