يقوم برنامج MS Word بإلقاؤنا على "مفاجآت": لقطات "نقل" ، جداول "عائمة" ، صفحات فارغة عند الطباعة. يتناول هذا المقال كيف كنا نبحث عن بديل لبرنامج MS Word (لم نعثر على مفسد) ، ولكن وجدنا فرصة لتحسين عملية العمل مع الوثائق على مستوى العالم.
في Uniscan Research ، نصنع المنتجات عالية التقنية منتجًا تسلسليًا. تعمل الشركة في قطاعي B2G (من شركة إلى حكومة) و B2C (من شركة إلى عميل).
يقوم قسمنا بتطوير مستندات التصميم والمستندات الخاصة بالمنتجات التي يتم تطويرها ووثائق التصديق ومواد التسويق وتصميم المكاتب والديكور (الملاحة وعلامات الأبواب).
مع وجود وثائق في قطاع B2C ، هناك حرية في اختيار شكل الوثائق واسمها ومحتواها. في قطاع B2G ، يجب إعداد حوالي 70٪ من الوثائق التي نقوم بتطويرها وفقًا لمتطلبات ESKD وتقديمها للموافقة عليها بتنسيق DOCX.
ننقل إلى المستخدم جميع الوثائق التشغيلية في شكل مطبوع ، لذلك جميع الوثائق تخضع لإعداد ما قبل الصحافة. تحتوي مستنداتنا على تنسيقين مستهدفين: DOCX و PDF.
لتنفيذ مهامنا ، يستخدم القسم تقليديا MS Word لسنوات عديدة.
مع كل تحرير جديد لوثيقة تم تجميعها في MS Word ، في حوالي نصف الحالات ، لقطات "انزلاق" ، والجداول ذات الأيقونات "تطفو" ، وعندما تتم طباعة وثيقة ، تظهر صفحات فارغة غير مرئية فجأة. عمليات تخطيط المستندات هذه لا تأخذ من مؤلف المستند الوقت فحسب ، بل الرغبة في الانخراط في الإبداع - تطوير مستندات جديدة.
أثناء البحث التالي عن صفحات فارغة غير مرئية في مستند DOCX في قسمنا ، ظهرت الفكرة لتجربة أداة جديدة لتطوير المستندات. لقد أردنا تقليل وقت الإعداد وإعداد ما قبل الطباعة للمستند.
نتيجةً لذلك ، لم نتمكن من الابتعاد تمامًا عن استخدام MS Word ، ولكن في عملية البحث قمنا ببناء نظام جديد للعمل مع الوثائق.
بعد ذلك ، سأحاول إخبارك بالأدوات اللازمة للتعامل مع المستندات التي درسناها ، ولماذا توصلنا إلى تسوية عند التقاء كنتيجة ، وما هي المشكلات التي واجهناها وكيف تمكنا من حلها.
اختيار الأداة
نقرأ مقالات حول موضوع أدوات تطوير الوثائق الحالية ، تحدثنا مع زملاء من شركات أخرى. الأدوات التالية بدت أكثر ملائمة لنا:
لم تكن الأدوات الأولى والثانية مناسبة للسبب نفسه: لقد احتجنا إلى مهارات البرمجة التي لم تكن لدينا ، ولإنشاء قالب مستند جديد ، سيتعين علينا طلب المساعدة من مبرمج. الانتقال إلى العمل معهم ، وفقًا لأفكارنا ، سيستغرق حوالي ستة أشهر ، وربما أكثر. بسبب العيوب المذكورة أعلاه ، قررنا التخلي عن الاختبار الكامل لهذه الأدوات.
التقاء من البداية يسر
WYSIWYG- محرر. في المتوسط ، استغرق الكتاب التقنيون حوالي أسبوع لإتقان الأداة ؛ وكان تخطيط المستندات "غير متوافق مع GOST" أسهل.
في مشاريع B2G ، تعد PDF مهمة بالنسبة لنا كتنسيق لوثائق المستخدم. لذلك ، قمنا على الفور بتثبيت المكون الإضافي المناسب لـ Confluence - Scroll PDF Exporter. مع ذلك ، حاولنا إنشاء قوالب مخصصة مع المعلمات اللازمة. لقد كنا راضين عن نتائج الاختبار: لقد قمنا بإعداد إحدى الوثائق بعدد كبير من لقطات الشاشة وعناصر الرسوم في برنامج MS Word لمدة أسبوع تقريبًا ؛ في التقاء ، تمكنا من وضع نفس المستند في 2 أيام وتحقيق عرض مرئي أفضل.
لقد حاولنا أيضًا تهيئة القالب الخاص بـ Scroll Word Exporter بطريقة يتم بها إصدار مستند وفقًا لجميع قواعد ESKD. بعد يومين من قراءة دليلي Confluence and Scroll PDF Exporter ومحاولة تخصيص قالب المواصفات الفنية الحالي ، أدركنا أن هذه الأداة غير مناسبة لتطوير المستندات المنفذة وفقًا لمتطلبات ESKD.
لذلك ، على سبيل المثال ، لم نتمكن من إنشاء عناوين مرقمة غير دهنية من المستوى الثاني بحيث لا يكون النص عنوانًا ، بل فقرة. اضطررت إلى كتابة رقم الفقرة يدويًا واستخدام نمط الفقرة. كان من المستحيل ترتيب القوائم ذات التعداد النقطي بشرطة (الدوائر والمربعات فقط) ، والقوائم المرقمة تم رسمها دون نقطة ، وكانت قوائم الحروف فقط بأحرف لاتينية. تم ضبط المسافة البادئة يدويًا فقط.
بعد بضعة أشهر من بدء إتقان Confluence ، قام مطورو الأداة بتطبيق وظيفة تحرير المستندات بتنسيقها الأصلي. سمح لنا ذلك بتخزين مستندات "الضيف" الخاصة بنا وإنشاء مستندات جديدة لا تتطلب التنفيذ الصارم في نفس المكان. يتم تخزين ملفات MS Word في Confluence كمرفقات ، وعند تحريرها ، يتم فتحها وحفظها في MS Word على جهاز الكمبيوتر الخاص بالمستخدم ، وعند الحفظ ، يتم تحميل الإصدار الجديد تلقائيًا على Confluence.
لذلك لدينا فكرة استخدام Confluence كأداة من شأنها حل ثلاث مشاكل في وقت واحد:
- إنشاء قاعدة المعرفة.
- تطوير وتخزين وتحديث الوثائق المتقدمة وليس وفقًا لـ GOST.
- تخزين وتحديث الوثائق التي تم تطويرها وفقًا لـ GOST.
التقاء المحتملة
توقعاتنا من وظيفة التقاء لم يتم الوفاء بها بشكل كامل ، ولكن بعد الانتهاء من الاختبار ، وشكل موقف إيجابي عموما تجاه هذه الأداة. أدناه صاغنا مزاياه الرئيسية لقسمنا:
- قم بتخصيص ودعم الأداة بنفسك.
- سهل التعلم.
- القدرة على تنظيم قاعدة معرفة حول منتجات الشركة وتخزين جميع الوثائق المترجمة في DOCX و PDF في مكان واحد.
- دعم الوثائق التي تم اصدارها.
- القدرة على استخدام تكنولوجيا مصدر واحد.
- إمكانية العمل المشترك للمطورين والكتاب التقنيين على الوثائق.
- تخزين وثائق العمل والمعلومات في مكان واحد.
- القدرة على تطوير المستندات في أي وقت من أي مكان في العالم.
مقدمة من
لتنفيذ التقاء ، اخترنا اثنين من المتخصصين من قسم الكتاب التقنيين الذين درسوا واختبروا قدرات الأداة.
للحصول على الدعم الفني المستمر ، قام قسم مسؤولي النظام بتعيين متخصص واحد. لقد استجاب بسرعة للمشاكل الفنية وساعد على فهم الإعدادات الأساسية للأداة الجديدة.
في نفس الوقت ، أنشأنا مجموعة عمل في قسم الكتاب التقنيين ، وكانت مهمتها تخطيط بنية تخزين البيانات. تم تقسيم الهيكل الكامل لخادمنا إلى فئات تتوافق مع أنواع مشاريع الشركة. تم تقسيم الفئات ، بدورها ، إلى مسافات حسب منتجات الشركة. حددنا أيضًا فئة منفصلة لقاعدة المعرفة الداخلية.
عندما قام المسؤولون عن اختبار الأنظمة بدراسة العمل في Confluence بعمق ، بدأت مرحلة التدريب من نظير إلى نظير. استغرق الأمر حوالي شهر لنقل المعرفة إلى القسم بأكمله.
القضايا الفنية
تم تنفيذ التقاء ككل بسلاسة ، ولكن كانت هناك مشاكل.
تخطيط وإعداد ما قبل الطباعة من الوثائق
اعتدت أن أفعل ذلك في برنامج MS Word في بضع ثوانٍ. كيف تفعل الشيء نفسه في التقاء؟ " - سألنا أنفسنا مثل هذا السؤال كل يوم خلال فترة الاختبار بأكملها.
لذلك ، لم يكن من الواضح على الإطلاق كيفية محاذاة محتويات الجدول رأسياً أو تعيين حجم رمز أقل من 16 بكسل.
في الواقع ، تعد مجموعة وظائف تنسيق الصفحة الأساسية في محرر Confluence WYSIWYG أسوأ بكثير من MS Word ، ولكن يمكن توسيع الوظيفة بشكل كبير إذا ذهبت إلى وضع تحرير التعليمات البرمجية المصدر وتعمل مباشرة مع تعليمات HTML البرمجية.
لقد قرأنا المقالات وشاهدنا مقاطع فيديو للتدريب على تخطيط HTML وشاركنا الحلول التي وجدناها. أنشأنا صفحة منفصلة في التقاء ، حيث وضعنا معلومات مفيدة حول العمل مع هذه الأداة.
التقاء وتحديث البرنامج المساعد
بعد التحديث الأول للمكون الإضافي Scroll PDF Exporter الرئيسي ، انطلق 80٪ من وحدات الماكرو وانطلقت بنية الصفحة إلى Confluence. فيما بعد اتضح ما حدث بسبب الوظيفة الجديدة للمكون الإضافي. خلال القسم ، استعدنا بنية الوثائق لعدة أيام. بعد ذلك ، وضعنا خطة للتحديث للمستقبل ، والتي ما زلنا نتمسك بها:
- قم بإجراء التحديث يوم الجمعة ، عند اكتمال طبقة العمل الرئيسية لهذا الأسبوع حتى تتمكن من التخلص من المشاكل المحتملة في عطلة نهاية الأسبوع.
- وزع على جميع مستخدمي النظام لإبلاغهم بوقت التحديث المخطط.
- قبل الترقية ، قم بعمل نسخة احتياطية للخادم.
- تحديث إصدار التقاء.
- اختبار الخادم ، تأكد من أن جميع المعلومات في مكانها الصحيح ، تعمل روابط الموارد الخارجية والداخلية.
- إذا كنت بحاجة إلى تحديث المكونات الإضافية ، فقم بإجراء نسخ احتياطي للخادم مرة أخرى.
- تحديث الإضافات الخاصة بك واحد البرنامج المساعد في وقت واحد.
- اختبار البرنامج المساعد مباشرة بعد الترقية.
الإخطارات السائبة
عندما بدأ النشاط المضطرب للكتاب والمطورين التقنيين في الغليان في النهاية ، تلقى المسؤول مكالمات من مستخدمي الخدمة. طلبوا إنقاذهم من هجوم جماعي عن طريق إعلامات البريد حول تصرفات المستخدمين الآخرين.
افتراضيًا ، كان على المستخدم الانتقال إلى بعض الصفحات مرة واحدة فقط ، وبعد ذلك تمت إضافته تلقائيًا بواسطة النظام إلى قائمة المراقبين وتلقى الإخطارات في كل مرة يتم فيها تغيير هذه الصفحة.
بالإضافة إلى ذلك ، تفضل Confluence بإرسال نشرات إخبارية أسبوعية للمستخدمين الذين يدرجون صفحات التقاء الأكثر شعبية. لحسن الحظ ، تم بالفعل تغطية هذه المشكلة على نطاق واسع على شبكة الإنترنت. الحل هو تعطيل الإخطارات المقابلة في إعدادات النظام:
الآن يتلقى المستخدمون إعلامات فقط إذا تم ذكر أسمائهم في التعليقات على المقال.
خادم الاستقرار
لاختبار التقاء ، قمنا بنشر خادم ويندوز. في المراحل الأولية ، غالبًا ما "تعطل" الخادم. تحول جزء من المشكلة إلى عدم كفاية ذاكرة الوصول العشوائي على الخادم (الحجم الموصى به هو 11-12 جيجابايت). لقد ولت المشكلات المتبقية عندما قمنا بتشغيل إعدادات النظام الموصى بها في مثل هذه الحالات.
يعمل الخادم الآن بثبات تام - تحدث الاضطرابات حوالي مرة واحدة خلال شهرين. في حالة حدوث عطل ، فإن إعادة التشغيل كافية لإصلاحه.
إدارة الوثائق في التقاء
اليوم في التقاء الكتاب التقني والمبرمجين والمهندسين الإلكترونية ، QA العمل معا.
لقد خططنا للتخلي عن MS Word تمامًا وتطوير المستندات حصريًا في Confluence وتحويلها إلى DOCX و PDF. في الواقع ، اتضح أنه يمكنك الاستغناء عن العملية المطولة لنقل جميع الوثائق الموجودة إلى تنسيق جديد ثم إعداد القوالب في Scroll PDF / Word Exporter. وفقًا لتقديراتنا ، سوف يستغرق الأمر حوالي ستة أشهر للقيام بذلك. لقد أصبح من الأسهل بكثير نقل جميع المستندات المطورة بتنسيق MS Word إلى التقاء والاحتفاظ بها هناك.
قررنا ألا نتوقع تنسيقًا رائعًا من التقاء وفقًا لجميع متطلبات ESKD وقسمنا ببساطة جميع مستندات المستخدم بشكل مشروط إلى مستندات لـ "عميل الدولة" ومستندات لـ "ليس عميل الدولة".
أول ما نقوم بإنشائه بتنسيق DOCX ، تخزينه وتحديثه في Confluence. نقوم بتطوير الأخير مباشرة في التقاء ، تصدير إلى PDF إذا لزم الأمر.
بفضل وحدات الماكرو المضمّنة ، نستخدم تقنية مصدر واحد في وثائق المستخدم - الآن لا يتعين علينا تغيير معلمة واحدة يدويًا في العديد من إصدارات المستندات.
محرر WYSIWYG المريح يجعل من السهل إجراء تغييرات على المستند النهائي - لقطات الشاشة والرموز وعناصر الرسوم تبقى في مكانها.
تتيح لك ميزة التحرير التعاوني التعاون في وثيقة. يمكنك مشاركة المستند مع خبير تقني مباشرةً في Confluence ومناقشة تعليقاته في الوقت الفعلي ، بدلاً من نشر المستند عبر البريد إلى ما لا نهاية.
للعمل خارج المكتب ، لا تحتاج إلى تكوين الوصول عن بعد. لتتمكن من العمل من المنزل ، فأنت تحتاج فقط إلى الإنترنت.
يوفر Confluence للمستخدم واجهة صفحة الويب المألوفة مع القدرة على تكوين الروابط المتقاطعة وفتح العديد من علامات التبويب في المتصفح للعمل في آن واحد.
الآن نقوم بتخزين جميع المستندات ، والعناصر الرسومية ، وصور الأجهزة ، ونحتفظ أيضًا بقاعدة معرفية بشأن منتجات الشركة في مكان واحد. ليست هناك حاجة للتفكير في مصدر الصور أو أحدث إصدار من المستندات.
ماذا تريد أن تفعل؟
نقوم حاليًا بإعداد عملية محاذاة صفحة التقاء باستخدام المكون الإضافي Comala Workflow. ومع ذلك ، لا يعمل هذا البرنامج المساعد مع مرفقات MS Word. نقوم بتنسيق هذه المستندات بمساعدة تعليقات الإصدار. الآن ندرس خيارات إعداد الموافقة التلقائية لمرفقات DOCX. أرغب في استخدام عملية الموافقة والموافقة في وقت واحد مع كل من صفحات التقاء ومرفقات تنسيق DOCX.
عندما نقوم بإعداد الموافقة التلقائية على المرفقات ، سنحاول إجراء تحويل سريع من MS Word إلى PDF. ثم - إرسال المستندات إلى خادم المنتج المطبوع الخاص بنا ، حيث تأخذ شركة الطباعة المستندات للطباعة.
العثور على تعليمات مفاجئة
لم نتمكن مطلقًا من التخلي عن برنامج MS Word ، ولكن في عملية العثور على بديل ، وجدنا فجأة شيئًا أكثر. جمعت شركة كونفلوينس المطورين من مختلف الإدارات ، وشكلت قاعدة معارف الشركة وأصبحت مستودعًا لجميع مستندات الشركة ، بصرف النظر عن تنسيقها.
شركتنا لديها مبدأ: في أي حالة غير مفهومة ، واتخاذ القرارات بشكل منهجي. نحن نعتقد أن الحل الذي يعتمد على نموذج أفضل من الحل الذي يستند إلى رأي الخبراء أو الحدس.
في حالة كونفلوينس ، أصبح نموذج إريك ريس من The Lean Startup مفيدًا. في تطوير المنتج ، فإنه يساعد المحور ، يغير اتجاه تطوير المنتج. وفي مهمة العثور على بديل لبرنامج MS Word ، جرِّب استخدام أداة جديدة على نطاق أوسع وابحث عن مزايا ذات صلة.
نتمنى لزملائنا الكتّاب نماذج مفيدة!