أتابع سلسلة المنشورات حول إدارة النبض - إدارة تنظيم المشاريع (طريقة النبض). في هذه المقالة سوف أتحدث عن الجزء الأكثر "لذيذ": تخطيط المشروع. التخطيط هو أبسط وأصعب جزء من أي مشروع على أساس الهدف منه هو إنشاء الملكية الفكرية. بسيط - لأنك "تأخذ خوارزمية الإجراءات وذهبت للتخطيط" ، وصعبة - لأن الشيطان يكمن في التفاصيل التي ننسى باستمرار.
اسمحوا لي أن أذكرك بمحتويات السلسلة السابقة التي تستند إليها الحسابات في هذه المقالة:
نموذج التنظيم ،
مبادئ الطريقة . و
قواعد إدارة الهدف . وهكذا ، عندما قررنا تحديد الأهداف ، واخترنا الهدف ، حان الوقت للتعامل مع تخطيط المشروع.
تخطيط
لا تتوافق الخطة مطلقًا مع الواقع ، ولكن من المهم أن يكون لديك خطة لتقليل عدم اليقين وتقليل التهديدات بطريقة أو بأخرى. وتحتاج إلى التخطيط بناءً على المبادئ التالية:
مبادئ التخطيط
- سيستغرق أي عمل وقتًا محددًا بقدر تخصيصه أو أكثر. (قانون الشلل الرعاش) .
- قام الناس بتأجيل جميع الأعمال إلى آخر لحظة من الزمن. (متلازمة الطالب).
- يميل الناس إلى إعطاء توقعات متفائلة بشأن تعقيد الوظائف الصغيرة. باستثناء الحالات التي يُحرمون فيها من المكافآت بسبب انتهاك الدرجات ، تكون الدرجات متشائمة ومبالغ فيها في هذه الحالات.
- يعطي الناس توقعات متشائمة فيما يتعلق بجهد الوظائف الكبيرة. لأنهم يريدون أن يكونوا في الوقت المناسب "بالتأكيد" ويخوضون "حرب منتصرة".
- لا يبدأ الأشخاص العمل مطلقًا في الوقت الذي يتم فيه التخطيط للعمل وعدم إنهاء المهمة في الوقت المحدد .
- جميع المشاريع مرتبطة بعدم اليقين. (قانون مورفي - إذا حدث خطأ ما ، فهذا بالضبط ما سيحدث. لا نعرف أبدًا متى سيظهر قانون مورفي نفسه).
- الواقع لن يناسب الخطة أبدا . بغض النظر عن مدى خططنا ، لن تغطي خطتنا كل شيء.
- نطاق المشروع غير ثابت . يتمثل جوهر المشروع في إنشاء شيء فريد من نوعه ، ولا نعرف أبدًا "ما يجب القيام به بالضبط" حتى نبدأ في القيام بذلك.
- الناس لا يفعلون بالضبط ما هو مكتوب في الشروط المرجعية . يفعلون أكثر أو أقل ، أو بطريقة أخرى.
- يمكن للناس القيام بفعالية بمهمة واحدة فقط في كل مرة .
مستويان من التخطيط
بناءً على مبادئ التخطيط والالتزامات الخارجية للمنظمة ، من الضروري تطبيق مستويين من التخطيط:
- المستوى الأول هو التخطيط الاستراتيجي ، تخطيط المشاريع الكبيرة بناءً على قواعد تخطيط المشروع.
- المستوى الثاني هو تخطيط العدو التكتيكي وتحديد الأهداف القصيرة.
يرتبط هذا الانهيار بمبدأ "الضرورة والكفاية" ، وعدم اليقين في محتوى المشروع وعدم القدرة على التنبؤ بالسلوك البشري.
يوفر مستوى تخطيط المشروع تخطيطًا لتسلسل العمل الذي تقوم به المنظمة ، ويحدد أهداف تركيز واضحة ويوفر التحكم في الوفاء بالالتزامات.
يوفر مستوى التخطيط التكتيكي للسباق أهدافًا قصيرة ومفهومة للموظفين الذين ينفذون المشروع ويراعي حالة عدم اليقين العالية في طريقة التنفيذ.
التخطيط عملية
التخطيط ، كعملية ، لا ينبغي أن يقتصر على جلسات "منسية ومنسية". هذه هي العملية التي تتطلب الكثير من الجهد مثل تصميم المنتج. يجب أن يتم تخطيط واختيار أولويات العمل في المستقبل في حين أن العمل الحالي لم ينته بعد
الانتهاء. لا يمكن إجراء التخطيط إلا من خلال ترك "إنشاء الدفق" - دفق التنفيذ في دفق التحكم.
اللائحة:- يتم التخطيط للمشاريع المستقبلية وتطوير المنتجات بشكل منتظم.
- مخيط جلسات التخطيط في سير العمل.
- يمكن لأي موظف المشاركة في التخطيط إذا رأى مصلحته الخاصة به.
- يتم عقد اجتماعات التخطيط بانتظام لمزامنة جميع الخطط وقرارات الرؤية.
تخطيط المشروع
عندما تنشئ جدولًا زمنيًا للمشروع ، فأنت تقوم ببرمجة عملية صنع القرار في المنظمة لفترة طويلة. وجود جدول زمني للمشروع وترتيب المهام ، وليس
يتطلب الأمر اختيار المهمة الأكثر أهمية والأولوية في كل مرة تحتاج إليها. هذا يحفظ جهود صنع القرار.
جدول المشروع هو قاعدة تحدد أولوية المهام التي يجب اتباعها. إذا تغير شيء ما في البيئة الخارجية أو الداخلية ، فينبغي إعادة التخطيط لمراعاة جميع الأطراف المهتمة والتزامات المنظمة. استمرار العمل في الخطة القديمة يشكل خطورة بالنسبة للمنظمة. يتيح لك وجود جدول زمني للتقويم أن تفهم بشكل أفضل التواريخ التقريبية لتحقيق الأهداف ، وعلى أساس هذا تزامن العمل الآخر.
استراتيجية تخطيط المشروع
عند التخطيط لتنفيذ المشاريع ، ينبغي مراعاة عدة عوامل:
- مدة المشروع
- ربح مباشر من المشروع المنجز.
- ربح غير مباشر من المشروع المنفذ ، أو مقدار التغير في دخل الشركة لمدة 12 شهرًا عند تقديم المنتج الذي تم إنشاؤه كجزء من المشروع. كما أن توفير الموارد في أداء العمل هو ربح المنظمة.
- تكلفة تأخير تسليم النتيجة في الوقت الموعود.
- الفرصة للربح من المنتج المطور حتى اكتمال المشروع بأكمله لإنشاء المنتج.
بناءً على هذه العوامل ، من الضروري اختيار استراتيجية لتنفيذ مجموعة كاملة من المشاريع.
خيارات الاستراتيجية:
- تركز جميع موارد المؤسسة على مشروع واحد مربح لتقليل وقت التنفيذ.
- يتم تتالي المشاريع (محاذاة) حسب حد الموارد.
استراتيجية التركيز على مشروع واحد
يوفر التركيز على مشروع واحد مستوى عالًا من التفاعل بين جميع المشاركين في المشروع والمساعدة المتبادلة. حتى عندما لا يكون الموظف مشغولاً بأي عمل ، يمكنه مساعدة الآخرين على القيام بذلك. نتيجة لهذا ، يتم تقليل وقت تنفيذ المشروع.
عيوب هذا النهج هي أنه يخلق وهم "تعطل الموارد". خاصة عندما تكون هناك حاجة لبعض الموارد فقط في بداية المشروع ، ومن ثم لا تكون مطلوبة. ولكن هذا هو أيضا وهم. على سبيل المثال:
- هناك مراحل في مشروع تكنولوجيا المعلومات: التحليل والتطوير والاختبار. يتم تنفيذ التحليل من قبل المحللين ، وتطوير المطورين ، واختبار من قبل المختبرين. إذا تم إجراء جميع أعمال التحليل في بداية المشروع ، فهناك وهم بأن التحليلات ستكون خامدة. ولكن في الواقع ، يُطلب منهم باستمرار توضيح متطلبات المنتج أو توضيحها. بالطبع ليس بالكامل ، ولكن مطلوب.
- في مشروع البناء في مرحلة "التنفيذ" هناك "الإشراف الميداني" من مصممي الهيكل. وهذا هو ، والتحقق المنتظم من الامتثال للنتيجة مع المواصفات الفنية ووثائق التصميم.
تذكر: نقص المساعدة في الوقت المناسب من الزملاء يقلل من حافز المقاول ، على التوالي ، وسرعة تنفيذ المنتج.
في الشكل: يتم تنفيذ المشروعات A و B و C و D بالتتابع. المورد الأخضر - يُجبر القيد على الانتظار حتى تعمل الموارد الحمراء والزرقاء.
إستراتيجية محاذاة قيود الموارد
قيود الموارد - مورد للمنظمة ، أو موظف معين أو فريق ، أو مورد ما يحد من قدرة المنظمة على جني الأموال.
تعمل استراتيجية محاذاة قيود الموارد على تقليل وقت تنفيذ جميع المشروعات. بسبب هذا التخطيط ، فإن أغلى مورد في المنظمة سوف يعمل بنسبة 100 ٪.
في الصورة: يتم محاذاة المشاريع A ، B ، C ، D على المورد الأخضر - القيد. هذا المورد هو قيد لأنه يعمل أكثر في هذه المجموعة من المشاريع. مع مثل هذا التخطيط ، من المهم أنه مع بدء عمل المورد الأخضر ، يجب إعداد كل ما هو مطلوب لإنجاز العمل بأعلى جودة ممكنة.
تذكر: تكلفة وقت تقييد الموارد هي إيرادات المنظمة لهذه الفترة.عيوب هذا النهج هي أن المشاريع B ، C ، D لديها درجة عالية من عدم اليقين حول تاريخ بدء المشروع. ويرجع ذلك إلى حقيقة أننا لا نعرف تمامًا "متى ينتهي قيد الموارد".
استنتاج الجزء
درسنا المبادئ الأساسية للتخطيط والخيارات للمشاريع المتتالية. كل استراتيجية لها إيجابيات وسلبيات ، أسوأ إذا لم تكن هناك استراتيجية. يضمن مستويان من التخطيط مواءمة الالتزامات الخارجية وعدم اليقين الشديد في مرحلة التنفيذ.
إذا كتبت في التعليقات ماهية مبادئ التخطيط التي تستخدمها عند التخطيط لمشاريعك ، فستكون رائعة!
أن تستمر.
ملاحظة: ولكن ، إذا كنت تريد كل شيء في وقت واحد ، فهناك دليل "إدارة النبض: إدارة تنظيم المشاريع"