يعود تاريخ البريد الإلكتروني إلى عدة عقود. خلال هذا الوقت ، ليس معيار الاتصالات المؤسسية هذا قديماً ، ولكنه يصبح أكثر شيوعًا كل عام بسبب إدخال أنظمة التعاون في العديد من المؤسسات ، والتي تعتمد ، كقاعدة عامة ، على البريد الإلكتروني. ومع ذلك ، نظرًا لنقص كفاءة البريد الإلكتروني ، يتخلى المزيد والمزيد من المستخدمين عن الدردشة النصية والمكالمات الصوتية ومكالمات الفيديو ، فضلاً عن مؤتمرات الفيديو. تساعد أساليب الاتصال هذه الموظفين على توفير الكثير من الوقت ، ونتيجة لذلك ، تكون أكثر فاعلية وتجلب للشركة المزيد من المال.
ومع ذلك ، فإن استخدام الدردشات واتصالات الفيديو لحل مشاكل الأعمال غالبًا ما يؤدي إلى تهديدات جديدة لأمن معلومات المؤسسة. والحقيقة هي أنه في حالة عدم وجود حل مناسب للشركات ، يمكن للموظفين البدء بشكل مستقل في التواصل والتواصل في الخدمات العامة ، مما قد يؤدي إلى تسرب المعلومات الهامة. من ناحية أخرى ، فإن إدارة المشروع ليست مستعدة دائمًا لتخصيص أموال لإدخال منصات الشركات لمؤتمرات الفيديو وغرف الدردشة ، حيث يثق الكثيرون في أنهم يصرف انتباه الموظفين عن العمل بدلاً من زيادة كفاءتهم. قد يكون المخرج من هذا الموقف هو نشر الدردشة الجماعية وعقد المؤتمرات عبر الفيديو استنادًا إلى أنظمة المعلومات الحالية. يمكن لأولئك الذين يستخدمون الإصدار المفتوح المصدر من Zimbra Collaboration Suite كمنصة تعاون حل مشكلة إنشاء دردشة جماعية وعقد مؤتمرات فيديو باستخدام Zextras Team ، وهو الحل الذي يضيف الكثير من الميزات الجديدة إلى Zimbra OSE المتعلقة باتصالات الشركات عبر الإنترنت.
يتم تسليم Zextras Team في نسختين: Zextras Team Basic و Zextras Team Pro ، ويختلف في مجموعة من الوظائف المتوفرة. يعد خيار التسليم الأول مجانيًا تمامًا ويسمح لك بتنظيم محادثات نصية على أساس نظام التشغيل Zimbra OSE بتنسيق واحد على واحد وفي تنسيق دردشة جماعي ، وكذلك محادثات الفيديو والمكالمات الصوتية بتنسيق واحد على واحد. في الوقت نفسه ، ستكون جميع هذه الوظائف متاحة مباشرة من عميل الويب Zimbra OSE. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لمستخدمي Zextras Team Basic استخدام تطبيق الهاتف المحمول المتوفر على منصات iOS و Android. تتيح لك هذه التطبيقات الوصول إلى الدردشة الخاصة والنصية ، وفي المستقبل ستسمح لك بإجراء مكالمات فيديو. لاحظ فقط أنه بالنسبة لمحادثات الفيديو والمكالمات الصوتية ، سيحتاج مستخدمو Zextras Team إلى كاميرا ويب و / أو ميكروفون يعملان بشكل صحيح.
لكن Zextras Team Pro يوفر وظائف أكثر ثراءً. بالإضافة إلى الميزات المدرجة بالفعل ، ستتاح لمستخدمي Zextras Team الفرصة لإنشاء مؤتمرات فيديو لعدد كبير من الموظفين. يتيح لك ذلك عقد اجتماعات بين الموظفين المتواجدين جغرافياً في أماكن مختلفة وبسبب هذا الوقت الذي تم إنفاقه سابقًا في جمع المشاركين في الاجتماع في غرفة واحدة وقضاء ذلك في دراسة أعمق للقضايا أو في حل مهام عمل محددة.
يوفر Zextras Team Pro أيضًا إنشاء مساحات افتراضية وقاعات اجتماعات افتراضية للموظفين. يمكن أن تحتوي المساحة على عدة محادثات في وقت واحد ، حيث يمكن للمشاركين المختلفين في الفضاء مناقشة مواضيع مشتركة. على سبيل المثال ، ضع في اعتبارك شركة لديها قسم مبيعات مكون من 16 شخصًا. من بين هؤلاء ، يعمل 5 موظفين في مبيعات b2c ، ويبيع 5 موظفين b2b ، ويعمل 5 موظفين آخرين في b2g. يرأس القسم بأكمله رئيس قسم المبيعات.
نظرًا لأن جميع الموظفين يعملون في إدارة واحدة ، سيكون من الحكمة إنشاء مساحة مشتركة لهم ، حيث يمكنك مناقشة جميع الموضوعات المتعلقة بكل موظف في قسم المبيعات. في الوقت نفسه ، غالبًا ما تنشأ مواضيع تتعلق فقط بوحدة العمل ، على سبيل المثال ، مع b2b. بالطبع ، لا ينبغي لموظفي قسم المبيعات الذين يعملون في مجالات أخرى أن يشاركوا في مناقشة مثل هذه الموضوعات ، ومع ذلك ، ينبغي أن يشارك رئيس القسم في مناقشات كل قسم. هذا هو السبب في أنه من الممكن ضمن المساحة المخصصة لاحتياجات قسم المبيعات اختيار قاعات اجتماعات افتراضية منفصلة لكل اتجاه ، بحيث يمكن للموظفين في كل منهم التواصل مع بعضهم البعض ومع رئيس القسم. علاوة على ذلك ، في الرأس نفسه ، سيتم تجميع قاعات الاجتماعات الافتراضية الثلاث في مكان منفصل. ومع الأخذ في الاعتبار أن جميع الاتصالات تتم على خوادم الشركة ولا يتم نقل البيانات منها في أي مكان ، يمكن استدعاء هذه الدردشات في أمان تام من وجهة نظر أمن المعلومات. بالإضافة إلى قسم المبيعات ، يمكن تطبيق مبدأ المساحات وقاعات الاجتماعات الافتراضية على المؤسسة بأكملها.
بالإضافة إلى مكالمات الفيديو ، تتوفر أيضًا مكالمات صوتية للمستخدمين. إلى جانب حقيقة أنهم يقومون بتحميل قنوات الاتصال بشكل أقل بكثير ، غالباً ما يشعر الكثير من الموظفين بالحرج من التواصل في تنسيق الفيديو وحتى في كثير من الأحيان حتى لصق كاميرا ويب على أجهزة الكمبيوتر المحمولة الخاصة بهم.
بالإضافة إلى محادثات الفيديو والمكالمات الصوتية مع الموظفين ، يسمح لك Zextras Team بإنشاء محادثات الفيديو والمكالمات الصوتية مع أي مستخدم ليس موظفًا بالمؤسسة عن طريق إنشاء رابط خاص وإرساله إليه للاتصال بالاجتماع. نظرًا لأن Zextras Team لا يتطلب سوى متصفحًا حديثًا ، فباستخدام هذه الوظيفة ، يمكنك دائمًا التواصل بسرعة مع العميل أو الطرف المقابل في الحالات التي تستغرق فيها المراسلات العادية وقتًا طويلاً. بالإضافة إلى ذلك ، يدعم Zextras Team مشاركة الملفات ، والتي يمكن للموظفين إرسالها إلى بعضهم البعض مباشرةً أثناء مكالمة الفيديو أو الدردشة النصية.
لا يسعنا إلا أن نذكر تطبيق Zextras Team المخصص للهاتف المحمول ، والذي يسمح للموظفين بالمشاركة في محادثات الشركات أثناء عدم وجودهم في مكان عملهم. التطبيق متاح لأنظمة iOS و Android ، ويسمح للمستخدمين حاليًا بما يلي:
- المراسلات واستقبال وإرسال الرسائل على هاتفك الذكي
- إنشاء ، حذف ، والانضمام إلى الدردشات الخاصة
- إنشاء دردشات المجموعة وحذفها والانضمام إليها
- انضم إلى المساحات الافتراضية وغرف الدردشة ، وقم بإنشائها وحذفها
- دعوة المستخدمين إلى المساحات الافتراضية وقاعات الاجتماعات ، أو العكس ، حذفها من هناك
- تلقي إعلامات الدفع وإنشاء اتصال آمن إلى خادم الشركة.
في المستقبل ، سيضيف التطبيق ميزات للدردشة المرئية الخاصة ، بالإضافة إلى مؤتمرات الفيديو ومشاركة الملفات.
ميزة أخرى مثيرة للاهتمام لفريق Zextras هي القدرة على بث محتويات شاشة الكمبيوتر في الوقت الحقيقي ، وكذلك التحكم في النقل لمستخدم آخر. يمكن أن تكون هذه الميزة مفيدة للغاية خلال ندوات التدريب عبر الإنترنت ، والتي يلزم خلالها تعريف الموظفين بالواجهة الجديدة. يمكن أن تساعد هذه الميزة أيضًا قسم تكنولوجيا المعلومات في المؤسسة في مساعدة الموظفين على حل مشكلات أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم دون التواجد الفعلي للعامل في تكنولوجيا المعلومات.
وبالتالي ، يعد فريق Zextras حلاً كاملاً لتنظيم التواصل المريح عبر الإنترنت بين الموظفين في الشبكة الداخلية للمؤسسة وخارجها. نظرًا لحقيقة أن Zextras Backup قادر على إجراء نسخ احتياطي كامل لجميع المعلومات التي تم إنشاؤها في فريق Zextras ، فلن يتم فقد المعلومات من هناك ، واعتمادًا على شدة سياسات الأمان ، سيكون مسؤول النظام قادرًا على تكوين قيود مختلفة للمستخدمين بشكل مستقل.
بالنسبة لجميع الأسئلة المتعلقة بـ Zextras Suite ، يمكنك الاتصال بممثل شركة "Zextras" Ekaterina Triandafilidi عبر البريد الإلكتروني katerina@zextras.com