فجأة ، ندرك أن جيرا أصبحت مكب نفايات. كل RP الثانية تكوين جيرا لأنه كان أكثر ملاءمة له دون حسيب ولا رقيب. وعندما بدأ المشروع في الاحتراق ، بدأ في إطفاء الحرائق يدويًا ، تاركًا المهام في المتعقب في بعض الحالات ، بعيدًا عن الاكتمال. إذا قام المشروع بإنشاء CI / CD كامل ، فستكون معظم مهام التطوير في الوضع النهائي الصحيح ، ولكن الباقي ...
جمدت بعض المشاريع ، بعضها سقط ، تم طرد الموظفين المحليين ، لكن لم يتم تنظيف المهام في جيرا. لديك 10-20 "مشاريع" جارية في متناول اليد وتحتاج إلى أن تفهم بسرعة أين تؤلمك أكثر.
بمقارنة تجربة المشاركين في تجمعات KiFB (نادي فرانسيس بيكون) في حل هذه المشكلة ، قدمنا هذه التجربة في شكل مسجل (والتي بفضل جميع المشاركين).
في البداية ، أتيت إلى مؤسسة بها أكثر من 50 مشروعًا ، حيث تم تقديم متتبع مع رغبة شديدة في إنشاء إدارة منهجية للمشروع ، بما في ذلك التقارير الشفافة.
يتم فهم حالة المشروع ، بناءً على شيء آخر غير رأي مدير المشروع (RP) ، في الموضوعية.
لماذا هكذا؟ اعتاد الأشخاص العاديون ، شأنهم شأن معظم الناس ، على التعرض للضرب بسبب الأخطاء. ماذا تفعل RP؟ يخفي أخطائه حتى فوات الأوان.
بعض التقارير مقدمة من الإدارة المالية والقانونية. المدفوعات والعقود والمصروفات والأفعال ، إلخ. ولكن هذه الأموال لا تُستخدم إلا قليلاً في التشخيص المبكر للمشاكل إذا ظهرت مشاكل في عملية العمل نفسها. إذا تم التحكم في سير العمل من خلال تعقب المهام ، فمن الممكن الحصول على معلومات منه.
(ولكن هذا يعمل بالطبع إذا قرأ شخص ما على RP هذه التقارير واستخلص الاستنتاجات واتخذ القرارات التي يتحمل مسؤوليتها).
لماذا أحتاج إلى تقارير
تقرير لا حاجة للتقرير
لقطة من فيلم "حروب البنتاغون". أحضر المراجع التقارير. جميع التقارير.
يمكن أن يقع المدير الذي يواجه مجموعة كبيرة من البيانات في كتلة من التقارير في ذهول. (نموذج الإضراب: إذا كنت تريد التقارير - احصل على تقارير).
الشركة تتلقى المال من خلال استكمال المهام.
يجب أن توضح التقارير في المقام الأول التدفق الوارد للأموال المستقبلية ورأس المال المرتبط به ومعدل توليد الأرباح ونفقات التشغيل. إذا تم استخدام التتبع لإدارة التغييرات ، فسيكون أيضًا معدل التغيير.
هناك أنواع مختلفة من الأنشطة (تتم بشكل مشترك وتستكمل بعضها البعض): التصميم والعملية والتنظيمية والبحثية ، يختلف تحليلها نوعًا ما.
أنشطة المشروع
في المشروعات ذات التكلفة الثابتة ، من المهم تتبع معدل احتراق الوظيفة. إذا بدأ العمل كمهام في جيرا ، يمكن أن تساعد التقارير (التي لا نتعامل معها في هذه المقالة). هناك طريقة أخرى شائعة وهي تتبع حالة المشروع باستخدام مخطط جانت ، إلى جانب حقيقة خطة الميزانية (للأسف ، غالبًا ما تُنسى المهام في جيرا).
بحث
لا يتطلب النشاط البحثي حل جميع المهام المعينة من ناحية ، من ناحية أخرى ، فإن المهام التي تم حلها عادة لا تخلق دخلاً. المنظمات التي لا يمثل هذا النشاط الرئيسي إجراء البحوث في فرق صغيرة ودورات قصيرة ، حيث يتم إجراء الإدارة "على أصابع" النتيجة. الإبلاغ جيرا يساعد قليلا في الإدارة.
أنشطة العملية
النظر في نشاط العملية - هذا هو تنفيذ التدفق الوارد للمهام مع الدفع المرتبط بتنفيذها ، في حين أن المهام تصل باستمرار مع بعض الانتظام (وبعبارة أخرى ، لا يوجد مجال ثابت). على سبيل المثال ، إدخال تحسينات على نظام تكنولوجيا المعلومات. في هذه الحالة ، يمكن أن تعكس التقارير مباشرة حالة العملية.
المهمة القادمة هي المال في المستقبل. مهمة معلقة = تعليق المال. مشكلة فاسدة (لم تعد هناك حاجة) = خسارة المال. المهمة التي تم تنفيذ العمل بها ، ولكنها ليست مغلقة = رأس المال المرتبط ، والتي يمكن التخلص منها إذا كانت المهمة سيئة.
كم من المبيعات في المستقبل لديك؟ هذه مهام جديدة ، مع تقييم متفق عليه مع العميل. ولكن لرؤية هذا ، تحتاج إلى تنظيف الخبث - المهملة المهام غير ذات الصلة.
ما هو رأس المال ذات الصلة؟ في أسعار المبيعات ، هذه هي المهام التي اتخذت في العمل ولم تكتمل. في أسعار التكلفة ، هذه هي تكاليف العمالة لمثل هذه المهام بالساعات أو في قيمة كشوف المرتبات. أقل الخبث.
ما هو معدل توليد الإيرادات؟ مقدار المال لحل المشكلة في العدو ناقص تكلفة ملكية الفريق. ولكن لهذا من الضروري أن تغير المهام حالتها + لاحظ الناس الوقت الذي يقضونه في المشروع. ومع ذلك ، مع هذه المؤشرات من المشاكل ، كقاعدة عامة ، ينشأ الأقل.
النشاط التنظيمي هو في المقام الأول نشاط التغيير.
ما مدى سرعة تغييرك؟ هل لديك وقت للتغيير؟ هذه هي سرعة المهام التنظيمية ومعدل تراكم المهام الجديدة. والإبلاغ عن المهام المعلقة على الموظفين ، مما يتيح لك أن تتذكر تنفيذ القرارات المتخذة.
يتم دعم المسار الإضافي لـ Lean من خلال تقارير أكثر تعقيدًا (لم يتم التطرق إليها كثيرًا في التجمعات ، ولا تقوم بتسجيل الدخول بالتفصيل).
ما الأفكار تتبادر إلى الذهن:
- ضياع الوقت بسبب الانتظار. نسبة الوقت المستغرق في الوقت من التوظيف إلى التنفيذ. تراكم المهلة.
- خسائر بسبب النقل غير الضروري. عدد العائدات خلال دورة الحياة مع حساب ضياع الوقت للانتظار في المعالجة
- الخسائر الناتجة عن خطوات المعالجة غير الضرورية. تعطل بسبب المراحل غير الضرورية في تنسيق المهام مع المشرفين أو المشرفين.
- خسائر بسبب فائض المخزونات. تعطل الموظفين غير المحملين بالتدريب أو العلاقات العامة أو ما قبل البيع
- الخسائر الناجمة عن الحركات غير الضرورية. ضياع الوقت في تنظيم الاجتماعات ، والعثور على جهات الاتصال ، والانتظار لتشفير التعليمات البرمجية ، وتشغيل الوحدة واختبارات أخرى.
- الخسائر الناجمة عن إطلاق منتجات معيبة. نسبة الأخطاء الموجودة في المعركة ضد تلك الموجودة في الاختبار. مقدار العمل لتصحيح الأخطاء. مقدار العمل على التعديلات بسبب ضعف التدريج.
- خسائر الإنتاج الزائد. تنفيذ الوظائف التي لم تؤثر على أداء الأعمال. خسائر لاختبار وظيفة غير حرجة أو تتأثر. دعم المتصفحات القديمة أو إصداراتها.
ولكن قبل هذه تحتاج إلى تنظيف تعقب من الخبث.
نحن تنظيف جيرا
الخطوة 1. نحن لا تكوين أي شيء
لا تقم بتغيير سير العمل والحالات والقرارات. على الرغم من أنه من غير المعتاد التعامل مع الحالات غير العادية ، إلا أن هذه البيانات يستثمر فيها الأشخاص بعض المعنى.
الخطوة 2. نزيل المشاريع القديمة
تقرير بالتنسيق (Project ، آخر تاريخ لتغيير حالة المهمة الأخيرة).
المشاريع التي لم تكن هناك حركات مرشحة لنقلها إلى الأرشيف.
إذا كان الشخص المسؤول عن المشروع لا يزال يعمل ، فسوف يوضح الحالة ، إن لم يكن ، فسيبدأ البحث عن الغايات.
ننقل مهام مشاريع الأرشفة إلى الحالة النهائية مع لن نصلح. هناك مشاريع مجمدة. حالة مثل هذه المهام يترجم إلى المجمدة.
الخطوة 3. نزيل المهام القديمة
قم بالإبلاغ عن المهام غير المغلقة مع التغيير الأخير في الحالة أقل من X (أكثر من عامين بما يكفي. ولكن عادةً ، إذا كانت المهمة معلقة لمدة 90 يومًا - "تسوء") ، يتم تجميعها حسب المحال. على الأرجح أنهم فاسدون ، سيقول الشخص المسؤول (إذا تم تعيينه ولم يتم فصله).
الخطوة 4. إزالة أنواع المهام غير الضرورية
تقرير عن توزيع المهام غير المغلقة حسب نوع المهمة لإسقاط الأنواع غير الضرورية.
الخطوة 6. نحن نحلل مهام المستبعدين
نحن واحد من المهام مع المؤدين النار.
من المثير للاهتمام بشكل خاص أن ننظر إلى مهام الموظفين المسرحين من قبل رؤسائهم. سمح رئيس الموظف بـ "استنزاف" رأس المال المرتبط بالوقت الذي يقضيه في المهمة ولم ينظم إنجاز المهمة.
ندخل في لائحة الفصل من الخدمة الالتزام بتفوق / إغلاق المهام غير ذات الصلة.
الخطوة 5. بحث وتحليل أكبر كومة
تقرير عن حالات المهام غير المغلقة. نحدد في أي حالة معظم المهام.
إذا كانت الحالة مهمة في العمل ، فسنقوم بإنشاء تقرير حول توزيع المهام في هذه الحالة من قبل فناني الأداء. نحن نفرد المهام دون تنفيذ معيّن له ، وننظر في المهام من قبل منفذي "مباشر". على بعض الفنان 2000 المهام التي تراكمت. هم ...
الخطوة 7. نحن توحيد الحالات ، والقرارات ، ودورات الحياة
فرصة للنظر بالتساوي في أي مشروع. نلتقي ونكسر مقاومة RP. للأسف ، لا يحب الناس التفكير في قابلية التبادل ، وهي حجة نموذجية: "أنا فريد في إدارة مشروع ، أحتاج إلى دورة حياة فريدة".
الخطوة 8. نحن نبحث عن المشاريع الأكثر إشكالية. نحن ننظر إلى تقارير الاحتراق
جيرا - يمكن أن يكون هناك نوعان من المشاريع
- المشروعات ذات نطاق المهام المعروف (يحدث هذا) حيث تكون تقارير الاحتراق قابلة للتطبيق. في بعض الأحيان يحدث ذلك.
- العمليات: معالجة المهام المستمرة
مشاريعإذا تم بدء تشغيل مجموعة المهام ، فإننا ننظر إلى توقعات الإنجاز ونتخذ التدابير إذا لم تكن التوقعات مريحة.
العملياتنحن ننظر إلى المشاكل التي تم حلها ضد المهام الواردة.
تنقسم المهام المقسمة إلى خارجية وداخلية (التدريب ، إعادة البناء ، وما إلى ذلك) ، نعرض فقط المهام الخارجية على المخطط.
كيفية قراءة الرسوم البيانية
هناك ثلاثة رسوم بيانية مشروطة:
واقع تكنولوجيا المعلومات هو أن العمالة المشاركة في إطلاق المهام لها انتشار إحصائي كبير (ما لم تكن بالطبع مهام مثل منح الحقوق).
نتيجةً لذلك ، لضمان SLA الضروري للدعم ، يجب تخطيط الموارد بهامش ، وإلا فإن هذا سيؤدي إلى تراكم المهام في مخازن المهام القادمة ، مما يجعل المواعيد النهائية غير مقبولة. لن يكون الأشخاص مشغولين دائمًا بالمهام الواردة ، أو التدريب أو أي أعمال أخرى غير أساسية أثناء فترات الراحة.
في عملية تطوير المنتج ، يحاولون منع المطورين من التوقف لضمان الحد الأقصى لسرعة التطوير = كسب المال. للقيام بذلك ، يجب أن يكون لديك دائمًا مجموعة من المهام في الأعمال المتراكمة ، مما يعني أن جزءًا من المهمة لن يتم في أغلب الأحيان ، وبما أن المهام تفقد أهميتها تدريجيًا ، فهذا يعني أن المهام لن يتم تنفيذها أبدًا.
الخيار أ
من الطبيعي أن يكون هذا تطبيقًا للميزات. المزيد من الميزات تدخل الإدخال مما يمكن للفريق الهضم.
إذا كان هذا هو الدعم (الإدارة وتحديد الأخطاء) ، فإن الوضع سيء. لمزيد من الأخطاء ، وأبطأ تصحيحها. كلما كان التصحيح أبطأ ، زادت الأخطاء. هناك شيء يدق تحت برميل البارود. من علامة إلى علامة من علامة إلى علامة ....
الخيار ب
إذا كان الفريق يقوم بالعديد من المهام تمامًا مثلما يتعلق الأمر بالتراكم ، فهذا يعني ذلك
- إما أن الأعمال المتراكمة يتم الاحتفاظ بها في مشروع / مكان آخر ، ونتيجة لذلك ، لا ترى معدل دوران مستقبلي في التقارير ولا يمكنك اتخاذ قرار بناءً على تقارير حول أهمية زيادة حجم الفريق ،
- أو يخترع الأشخاص المهام لأنفسهم في وقت التوقف (على الأحاسيس والحدس ، دون حراسة ، تحليل السوق ، وما إلى ذلك) ؛ كم من هذه المهام غير واضحة وهذا أمر مثير للقلق (ماذا لو كان هناك بالفعل 90 ٪ منهم) ،
- أو التقارير مزيفة.
الخيار ج
حسنا إذا كان الدعم. يجب أن يكون لدى الفريق أوقات تعطل حتى يتمكن من حل المشاكل والمهام بسرعة وكفاءة.
إذا كان هذا تطبيقًا للميزات ، فغالبًا ما يكون الوضع غير طبيعي. بمجرد تراكم المهام المتراكمة ، والتي تفهم بشكل أسرع من المهام الجديدة. لماذا يمكن أن يكون هذا؟
- على سبيل المثال ، تمت زيادة الفريق بشكل كبير ويقوم بتحليل الديون ، ولكن في الوقت نفسه ، لم تعد احتياجات العمل تتزايد. لا يستجيب العمل (لم ينجح في الاستجابة) لنمو الفرص أو ما هو أسوأ ، فقد أخذ المنتج مكانه وتوقف عن النمو.
- أو المنتج ركود ولا يتطلب التطوير.
- أو توقف التسويق عن خلق فرص جديدة.
خطوة أمان مرحلة الوصول
نحن ننقل المهام باستخدام روابط على الإنترنت إلى Google Dox. يجب أن تكون جميع المستندات داخل المحيط ، فنحن نضع مهمة نقل المواد إلى الداخل
خطوة تحكم المحلل
مصنوعة مراحل أين؟
الخيار أ. الحق في الدهون.
الخيار ب. في موظف Google Doks الشخصي.
الخيار الصحيح: يجب أن يكون التغيير في الوظائف مصحوبًا في الغالب بتغيير في الوثائق الفنية والعملية في التقاء. كيفية السيطرة عليه؟
نحن نربط صفحة البيان بالمهمة بدهن (فقط أدخل الرابط ، سيؤدي هذا تلقائيًا إلى إنشاء روابط ثنائية الاتجاه).
نحن نبني تقريرًا عن تغييرات الصفحة في التقاء ونلخصها في التحليلات مع تقارير جيرا عن التحسينات في تكاليف العمالة. جميع التحسينات مع تكاليف العمالة الكبيرة يجب أن ترتبط بالتغييرات في المواد.
شكر
شكراً للأعضاء الفاعلين في KiFB على المواد التي تم إعدادها وتنظيم المناقشة ، ولكل الأشخاص الذين شاركوا في المناقشة.