من الصعب تخيل أيام عملنا دون اجتماعات. سنقوم بحل المشكلات أو المشكلات ، وتعيين المهام ، ومناقشة الخطط ، وإجراء استعادية. ولكن ليس كل اجتماع يمكن أن يكون مفيدا وفعالا. كيفية جعل اجتماعات العمل ليست مضيعة للوقت؟ ما الاجتماعات التي يمكنني رفضها؟ ما هي تكلفة الاجتماع؟ تم الرد على هذه الأسئلة من قبل مدرب أعمال EPAT ديمتري تاتي.
أي نوع من الاجتماعات هناك
هناك العديد من أنواع اجتماعات العمل: التجمعات اليومية ، المواقف ، جلسات العصف الذهني ، الأحداث الماضية ، احتفالات SCRUM. يمكن دمجها جميعًا في ثلاث مجموعات كبيرة - حسب الغرض.
اجتماعات إعلامية
تلك التي يخبر المنظمون المشاركين بها بعض المعلومات. عادة ، يتم دعوة العديد من الأشخاص لحضور هذه الاجتماعات للحديث عن أي أخبار أو ابتكارات. على سبيل المثال ، للإبلاغ عن ظهور عملية تعليقات في الشركة.
اجتماعات المناقشة
أولئك الذين يفكر المشاركون في كيفية حل مشكلة أو سؤال وتبادل أفكارهم. على سبيل المثال ، يناقشون الميزة الجديدة التي يجب إضافتها إلى التطبيق.
اجتماعات صنع القرار
تلك التي يحتاج المشاركون إلى التوصل إلى قرار مشترك. على سبيل المثال ، حدد متتبع المهام الذي سيستخدمه الفريق بأكمله.
في الغالب يجمع نفس الاجتماع بين عناصر المعلومات والمناقشة واتخاذ القرارات. في تجمع واحد ، يمكن لقائد الفريق أن يخبر الفريق بالمتطلبات الجديدة للعميل ، ويناقش تنفيذها مع المطورين ويقرر معًا من سيفعل ما.
ما الاجتماعات التي يمكنني رفضها
خلال الاجتماع ، لا يفي الموظفون بمسؤوليات العمل الخاصة بهم ، وبالتالي لا يحققون أرباحًا للشركة. إليك عداد عبر الإنترنت يمكنك من خلاله حساب مقدار الأموال التي "تخسرها" الشركة في كل تجمع. هذا هو ما يسمى "تكلفة الاجتماع". تحتاج إلى إدخال عدد المشاركين ، ومتوسط راتبه لكل ساعة من العمل ، وبدء العداد عند بدء الاجتماع.
قبل تحديد موعد ، يحتاج المنظم إلى فهم ما إذا كانت هناك حاجة إليه بالفعل. هناك عدة أنواع من الاجتماعات يمكنك إلغاء الاشتراك فيها.
اجتماعات جدول الأعمال الواسع
هذه اجتماعات مخصصة لمجموعة واسعة من القضايا من مختلف المجالات. إنها غير فعالة لأنه في وقت مختلف يشارك عدد معين من الأشخاص في المناقشة ، والباقي ينتظرون في الطابور ، ويقضون وقت العمل.
ما يجب القيام به أولاً ، افهم عدد الأسئلة التي تريد طرحها في التجمع. ثم - بدلاً من اجتماع واحد طويل ، خطط لبعض الاجتماعات القصيرة ودعوة المشاركين المهتمين فقط لكل منهم.
خطب عدة أقسام للإدارة
عادة ما تكون هذه الاجتماعات هي التي تتناوب فيها الإدارات على إبلاغ المدير العام بنتائج العمل لهذا الشهر. يبدو وكأنه سلسلة من التقارير أمام الجنرال - يقول أحدهم ، وكل شخص آخر يقف في حالة انتباه واستماع.
ما يجب القيام به استبدل هذه الاجتماعات بسلسلة من الاجتماعات القصيرة مع كل فريق ، ثم أرسل خطابًا عامًا يحتوي على أهم المعلومات حول نتائج عمل كل قسم.
اجتماعات إعلامية
هذه هي الاجتماعات التي تتواصل فيها إدارة الشركة مع الموظفين. بشكل عام ، فلا حرج إذا كانت الأخبار مهمة حقًا وتهم الجميع. ومع ذلك ، فإن جمع عدد كبير من الناس في وقت واحد يكاد يكون مستحيلاً. وهذا يعني أن المعلومات لن تصل إلى أي من الموظفين.
ما يجب القيام به بادئ ذي بدء ، أرسل الأخبار إلى الموظفين عن طريق البريد ، ثم حدد موعدًا لجلسة الأسئلة والأجوبة. ستتاح للناس الفرصة لدراسة المعلومات في وقت مناسب لهم والتفكير في الأسئلة ، بدلاً من وضعها على عجل خلال الاجتماع.
اجتماعات لاتخاذ القرارات الاستراتيجية مع عدد كبير من المشاركين
نحن هنا نتحدث عن تلك الاجتماعات التي تحتاج فيها إلى اتخاذ قرار من نوع ما. المشكلة في مثل هذه الاجتماعات هي أنها تدعو الأشخاص الذين لا يستطيعون المشاركة المباشرة في عملية صنع القرار. على سبيل المثال ، اجتماع يقوم فيه مدير المشروع والمهندس بحساب المبلغ الذي سيكلفه العميل لإدخال وحدة نمطية جديدة في النظام ، والمطورين يجلسون ويصمتون.
ما يجب القيام به دعوة المشاركين في المسيرة فقط للمشاركة في اتخاذ القرار.
اجتماعات الفريق العادية
الاجتماعات التي يتحدث فيها كل عضو من أعضاء الفريق حول ما يعمل عليه والمهام التي يعتزم التعامل معها في المستقبل القريب. مواكبة فريق العمل ليست سيئة. المشكلة هي أننا في بعض الأحيان نعقد مثل هذه الاجتماعات ، لأنه من المعتاد بالنسبة للشركة ، والمنهجية المقررة ، مكتوبة في كتاب ذكي ، وليس لأن هناك حاجة حقيقية لها.
ما يجب القيام به قم بجدولة كل اجتماع حسب الضرورة - إذا كان هناك مواضيع تحتاج إلى مناقشتها من قبل الفريق بأكمله.
كيفية تنظيم وإجراء اجتماع فعال
الاجتماع الفعال هو الاجتماع الذي يستفيد منه جميع المشاركين ، وكذلك - من الناحية المثالية - مشروع أو شركة. يجب على كل مشارك في التجمع أن يفهم سبب دعوته وكيف يمكن أن يكون مفيدًا وما سيحصل عليه عند الخروج.
لجعل أي اجتماع فعال بقدر الإمكان ، تحتاج إلى:
- صياغة الموضوع ، خطة والغرض من الاجتماع
يحتاج المنظم إلى تزويد المشاركين بأكبر قدر ممكن من المعلومات حول الاجتماع في البداية. للقيام بذلك ، تحتاج إلى صياغة موضوع الاجتماع بشكل واضح قدر الإمكان ، وكتابة قائمة بالموضوعات والأسئلة التي ستطرحها والنتائج التي تخطط لتحقيقها.
- إعطاء المشاركين الفرصة للتأثير على خطة الاجتماع
في دعوة لحضور اجتماع ، يود المنظم أن يسأل المشاركين: "هل توافق على خطة الاجتماع؟ هل هناك أي أسئلة أخرى تريد مناقشتها؟ " يساعد ذلك بادئ الاجتماع على جمع التعليقات قبل الاجتماع ، وكذلك ضبط الخطة ، مع مراعاة رغبات واحتياجات المشاركين.
على سبيل المثال ، يريد مدير المشروع التحدث عن تنفيذ وظيفة جديدة مع فريق المشروع. ويمكن للمطورين ، من جانبهم ، تقديم عرض لمناقشة أوجه القصور في بنية التطبيق الحالية ، والتي يمكن أن تؤثر على تشغيل هذه الوظيفة.
- امنح المشاركين الوقت للتحضير
التحضير لرالي هو شيء مهم للغاية. غالبًا ما تكون الاجتماعات غير فعالة لمجرد أن المشاركين لم يكن لديهم الوقت لفهم المعلومات التي يتوقع أن يتلقوها ومعالجتها وهيكلها.
يجب تعيين اجتماعات ومناقشات واجتماعات صنع القرار في غضون أسبوع إلى أسبوعين. اجتماعات للحصول على معلومات - في يوم عمل واحد أو يومين ، بحيث يمكن للمشاركين تخطيط حملهم وتوزيعه في المستقبل القريب. ومع ذلك ، هذه ليست بديهية - يجب التعامل مع كل تجمع على حدة.
يجدر السعي لضمان أن الاجتماع يستغرق الحد الأدنى من الوقت اللازم لتحقيق هدفه. من الناحية المثالية ، لا ينبغي أن تستمر أكثر من 45 دقيقة. هذا هو مقدار الوقت الذي يمكننا فيه إدراك واستيعاب المعلومات نوعيًا. في الدقيقة 90 ، أصبح تركيز اهتمامنا ضعيفًا إلى حد كبير ، وبعد ساعتين من الاجتماع ، سئمنا التعب لدرجة أننا على استعداد للاتفاق على أي قرارات إذا تم إكمال الاجتماع في أقرب وقت ممكن.
تحديد جدول أعمال الاجتماع هو نصف المعركة. لكي يكون الاجتماع فعالًا فعليًا ، يجب عليك متابعته. للقيام بذلك ، تحتاج إلى شخص يتحكم في تقدم الاجتماع. يمكن أن يكون المشرف هو منظم المسيرة ، وأحد المشاركين.
وبدون وجود وسيط ، فإن أي تجمع سيخاطر بأن يصبح سوقًا. يمكن للمشاركين بدء الجدال والتحول إلى مواضيع أخرى ومنع الآخرين من التحدث. يحتاج المشرف إلى التأكد من أن المشاركين خلال الاجتماع لديهم الوقت لمناقشة جميع الموضوعات المحددة في الخطة. يمكن للمرء أن يسمع مثل هذه العبارات منه: "لقد انحرفنا عن الموضوع" ، "هذا سؤال مستفيض للغاية ، دعنا نناقشه في جلسة منفصلة" ، "نحن نعبر الكلمة ...".
هناك حاجة إلى سكرتير لتسجيل القرارات المتخذة والاتفاقات والأفكار وغيرها من النقاط الهامة للاجتماع. إذا لم يتم تسجيل هذه المعلومات في أي مكان ، يمكننا أن نفترض أن القرارات لم تتخذ ، والاتفاقيات ليست ثابتة ، وكان الاجتماع مضيعة للوقت.
بعد الاجتماع ، يرسل السكرتير جميع المشاركين ما يسمى خطاب متابعة مع نتائج التجمع. يمكن لأي عضو تولي دور السكرتير.
إن مطالبة المشاركين بتعليقاتهم فكرة جيدة جدًا. يمكن القيام بذلك في الدقائق الخمس الأخيرة من الاجتماع. إذا كنت منظمًا ، فاسأل المشاركين: "هل بدا هذا الاجتماع فعالًا بالنسبة لك؟ كيف يمكن تحسينه؟ "
يجب أن تعتبر الاجتماعات أدوات للتفاعل العملي. وتحسين الأدوات التي نستخدمها مهم وضروري.