التواصل داخل فريق بعيد هو تجربتنا

في هذه المقالة ، قررنا الكشف عن مطبخ داخلي صغير. في فريق بعيد ، أحد العناصر الرئيسية هو التواصل. سنخبرك كيف يتم تنظيمها معنا - مع المعلمات الهدف (SLO) وتفاصيل.

لماذا إضاعة الوقت في هذه المسألة

يتم حل المشاكل المعقدة الكبيرة تمامًا في ما يسمى "حالة التدفق". لقد كتب الكثير عنه حول حبري. يبدو أنه بعيدًا عن الزملاء ورئيسك ، يمكنك إيقاف تشغيل جميع الإشعارات وإزالة الهاتف وقضاء وقت عملك في حل مشكلتك بأقصى قدر من الكفاءة. ومع ذلك ، في معظم الحالات ، والتنمية هي عملية الفريق. بمجرد أن تعتمد المهمة على توضيح من أحد الزملاء ، تثار مسألة الاتصال. وإذا لم توافق مسبقًا على نوع من بروتوكول الاتصال ، سيبدأ طرفان في التدخل في العمل. الأول هو أنه ، بسبب عدم الرغبة في صرف انتباه الزميل مرة أخرى ، تظل المهمة متوقفة مؤقتًا ، والتي ، ربما ، تقطع المواعيد النهائية. والآخر هو ، عندما يتعلق الأمر بأي سؤال بسيط ، فإن اليد سوف تصل إلى الهاتف ، ونتيجة لذلك ، فإن الشخص الذي في طريقه إلى الحل سوف يجزئ يوم العمل بأكمله. في كلتا الحالتين ، كل هذا يؤثر على الأداء العام للفريق.

الهدف من الاتفاق الداخلي على قنوات الاتصال هو التأكد من أن الزملاء يمكنهم التواصل مع بعضهم البعض ضمن إطار زمني مقبول ، ولكن في الوقت نفسه الحفاظ على التركيز في أداء مهامهم عندما يكون ذلك مهمًا.

قنوات الاتصال

من المستحيل إجراء تصنيف لا لبس فيه لجميع القضايا المحتملة الناشئة في العمل. لكننا حددنا عدة أنواع من المكالمات ، لكل منها اخترنا قناة الاتصال الخاصة بنا. في حالات الحدود ، يكون اختيار القناة هو مسؤولية الشخص الذي يبدأ الاتصال.

البريد الإلكتروني

إذا كان يجب الاحتفاظ بمناقشة معينة في التاريخ أو تم التخطيط لجذب مشاركين إضافيين لحل المشكلة ، والتي ستحتاج إلى تخصيصها للسياق ، تتم صياغة الطلب عبر البريد الإلكتروني. يتم أيضًا تسجيل جميع الاتفاقات الشفهية المتعلقة بإجراءات العمل (المواعيد النهائية ، والمال ، وما إلى ذلك).

لحل هذه المشكلة ، لا يحتوي البريد الإلكتروني على بدائل. يسمح بعدم تمزيق أي شخص بعيدًا عن العمل الحالي عندما لا يكون ذلك ضروريًا تمامًا. تجزئة أقل - يمكنك القيام بالمزيد في يوم واحد في المهمة الرئيسية ، وتقليل الضغط على الأداء وعدم العمل الإضافي بعد نهاية يوم العمل. في الواقع ، يحفظ البريد جدول العمل ، مما يعني موقفًا إيجابيًا.

للرد على الرسائل ، لدينا حدود زمنية (أهداف - SLO) - نوع من القواعد الداخلية. يجب الرد على خطاب منتظم من زميل في غضون 8 ساعات عمل. يجب الرد مرتين بسرعة على رسالة من عميل متوقع أو ممثل عميل ، وكذلك رسائل من زملاء له علامة بادئة في الموضوع. للرسائل العاجلة من العميل المتوقع أو العميل - أسرع مرتين. إذا كان السؤال المذكور في الرسالة يتطلب حلاً أطول ، في غضون الإطار الزمني المشار إليه يكفي أن نعلم أن الرسالة قد تم استلامها وأخذت في الاعتبار. من المستحسن أيضًا إعطاء بعض التقدير للوقت الذي سيتم فيه صياغة الإجابة النهائية.

لا توجد عقوبات على انتهاك الحدود الزمنية. بالنسبة لجميع قنوات الاتصال ، ينبغي اعتبار القيود ممارسة جيدة ومحاولة الالتزام بها. هذا هو المبلغ مقابل الوعد بأنك لن يتم سحبك مقابل لا شيء.
ما إذا كان يجب تضمين إشعارات وصول رسائل جديدة مسألة شخصية للجميع. غيرا غالبًا ما يكون بريدًا مزعجًا في البريد ، لذلك لا يزال الكثير من الناس يفضلون تعطيل الإشعارات. بدلاً من الإشعارات ، يمكنك ببساطة تخصيص وقت بين المهام للتحقق من الرسائل.

كقاعدة داخلية منفصلة فيما يتعلق بالبريد الإلكتروني ، اضطررت إلى تسجيل الحاجة إلى استخدام توقيع على القالب وزر الرد على الكل إذا شارك العديد من الأشخاص في المحادثة. نحاول أيضًا مراقبة إدراج جهاز الرد على المكالمات عند المغادرة في إجازة أو رحلة عمل.

فترة ركود

مناقشات قصيرة الأجل ، واستطلاعات الرأي ، ورسائل مثل "غادرت لتناول الغداء" ، إلخ. إرسالها إلى رسل لحظة.

جربنا أدوات مختلفة ، ولكن للتواصل الداخلي توقفنا في سلاك. أولاً ، يسمح لك Slack بفصل العمل والسياق الشخصي. هنا ، كما هو الحال في Telegram ، لا توجد أكوام من المجموعات التي ، حتى في وضع كتم الصوت ، ترسل الرسائل وتسد الدفق بإشعاراتها. سلاك يقتصر على فريق العمل.

ثانياً ، يمكنك هنا الرد على الرسائل في سلسلة رسائل منفصلة. عند العودة من الغداء ، لا تتلقى ، كما هو الحال في Telegram ، 100 رسالة غير مقروءة ، حيث يتم خلط كل شيء - من النشر إلى حساء شخص آخر. ليس عليك التمرير لهم ، وصيد الأسماك ، ومكان الوقوف ، وأين تقع الأخطاء. في Slack ، يكفي إلغاء الاشتراك في سلسلة رسائل غير مفيدة ولم يعد يضيع الوقت في هذا الموضوع.

ثالثًا ، على الرغم من اختفاء الرسائل القديمة في الإصدار المجاني ، يمكن توصيل أي منها بالقناة (ومن حيث المبدأ ، نحن لا نخزن أي معلومات مهمة هناك - فهناك التقاء لهذا).

بالطبع ، لم نعتد على سلاك على الفور. كانت هناك أفكار لاستخدام نوع من الأدوات البديلة. ولكن بحلول هذا الوقت ، تم استخدام Slack بالفعل في العديد من المشاريع ، لذلك قررنا عدم تفاقم حديقة الحيوان.

فيما يتعلق بسرعة رد الفعل على الرسائل في Slack (والمراسلات النصية الأخرى التي لا يُمنع استخدامها كأداة إضافية في الأوامر الفردية) ، لدينا "مهلة" خاصة بنا - ساعة. بطبيعة الحال ، تؤخذ فقط ساعات العمل في الاعتبار ، ناقص غداء متفق عليه مسبقا. عن طريق إرسال طلب أو سؤال إلى دردشة جماعية ، نحاول تجنب الاتصال بالجميع في وقت واحد - يجب أن يكون لأي طلب أو سؤال عنوان محدد. وإذا كان هذا ، على سبيل المثال ، عبارة عن إخطار بالتجمع القادم وتحتاج إلى تنظيم تأكيد القراءة ، فيرجى إضافة تعليق في الرسالة أو الرد عبر الرموز التعبيرية. مثل قواعد العمل مع البريد الإلكتروني ، هذا أمر شائع ، ولكن في بعض الأحيان عليك أن تقول ذلك ، لأن كل هذا عظيم يبسط الحياة.

Skype و Hangouts Meet و Zoom مقاطع الفيديو

عندما تكون الرسائل النصية تستغرق وقتًا طويلاً وتستهلك ، فمن الأسهل الاتصال بالهاتف. في بعض الأحيان يمكن حل ما سيتم مناقشته في الدردشة لمدة نصف ساعة عن طريق الصوت في بضع دقائق.

للتواصل داخل فريق موزع ، يلزم الاتصال بالفيديو. أولاً ، من المفيد أحيانًا رؤية وجه الزميل الذي تتحدث إليه. ثانيا ، في كثير من الأحيان لإظهار الشاشة - أكثر من ألف كلمة.

تاريخياً ، استخدمنا Skype للمكالمات الصوتية ومكالمات الفيديو داخل الفريق ، لإجراء المقابلات والمحادثات مع العملاء. عندما اشتركنا في GSuite ، ظهرت قناة ثانية - Hangouts Meet. من السهل استخدام مكالمات الفيديو المجدولة في تقويم Google ، لأنه عند إنشاء حدث ، يقوم بإنشاء رابط.

يبدو أن جودة Hangouts Meet أفضل من Skype. ومع ذلك ، مع نمو الشركة ، واجهنا قيودًا - لا يزيد عن 25 شخصًا لكل مكالمة. مثل هذه المكالمات الكبيرة نادرة معنا - ربما الاجتماع العام الشهري التقليدي. لذلك ، لم يكن هناك فائدة من التبديل بالكامل إلى أداة جديدة (خاصة وأن Hangouts Meet تستخدم للتواصل مع العملاء). ولكن بالنسبة للاجتماعات الجماهيرية ، كان علي الحصول على رسول آخر - نسخة مدفوعة من Zoom. لأغراضنا ، كان حساب واحد لكل شركة يكفي.

لسوء الحظ ، لم يتمكن Hangouts Meet من استبدال Skype بالكامل من عملنا. يتم استخدامه من قبل بعض الأطراف الخارجية الخارجية ، بالإضافة إلى أن Skype أسهل بكثير لبدء مكالمة فيديو غير مخططة. لذلك في الوقت الحالي ، يتعين علينا الحفاظ على "حديقة الحيوان" بأكملها من أدوات الاتصال بالفيديو. ولكن سلاك المذكور أعلاه هو الذي يساعد تدريجيا على التخلي عن سكايب. يحتوي على مكون إضافي يسمح لك بإنشاء رابط إلى مكالمة فيديو Hangouts Meet مباشرة في الدردشة. هذا مريح. من الناحية النظرية ، تدعم Slack نفسها المكالمات الجماعية (ومن المهم بالنسبة لنا أن تسمح لك أداة اتصال الفيديو بدعوة شخص آخر إلى محادثة فردية) ، ولكن فقط على الاشتراكات المدفوعة. وفقا لمعايير أخرى ، نحن لسنا بحاجة إلى مثل هذه الرسوم الجمركية.

لدينا أيضًا قواعدنا الخاصة بالاتصال بالهاتف. نحاول الاتصال بشكل خاص بالفيديو ، إذا لم تكن هناك حواجز في الوقت الحالي للبث (في بعض الأحيان يتواصل المشاركون مع أجهزة المودم 3G أو يحتاجون إلى إظهار الشاشة ، فإن هذه القاعدة لا تؤخذ في الاعتبار) نحاول تخطيط وإعداد الإشعارات على التقويم حتى لا تنسى أن تظهر عليها.

رقم الهاتف

إذا اتصلنا بزملائنا على الهاتف لكل قضية ناشئة ، فإن الوضع يشبه المكتب العادي ، وسيكون يوم العمل مجزأًا قدر الإمكان. لذلك ، نحاول استخدام الهاتف فقط عندما لا يكون هناك أي طريقة أخرى - عند تجربة قنوات اتصال أخرى ولم تنجح ، وتتطلب المشكلة حلاً فوريًا. وفقًا للاتفاقية الداخلية ، من الضروري إعادة الاتصال خلال مكالمة لم يرد عليها خلال 15 دقيقة.

لا يتم استخدام أدوات أخرى على مستوى الشركة. من الواضح أن فرقنا غالبًا ما تتفاعل مع ممثلي الأفراد أو حتى فرق العملاء بأكملها باستخدام أدوات أخرى. لكن تنفيذها ينطبق عادة على دائرة محدودة من الناس. نحاول عدم توسيع نطاق التنوع المفرط حتى لا نعقد إعدادات البيئة.

ما هي أدوات الاتصال عن بعد التي تستخدمها؟ (هل لديك ما تقوله؟ تعليق أو ملء الاستبيان أدناه. إذا لم يكن لدى الاستطلاع خيارات الإجابة اللازمة ، فسنضيفها من تعليقاتك).

ملاحظة: ننشر مقالاتنا على عدة مواقع من Runet. اشترك في صفحاتنا على VK أو FB أو Telegram-channel لمعرفة كل منشوراتنا وغيرها من أخبار Maxilect.

PPS صورة - XKCD (1810) .