لكل منتج يقع في المتجر ، هناك حاجة إلى كمية كبيرة من البيانات الرئيسية اللازمة لنظام المحاسبة. وكل قسم ، من التجاري إلى النقل ، يستخدم لإنشاء شكله الخاص للمحاسبة عن البضائع ، ثم عانينا من التنسيق والتغييرات. في مثل هذه الظروف ، سيكون إنشاء "قسم" آخر لتجميع كتالوجات المنتجات مجنونا ، لكننا خاطرنا وجلبنا مختبرًا خبيرًا. على الرغم من أن سلسلة إدخال المنتج في المجموعة أصبحت أطول ، فقد تم تقليل إجمالي وقت الإدراج لمدة أسبوع. في هذا المنشور ، سوف نشارك تفاصيل كيفية قيامنا ببناء العمل مع المختبر وما حصلنا عليه نتيجة لذلك.
لدينا 5000 مورد ، 25000 SKU ، 811 متجرًا ، و 12،000،000 سلعة لكل متجر - مع هذه الموارد ، يتعين عليك بذل جهود كبيرة لالتقاط جميع البيانات حول البضائع بدقة.
تعد البيانات الرئيسية (المعلومات الكاملة المتعلقة بوحدة تسمية معينة) ضرورية لعمل جميع أقسام الشركة ، بدءًا من المشتريات واللوجستيات إلى إدارات المالية والتسويق. الأخطاء وعدم الدقة في البيانات تسبب مشاكل:
- ستزداد خسائر المستودع إذا تم تحديد خصائص الوزن والحجم (WGH) للمنتج بشكل غير صحيح.
- ستزداد خسائر الخدمة إذا تم تحديد كمية الطلب بشكل غير صحيح (الحد الأدنى لكمية البضائع لكل SKU التي يمكن للمورد شحنها إلى عميل التجزئة).
- سيتم تأجيل تحديث التشكيلة.
- سيكون من الضروري تنفيذ عملية التزود بالوقود (إعادة الشحن إلى المركبات الأخرى) وما إلى ذلك.
كان من الصعب للغاية العمل مع البيانات الرئيسية دائما إدخال وظائف جديدة في مجموعة متنوعة. اعتادت أن تكون لامركزية في بلدنا. أولاً ، قام المورد بتعبئة نموذج Excel ، والذي تم إرساله إلى موظف في القسم التجاري. قام بتنزيلها في نظام IBM MDM. عندما تم تحديد الأخطاء ، بدأت عملية طويلة من التصحيحات بإرسال هذا النموذج عن طريق البريد الإلكتروني. يمكن أن تمتد المصالحة لأسابيع. أخيرًا ، تم تحميل البيانات المتفق عليها في نظام ERP الخاص بنا ، وتم إرسال البضائع إلى المستودع ، وإعادة قياسها وإدخالها في نظام WMS منفصل. وبعد ذلك ، دخلت دائرة النقل ، بدورها ، في نظام TMS. نتيجة لذلك ، أنشأ كل قسم ، في الواقع ، نظام تخزين البيانات الخاص به. عندما كان مطلوبًا للحصول على بيانات "نظيفة" ، غالبًا ما كانت هناك تباينات ، لأن البيانات الواردة من مخازن مختلفة تختلف عن بعضها البعض. ناهيك عن حقيقة أن كل قسم من سلسلة حركة البضائع أعيد إدخال البيانات ، وهذا أدى إلى ضياع الوقت.
بالتفكير في كيفية تحسين هذه العملية ، توصلنا (X5 Retail Group) إلى فكرة إنشاء كتالوج إلكتروني واحد للبضائع. للمشاركة في الإطلاق التجريبي ، قمنا بدعوة MARS كأول شريك للمورد.
قررنا إضافة عنصر جديد إلى سلسلة توريد بيانات المنتج. كان هذا العنصر هو المختبر الخبير الذي أنشأه مزود خدمة المحتوى. لطيارنا ، المريخ ، كان KORUS استشارات. مخطط العمل على النحو التالي: يوفر المورد للمختبر عينات من المنتجات لرقمنة. يقوم المختبر بإجراء قياسات تلقائية للمنتجات باستخدام التحكم الضوئي والتصوير ثلاثي الأبعاد ويصف البضائع ويملأ في سمات إضافية وفقًا للمعايير الدولية ونموذج بيانات X5. لذلك حصلنا على شخص مسؤول عن جودة البيانات ويسعى إلى تحسين عملية الحصول عليها قدر الإمكان. يقوم المختبر بنقل البيانات المستلمة مباشرة إلى نظام المدخل (إلى حساب المورد). لذلك في مرحلة الطيار لدينا ، تخلصنا من المرحلة بإرسال ملفات Excel.
التكامل عبر API بين الكتالوج الإلكتروني "MARS" وبوابتنا ، تلقينا البيانات وقاس جودتها ونقلناها إلى نظام MDM الخاص بنا.
بالطبع ، هناك حاجة إلى التفاعل مع المختبر. عندما دخلت البيانات نظام بوابة المورد ، قمنا بفحصها. إذا اعتبرنا أن البيانات غير صالحة ، فقد قدمنا تعليقات. قام موظفو المعمل بإجراء تصحيحات ، ثم دخلت البيانات المصححة من خلال نظام التكامل تلقائيًا (بدون إدخال يدوي) في نظام البيانات الرئيسي الخاص بنا لبدء تطبيق لإدخال السلع. بعد ذلك ، قام موظفو القسم التجاري بملء 3-4 سمات داخلية فقط لإنشاء تطبيق PLU جديد. كان هناك العشرات من هذه الصفات من قبل.
أعطى جذب المختبر العديد من المزايا دفعة واحدة لكل من المورد وتاجر التجزئة:
- نظرًا لمورد واحد وخبرة مستقلة من الطرف المقابل ، تم تبسيط التخطيط المشترك لمتاجر التجزئة والمورد.
- انخفاض كبير في الخسائر المرتبطة بالبيانات غير الصحيحة (أخطاء بالترتيب ، العوائد).
- أصبحت المعلومات حول كل منتج الأكثر اكتمالا وصحة.
- لقد تسارعت العملية نفسها ، بالإضافة إلى ذلك ، لم تعد مسألة تحديد بياناتهم صحيحة.
ساعدتنا المعايير أيضًا في تجنب الاختلافات في قياسات التغليف. في بعض الأحيان ، كانت المعدات في وحدات معينة مضبوطة بشكل سيئ أو تم تكوينها بشكل غير صحيح ، لذلك حدثت أخطاء في قياسات الطول والعرض والعمق والحجم. في هذه الحالة ، طلبنا photofixation القياس. إذا وجدت خطأً ، تحدثت عنه وأجرت تغييرات. الآن نتلقى المعلومات دون إشراك موظفي الإدارة التجارية ، ويمكننا على الفور استخدام البيانات الموجودة في النظام. ويمكن لجميع الإدارات (بما في ذلك قسم النقل ومراكز التوزيع) استخدام البيانات من IBM ، أي أنها لا تدخلها بمفردها.
كنا أول من أدخل سوق البيانات الرئيسية في شكل تعاون ثلاثي. هذا ، بالطبع ، تطلب الكثير من العمل لنقل البيانات بين الشركات والأقسام: كان من الضروري استخدام مراكز التوزيع ، والتحقق بعناية من أن جميع بطاقات الهوية تزامنت ، وإجراء تدريب لموظفي الإدارة التجارية. الآن في روسيا ، سواء بالنسبة لتجار التجزئة أو الموردين (حتى العالميين) ، لا يزال العمل باستخدام هذه المعايير جديدًا: البيانات غير مركزية ، وبدأ الكثيرون في التفكير في الحاجة إلى توحيدها. ومع ذلك ، فإن الأمر يستحق القيام به بالتأكيد لتحسين جودة العمل وتقليل الصعوبات والتكاليف في المستقبل.
نتيجة لذلك ، تمكنا من:
- تقليل عدد الأخطاء في الطلبات بنسبة 10 ٪.
- تحسين بنسبة 40٪ في جودة بيانات VHC
- قلل من إجمالي وقت الإدراج في الأسبوع. حوالي يومين حصلنا بسبب استبعاد التلاعب في تبادل ملف Excel عند إصلاح الأخطاء - بالضبط هذه العملية التي تبدو بسيطة أدت إلى إبطاء سير العمل.
في المستقبل ، نخطط لنقل جميع الموردين إلى نظام الكتالوج الإلكتروني الجديد ، وأيضًا وضع عمليات ليس فقط من أجل المدخلات ، ولكن أيضًا لتغيير عناصر المخزون من خلال نفس البوابة الفردية. كنا مقتنعين بأن نافذة واحدة تسرع التواصل مع المورد من خلال تلقي البيانات مباشرة ، والرابط المسؤول عن جودة البيانات بشكل عام يحسن من جودة الشبكة.
