هابر ، مرحبا!
واجه كل من عمل في شركة واحدة كبيرة موزعة جغرافيا على الأقل مع شبكة من الفروع في جميع أنحاء البلاد ، المشكلة: "كيفية إعلام الأطراف المهتمة بالخدمات والخدمات التي تقدمها داخل وحدتك؟ كيف يمكن تجنب ازدواجية التقارير / التطوير الوظيفي بسبب تجزئة فرق تقنية المعلومات من مناطق مختلفة من بلد شاسع ، وكيفية مركزية البيانات وإعداد التقارير ، وكيفية تقليل تكاليف الشركة لتطوير التقارير؟ "
هذه المسألة لم تمر فريقنا ، وفريق الاستخبارات التجارية لإدارة البيانات. ولكن كيف ننقل معلومات حول ما لدينا حاليًا ، وما هي المشاريع التي نعمل عليها ، وكيف نتفاعل معنا؟ سنتحدث عن أدوات الاتصال الخاصة بنا وآمل أن تشاركوا توصياتكم.
ما بدأناه هو بناء بوابة. لبداية سريعة ، أثيرت ويكي عكست فيها الجوانب الرئيسية لخدماتها وعملياتها. ثم قاموا بموازاة أنشطتهم. من ناحية ، بدأوا العمل على بوابة كاملة مع واجهة مريحة وظيفية. من ناحية أخرى ، كانوا يملئون المحتوى على الويكي بهدف إعادة استخدامه.
لذلك ، دعونا نتحدث عن المحتوى الذي نريد بثه. كان هدفنا الرئيسي هو إنشاء قاعدة بيانات للتقارير المنفذة في الشركة - "سجل التسجيل". الفكرة رائعة ، ولكن ... السؤال الذي يطرح على الفور: "ما هي البيانات التي ينبغي الإشارة إليها في السجل بحيث يفهم المستخدم ما هو نوع التقرير وما إذا كان يناسبه؟"
في الواقع ، إذا أشرنا إلى الاسم ، فمن الواضح أن هذا لن يكون كافياً ، وإذا أشرنا إلى كل ما نعرفه من التقرير ، بما في ذلك الحزمة التكنولوجية ، فسيكون ذلك فائضًا واضحًا في المعلومات ، والذي يمكن أن يخيف.
ثم أين هي هذه الأرضية الوسطى التي ستسمح للمستخدم بفهم المعلومات المهمة الرئيسية في التقرير ، ولكن لن تكون زائدة عن الحاجة له؟ ربما يجيب الجميع على هذا السؤال بطريقتهم الخاصة ، لكننا سنطلعكم على منهجنا في تجميع القائمة:
- اسم التقرير - حسنًا ، كل شيء واضح ، وبدون معرفة الاسم ، من المستحيل استخدام التقرير.
- وصف موجز للتقرير - كل شيء واضح هنا أيضًا ، لا يعكس الاسم دائمًا جوهر التقرير بشكل كامل ، لذلك ، في الوصف الموجز ، أشرنا إلى المؤشرات الرئيسية والأقسام التي تم إعدادها من أجله.
- نظام التقارير - هذا العنصر مناسب إذا كان لديك أكثر من نظام إبلاغ واحد. تحتاج إلى فهم نظام الإبلاغ الذي يتم تطبيق التقرير عليه.
- تكرار توفر البيانات - قد يكون ذلك مهمًا حقًا للمستخدمين. على سبيل المثال ، يتم تحديث التقرير شهريًا ، ولأغراض محددة ، يلزم تحديث يومي.
- عمق توفر البيانات - من المهم فهم مقدار البيانات الموجودة في التقرير.
- رابط إلى الوثائق - إذا نظر المستخدم في كل ما ذكرناه من قبل ، يهتم بالتقرير ، ثم يمكنك الدخول ورؤية مستند يحتوي على وصف أكثر تفصيلاً ، حيث يتم وصف جميع المتطلبات التفصيلية.
- شخص الاتصال - الموظف الذي يمكن أن ينصح الزملاء في حالة وجود أسئلة في التقرير.
- رابط إلى التقرير - إذا كان هناك فهم بأن التقرير مناسب ، فيمكنك النقر على الرابط على الفور والدخول في نموذج التقرير.
والآن بالترتيب.
1. مسرد
في الشركات الكبيرة ، يتحدث الجميع بلغات مختلفة. بالنسبة لإحدى الإدارات ، يكون العنوان هو عنوان التسجيل ، وبالنسبة للإدارة الأخرى ، هو عنوان الإقامة الفعلية.
كيفية حل هذه المشكلة؟ هناك مفردات واحدة من المصطلحات المتخصصة للغاية ، والاختصارات والمفاهيم تأتي للمساعدة - مسرد. إلى التنمية التي بدأنا.
2. التسجيل
في السجل ، عكسنا جميع التقارير ، لكن كان هناك الكثير منها. ليس من الضروري حساب أن المستخدم سيرى كل ما هو مدرج فيه. قد لا تعمل عمليات البحث عن الكلمات الرئيسية بشكل صحيح دائمًا. للمساعدة في البحث ، قسمنا جميع التقارير حسب مجالات الموضوع وعرضنا هذا الحقل في المرشحات.
وماذا يمكن تضمينه في السجل لغرض الإبلاغ؟ يوجد بالفعل وفقًا لتقديرك ، ولكن لا يزال هناك العديد من الخيارات: العميل المُبلغ (على سبيل المثال ، الذي يحدد متطلبات هذه التقارير عمومًا) ، والمصادر الأولية للمعلومات (أي من أين تصل البيانات إلى التخزين) ، وأداة التصور ، وأكثر من ذلك بكثير.
هل السجل يكفي لحل احتياجات المستخدم دون وصف مفصل لتكوين السمة؟ بالطبع لا. ولكل تقرير ، بدأنا في إعداد هذا الوصف.
بالطبع ، للإشارة فقط اسم السمة ستكون صغيرة. لذلك ، قررنا الإشارة إلى النقاط التالية:
- اسم السمة - كل شيء واضح
- وصف السمة - يشار هنا إلى المعنى التجاري للمصطلح ، وإذا تم حسابه ، فسيتم منطق المنطق الخاص بالحساب
- سمة نوع - البعد أو متري
- فئة السمة - السمة هي مجرد فلتر ، أو تنعكس فقط في التقرير ، أو تكون موجودة عمومًا كمرشح وكسمات للتقرير
مسرد والتفاعل التسجيل
والآن لدينا أداة مريحة لعرض التقارير المنفذة في الشركة ، وهذا بالفعل نصر كبير. ولكن يبدو مرة أخرى ...
ولكن ما هي العلاقة بين "سجل التقارير" ووصف التقرير العام ، وسجل التقرير مع وصف مفصل للتقرير ومسرد؟
للإجابة على هذا السؤال ، دعونا ننظر إلى الرسم البياني:
لذلك ، يمكن للمستخدم بدء البحث إما من سجل التقارير مع وصف عام ، أو من المسرد.
ثم يتم تكوين التحولات:
- مسرد - وصف مفصل للتقارير - في هذا الانتقال ، عند النقر فوق اسم المصطلح ، سيتم نقلك إلى الصفحة للحصول على وصف تفصيلي للمصطلح ، والذي يعرض التقارير التي تستخدم هذا المصطلح. من خلال اسم التقرير ، يمكنك الذهاب إلى سجل التقارير.
- سجل التقارير - وصف مفصل للتقارير - في هذا الانتقال ، عند النقر فوق اسم التقرير ، سيتم نقلك إلى ورقة تحتوي على وصف مفصل للتقرير ، حيث تتم الإشارة إلى الهيكل المنسوب. من خلال كل سمة ، يمكنك الذهاب إلى المسرد.
لذلك تمكنا من توصيل أداتي الإبلاغ الرئيسيتين للتقارير المنفذة ووضع الأساس لعملية كاملة لنسب البيانات.
لكن هذه ليست جميع خدمات المعلومات التي قمنا بتنفيذها. بالإضافة إلى التقارير المطورة ، أردنا أن نوضح البيانات التي لدينا في المستودع وعدد مرات تنزيلها. لهذه الأغراض ، نشرنا خريطة البيانات على البوابة.
3. بطاقة البيانات
نظرًا لأننا كنا بحاجة إلى أداة بسيطة ومفهومة يمكن لأي مستخدم مهتم استخدامها ، فقد صنعنا لوحة معلومات تتكون من علامتي تبويب:
- في علامة التبويب الرئيسية ، أظهرنا جميع المصادر المتصلة بمستودعنا. ولدينا الكثير منهم - أكثر من 150 قطعة. لكن المعلومات حول اسم المصادر لن تكون مفيدة إذا لم نعكس اللوائح ومواعيد التحميل المقررة. لذلك أضفنا هذه المعلومات.
- في علامة التبويب الثانية ، لدينا بالفعل معلومات مفصلة عن الجداول والسمات حسب طبقات التخزين. هيكل ووصف جداول طبقة التشغيل ، وتحميلها في شكل مصدر من المصدر. وهيكل الطبقة التحليلية - طبقة الإبلاغ عن حالات العرض.
انطلاقًا من التعليقات التي تم تلقيها ، كانت هذه الأداة مفيدة جدًا للمستخدمين والعملاء التجاريين. دون الاتصال بالمتخصصين في قسمنا ، فقد تمكنوا من الحصول على فكرة عامة عن البيانات التي نعمل بها في المستودع.
ماذا تريد أن تنقل عن البوابة؟ بالإضافة إلى خدمات المعلومات التي تخبرنا بما تم تنفيذه ، فقد نشرنا أقسامًا عن الأنشطة الحالية على البوابة. تنقسم أنشطتنا إلى دفقين كبيرين - وهما تطوير ومشاريع خطية. كجزء من التطوير الخطي ، نقوم بتطوير الإبلاغ عن الاحتياجات الحالية للعملاء من رجال الأعمال ، وفي إطار المشاريع ، أنشطة البنية التحتية الرئيسية المتعلقة بتطوير المستودع نفسه. لذلك ، ننشر على البوابة جميع المعلومات حول هذه الأنشطة - الأهداف ، الأهداف ، المشاركون في المشروع ، خطة العمل ، المعالم.
ليس بوابة واحدة
إذا كنت تعتقد أننا قد ركزنا على البوابة ، فهذا ليس كذلك. لضمان شفافية العمليات وإبلاغ العملاء بمراحل المهام ، اتخذنا جيرا. في جوهره ، يعد Jira نظامًا أكثر ملاءمة لتنظيم الدعم والتطوير. ولكن الجانب السلبي من جيرا هو أنه لا يوجد لديه تقريبا قدرات إدارة الوقت. مواعيد الجدول يجب أن تفعل في الخارج ، على سبيل المثال ، في MS Project.
كيفية إعطاء العميل تنسيقًا مألوفًا لتخطيط الوقت في أداة حديثة لتنظيم عمل وحدتنا؟ لأنفسنا ، وجدنا حلاً في تثبيت البرنامج المساعد BigGantt.
ما الميزات الجديدة التي جلبها هذا البرنامج المساعد إلى وظائف JIRA:
- هناك ميزة التسلسل الهرمي لجميع epics \ مهام \ subtasks
- يمكنك الآن بناء التبعيات بين المهام على أساس مخطط جانت
- يمكنك الآن التخطيط للعداء القادم مباشرة في واجهة البرنامج المساعد
- يمكنك الآن عرض الأنشطة الحالية بصريًا بتنسيق مخطط جانت.
نتيجةً لذلك ، مُنحت الفرصة للعميل في أي وقت لرؤية الإحصاءات الفعلية حول تنفيذ المهام في شكل تقرير ومخطط جانت.
يبدو أن كل شيء واضح مع أدوات البوابة. ولكن كيف نتأكد من أن المستخدمين يعرفون المزيد عن منتجاتنا عند ظهورها وإطلاقها في السوق؟ لحل هذه المشكلة ، قدمنا ممارسة إرسال هضم منتظم. تمت معالجة تنسيق ومضمون الملخص عدة مرات قبل المغادرة للنشرة الإخبارية. ولكن في النهاية ، توصلنا إلى النهج الأكثر ملاءمة:
- لقد عكست معلومات مفيدة إلى أدنى حد عن المهمة ، ورابط لمتطلبات وظائف الأعمال ، وشخص اتصال بالمشروع.
- قسمنا الهضم إلى نوعين: شهريًا على التطوير الخطي وربع سنوي في أنشطة المشروع.
- مسؤول عن الإعداد والتحقق واللوائح التدريبية المتفق عليها.
عندما تكون الخلاصة جاهزة ، ينشأ السؤال مع المستلمين: إلى من يرسلها وكيفية إنشاء قائمة بريدية؟ في البداية ، قمنا بإعداد القائمة البريدية استنادًا إلى تعليقات الشركاء التجاريين في المناطق. ثم طلبوا توصيات بشأن جهات الاتصال من المستلمين أنفسهم. لذلك لدينا قائمة تغطي الجمهور المستهدف الرئيسي. بالنسبة للباقي ، فإن المهتمين بالنشرة الإخبارية قد انتهزوا فرصة الاشتراك من تلقاء أنفسهم في بوابة DataOffice ، أو لإرسال طلب إلى صندوق بريد واحد.
الطريقة التالية للإبلاغ ، والتي بدأنا استخدامها في المنزل ، هي عبر ندوات عبر الإنترنت. في الندوات عبر الإنترنت ، نتحدث عن عملياتنا ، وأساليب تنفيذ المهام ، ومجالات النشاط الرئيسية للتنمية الخطية للتقارير ، وخطة / حقيقة بشأن تنفيذ مهام الإبلاغ. تبين أن هذا التنسيق مناسب للغاية ، حيث يمكنك الحصول على ملاحظات ومناقشة المشكلات المفتوحة على الفور.
حتى لا تضيع هذه المعلومات المفيدة في أي مكان ويمكن الحصول عليها بسرعة ، فإننا نحفظ جميع ندوات الويب على البوابة.
لكننا لم نتوقف عند هذه الأساليب للإبلاغ ، بدأنا نتفاعل بنشاط مع زملائنا في إطار النقابات والمجتمعات المنظمة ذاتيا من المتخصصين من مختلف الاتجاهات والمشاريع. أطلقت الشركة بالفعل نقابات المهندسين المعماريين ومديري المشاريع والمحللين. داخل النقابة ، نناقش الممارسات الشائعة ، ونطور مجموعة أدوات مشتركة ونهج. الآن نحن نعمل بنشاط على تطوير مشروع "mitapnaya الداخلي" ، المصمم لزيادة فعالية عمليات mitaps واهتمام الزملاء الآخرين في الاتصال بهم.
حتى الآن ، هذا كل ما أردنا إخبارك به عن أدواتنا. لكننا لا نتوقف عند هذا الحد ونواصل العمل على تطوير اتصالاتنا. سنكون سعداء إذا كانت تجربتنا مفيدة لك!
فريق DataOffice