نعم ، ولكن في الحقيقة ، لماذا يتولى مدير المشروع مهام التفكير في التصميم؟ مدير المشروع مشغول بالفعل بالتنسيق والتعجيل وتحديد أولويات كل شيء لا يمكن أن يتحرك بدونه.
استلهم هذا المقال من
تجربة زملائي ، بالإضافة إلى تفكيري الخاص في مدير المشروع لتنفيذ SAP eWM (إدارة المستودعات الموسعة - نظام لأتمتة إدارة المستودعات) والمستخدم النهائي غير المتفرغ للعديد من المشاريع الأخرى.
ما هي القيمة الرئيسية للتفكير في التصميم؟ تتيح لك هذه التقنية عدم نسيان الخطوات البسيطة والخالية تقريبًا التي يتم تفويتها أو إلغاء تحديد الأولويات (خاصة في المشروعات الكبيرة) ، ولكن بعد ذلك يتم إطلاقها بصوت عالٍ للغاية أثناء الإطلاق.
متى يكون من المنطقي تطبيق تفكير التصميم؟ في أي حالة يكون فيها عدم اليقين. حصلت بشكل غير متوقع + كجم NN؟ توقف العمل لإرضاء؟ هل تبحث عن أفكار أتمتة جديدة؟ يمكنك محاولة تطبيق التفكير في التصميم. أصبحت هذه المنهجية شائعة في الآونة الأخيرة ، ولكن العديد من أدواتها استخدمناها في عملنا لفترة طويلة.
ما هو إذن تفرد هذه المنهجية؟ يقترب التفكير التصميمي من الناحية الهيكلية من عملية إنشاء واحدة جديدة ، والتي تتيح لك الوصول بسرعة وفعالية إلى نتيجة أعمال.
على عكس النهج التحليلي التقليدي ، عندما يتم طرح المهمة ، يتم تطوير الحلول واختيار أفضل الحلول:
تفضل منهجية التفكير في التصميم التركيز على المستخدم النهائي ، وإنشاء النموذج الأولي الأول للمنتج بسرعة ، على سبيل المثال ، الشاشة الورقية لهاتف ذكي ، واختبار هذا النموذج الأولي مع المستخدمين النهائيين للحصول على تعليقات فورية:
وبالتالي ، ما كان يستغرق شهوراً يمكن أن يتم الآن في يوم واحد. هذا صحيح بشكل خاص في عالم VUCA سريع الخطى لدينا.
في مارس ، نستخدم منهجية تفكير تصميم مُكيَّفة تتألف من ست مراحل ، كل منها يمكننا أن نتكيف مع مشكلة عمل معينة.
أقترح دراسة جميع الخطوات على سبيل المثال لإطلاق مشروع SAP eWM (قمنا بتغيير SAP BIOS في مستودعات مصانعنا من نوفوسيبيرسك إلى روستوف نا دونو). في المشروع ، كان من الواضح ما الذي يجب فعله ، ولكن يبقى السؤال هو كيفية بناء تفاعل فريق فعال ، والذي يتمركز في مناطق زمنية مختلفة ويشارك بالفعل في المهام التشغيلية.
المرحلة الأولى: الإطار. هنا نحدد المشكلة الحقيقية من خلال توسيع نطاق البحث من خلال إعادة صياغة المشكلة في "كيف يمكننا ...؟" ، والتعمق في الأسئلة الشهيرة "لماذا؟" و "لماذا؟". في مشروع SAP eWM ، كانت المشكلة واضحة مبدئيًا: "كيف يمكننا التغلب على" أشعل النار "في المشروع السابق والاستفادة القصوى منه حتى يبدأ في الميزانية المخطط لها في عام واحد؟" ، لذلك سوف أشارك مثالًا آخر من فريق أتمتة تكنولوجيا المعلومات ، حيث اضطررت إلى استكشاف المشكلات (وسأعرض لاحقًا النتائج النهائية لمشروع SAP eWM). في البداية ، أراد فريق أتمتة تقنية المعلومات زيادة عدد الأفكار ، ولكن بعد ثلاثة "لماذا؟" أدرك الرجال أن المشكلة لم تكن عدد الأفكار المتعلقة بأتمتة تكنولوجيا المعلومات ، ولكن التدفق المتزايد للطلبات التي تحتاج إلى معالجة بواسطة الموارد الحالية. وفقًا لذلك ، تمت إعادة صياغة المشكلة في "كيف يمكننا العثور على احتياطيات مخفية في عملنا الحالي؟"
المرحلة الثانية: استكشف . هنا نترك الغرفة ، ونضع أنفسنا في مكان المستخدم (نذهب في طريقه لاستخدام / اكتساب الخبرة) أو فقط نسأل ما يحبه ، ما "يؤلم" ، ما ينجح / لا يعمل ، في محاولة لفهم الاحتياجات الحقيقية للمستخدم. في مشروع SAP eWM ، قمنا بذلك بتنسيق يعكس التجربة السابقة وآمال كل مشارك: خوف واحد ("أشعل النار") = ملصق واحد ، أمنية واحدة (أفضل) = ملصق واحد ، وهذا سمح لنا بالتحدث عن التجربة السابقة في جو ودي وصياغة معايير النجاح معًا . في مثال أتمتة تكنولوجيا المعلومات ، سألنا الزملاء عما يعجبهم في عملهم وما الذي يرغبون في تحسينه. لا يهم في شكل ما يحدث الغوص. المهم - عدد الأفكار التي يتم جمعها نتيجة لذلك.
المرحلة الثالثة: هناك حاجة إلى
Sense-Make من أجل ترجمة عدد الأفكار إلى الجودة ، وتلخيص نتائج الدراسة وتشكيل رؤيتنا للاحتياجات العميقة للمستخدم. أستخدم مجموعة من الأفكار المتشابهة ، وهناك أيضًا تقنيات لإنشاء الأشخاص وخرائط لمسار المستخدم. عادة ، في هذه المرحلة ، تتم إعادة صياغة المشكلة الأولية ، مع مراعاة الاحتياجات الحقيقية للمستخدمين. على سبيل المثال ، في مشروع SAP eWM ، المشكلة الأولية "كيف يمكننا التغلب على" أشعل النار "في المشروع السابق والاستفادة القصوى منه حتى تبدأ في الميزانية المخططة في عام؟" تحول إلى سؤالين: "كيف يمكننا تنظيم عمل فريق المشروع البعيد أكثر الجمع بشكل فعال بين العمل التشغيلي والتصميمي؟ "و" كيف يمكننا استبدال نظام إدارة المستودعات (WMS) في المصانع ، للمستخدمين غير المرئيين ، بشكل واضح في الوقت المحدد ، بأكثر كفاءة وفعالية مع الفرد الأكثر بساطة وشفافية للحصان عمليات المستخدم الحكومية، دون أن تفقد التفاصيل الهامة والحفاظ على التركيز على أصحاب المصلحة الأعمال؟ ".
إذا كان وقت جلسة التفكير التصميمي محدودًا ، فيمكن القيام بالخطوات الثلاث الأولى في الإعداد دون اتصال بالإنترنت.
المرحلة الرابعة: إنشاء . هنا نبدأ جلسة العصف الذهني القياسية حول المشكلة المحددة في الخطوة السابقة ، والتي تحدد نتائجها أفكارًا للتنفيذ في النموذج الأولي.
النموذج الأولي هو ما يعيدنا إلى الطفولة عندما تم قطع الأموال من الورق وتم بناء المنزل من الكراسي والبطانيات. كل هذه كانت نماذج من المواقف الحقيقية. في عالم التفكير التصميمي ، يمكن صنع نموذج أولي من محتويات علبة القمامة ، من حقيقة أنه لا يكلف شيئًا.
مثال على نموذج أولي لأتمتة تكنولوجيا المعلومات:
المرحلة الخامسة: يتعلم Learn اختبار النموذج الأولي مع المستخدمين النهائيين ، والحصول على ملاحظات سريعة ، ووضع الصيغة النهائية للنموذج الأولي بناءً على الملاحظات والاختبار مرة أخرى ، والتعليقات ، والانتهاء إلى نتيجة مقبولة.
المرحلة السادسة - الطيار : إطلاق منتج القصف ، لأن المستخدمين أنفسهم شاركوا في ولادته وتطويره ومراجعته!
ميزة إضافية للتفكير في التصميم هي أن العملية مرنة للغاية وليس من الضروري المضي في جميع الخطوات الخمس. يمكنك إيقاف العملية في أي وقت أو ، إذا لزم الأمر ، قم بتكرارها.
هذا النهج له عيوبه:
- من الصعب رقمنة فوائد استخدام التكنولوجيا ؛
- غالبًا ، يُنظر إلى جلسة تفكير التصميم على أنها "كانت تقضي وقتًا رائعًا" وستتوقع نتائجها على الأرجح ببساطة على الطاولة إذا لم يكن هناك التزام بشأن المنتج التجريبي الأول في 3 أسابيع وخطة خطوة بخطوة مع المسؤولين.
أود أيضًا أن أشير إلى أن التفكير في التصميم هو أكثر من مجرد جلسة أو أسلوب ، إنه تفكير مدير المشروع الذي يفهم احتياجات المستخدمين النهائيين ويراعيهم عند اتخاذ القرارات. بطبيعة الحال ، فإن التفكير في التصميم لا ينفي التقنيات الكلاسيكية لإدارة المشروع ، ويزيد فقط من احتمال وجود مشروع ناجح بالموارد اللازمة.
فكيف يساعد التفكير التصميمي مدير مشروع تكنولوجيا المعلومات؟ من تجربتي الخاصة وتجربة الزملاء من المناطق الأخرى ، أدركت أن التفكير في التصميم يضيف بُعدًا جديدًا للمشروع - المستخدم النهائي. في أغلب الأحيان ، يكون عميل مشروع تكنولوجيا المعلومات هو القائد الأعلى أو مجلس إدارة الشركة ويتم صياغة المشكلة التي يحلها المشروع على هذا المستوى مع مدير المشروع دون مراعاة تجربة المستخدمين النهائيين. عادةً ما يحل فريق المشروع هذه المشكلة بنجاح بمساعدة أدوات تكنولوجيا المعلومات ، وبعد التنفيذ ، يدرك الجميع أنه من الضروري الآن تغيير عمليات العمل الحالية ، وقد يكون ذلك مؤلماً للغاية للشركة.
من خلال جذب المستخدمين النهائيين حتى في مرحلة تشكيل المشكلة ، يمكننا "رؤية" مشكلة كبار القادة من خلال عيون العمل الحقيقي واختيار حل أكثر دقة وملاءمة لتكنولوجيا المعلومات.
من خلال جذب المستخدمين النهائيين في مرحلة التصميم ، يمكننا أن نفهم كيف سيؤثر تطبيق تقنية المعلومات لدينا على عملية الأعمال ، وبدء التغييرات في العمليات الحالية بشكل متوازٍ.
عن طريق الاختبار مع المستخدمين النهائيين ، نساعدهم على التقدم خلال مراحل الرفض والغضب والمساومة واتخاذ قرار جديد ، وجعلهم سفراءهم قبل الإطلاق (إذا قال أحد الزملاء أن رجال تقنية المعلومات يصنعون شريحة رائعة ، ثم يريد الجميع تجربتها على الفور) .
في الختام ، أود أن أذكر مرة أخرى أن التفكير في التصميم يعمل بشكل جيد في حالات عدم اليقين الشديد عندما يكون لدى أحد أعضاء فريق المشروع على الأقل رغبة واعية في استخدام هذا النهج ويمكن لفريق المشروع (مع القائد) الاستماع بهدوء إلى وجهات نظر بديلة.
استمع بقلب مفتوح ، راقبه جيدًا ، وتحدث بحب ، ولا تنسَ الرغبة الأعمق للمستخدمين: "حتى تعمل من تلقاء نفسها!"