الآن يتم تنفيذ الاتصالات غير المتزامنة ليس فقط على موقع بعيد

التوضيح: يين وى هونغ

تثبت الدراسة بعد الدراسة مرة أخرى أن العمال عن بعد أكثر إنتاجية من زملائهم في المكتب.

فقط ليس من الواضح تماما السبب.

نعم ، يوفر الناس الوقت (والعقل) عن طريق تجنب الاختناقات المرورية خلال ساعة الذروة. أنها لا تتأثر الانحرافات في المكتب. يكتسبون شعورًا بالسيطرة على جدول العمل. يبقى المزيد من الوقت للعائلة والأصدقاء والهوايات.

ولكن إلى جانب السفر إلى العمل ، فإن كل هذه المزايا ليست نتيجة لموقع مستقل بقدر ما هي نتاج ثانوي للاتصال غير المتزامن - يقرر الموظفون موعد التواصل مع الزملاء.

يفكر العديد من المديرين في تنظيم العمل عن بُعد ، لكن قلة قليلة من الناس تفكر في فكرة التواصل غير المتزامن. على الرغم من أنني أعتقد أن المستقبل يكمن في العمل عن بُعد ، إلا أن التواصل غير المتزامن عامل أكثر أهمية في أداء الفريق ، بغض النظر عما إذا كان يعمل عن بُعد أم لا. لا يوفر عدم التزامن أفضل النتائج فحسب ، بل يسمح للناس بالقيام بعمل أكثر أهمية والعيش حياة أكثر حرية وتحقيقًا.

استنادًا إلى تجربة Doist ، شركتي عن بُعد وغير المتزامنة إلى حد كبير ، سأحاول شرح ماهية التواصل غير المتزامن ، وكيف يحسن الإنتاجية والخطوات المحددة التي يمكنك اتخاذها لإنشاء بيئة غير متزامنة.

ما هو التواصل غير المتزامن؟

في الأساس ، يكون الاتصال غير المتزامن عند إرسال رسالة دون انتظار استجابة فورية . على سبيل المثال ، بريد إلكتروني. أفتح وأجيب على الرسائل في بضع ساعات.

على العكس من ذلك ، يكون الاتصال المتزامن عندما ترسل رسالة ، ويقرأها المستلم فورًا ويجيب على الفور . الاتصالات الشخصية ، مثل الاجتماعات ، هي أمثلة على الاتصالات المتزامنة البحتة. أنت تقول شيئًا ما ، أتلقى المعلومات على الفور وأرد على الفور.

لكن أشكال الاتصالات الرقمية ، مثل المراسلة في الوقت الفعلي ، يمكن أن تكون أيضًا متزامنة. قمت بإرسال رسالة ، تلقيت إشعارًا وفتح Slack لقراءة الرسالة في الوقت الحقيقي والرد. حتى البريد الإلكتروني يُنظر إليه بشكل أساسي على أنه شكل متزامن من الاتصالات. أظهرت دراسة أجرتها Yahoo Labs في عام 2015 أن متوسط ​​وقت الاستجابة لرسائل البريد الإلكتروني هو دقيقتين فقط.

قبل الخوض في فوائد نهج التعاون غير المتزامن ، دعونا نرى لماذا يجب علينا أن نتساءل عن طرقنا الحالية ، ومعظمها متزامنة ، في العمل والتواصل.

مشاكل في التواصل المستمر في الوقت الحقيقي

إذا كان الموظفون أكثر إنتاجية خارج المكتب ، فهناك خطأ ما في المكتب.

وفقًا لمقال الزائد التعاوني في مجلة هارفارد بيزنس ريفيو ، على مدار العشرين عامًا الماضية ، بدأ الموظفون في قضاء 50٪ من الوقت في التحدث مع زملائهم. يتم إنفاق ما يصل إلى 80٪ من هذا الوقت على اتصال البريد الإلكتروني (في المتوسط ​​، ست ساعات في اليوم) ، والاجتماعات (في المتوسط ​​، 15٪ ) ، ومؤخرًا ، تطبيقات المراسلة الفورية (في المتوسط ​​، يرسل Slack 200 رسالة إلى اليوم ، على الرغم من أن ألف رسالة "ليست استثناء" لأكثرها نشاطًا).

يعني هذا الاتجاه نحو التواصل المستمر تقريبًا أنه يجب على العامل العقلي المتوسط ​​أن يخطط ليوم عمل حول عدة اجتماعات ، وبينه يعمل غائبًا عن التفكير ، حيث يصرف انتباهه عن طريق البريد الإلكتروني وسلاك.

ومما زاد الطين بلة ، يعني نمو تكنولوجيا الهاتف المحمول أن اتصالات العمل لم تعد تقتصر على مكان العمل الفعلي أو وقت العمل. يمكننا التحقق من رسائل البريد الإلكتروني والرد على الرسائل في أي وقت من اليوم. نتيجة لذلك ، نحن لا نطفئ تماما. وكما قال أحد العاملين في المكتب في تعليق لمجلة نيويورك: "اعتدت أن أستيقظ وأطفئ المنبه وتحقق من Tinder. الآن أستيقظ وتحقق من سلاك ".


يفتخر سلاك بأن المستخدمين يقضون تسع ساعات أو أكثر في يوم العمل. 90 دقيقة من الاستخدام النشط ، وتمتد لمدة تسع ساعات ، هو مجموعة كاملة من الانحرافات

هذا النوع من العمل المتزامن بشكل استثنائي سيكون له ما يبرره إذا أسفر عن نتيجة. ولكن هناك أدلة متزايدة على أن النفقات العامة للتواصل في الوقت الحقيقي تجعل من الصعب التركيز على العمل ، واستنزاف الموارد العقلية ، ويجعل من الصعب عمومًا إحراز تقدم ملموس.

لقد عارضت بالفعل تطبيقات المراسلة في الوقت الفعلي ، لكن الأمر يستحق تلخيص المشكلات الرئيسية التي تنطبق على معظم أشكال الاتصالات المتزامنة:

• الانحرافات المستمرة . إنهم يصرف الانتباه ويعيق التقدم في العمل. تتطلب الأنشطة ذات الفعالية العالية والمطلوبة إدراكياً مثل البرمجة والكتابة والتصميم وتطوير الاستراتيجيات وحل المشكلات فترات طويلة من العمل العميق والمركّز. لا يسمح الاتصال المتزامن بتخصيص فترات زمنية طويلة لهذا الغرض.
  
  

  أمثلة على العمل الصغير	أمثلة على العمل العميق
  تحليل الرسائل في صندوق البريد	رسم خطة لإطلاق ميزة جديدة
  إجابات للزملاء في محادثات مثل سلاك	برمجة
  المكالمات الهاتفية للخدمات اللوجستية	إعداد العرض التقديمي الرئيسي
  اجتماعات الحضور الحضور	بحث وتحليل المعلومات حول مشكلة محددة

  
  قدم عبارة "العمل العميق" من قبل أستاذ علوم الكمبيوتر بجامعة جورج تاون ومؤلف كتب كال نيوبورت
  
  
• أولوية الاتصال بدلاً من الإنتاجية . في الوقت الحقيقي ، نشجعك على البقاء على اتصال وتكون متاحًا في جميع الأوقات. في حالة قطع الاتصال ، ستستمر المناقشات بدونك ، لذلك لا يمكنك الإجابة عليها أو حتى مشاهدتها. حتى لا يفوتك اتخاذ القرارات والمناقشات المهمة ، يحاول الناس دائمًا أن يكونوا على الإنترنت وفي أكبر عدد ممكن من الاجتماعات ، مما يضر برفاهيتهم وإنتاجيتهم.
  
• الإجهاد لا لزوم لها . التوافر الدائم يعني أن الموظف لا يتحكم في وقته. خلال النهار ، يستجيب للطلبات ، ولا يحدد جدول أعماله بشكل استباقي. أظهرت إحدى الدراسات أن الناس يعوضون عن الوقت الضائع بسبب التشتيت ، ويحاولون العمل بشكل أسرع ، مما يؤدي إلى "مزيد من التوتر والإحباط ، وإهدار الطاقة الزائدة والضغط". الثقافة المتزامنة تؤدي مباشرة إلى الإرهاق.
  
• انخفاض جودة المناقشة والحلول دون المستوى الأمثل . عندما تحتاج إلى الإجابة على الفور ، لا يتوفر للناس الوقت للتفكير في الأسئلة الرئيسية بعناية وإعطاء إجابات مدروسة. رد فعلك الأول على الموقف لن يكون الأفضل في أغلب الأحيان.

فوائد بيئة أكثر غير متزامن

ينظر معظم الناس إلى الانحرافات كإجراء روتيني ، لكن بعض الشركات ، مثل Doist و Gitlab و Zapier و Automattic و Buffer ، تحاول تنفيذ نهج غير متزامن. فيما يلي بعض الفوائد الأساسية لتحسين التحكم في الاتصالات الشخصية:

• التحكم في وقت العمل = موظفين أكثر سعادة وإنتاجية . في بيئة غير متزامنة ، لا توجد ساعات عمل محددة. يتمتع الموظفون بالسيطرة الكاملة تقريبًا على كيفية تنظيم أيام عملهم وفقًا لأسلوب حياتهم وأنظمتهم الحيوية ومسؤولياتهم (على سبيل المثال ، رعاية الأطفال!). بعض العمل في الليل ، لأنه أكثر ملاءمة لهم. كل صباح أقضي ساعة مع ابني ، ولم يلاحظ ذلك أحد في منظمي غير المتزامن.
  
• اتصالات عالية الجودة بدلاً من الإجابات السطحية . من المسلم به أن الاتصالات غير المتزامنة تكون أبطأ ، ولكن عادةً ما تكون ذات جودة أعلى. يتعلم الناس التواصل بشكل أكثر وضوحًا وتامًا لتجنب الثرثرة غير الضرورية. لديهم الوقت للتفكير في مشكلة أو فكرة معينة وإعطاء إجابات أكثر عمقا. بدلاً من ردود الفعل الانعكاسية ، يمكن للناس الإجابة عندما يكونون مستعدين لهذا (كميزة إضافية: عندما يكون لدينا وقت للتفكير فيه ، من غير المرجح أن نرى نوبات عاطفية طائشة ، على مدار الأعوام الثمانية الماضية ، لم نواجه مشكلة خطيرة واحدة في التواصل غير الصحيح).
  
• تخطيط أفضل = ضغط أقل . إذا لم يعد من الممكن إرسال طلب في أسرع وقت ممكن في اللحظة الأخيرة ، فهناك حاجة إلى تخطيط متقدم. يتعلم الناس تخطيط عبء العمل لديهم وتنسيق أنشطتهم بعناية أكبر بحيث يتوفر للزملاء الوقت الكافي للرد على طلباتهم. هذا يخفف من التوتر ، وفي النهاية يتم العمل بشكل أكثر كفاءة.
  
• العمل العميق افتراضيا . نظرًا لأنه لا يتعين على الموظفين قراءة الرسائل في وقت الاستلام ، فيمكنهم تخصيص فترات زمنية كبيرة للعمل الذي يخلق أكبر قيمة للمنظمة. إنهم يعودون للاستجابة دفعة للرسائل 1-3 مرات في اليوم ، ولا تقفز جيئة وذهابا بين العمل والرسائل / الاجتماعات.
  
  

  جيد	سيئة
  ابحث عن وقت لمحادثة مثيرة للاهتمام ، ثم عد إلى الوضع العميق	محاولات شعوذة للتواصل أثناء العمل

• توثيق السيارات وشفافية أفضل . نظرًا لأن معظم الاتصالات تتم كتابيًا ، يتم تلقائيًا توثيق المناقشات الرئيسية والمعلومات الهامة ، خاصة إذا كنت تستخدم أداة أكثر انفتاحًا من البريد الإلكتروني. هذه المحادثات هي أسهل لوضع رابط. على سبيل المثال ، في Doist ، بدلاً من اكتشاف أسباب القرار أو حالة مشروع معين ، من المعتاد إعطاء رابط لموضوعات Twist ذات الصلة.
  
  
  في ملخص هذا الشهر ، يشير مدير التسويق لدينا ، Brenna ، إلى الموضوعات ذات الصلة حتى يتمكن الناس من فهمها بسهولة بشكل غير متزامن.
  
• المساواة في المناطق الزمنية . الاتصال السلس بين المناطق الزمنية ، لن يكون أحد في وضع غير مؤات بسبب منطقتهم الزمنية. وبالتالي ، يمكنك توسيع مجموعة من المرشحين المحتملين. يمكنك إنشاء فريق مليء بالنجوم ومتنوع حقًا من الموظفين من جميع أنحاء العالم.
  
  على الرغم من أن الاحتفاظ بالموظفين يعد نوعًا من مؤشرات الغرور ، إلا أننا نعتقد أنه بفضل الثقافة غير المتزامنة ، لم يكن لدينا أي معدل دوران للموظفين خلال السنوات الخمس الماضية. يتجاوز الاحتفاظ بالموظفين 90٪ ، وهو أعلى بكثير من متوسط ​​الصناعة. على سبيل المثال ، حتى في Google مع فروعها الأسطورية ، وهي مجموعة من الفوائد من الوجبات المجانية إلى قصات الشعر المجانية ، يبلغ متوسط ​​عمر الموظف 1.1 عامًا فقط. تعد حرية العمل من أي مكان وفي أي وقت أكثر أهمية من ملفات تعريف الارتباط وتكلف شركتنا صفرًا تقريبًا.

ولكن! لا تزال بحاجة إلى اتصال متزامن

كما هو الحال مع كل شيء في الحياة ، فإن الثقافة غير المتزامنة لها إيجابيات وسلبيات. خبرة Doist على حد سواء.

في بداية رحلتنا غير المتزامنة ، قمنا بإدراج معظم الاجتماعات في القائمة السوداء ، حيث اعتبرناها مضيعة للوقت. تقريبا كل شيء يمكن حلها في الكتابة. ولكن في الآونة الأخيرة ، قال مدير التسويق لدينا ، Brenna ، بصراحة أننا فقدنا بعض الاتصال الإنساني ، وشعرت بالعزلة دون اتصال شخصي مع الموظفين الآخرين.


وجدنا أن عدم التزامن المفرط سيء أيضًا

نتيجةً لذلك ، علمنا أنك لا تزال بحاجة إلى مزج الاتصالات المتزامنة حيث يكون ذلك منطقيًا: على سبيل المثال ، الاجتماعات أو الرحلات المباشرة. من الصعب بناء التفاهم المتبادل والعلاقات الشخصية فقط في الكتابة - نحن بشر بعد كل شيء. Daft Pank.

فيما يلي بعض الحيل التي تساعدنا على إقامة علاقات شخصية في فريق:

• يتحدث كل موظف على الأقل شهريًا وجهاً لوجه مع المشرف المباشر على التحقيق في التربة ومناقشة المشكلات وتحديد الأهداف للتطوير المهني ، إلخ.
  
• قم بتجربة جلسات Hangout الجماعية العشوائية من خلال Zoom ، حيث يمكن لأفراد من فرق مختلفة الاجتماع معًا والتحدث عن الأشياء غير العاملة.
  
  
  
  
• رحلات الشركات والفرق السنوية التي يتواصل فيها الأشخاص شخصيًا.
  
  
  لا نزهة الشركات. جزر الأزور ، 2019
  
• لجميع المبتدئين ، أسبوع من العمل الشخصي مع قائد الفريق الرائد. هذا يساعد المبتدئين على الاندماج بشكل أكثر راحة في العملية ، وطرح أي أسئلة.
  
• نحن ندفع تكلفة العمل الجماعي حتى يتسنى للناس ، إذا رغبوا في ذلك ، مغادرة منازلهم والتواصل أكثر في المكتب / المجتمع.
  
  (إذا كنت مهتمًا ، فإليك مقالة أكثر تفصيلًا عن العمل عن بُعد والصحة العقلية ).

اليوم نقوم بتقليل عدد الاجتماعات ، لكن لا تحظرها. يبدو مكدس الاتصالات الحالي الخاص بنا كما يلي:

• 70 ٪ غير متزامن عبر تويست ، جيثب ، ورقة
  
• مزامنة 25٪ من خلال أدوات مثل Zoom أو Appear.in أو Google Meet
  
• 5 ٪ من الاجتماعات الشخصية ، على سبيل المثال ، زيارات سنوية للطبيعة من قبل الشركة أو الفريق بأكمله

لمزيد من المعلومات حول الأدوات المستخدمة وطرق الاتصال الخاصة بنا ، راجع مقالة "هرم الاتصال عن بعد في فريق".


كومة الاتصالات لدينا

بشكل عام ، استخدم الاتصال المتزامن في الحالات التالية:

• تريد إنشاء تفاهم متبادل بين الأشخاص (على سبيل المثال ، المحادثات الفردية أو اجتماعات الفريق مناسبة).
  
• من الضروري إحضار معلومات مهمة أو مناقشة بعض الموضوعات الحساسة.
  
• هناك العديد من العوامل غير المعروفة ، وتريد طرح الأفكار والحلول المختلفة.
  
• هناك العديد من المتغيرات السريعة التغيير ، وتريد أن تقدم المعلومات نفسها إلى الجميع بسرعة ، على سبيل المثال ، في اجتماع حول إطلاق مشروع.
  
• كانت هناك أزمة تتطلب عناية فورية ، على سبيل المثال ، تعطل الخادم. نستخدم Telegram مع الإخطارات المضمنة فقط للاتصالات في حالات الطوارئ.

يجب أن يكون الاتصال المتزامن هو الاستثناء وليس القاعدة.


بدلاً من (وأحيانًا بالإضافة إلى) اجتماعات أسبوعية ، يطلق كل فريق يوم الاثنين على جدول وينشر نتائج خطة الأسبوع الماضي للتيار. وبالتالي ، يمكن للجميع رؤية ما يعمل عليه الجميع في فرق مختلفة.

كيفية إنشاء ثقافة غير متزامنة داخل الفريق

لن يحدث الانتقال إلى عدم التزامن بين عشية وضحاها. يتطلب تغييرا عميقا في الأدوات والعمليات والعادات والثقافة. فيما يلي بعض الخطوات المحددة التي يمكنك اتخاذها بشكل فردي وكقائد للفريق.

ما يمكن للموظف القيام به:

• على التواصل . عند إرسال رسالة ، قدم أكبر قدر ممكن من المعلومات. تصور لقطات أو سكرينكاستس. قل بوضوح ما تحتاجه من شخص آخر وفي أي إطار زمني. يمكن لبضع دقائق تقضيها في التفاصيل وتحرير النص (لفهم أفضل) أن توفر أيامًا من التحدث ذهابًا وإيابًا في بيئة غير متزامنة.
  
  

  عدم التواصل	على التواصل
  هل يمكنك إرسال تقرير عن المحتوى بمجرد توفر الوقت؟	هل يمكنك إرسال تقرير قصير (صفحة واحدة) باستخدام مقاييس المدونة من Google Analytics بحلول يوم الثلاثاء القادم وحتى الساعة 14-00 بتوقيت شرق الولايات المتحدة؟ لاحظ هذا: أهم المشاركات وعدد مرات المشاهدة الفريدة ومعدل الارتداد ونسبة النقر إلى الظهور والتخطيط للوظائف المستقبلية. فيما يلي مثال جيد على مثل هذا التقرير: نموذج تقرير المحتوى . سأكون ممتنا!

  
  قم بتكوين رسالتك بوضوح وبحرص ممكن.
  
• خطط للمستقبل حتى يتوفر للناس الوقت لمراجعة رسالتك . على سبيل المثال ، "أود إنهاء هذا خلال يومين ، ويفضل أن يكون ذلك بمشاركتك" ، وليس "أحتاج إلى إجابتك في غضون ساعة".
  
• تحقق دائمًا من إعدادات مشاركة المستندات . يبدو هذا كأنه تافه ، ولكن إذا طلب شخص ما الوصول ، فقد يؤدي ذلك إلى تأخير العملية الكلية لعدة ساعات أو حتى أيام.
  
• قبل الاجتماعات ، ابدأ دفقًا أو أنشئ مستندًا . شارك جميع المعلومات وناقش القضايا الرئيسية قبل الاجتماع حتى يتمكن الجميع من التوصل إلى فهم كامل للموضوع.
  
• بعد الاجتماع ، اكتب النقاش والنتيجة . ابدأ التدفق أو تابع المستند حتى يتمكن كل من يفوتهم من العثور على هذه المعلومات. لقد بدأنا في تجربة تسجيل الاجتماعات على الفيديو حتى يتمكن الجميع من الحضور بشكل غير متزامن.
  
• قم بإيقاف تشغيل الإشعارات . بدلاً من ذلك ، خصص فترات زمنية معينة طوال اليوم للتحقق من رسائل البريد الإلكتروني والرسائل والرد عليها.
  
  
  
  
  
• استخدام وقت الانتظار منتجة . لن يكون انتظار إجابة مشكلة كبيرة إذا كان هناك شيء يجب القيام به.

ما الذي يمكن أن تؤديه قيادة الفريق:

• شجع الجميع على إتقان التواصل المكتوب كمهارة أساسية . هذا سوف يقلل من وقت الانتظار ونقل بسرعة جوهر الأشياء. في بيئة غير متزامنة ، يجب على الجميع أن يكون كاتبا عظيما.
  
• قيّم الأشخاص استنادًا إلى نتائجهم ، وليس سرعة الاستجابة أو عدد ساعات العمل . لقد كتبنا بالفعل بالتفصيل عن تقييم الأداء .
  
• إلغاء الساعات الإلزامية أو ساعات العمل . سيتيح لك ذلك تعيين موظفين من أي مكان في العالم وسيحول مؤسستك بشكل طبيعي نحو اتصال غير متزامن عندما لا يكون وضع الكتف متاحًا.
  
• التركيز على الثقة والتنظيم والاستقلال والمساءلة . بدون هذا ، لن يعمل الاتصال غير المتزامن أبدًا. على سبيل المثال ، تنص إحدى القيم الأساسية لـ Doist على أن الجميع يثق في المواعيد النهائية الخاصة بك - ولا يتعين على أصدقائك التفكير في الاحتفاظ بكلمتك. تحدثت المسوقة Brenna Laurie لدينا بمزيد من التفاصيل حول كيفية بناء الثقة في فريق بعيد مع اتصالات غير متزامنة.
  
• تطبيق نموذج الفرد المسؤول المباشر (DRI) في الإدارة وصنع القرار . لقد جعل هذا النموذج شركة Apple شعبية. هذا يعني أن الشركة لديها دائمًا شخص محدد مسؤول عن أي منطقة أو مشروع محدد. هذا الشخص لا يفعل كل شيء بنفسه ، بل ينظم فريقًا أو مشروعًا ، ويتخذ القرارات الرئيسية ، وكقاعدة عامة ، يتم إطلاعه على التوقيت والنتائج. , , . , .
  
• . , Doist 24 .
  
• . , Doist , . . , .
  
  
  
  
  Doist « Doist» (Doist Heads)
  
  
• , , , - GitHub, Basecamp Twist . . , , . , . . .
  
• . Telegram. . . .

— ,

, - , . .

, , . , , , . . .