من الصعب تخيل خدمة حديثة بدون نظام إعلام متكامل. تم إخبارنا بعناية أن أحد أصدقائنا قدّر الصورة ، حيث أن حامل الحقيبة الذي طال انتظاره في الطريق ، ووصلت سيارة أجرة إلى المنزل.
في أنظمة إدارة الوظائف ، يصبح دور الإخطارات أمرًا مهمًا لأنه يدمج بعمق في سير عمل الفريق. مثل الكرة الملقاة من يد إلى أخرى ، تُبلغ الإخطارات على الفور بالتغييرات في المهام ، وتدعو إلى تنفيذ الجزء الخاص بها من العمل والمعلومات العاجلة المهمة.
أدناه سوف أشارك تجربتي مع منهجية منهجية لتصميم الإخطارات. كيفية اكتشاف جميع المواقف ومراعاتها لجعل المنتج أكثر فائدة للمستخدمين وتوفير موارد فريقك؟
الخطوة 1: تحديد المشاركين في العملية
النظر في القصة الكلاسيكية لوكالة التسويق:
مدير الفن أنتوني في عجلة من أمره: ستطلق شركته قريبًا منتجًا جديدًا في السوق ، لذا يجب تسليم لافتات العرض الترويجي بحلول نهاية الأسبوع. أكمل المصمم جوني جميع الأعمال بالفعل ، ولكن من أجل قبولها ، يجب الموافقة على المخططات مع مديري المشروع.
لذلك ، يعيّن أنتوني المهمة للموافقة مع الموعد النهائي حتى يوم الجمعة ويكمل التفسير: "يرجى الموافقة على لافتات الحملة".
دعونا نلقي نظرة فاحصة على من يشارك في النظام:
- المصمم هو أداء المهمة. على الرغم من أن عمله قد تم بالفعل ، إلا أنه من المهم بالنسبة له معرفة النتيجة: تم قبول النماذج أو إعادتها للمراجعة.
- مدير فني - يقبل العمل المنجز ويوافق عليه مع مدير العميل. من المهم بالنسبة له مراقبة عملية التصويت واتخاذ القرارات التكتيكية بسرعة.
- المدراء - الحصول على العمل النهائي للموافقة. من المهم بالنسبة لهم أن يفهموا أنه يطلب منهم التحقق من مدى الضرورة الملحة للنظر في المهمة. وبطبيعة الحال ، اتخاذ قرار مع فرصة للتعليق عليه.
لبناء نموذج إشعار ، نسلط الضوء على الأدوار المجردة التي ينطوي عليها النظام:
- المقاول - واحد أو مجموعة من الأشخاص الذين تم تعيين المهمة إليهم. يتم تعريفه بواسطة حقل الأداء في المهمة.
- البادئ - المستخدم الذي بدأ عملية الموافقة.
- موافقة - واحد أو مجموعة من المستخدمين المعينين للموافقة.
في كثير من الأحيان يمكن أن يكون هناك أدوار ضمنية في نظام لا يجب أن تنساه. على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في إرسال إعلامات حول حالة العملية الجارية ، فسيكون من المفيد تقديم دور "Robot" - رسائل للمستخدمين نيابة عن منتجك.
محاولة للحد من هذه القائمة. كلما زاد تعقيد نظام الدور الذي تقوم ببنائه ، زاد صعوبة فهم المستخدمين للمنطق الذي يعمل به.
الخطوة 2: بناء الجدول "حدث - إعلام"
بناء الإطار
لتصميم الإخطارات بشكل منهجي وبصريًا ، دعونا نبني جدولًا. يتكون الإطار من جزأين:
العمود الأيسر. سنقوم هنا بتسجيل الأحداث المحتملة في عملية الموافقة حسب الأدوار. سوف تسبب إرسال الإخطارات. ليس كل الأدوار في الممارسة العملية يمكن أن تؤثر على النظام. على سبيل المثال ، "المقاول" في مثالنا هو مجرد مراقب ، لذلك لا يمكنك إضافته إلى العمود الأيسر. المجموع ، نحصل على ثلاثة أقسام:
- البادئ - تصرفات البادئ من بداية البيان وحتى نهايته ؛
- الموافقة - صنع القرار والتعليق عليه ؛
- أحداث حالة نظام الروبوت.
الصف العلوي. نحن هنا نسجل الأدوار التي يجب أن تتلقى الإخطارات. في الممارسة العملية ، يتم استخدام قنوات اتصال مختلفة ، على سبيل المثال ، دفع الإخطارات أو الرسائل القصيرة. من أجل البساطة ، سننظر في قناة اتصال واحدة لـ "البريد الوارد" - موجز إخطار شخصي:
- الموافق
- مؤد
- المبادر
يتم صيانة الجدول بشكل ملائم في جداول بيانات Google. بالإضافة إلى وظائف قوية ، سيكون من المناسب لها مشاركتها مع فريقك والإدارات الأخرى التي تحتاج إلى هذه المعلومات. على سبيل المثال ، مع دعم العملاء.
شارك الرابط مع حقوق الوصول للتعليق. وبالتالي ، ستتاح الفرصة للفريق لمناقشة الأحداث في التعليقات على الخلايا ولن يستطيع أي شخص غيرك تغييرها أو حذفها.
ملء الأحداث
عندما يكون إطار الجدول جاهزًا ، نبدأ في ملء العمود الأيسر بجميع الأحداث التي يمكن للمستخدم في الموافقة عليها. من الضروري لكل دور تقييم كل حالة واجهة وكتابة الإجراءات المتاحة. في هذه المرحلة ، التزم ببعض النصائح:
- اكتب الأحداث الأحادية اللون حيثما أمكن ذلك. إذا كنت مستعجلاً بالتجميع ، فيمكنك فقد بعض الأحداث البسيطة وتعقيد الصياغة فورًا وفقدان وضوح الطاولة.
- النظر في النموذج المنطقي للنظام. قد تؤدي بعض الأحداث ، وفقًا للسياق ، إلى نتائج مختلفة. على سبيل المثال ، إذا أزلنا آخر موافقة من العملية النشطة ، بالإضافة إلى حدث الحذف ، فيجب إلغاء البيان نفسه.
- لا تخف من التكرارات. بالنسبة لبعض الأدوار ، قد تتكرر الأحداث. على سبيل المثال ، يمكن للبادئ وأي مستخدم لديه حقوق تغيير تاريخ الاستحقاق. اسمح لهذا بتوسيع الجدول ، ولكنه سيساعد على وصف نظام الإجراءات المتاحة للجميع بشكل أفضل وهو فريد لكل دور.
الخطوة 3: تحديد مبادئ تلقي الإخطارات
الأحداث جاهزة ، ولكن قبل إضافة الإشعارات ، من المفيد تحديد مبادئ استلامها حسب الدور. إنها مفيدة من أجل تصميم قوائم ذات صلة فقط لكل دور وليس إغراق المستخدمين بالمعلومات غير الضرورية. سيساعد هذا في نتائج مقابلات المستخدمين ودراسات المنتجات المماثلة ، بالإضافة إلى الحلول المفاهيمية الموضوعة في النظام.
في نموذج الموافقة الخاص بنا ، نوضح المبادئ التالية:
- البادئ - يتلقى إخطارات حول الموافقة على القرارات وجميع التغييرات التي يقوم بها شخص ما في عمليته.
- موافقة - يتلقى إخطارات حول بدء موافقة جديدة بمشاركته وجميع التغييرات المهمة في العملية.
- المؤدي - هو مراقب. انه يتعلم عن بداية الموافقة ، والقرارات التي اتخذت ونهايتها.
سجل هذه المبادئ لكل دور في خطوط المستلم. من المريح الإشارة إليهم بالتعليقات على الخلايا. مع تطور النظام ، ستساعد المبادئ في الحفاظ على مسار واحد.
الخطوة 4: ملء الإخطارات
أخيرًا ، يمكنك البدء في إنشاء الإشعارات بأنفسهم. انتقل بالتتابع من الحدث من العمود الأيسر إلى خلايا كل دور للمستلم. اتبع هذه الإرشادات:
- حاول إعادة استخدام الصياغة أو أجزائها المتطابقة. وبالتالي فإن الإخطارات ستكون أكثر اتساقا. إذا كنت تقوم بإنشاء منتج دولي ، فسيسهل ذلك عمل فريق التعريب.
- في سطور الإخطار ، قم بتمييز البيانات المتغيرة بين النص الأساسي. على سبيل المثال ، "USER: تم تغيير تاريخ الاستحقاق إلى DATE." هذا سيسهل للمطورين العمل مع السلاسل.
- لا تنسى قواعد الإشعارات الجيدة: الصياغة القصيرة ، أقصى قدر من المعلومات المفيدة ، لهجة وفقًا لعلامتك التجارية ، مبادئ الاستلام المحددة. حاول إجراء اختبار مسبق لطول الخطوط في واجهة المنتج أو إشعارات الدفع للجوال - قد يكون من الصعب قراءة بعض الصيغ أو قصها باستخدام علامات الحذف.
- ضع شرطات حيث لا ينبغي إرسال الإشعارات. عندما يستغرق المشروع وقتًا طويلاً ، يكون من السهل الخلط بين المكان الذي لم تملأ فيه الجدول بعد ، والمكان الذي قررت عدم وجوده فيه. سيؤدي ذلك أيضًا إلى إزالة مشكلات الفريق.
وفقًا للموقف ، أدخل الترميز اللوني في الخلايا وقم بإصلاحه باعتباره وسيلة إيضاح في رأس الجدول. على سبيل المثال: النص الأسود - مسودة السطر ، والنص الأخضر - يتم فحص الخط وجاهز للعمل ، والنص الأحمر - هناك مشكلات في التنفيذ وتفاصيل في تعليقات الخلية.
الخطوة 5: وضع اللمسات الأخيرة على الأحداث
بعد ملء جميع الخلايا ، يجب الانتهاء من الجدول:
- جلب كل هذه الخطوط في شكل واحد. يحدث في بعض الأحيان أن الأجزاء المتماثلة في المعنى تختلف في قائمة كبيرة: حالات مختلفة قليلاً ، حروف جر ، مرادفات.
- أضف صيغة للأحداث الجماعية حيثما أمكن لتقليل عدد إشعارات القطعة. على سبيل المثال ، "USER: تمت إضافة ملفات N إلى العبارة"
- أضف سطور فريدة جديدة لاستبدال مجموعات الإجراءات المتسلسلة. على سبيل المثال ، بدلاً من حذف الجهات الموافق عليها ثم إضافة آخرين ، يمكنك جعل الحدث "استبدال الموافق بـ APPROVING إلى APPROVING"
- ناقش جميع الإخطارات مع فريق التطوير. قد لا تسمح لك بنية المنتج بإدراك بعض أفكارك ، حتى لو كانت بسيطة ومنطقية. كلما قمت بعرض مسودة على مطور الواجهة الخلفية ، كلما وفرت وقتًا أطول في التطوير الإضافي.
استنتاج
حتى أكثر السيناريوهات تعقيدًا يمكن أن تصبح مرئية وسهلة التطوير إذا كنت تتقارب بشكل منهجي وتلتزم بالمبادئ المحددة. سيساعد جدول الإعلام المصمم جيدًا المصمم في جعل المنتج أكثر فائدةً وفهمًا للمستخدمين. الفريق - عدم إنفاق موارد إضافية على فهم الفكرة وجميع التفاصيل ، ولكن التركيز على جودة التنفيذ.
بعض النصائح المفيدة لمزيد من العمل مع الجدول:
- لسيناريوهات المنتج المختلفة ، استخدم صفحات جدول منفصلة. سيكون من الأسهل التنقل والعثور على الأماكن المناسبة.
- تقديم عرض تقديمي لفريق التطوير. شرح منطق ومبادئ بنائه. أجب عن الأسئلة حتى يكون لدى كل شخص نفس فهم العمل.
- إذا كان المصممون الآخرون يعملون مع الإشعارات في منتجك ، فقم بتطبيق النهج واستخدم جدولًا مشتركًا. لذلك سيتم حفظ جميع الأحداث في مكان واحد ، وسوف تكون الصورة العامة مرئية.