كيف وضعنا فريقًا رائعًا في موقع بعيد ولم نندم عليه أبدًا

لا أدعو إلى إحداث ثورة ، لكنني أريد إغلاق المكاتب في روسيا على نطاق واسع ، وانتقل معظم الموظفين إلى موقع بعيد. يبدو لي أن هذا سيتيح لكل من الأفراد والشركات العمل بكفاءة أكبر.

سوف أشارك تجربتي الشخصية حول كيفية توظيف الموظفين عن بعد ، وكيفية تشكيل عمليات العمل ، وكيفية تجهيز "مكتب" افتراضي مريح.

يعمل الآن 10 أشخاص في فريق YouGile لدينا ، وجميعهم في شكل عن بعد. نحن لا نجذب الاستثمارات ، ونحقق ربحًا ونمو في المستخدمين النشطين بنسبة 10٪ شهريًا لمدة عامين الآن.

التخطيط اليومي

وأستطيع أن أقول إن تشكيل فريق سوبر على موقع بعيد أمر واقعي تمامًا - سوق العمل عن بعد ينمو من عام إلى آخر. لدي شيء للمقارنة: استأجرت أول شركة لتكنولوجيا المعلومات (RedHelper) 250 مترًا مربعًا في بافيليتسكايا في موسكو.

تحتوي المقالة على جزأين: "الجزء 1. كيف نبحث عن الأشخاص" و "الجزء 2. كيف ننظم العمل". بعد كل شيء ، قبل تنظيم العمليات ، من المهم تشكيل فريق جيد.

أدعوكم للنظر في "الكواليس" لدينا.

الجزء 1. كيف نجد محترفين قويين

المنافسة من 100 شخص لشغل وظيفة شاغرة هي احتمال حقيقي حتى بالنسبة لأصغر شركة ، إذا كانت مستعدة لتوظيف موظفين عن بعد. سأكشف عن بعض القواعد التي تساعدنا في الحصول على الكثير من الملاحظات واختيار الزملاء الأقوياء منهم.

فيما يلي مثال على كيفية تلقينا 294 ردًا في 10 أيام على hh.ru:

وظائف شاغرة

هذا ليس مؤشرا مطلقا ، يعتمد عدد الردود على الموقف ومستوى المرتب وعوامل أخرى. ومع ذلك ، فمن الواضح أن هناك الكثير ممن يرغبون في العمل.

كيفية كتابة شاغر

نشير دائمًا في المسمى الوظيفي إلى أن هذا العمل عن بُعد. يتم الإشراف على هذا الاسم في بعض الأحيان على hh.ru ، لكنني أعيد تحريره وأتصل بالدعم. النتيجة (3 مرات أكثر من الردود ، دون قيود إقليمية) يستحق كل هذا العناء.

بالإضافة إلى ذلك ، يتيح لك ذلك "جذب" أفضل المتخصصين الذين يعملون دائمًا لنفسك. و udalenka هو تقريبا الطريقة الوحيدة لبدء العمل معهم. ينطبق هذا بشكل خاص على الشركات الناشئة التي تحلم بمطور رائع ، ولكنها لا تستطيع أن تقدم له نفس المساحة المفتوحة الأنيقة ، كما هو الحال مع Yandex على سبيل المثال. لكنها يمكن أن تقدم udalenka الديمقراطية.

في الوصف الوظيفي ، نلتزم بأسلوب "المنزل". لا الرسمية والبيروقراطية. شيء واحد هو شغور مكتب أحد البنوك الكبيرة ، وآخر هو شاغر لموظف عن بعد في شركة تكنولوجيا المعلومات الحديثة. نكتب فقط من نحن وماذا نفعل.

غالبًا ما نطلب من المرشحين إكمال مهمة قصيرة في خطاب تغطية:

"اكتب بكلماتك في جمل 3-4 ما هو نظام إدارة المشروع."

لذلك يمكنك أن تفهم خلال 30 ثانية ما إذا كنت ستجري مقابلة أم لا. يعمل هذا بشكل جيد عند التعاقد مع مؤلفي الكتب والمصممين والمديرين ، ولكن من الأفضل عدم استخدام هذه الخطوة للتكنولوجيين. ردود المبرمجين الرائعين ليست كافية ، لذلك نحاول حمايتهم.

لماذا تبقي دائما وظيفة مفتوحة
من المنطقي إجراء مقابلة مع مرشح واحد من أصل 100 ، ولكن الأكثر إثارة للاهتمام. إذا كنت بحاجة إلى العثور على أخصائي على وجه السرعة ، في غضون 2-3 أسابيع ، فستضطر حتماً إلى تقديم تنازلات صعبة وخفض الشريط. إذا اخترت استراتيجية التوظيف الدائم ، فيمكنك أن تستهدف بأعلى مستوى أعلى من المرشح واختيار زملاء أقوياء حقًا.

من الذي ندعو لإجراء مقابلة؟

• أكمل المرشح المهمة المصغرة بنجاح ، والتي طلبنا منه القيام بها في خطاب تغطية.
• من المستحسن أن يكون لدى المرشح بالفعل خبرة في العمل عن بُعد. وفقًا لملاحظتي ، في 80٪ من الحالات ، لن يتمكن أي شخص بدون خبرة في موقع بعيد من المشاركة في عمليات العمل. ولكن هناك المزيد والمزيد من الناس مع هذه الخلفية. قبل 3 سنوات فقط ، كان 5 فقط من بين 100 مرشح قد عملوا عن بُعد ، والآن كل أربعة أعوام.
• من المهم أيضًا أن يكون لدى المرشح نتائج وإنجازات قابلة للقياس. إن لم يكن المهنية ، ثم الشخصية على الأقل. على سبيل المثال ، فإن لقب سيد الرياضة يهمني. إنه يظهر أن الشخص قادر على العمل بجد وتحقيق الأهداف والفوز.

الخطوة الجيدة هي توظيف الموظفين عن بعد لمدة نصف الوقت. (4 ساعات في اليوم)
تُظهر تجربتي أنه غالبًا ما يتم تعيين المحترفين الذين يختارون هذا التنسيق. لديهم بالفعل وظيفة ، لكنهم يريدون المزيد. ربما يجمعون بين عدة مشاريع. وهذا مؤشر على أن المتخصص يقف. بالإضافة إلى ذلك ، وبهذه الطريقة تقوم بتحسين التكاليف بنفسك: إذا لم يلب الموظف توقعاتك ، فستفصل معك بتكلفة أقل من التكلفة في وضع الدوام الكامل.

كيفية مقابلة

تتمثل المهمة الرئيسية التي حددتها لنفسي في المقابلة في فهم ما إذا كان الشخص سيكون قادرًا على إكمال مهمة الاختبار. هذا يختلف عن الأساليب المعتادة عند محاولة اتخاذ قرار بشأن موعد محاكمة للمقابلة.

لماذا هذا مهم بالنسبة لي؟ إذا فشل المرشح في المهمة التالية تمامًا في الاختبار ، فالمشكلة هي كيف قمنا بتنظيم الاختيار وليس المرشح. لذلك ، ترتبط كل أسئلتي ما إذا كان يمكن للشخص حل المشكلة.

أقوم بإجراء المقابلة بتنسيق الفيديو ، من خلال نظام Whereby (بديل جيد لبرنامج Skype).

كيف نلعب مع أشرعة في مقابلة
في المقابلة لموقف المبيعات ، نفقد مبيعات مختلفة 2-3 مرات. اللعبة الأولى هي مع منتج باعه مقدم الطلب في وقت سابق. اللعبة الثانية هي مع أي منتج يتبادر إلى الذهن. نبيع الخيول والبرتقال ... أقود المبيعات على وجه التحديد إلى طريق مسدود: "لست بحاجة إلى" ، "لقد وقعت بالفعل عقدًا سنويًا مع مورد آخر" - وأراقب كيف سيخرج. المفتاح هنا ليس البرامج النصية للقالب المحفوظة ، ولكن المرونة والقدرة على البحث عن طرق مختلفة. في بعض الأحيان نقوم "بإدارة" الأدوار ، وفي دور البائع ، أنا نفسي أقدم خيارات لحل مسألة طريق مسدود. إذا كان المرشح يمسك بسرعة بتفكيري ويتواءم مع المهمة في اللعبة التالية ، فمن الواضح أن هذا منافس جيد.

مهمة اختبار مدفوعة الأجر (أهم نقطة في الاختيار!)

خلال هذه المرحلة من التوظيف ، تتمثل المهمة الرئيسية في التحقق من عقلية مقدم الطلب وتحديد ما إذا كان مناسبًا لتنفيذ المهام. ومهمة الاختبار نفسها يجب أن تكون مهمة حقيقية صغيرة.

على سبيل المثال ، بالنسبة لشغل وظيفة مؤلف الإعلانات ، نقترح كتابة مقال بأي تنسيق لمدة 4 ساعات و 2000 روبل - "مقارنة بين أنظمة التحكم المختلفة". في هذه الحالة ، يمكن للمرشح (ينبغي) طرح أي أسئلة.


حتى مع وجود سيرة ذاتية جيدة للغاية ومقابلة ناجحة ، فإن 4 من أصل 5 فقط من المتقدمين يقومون بهذه المهمة بشكل سيء. المشكلة الرئيسية هي محاولة "سكب الماء" ، يكتبون نصًا طويلًا بلا معنى. أو يكتبون عن الدعاية جدا و "بثمن بخس".

أتوقع أن أحصل على نص المؤلف ، والمواد المدروسة بعناية مع الحقائق والمشورة القيمة. بالطبع ، لمدة 4 ساعات لدراسة مواضيع غير مألوفة بعمق يكاد يكون من المستحيل. لكنني أقدر بدقة محاولة القيام بذلك ، وكذلك القدرة على استخراج المعلومات ومعالجتها. أفضل المرشحين طرح الكثير من الأسئلة وكتابة مقالات قصيرة مع معنى في كل جملة.

لماذا يجب أن تدفع مهمة الاختبار
نحن نقدم فقط عناصر الاختبار المدفوعة. هذا يزيد بشكل كبير من فرص الحصول على أخصائي جيد. لن يقضي كل مرشح يحترم نفسه وقتًا في اختبار مجاني ، وإذا كان الأمر كذلك ، فسيكون مترددًا ، دون درجة مناسبة من المشاركة. مهمة الاختبار مع الدفع أقرب إلى العمل الحقيقي. قد يعترض شخص ما على أن هذه تكاليف إضافية للشركة ، وغالبًا ما يوافق المرشحون على إظهار أنفسهم دون مقابل. في الواقع ، إنها مجرد بؤس ، في إطار نفقات الشركة ، تكون المبالغ صغيرة عمومًا ، وسيكون مستوى المرشحين مختلفًا للغاية.

الجزء 2. كيف ننظم العمل

لذلك وصلنا إلى هذه النقطة. تم تشكيل الفريق ، ولكن الآن كيفية تنظيم على موقع بعيد؟ كيف تتابع العمل وكيف تفهم ما يجري في الشركة؟ سوف أشارك تجربتي في كيفية حل هذه المشكلات.

الأسطورة: تلفاز وثلاجة وأريكة تفوز على موظف بعيد
ومع ذلك ، إذا قمت بربط شخص ما بالمكتب - فهذا لا يعني أنه سيعمل. يمكن لـ Facebook وآلة لصنع القهوة وغرفة للتدخين الفوز في المكتب. سواء في المكتب أو في جهاز التحكم عن بعد - الشخص يعمل أو لا يعمل. على العكس ، من السهل عليك تقييم إنتاجية الموظف على موقع بعيد. نظرًا لأنك تركز تمامًا على المهام ، ولا يمكن للموظف إخفاء تصرفه من خلال التواصل اللطيف على فنجان قهوة وأحداث الشركات. في مكان بعيد يكاد يكون من المستحيل تقليد النشاط العنيف ، لأنه غير مرئي. لكن النتائج واضحة على الفور. من السهل جدًا تقييم إنتاجية الموظف بعدد المهام التي تم حلها.

كيف نفهم ما إذا كان موظف يعمل أو يلعب أحمق؟

لا مفر ولكن هذا لا يمكن فهمه في المكتب. من المهم هنا مراقبة الأشخاص وليس المهام. أي موظف يمكن أن يفعل أي شيء وفي أي وقت ، وهذا هو عمله. يتمثل عملنا في معرفة ما إذا كان يحل المشكلات أو يروي القصص الجميلة ، ولماذا لم ينجح ذلك.

غالبًا ما يكون لدى المديرين المعتادين على المكتب شعور قوي: لا يعمل الموظفون إذا لم يتم ركلهم. عند العمل على موقع بعيد ، تحتاج إلى قلب هذا الشعور إلى العكس تمامًا - يعمل الموظفون افتراضيًا!

هل أحتاج إلى التحقق من عدد ساعات عمل الموظف
لا تحاول حتى. هذا هو ما يختلف تنسيق العمل عن بعد عن المكتب. نحن لا نعمل عن بعد "من الاتصال إلى الاتصال". تقدم بعض الشركات موظفين عن بعد لتثبيت البرامج لتسجيل الوقت على جهاز كمبيوتر. وبالتالي تخيف المتخصصين الذين يقدرون جهاز التحكم عن بعد بدقة بسبب طبيعته الديمقراطية والجدول الزمني المرن والتركيز على النتائج (بغض النظر عن الوقت الذي يقضيه في العملية). من خلال تتبع وقت العمل ، سوف تقوم في الواقع بتمييز جميع مزايا العمل عن بعد ، وإضعاف الانضباط الذاتي للموظفين وتقليل حوافزهم لإغلاق المهام في الوقت المحدد. خاصة إذا كان راتبه يعتمد على عدد ساعات العمل. في هذه الحالة ، سيقوم الموظفون على وجه التحديد بتمديد الوقت الذي يعملون فيه في المهمة.

كيف نخطط للعمل

نحن نعمل على تطوير نظام لإدارة المشاريع تكون فيه كل مهمة عبارة عن محادثة ، وبالطبع نقوم بتنفيذ جميع الاتصالات والتخطيط في YouGile . أحيانًا من أجل الاختبارات ، نجري بعض العمليات في المنتجات المنافسة.

نعقد اجتماعات أسبوعية مشتركة يوم الاثنين. وضعنا مهام للأسبوع الحالي في جميع المجالات: التطوير والتصميم والتسويق والاختبار. نعرض كل شيء على لوحة التخطيط. إذا لم يكن لدينا وقت لإكمال المهمة في غضون أسبوع ، فإننا نقوم بإعادة صياغتها بدقة أكبر. على سبيل المثال ، كانت المهمة "كتابة مقال" ، وإعادة الصياغة إلى "إطلاق مقال". لا توجد غرامات على المهام المتأخرة ؛ كل شيء قائم على المنطق السليم.


مجلس التخطيط الأسبوعي

أيضًا ، كل صباح نلتقي بالموظفين في اجتماع مدته 20 دقيقة لمناقشة ما تم تنفيذه بنجاح أمس وما الذي يتعين القيام به اليوم.

كيف يتم تنظيم عمليات العمل في الأقسام المختلفة

قسم التطوير

هذا هو ما يشبه مجلس التنمية. الأمر كله يتعلق بالسباق ، وهناك ملصق سباق خاص يمكنك من خلاله تصفية المهام. بشكل افتراضي ، يتم عرض المهام الحالية. هناك تراكم حيث تقع الأفكار والمهام المعلقة. لا يزال القسم صغيرًا ، ويتم تنفيذ كل شيء بكل بساطة ، فنحن لا نعقده على وجه التحديد.


مجلس التنمية

قسم التسويق

قسم التسويق ليس لوحة عادية. لديه العصف الذهني المستمر ويناقش طرق الترويج المختلفة. حتى الآن ، هناك 5 نقاط أساسية قررنا التركيز عليها: الإعلانات السياقية ، مقاطع الفيديو ، المقالات ، الرسائل الإخبارية عبر البريد الإلكتروني والشبكات الاجتماعية. يتم وضع المهام الرئيسية أيضًا على لوحة التخطيط الأسبوعية ليراها الجميع.


مجلس التسويق

قسم المبيعات

يتم تشكيل نظام CRM كامل على أساس لوحة قسم المبيعات. يتم تقسيم العملاء إلى فئات وفقًا لحالتهم: "فشل الاتصال" ، "قيد المعالجة" ، "إجراء Skype" ، "مناقشة الدفع" ، "فاتورة" ، "مدفوعة". هناك أيضًا العديد من الملصقات: من أين أتت المنصة وما تم الاتفاق عليه وما هي الخطوة التالية. عدة مئات من البطاقات تعمل باستمرار. يمكن للعديد من الناس العمل على السبورة. للاطلاع على مهام كل مدير على حدة ، يمكنك تصفيتها حسب الفنان.


مبيعات CRM

الدعم الفني

جميع المكالمات من المستخدمين الذين يأتون إلينا تدخل تلقائيًا إلى النظام على لوحة مكتب المساعدة منفصلة. الدعم الفني يعمل مع التذاكر والأولويات. أيضًا ، على اللوحة الأخرى ، يتم تجميع صورة عامة للمكالمات ذات العدادات لكل طلب.


صورة الطعون

سكرتير خاص لا يزال ، هناك عيوب في تنظيم فريق بعيد. على سبيل المثال ، لا يوجد في موقع بعيد نظام واحد يشكل مكتبًا ، وهذا جانب مهم حقًا. ولكن هذا هو موضوع لمواد منفصلة.

وأخيرا ، استطلاع صغير ...