ثلاث نصائح للمدير / مدير الإعداد للتشغيل الآلي للمحاسبة"نظام المحاسبة - نظام معلومات لجمع ومعالجة وإعداد التقارير عن الأصول والعمليات التجارية للمؤسسة"
ميخائيل دروبيتكو ، تيكمان
أنت مالك الشركة. لقد أدركت أن الوقت قد حان للنظر إلى عملك بالأرقام. ابحث عن الاختناقات وتسريبات الأموال والمعلومات وتبسيط وحساب كل شيء.
أو أنت ، المدير الأوسط للشركة ، وأبلغت أخيرًا Boss Boss أن أتمتة المحاسبة والأعمال ليست باردة فحسب ، بل حيوية أيضًا.
والآن تذهب إلى شركة تكنولوجيا المعلومات ، بحيث يساعدك الخبراء على تطبيق نظام المحاسبة. تذهب وتخشى: "ماذا لو دفعوا لي الآن 100500 مليون دولار ، لكنني لن أفهم - لماذا؟ ماذا لو كنت مطلقة ، كما هو الحال في الفحص الفني ، بدلاً من استبدال الزيت والسوائل المخطط له ، سيتم غليان الكتل الجديدة واستنفاد المحرك؟
خاصة بالنسبة للمالكين والمديرين المتوسطين لفهم ما يمكن توقعه ، سنبدأ بالأساسيات - سنخبرك بماذا تأتي شركات تكنولوجيا المعلومات عندما تقدم حلولًا محاسبية مختلفة.
ثلاثة مستويات مهمة للنظم المحاسبية
تنقسم المهام الرئيسية التي تعمل النظم المحاسبية لحلها إلى ثلاثة مستويات. كل مستوى لاحق هو أكثر تقدما فيما يتعلق المستوى السابق.
المستوى 1. جمع جميع البيانات في كومة واحدة كبيرة ، وخلق مساحة معلومات واحدة. في معظم الأحيان يتم حل هذه المشكلة دون النظر إلى راحة المستخدم. يبصق موظفو الشركات ويؤديون وظائف جديدة ويتقنونها بطريقة أو بأخرى - على الرغم من أنهم يعتبرونها غير ضرورية وغير ضرورية. ولكن لا يزال يتقن ، وتبدأ مساحة معلومات واحدة مليئة بالمعنى والأرقام.
المستوى 2. تتمثل مهمة المستوى الثاني في جعل النظام المحاسبي "ذو وجه إنساني" ، واجهة سهلة الاستخدام ووظيفة واضحة. مع مثل هذا النظام يجب أن يكون من السهل العمل لكل مستخدم. يمكن أن يختلف تأثير حل مهام المستوى الثاني - من خفض تكاليف العمالة وعدد الموظفين ، إلى بدء العمل بمهام ، من حيث المبدأ ، لا يمكن الوصول إليها قبل التشغيل الآلي.
المستوى 3. في هذا المستوى ، تبدأ مهام صاحب العمل في حلها - مما يزيد من شفافية الشركة وإدارتها. تساعد النظم المحاسبية في تكوين شرائح البيانات ، والتي على أساسها يمكن للمالك أو المدير اتخاذ قرارات إدارية محددة. لهذا ، ينبغي تقديم تكاليف وفوائد العديد من العمليات المحددة من الناحية العددية. سيساعد ذلك على رؤية التسريبات أو الإنفاق غير الفعال أو السرقة ، أو العكس - لتحديد المناطق الأكثر فعالية ، وتعزيزها.
يسترشد المتخصصون الذين يعملون مع أنظمة المحاسبة بالمهام الخاصة بك. إذا كنت تحتاج فقط إلى مساحة معلومات موحدة ، فلن يكون لدى المسؤول المسؤول أي أدوات رائعة لاتخاذ القرارات الإدارية. نظرًا لأنه أطول ، وأكثر تكلفة ، وأكثر تعقيدًا ، وعلى الأرجح لن تتمكن من استخدامه - فهو يتطلب مؤهلات. إذا كنت ترغب في الحصول على أداة مناسبة ، على سبيل المثال ، "لإجراء مبيعات سريعة" ، وقرارات الإدارة ليست أبرشية الخاص بك ، فإن المتخصصين أيضًا سيأخذون ذلك في الاعتبار.
خلاصة القول: نظام المحاسبة التجارية يحل ثلاث مهام رئيسية.
- إنشاء مساحة معلومات واحدة.
- تحديد الاختناقات ونقاط النمو.
- المساعدة في اتخاذ القرارات الإدارية.
نصيحة واحدة: انظر حولك ، ارتجف بوقاحة (ق) وحدد تلك المهام التي يجب على نظام المحاسبة حلها. كيف ستتغير شركتك نتيجة لإدخال النظام؟ وإذا لم تكن مستخدمًا متمرسًا للنظم المحاسبية ، فربما يجب عليك أن تجد هذا وتسأل - "ما الذي يمكن أن يقدمه النظام بشكل عام؟ أرني لك؟ "
ثلاثة رفاق
تخيل أن ثلاثة رفاق يعيشون في نفس المدينة - Mitya و Gennady و Oleg.
Mitya عكر أعمال بيع البالونات وتزيين العطلات والمناسبات. افتتح غينادي خدمة سيارات الأجرة ، وبدأ أوليج بإصدار قروض صغيرة للمتضررين.
يحتفظ Mitya بالسجلات بطريقة بسيطة ، في محرّر مستندات Google وجزئيًا في Excel ، بل إنه يحسب شيئًا ما على أصابعه (يصفه المحترفون أحيانًا بالنظام المحاسبي للقرف والعصي). عندما (وإذا كانت) حجم مبيعاتها يزداد ، فقد يصبح هذا الحساب مشكلة.
حدد Gennady مجالات العمل التي يكون فيها الأتمتة أكثر أهمية ، واشترى حلاً محاصرًا مصمم خصيصًا لصناعة سيارات الأجرة. إنه يحتوي على مجموعة محدودة من الوحدات - محطة عمل للسائق ، ومحطة عمل للمرسل وتطبيقات الهاتف المحمول للمستخدمين. للمحاسبة الضريبية والموظفين ، تستخدم Gennady منتجات 1C التقليدية. مثل هذه المجموعة مناسبة تمامًا لسيارات الأجرة ، ولكن إذا كانت جينادي تعمل في نقل البضائع ، فلن يكون قادرًا على سحب هذه البومة في جميع أنحاء العالم - سيتعين عليه البحث عن أدوات أخرى.
عمل فهم أوليغ يتطلب المحاسبة والسيطرة أشد. إذا لم يدير التدفقات المالية بشكل جيد ، فستنتهي أعماله بصوت عالٍ وبسرعة مثل Drevprom و Elephant Finance و Home Money. صمم Oleg في العديد من أنظمة المحاسبة الجاهزة في أعماله ، لكنه سرعان ما تفوق على حلول الصناديق ، وفكر في شيء أكثر دقة وأقل نموذجية - حول نظام كان 100 ٪ ذات الصلة بالضبط إلى تفاصيله.
الإجابة على السؤال "هنا في هذه الشركات الثلاث - أي الحلول هو الصحيح ، المثالي؟" ليس لدي. جميع الخيارات لها الحق في الوجود ، تعمل جميعها وتساعد في حل المشكلات التجارية لأصحابها. الفرق بينهما هو فقط في التكلفة ومقدار الراحة للمستخدمين. لذلك ، عندما يأتي ثلاثة من جيران الأعمال إلى مطوري تكنولوجيا المعلومات للحصول على أدوات المحاسبة ، سيتم تقديم حلول مختلفة - وسيكون ذلك صحيحًا.
النصيحة الثانية: إعداد المعلومات لمتخصصي تكنولوجيا المعلومات حول نطاق الشركة ؛ حول من سيستخدم النظام وكيف ؛ كيف تحتفظ بالسجلات الآن؟ حول ما لا يعجبك الآن وما الذي تريده من النظام في المستقبل.
هنا هو موجز أنا أرسل إلى العملاء. من ناحية ، سوف يسهل البحث عن لغة مشتركة مع متخصصي تكنولوجيا المعلومات الذين سيطورون المنتج ، من ناحية أخرى ، سيساعدك ذلك على فهم الغرض من النظام المستقبلي بشكل أفضل.
المال والقيود "من الأعلى" و "من الأسفل"
المعلمتان الرئيسيتان اللتان ستؤثران على اختيار النظم المحاسبية للشركة هما الميزانية وكفاءة صانع القرار.
اليوم في السوق ، هناك مجموعة من الأدوات التي ستساعد على تأسيس المحاسبة ، من البرامج التجريبية إلى عدة ملايين روبل في الشهر. كلما زادت ميزانيتك لتطوير / تنفيذ نظام محاسبي للأعمال ، زادت الحلول المتاحة لك. لكن كل من الميزانية وعدد الخيارات المناسبة لا يعتمدان فقط على توفر الأموال لشركتك - ولكن أيضًا على فهمك للمهام التي ينبغي أن يحلها نظامك.
إذا تم عرض Mitya ، الذي ساذج جزئيًا في مجال الأعمال ، على تطوير نظام محاسبة متطور وبارد ومريح للغاية لجميع العمليات التجارية بشكل عام ، فلن يوافق على ذلك. أولاً ، ليس لديه مال لذلك. وثانيا ، إذا كان لديه المال ، فهو لا يحتاج إليها على أي حال - نظام "حماقة وعصي" في مستواه يعمل بشكل جيد للغاية! وسيتم تقديمه - ماذا؟ - نعم ، فقط صقل وتحسين نظام العمل هذا. يمكن أن يسمى هذا التقييد "من الأعلى": هناك حلول جيدة للغاية بالنسبة لـ Mitya ، ومن الواضح أنها كثيرة للغاية.
إذا لم يتم إطلاق Gennady ، بالإضافة إلى سيارة أجرة أو مشاركة سيارة أو نقل بضائع ، فمن غير المرجح أن يحتاج إلى تطوير نظام محاسبة فردي. إنه يحتاج إلى مساعدة في اختيار حلول أكثر ملاءمة وحديثة وغنية بالمعلومات التي تم إنشاؤها خصيصًا لمجال أعماله. وبطبيعة الحال ، في تنفيذها والتكامل فيما بينها. هذا ما سيقدمه الخبراء الجيدون.
ولكن عندما يأتي Oleg إلى مطوري تكنولوجيا المعلومات ، فإن الوضع سيكون مختلفًا تمامًا. Oleg هو رجل أعمال مزدهر ؛ إنه يدرك تمامًا أن المحاسبة والتحكم يمثلان نصفًا جيدًا لنجاح أعماله المتعلقة بالقروض الصغيرة. دون تتبع وتقييم فعالية جميع العمليات التجارية ، فهو لا يمثل أعمال شركته. يحتاج إلى تطوير نظام محاسبي من البداية وبشكل خاص لاحتياجاته. لذلك ، سوف يلاحظ Oleg أن جزءًا من القرارات التي يمكنه تحملها يمكن اعتباره غير مرن ومفيد بما فيه الكفاية - وهذا قيد على عدد الحلول المحاسبية المتاحة "من الأسفل".
النصيحة الثالثة: حدد مقدار المبلغ الذي ترغب في إنفاقه على الأدوات المحاسبية بناءً على الموقف المالي وفهمك لمهام العمل. غالبًا ما يبدأ متخصصو تكنولوجيا المعلومات من ذوي الخبرة من مناقشة الميزانية في التواصل معك (يعرفون العشرات من الحلول لمشكلتك ، ويختارون منها الحلول التي يمكنك تحملها).
لماذا تهتم بذلك؟ اكسل هو الحل أروع!
لدي رأي:
أنظمة الأتمتة والمحاسبة في الأعمال ليست مجرد أزياء. هذه ضرورة وفرصة لرجال الأعمال للوصول إلى مستوى جديد.
اسمحوا لي أن أقدم لكم مثالاً: أنا على دراية بمالك الشركة X ، التي كانت تعمل في مجال بيع سلع الأطفال عبر الإنترنت. خلال 4 سنوات فقط من التشغيل ، أصبحت هذه الشركة رائدة في السوق. كيف فعلوا ذلك؟ لقد أدلوا في البداية ببيان طموح للغاية: "سوف نقوم بتسليم طلبك إلى أي مكان في روسيا خلال 24 ساعة." ليوم إلى أي مكان في بلد ضخم - هذا رائع جدًا! ويتطلب دقة وكفاءة كبيرة لكل عملية تجارية. بعد تصحيح الأخطاء وتوحيدها وتأمينها تلقائيًا كل ما في وسعها في عملها ، تمكنوا - ونتيجة لذلك ، دخلوا في المراكز الثلاثة الأولى في صناعتهم.
هناك المئات من المتاجر الأخرى عبر الإنترنت لمنتجات الأطفال - وهي راضية تمامًا عن حصتها في السوق وأرباحها: فهي تستثمر كحد أدنى في المحاسبة والتحكم في العمليات التجارية ، وتحصل على نفس
الحد الأدنى من التطوير العضوي.
هل يستطيع "الآخرون" العمل والربح دون النظام المتطور الذي طورته الشركة X؟ بالطبع نعم! ولكن هل يمكنهم أن يصبحوا مستخدمين برنامج Excel؟ أفترض أنك تعرف الإجابة.
لتلخيص
لفهم ما الذي يقدمه محترفو تكنولوجيا المعلومات ولماذا ، استخدم نصائحنا الثلاثة. حدد مهامك ، فكر في المكان الذي ستنمو فيه وكيف ، وحدد مقدار ما ترغب في الاستثمار في تطوير أنظمة المحاسبة الشخصية الخاصة بك.
من أين تبدأ؟
محللي الأعمال ذوي الخبرة لديهم قول مأثور: أتمتة الفوضى تولد الفوضى الآلية. إذا كنت تتساءل "من أين تبدأ" - فربما يكون هذا القول عنك. في مثل هذه الحالات ، غالبا ما تصبح الخطوة الأولى هي إعداد المحاسبة الإدارية. هذا هو أكثر حول الإجراءات والعمليات أكثر من البرمجة. يقوم محلل الأعمال أو المدير المالي بهذا العمل ، فهو يساعد المالك على فهم المهام التي يمكن حلها ، من حيث المبدأ ، بواسطة نظام المحاسبة. وحتى ترى فرص عملها قبل البدء في البرمجة والاستثمار في الحصول على نظام. جربه - وربما التالي في أعلى 3 سنرى لك. حظا سعيدا