كل مدير يعرف كيف يكون حل المشكلة. هذا نشاط يومي للعديد من الأشخاص وعادة ما يؤدي إلى أفضل النتائج. إذا تجاهلت أو اعترفت بمشاكل في عملك ، فيمكن أن يقوم المنافسون بنقلك سريعًا وستتوقف شركتك عن الركب.
يجب على أي إجراء يهدف إلى حل مشكلة تحديد هذه المشكلة بالذات وأسبابها. فهم الأسباب ، ستتمكن من تحديد الأولويات واختيار البدائل لأفضل حل ، وكذلك تنفيذ هذا الحل مباشرة. إن القدرة على حل المشكلات الداخلية والخارجية في الوقت المناسب واتخاذ قرارات مسؤولة هي ما يجب أن يتعلمه المديرون منذ بداية حياتهم المهنية. في هذه المقالة ، سوف نحدد أنشطة حل المشكلات القوية ونحلل بعض التقنيات والتمارين الفعالة للعمل الجماعي.
فكرة حل المشكلات
استفادت العديد من الشركات من استراتيجيات جيدة التنظيم لحل المشكلات وساعدتها على إزالة الحواجز الواضحة والمخفية.
هناك نهج منظم لحل المشكلات يتضمن 5 مراحل:
- تحديد المشكلة التعريف الصحيح للمشكلة هو الخطوة الأولى نحو حلها. تؤثر هذه المرحلة المهمة بشكل مباشر على كيفية حلها.
- تحديد الأسباب . عندما يتم تحديد المشكلة ، فقد حان الوقت لمعرفة الأسباب. غالبًا ما يستخدم مخطط إيشيكاوا (أو مخطط هيكل السمكة) لتحديد العلاقات بين السبب والنتيجة. يساعد هذا التحليل الفعال المديرين على التأكد من أن قراراتهم تهدف إلى القضاء على الأسباب الفعلية ، بدلاً من أعراض المشكلة.
- توليد الأفكار . يتعلق الأمر بإبداع الفريق واقتراح أفضل الأفكار. ستكون جلسة العصف الذهني أو المناقشات داخل أي نشاط لبناء الفريق حلاً رائعًا.
- اختيار الحل الأفضل . هذه المرحلة هي لاختيار طريقة واحدة للحل ، وسوف تساعدك تقنيات وإطارات عمل تحديد الأولويات القوية على إنجاز كل الأشياء. حتى المصفوفة البسيطة المستخدمة في تحديد الأولويات التي ستساعدك على تحديد ما هو عاجل وما هو غير عاجل. يمكنك تصور ذلك على قطعة من الورق أو استخدام أي أداة حديثة لإدارة المنتجات عبر الإنترنت مع الميزة ذات الصلة.
- العمل. وجود الحل المناسب ، يمكنك التصرف. من الأفضل أن يكون لديك خطة عمل واضحة وأن تعاملها كمشروع صغير.
من المؤكد أن هذا الإطار البسيط المكون من خمس خطوات قد يحسن من فعالية مهاراتك في حل المشكلات. تم استخدام هذا النهج مع التغييرات الاختيارية كأساس للعديد من الطرق الشائعة.
طرق حل المشكلات الشائعة
تحليل حالة الجذر
يحدد نهج تحليل السبب الجذري (RCA) الأسباب الرئيسية للمشكلة. عادة ما تستخدم هذه الطريقة عندما يحدث خطأ ما.
وفقًا للطريقة ، يعتمد حل المشكلات وتحليل الأسباب الجذرية بشكل أساسي على 3 أسئلة:
- ما هي المشكلة؟
- لماذا حدث هذا؟
- ما الذي يجب عمله لمنع تكرار حدوثه؟
لتطبيق طريقة RCA ، عليك اتباع الخطوات التالية:
- تحديد المشكلة من خلال تأثيرها على الأهداف العامة.
- تصور وتحليل المشكلة للكشف عن الأسباب.
- حلها عن طريق اختيار الحل الأفضل. يجب أن يغير الحل الفعال الطريقة التي ينفذ بها الأشخاص العمليات.
عادة ما نواجه الأسباب التالية:
- الأسباب المادية (المادية والملموسة).
- الأسباب البشرية ، عندما يفعل الناس شيئًا خاطئًا أو لم يفعلوا شيئًا مطلوبًا.
- الأسباب التنظيمية المرتبطة بالنظام أو العمليات أو السياسة التي يستخدمها الأشخاص لاتخاذ القرارات.
يبحث تحليل السبب الجذري في جميع الأسباب الثلاثة ويتضمن إيجاد عيوب خفية وتحديد إجراءات محددة أسهمت في المشكلة.
طريقة 5 أسباب
وقد وصف ساكيشي تويودا ، وهو خبير صناعي ياباني ، (ومؤسس صناعة تويوتا) التقنية في الخمسينات من القرن الماضي.
الطريقة بسيطة إلى حد ما: عندما تحدث مشكلة ، يمكنك الانتقال إلى سببها عن طريق طرح "لماذا؟" خمس مرات. ثم ، عندما يصبح الحل واضحًا ، يمكنك متابعته لمنع تكرار المشكلة.
هناك تدفق من 6 خطوات:
- اجتماع فريق مع مناقشة المجموعة.
- تحديد المشكلة والاتفاق مع جميع أعضاء الفريق.
- الرئيسية "لماذا؟" - اسأل لماذا حدثت المشكلة.
- الباقي "أزيز" - اطرح هذا السؤال مرة أخرى 5 مرات. استمر حتى يتم العثور على المشكلة الرئيسية. في الواقع ، قد يكون هناك أكثر أو أقل من الأسئلة.
- خطة العمل. ناقش قائمة التدابير والإجراءات لتجنب تكرار المشكلة في المستقبل.
- تحليل. ناقش مدى فعالية التدابير ، سواء كانت تساعد في حل المشكلة أو الحد منها.
انتقل بسرعة من الإجابة إلى السؤال التالي. سيسمح لك بتحديد الصورة العامة قبل أن يفهم الوعي المشكلة.
CATWOE
يمكن أن يساعدك استخدام استراتيجيات قوية لحل المشكلات ، مثل تحليل CATWOE ، على تحسين طريقة تعاملك مع التحديات التي قد تواجهها في المستقبل.
اختصار لتقف على
- الزبائن
- الجهات الفاعلة
- عملية التحول
- عرض العالم
- أصحاب
- القيود البيئية
قد تعتقد أنها مجرد قائمة مراجعة بسيطة لإيجاد حلول للمشاكل. ومع ذلك ، ستكون هذه الطريقة مفيدة حقًا في تحديد مجالات المشكلات ، وتحديد ما ترغب فيه الشركات ، وأي الحلول يمكن أن تؤثر على أصحاب المصلحة.
يحضر كل قطعة مع الأسئلة التالية:
- من هم العملاء وكيف ستؤثر عليهم المشكلة؟
- ما الجهات الفاعلة المشاركة في المشكلة؟ من ينبغي أن يشارك في حل هذه المشكلة؟
- ما هي العمليات تتأثر هذه المشكلة؟
- ما هي الصورة العامة لما يحدث؟
- من يملك العملية وما الدور الذي سوف يلعبونه في القرار؟
- هل هناك أي قيود يمكن أن تؤثر على النتيجة النهائية؟
يوفر تحليل CATWOE بيانات شاملة حول المشكلة وعناصرها تساعد في الخوض في دراسة المشكلة. تساعد الطريقة في تحديد مدى خطورة التحديات قبل إشراك أعضاء الفريق الآخرين في القرار.
جميع الأساليب والتقنيات المذكورة تتطلب دراسة وتعمق في التفاصيل. إذا كنت لا ترغب في التعامل معهم ، فهناك المزيد من التمارين البسيطة والألعاب الترفيهية لحل المشكلات الجماعية التي يمكن تطبيقها دون إعداد خاص.
ألعاب حل المشكلات والأنشطة الترفيهية
في بعض الأحيان ، يمكن أن يكون القرار البسيط والممتع أكثر فعالية من النهج العلمي الأكثر صرامة. قد تساعدك ألعاب الأعمال غير الرسمية أيضًا في حل المشكلات.
تهدف هذه الأنشطة الترفيهية إلى تطوير التواصل بين الفريق والتفويض والتكيف والمساعدة المتبادلة وغيرها من الصفات والمهارات المفيدة.
أنها ليست مناسبة لكل فريق لأن معظمهم يحتاجون إلى مستوى كافٍ من التقبل من أعضاء الفريق ، والإبداع والتفكير المرن.
عند تنظيم مثل هذه الأنشطة ، يجب أن يفهم المديرون أنه لن يكون هناك فائزون أو خاسرون. فيما يلي بعض الأمثلة الرائعة:
انخفاض البيض
Eggs Drop هي لعبة بسيطة يمكنها تحسين مهارات صنع القرار وموظفين معينين وتعاون الفريق.
لتشغيل النشاط ، تحتاج إلى مربع من البيض والأشرطة والصحف القديمة والقش واللف البلاستيكي والبالونات والشرائط المطاطية وغيرها من الأدوات المكتبية التي يمكن استخدامها في الإنشاء اليدوي.
تحتل مساحة حرة يمكنك أن تجعل الفوضى. ثم قسّم جميع المشاركين إلى مجموعتين وأعطِ الجميع بيضة وبعض مواد البناء.
سيكون لكل عضو في الفريق أكثر من 20 دقيقة لإنشاء حامل للبيض بمساعدة مواد البناء التي ستحميه من الانهيار.
تهدف إلى إسقاط كل شركة نقل منضدة أو سلم (بشكل مفاجئ للجميع) ومعرفة من هو حامل يمكنه حماية البيضة بشكل أفضل. إذا بقيت عدة بيضات ، استمر في زيادة الارتفاع حتى تبقى بيضة واحدة فقط.
شبكات الصوف
هذه اللعبة البسيطة التي تتطلب التركيز واتجاهات واضحة ستساعد على تطوير مهارات صنع القرار وزيادة التعاون داخل المجموعة.
كل ما تحتاجه هو تقسيم فريقك إلى مجموعات متساوية الأعداد. امنح كل فريق كرة من الغزل واطلب إنشاء شبكة باستخدام خيوطهم.
10 دقائق ستكون كافية لهذا الهدف. ثم قم بمزج المجموعات بحيث يكون لكل فريق شبكة ويب أخرى غير تلك الخاصة بهم.
يجب على كل مجموعة اختيار شخص واحد معصوب العينين. يجب على هذا المشارك الاسترخاء على شبكة الإنترنت باستخدام الإرشادات الشفوية لزملائه. الفريق الأول الذي قام بتفكيك الشبكة يفوز.
لتلخيصها
تواجه المشاكل هي قاعدة لأي شركة. لا يوجد فريق نجا من التحديات أثناء عمله.
الفكرة الرئيسية هي الاهتمام بالمشاكل واتخاذ القرارات الصحيحة. قد تنقذ الطرق العلمية المختلفة وتقنيات الألعاب وأدوات الإدارة فرق العمل وتساعد في إيجاد حلول ناجحة. جربهم جميعا واختر المفضل لديك!