هناك مثل هذه المشكلة في الشركات - فوضى في المهام. مع نمو الفريق ، هذه المشكلة تؤدي إلى الشلل. تم كسر التواريخ ، تباطأ العمل في المشروع ، ضاعت المهام. وكلما ارتفعت نسبة الخسائر ، كلما انخفضت الكفاءة الكلية للفريق. والشيء الأكثر إثارة للاهتمام هو أن الفرق تعتاد على ذلك.
لذلك ، نظرًا لخسارة 10٪ من المهام ، تخسر الشركات من 10٪ (إذا لم تكن المهام مرتبطة) إلى 100٪ (إذا كانت العلاقة قوية) من الكفاءة وفي النهاية الإيرادات. إزالة الترباس واحد والصاروخ لن تطير.
في
YouGile ، أنا أعمل كعميل للمنتج - أتواصل مع المستخدمين
وأدرس مشاكلهم. والآن ، أصبح من الواضح أخيرًا أن
المشكلة الأساسية لإدارة المهام في فرق تضم أكثر من 20 شخصًا ما زالت دون حل ، وأن حلول الإدارة الحالية هي السبب في ذلك.
سأخبرك عن قصة "فتحت" فكرتي حول ما تحتاجه الشركات الحقيقية في مجال إدارة المشاريع والمهام.لقد كان اجتماعًا عاديًا مع شركة توظف حوالي 150 شخصًا ، وتقوم بتطوير بعض أجهزة المراقبة بالفيديو السرية ...
إنهم موجودون في السوق منذ حوالي 20 عامًا ، والأعمال جيدة. اجتمعنا في قاعة الاجتماعات الخاصة بهم بهدف جيد لموسكو ، ظهرت ملفات تعريف الارتباط والقهوة على الفور. من جانبهم كان هناك 5 أشخاص (رؤساء الإدارات ونائب المدير) وأنا فقط - من جانبنا.
أبدأ بالسؤال عدة مرات وفقًا للمخطط المعمول به: "ما هو هيكل الشركة؟" ، "أين يوجد عدد الأشخاص؟" ، "ما هي دورة المشروع" ، "ما هي المشاكل والطلبات؟".
يجيبونني بسرور ، وأنا أسجل. علاوة على ذلك ، سأعرض المنتج وأركز على كيفية حل مشاكلهم وطلباتهم. التنسيق قائم بالفعل بشكل جيد ولم يعطِ مواطن الخلل.
هنا في المرة الأولى التي يتوقف فيها زم عن مناقشتنا (هو الوحيد الذي يجلس وغير راضٍ بشكل واضح عن شيء ما):
"لقد طلبنا بالفعل مراجعة العمليات التجارية ، لسنا بحاجة إلى استخلاص كل هذا. من الأفضل أن تخبرنا فقط بكيفية تعاملنا مع المهام ، ومن ثم لا توجد هذه الفوضى غدًا ((من الواضح أنها تشير إلى الزملاء).
بدأت أخبره أنه ، أولاً وقبل كل شيء ، كان من الضروري إنشاء لوحات للإدارات المختلفة ، ثم دعوة الموظفين وتدريبهم ، وعندها فقط ... دعمني زملائي بسرور ، وأضافوا شيئًا ، وطرحوا أسئلة ، وأخبروا عن لوحة بيضاء بها قطع من الورق و أنظمة مختلفة في الشركة.
قاطعت Zam شرًا: "أنت لا تسمعني! لست بحاجة إلى أي رقمنة للعمليات ، ولا تدقيق أعمال ، ولا تدريب للموظفين. فقط أرني الزر كيفية تعيين المهام. حتى أتمكن من إصدار مرسوم غدًا: من اليوم ، انقر فوق هذا الزر وتعيين المهام في النظام! "
"لقد فركنا أنفسنا" لوقت طويل ، لكن الرجل تبين أنه قوي ، وسهّلت لهجتي ، لكن في جوهره لم أكن أتزحزح معه. كان بحاجة إلى حل بسيط يسمح دائمًا بوضع جميع مهام الشركة في مكان واحد. وطوال 1.5 ساعة شغل هذا المنصب بعناد.
ونعم ، ليس لدينا زر "سحري" لإنشاء المهام ، كما يسأل.بشكل عام ، تحل جميع الأنظمة الروسية المعروفة لي مليون حالة مختلفة ، وهي أيضًا إدارة علاقات العملاء وإدارة المشاريع ، ومصمم موقع ، ومصمم لعمليات الأعمال ، ورسول أعمال ...
ولكن لا يتم سجن أي منهم بالكامل تحت إدارة المهام. في العالم ، أفضل طريقة للتعامل مع هذه المسألة هي Asana ، لكن اللغة تشكل عائقًا كبيرًا (لا توجد ترجمة إلى اللغة الروسية) ، وبعد عدة عشرات من موظفي نظام الحقوق الديمقراطي ، لا يوجد ما يكفي.
معظم الشركات لا تحتاج إلى "سفن الفضاء" على الإطلاق ، فهي تحتاج إلى أشياء دنيوية للغاية. على سبيل المثال ، للتعامل مع "الفوضى" في المهام.كيف ولدت الفوضى- نسيت الالتزام. تم تعيين المهمة لفظيًا ولم يتم عرضها في أي مكان ، ثم ضاعت.
- التحدي غير المقاول بعض التفاصيل وفقدت المهمة أهميتها.
- يشارك العديد من الفنانين في المهمة ، حيث يتم تعليقها في مكان ما أثناء النقل.
- كانت المهمة متحللة ، فقد جزء منها ، وانتهت المهمة بأكملها.
- شروط سحب على. وعندما أصبح كل شيء جاهزًا ، اتضح أن المهمة تتطلب بالفعل تغييرات.
نعم ، ربما شعرت أن كل هذه المشاكل غير مهمة إلى حد ما ، وفي فريق جيد يتم حلها بأنفسهم. ولكن هذه ليست سوى مسألة حجم المجموعة. وفقًا لملاحظاتنا الخاصة ، فإن النقطة الحرجة هي في مكان ما بين 12 و 17 شخصًا ، عندما يعملون جميعًا على نتيجة واحدة مشتركة. إذا كان هناك 50 شخصًا في مجموعة ولم يعمل أحد على وجه التحديد على إدارة المهام ، فستكون الفوضى إلزامية.
كيف نريد حل مشكلة "الفوضى في المشاكل"؟
هدفنا الرئيسي هو جعل
واجهات مركزة على وجه التحديد للدخول والعمل مع المهام. ولا شيء أكثر من ذلك. بالطبع ، ليس ضمانًا للنجاح ، كل شيء يعتمد على الإدارة المختصة. لكن مهمتنا هي تبسيط جميع قواعد العمل مع النظام قدر الإمكان. من الناحية المثالية ، يجب أن تتناسب هذه القواعد مع جملة واحدة. على سبيل المثال: "الآن قمنا بتعيين جميع المهام في النظام ، انقر فوق هذا الزر وإنشاء بطاقات."
كان لدينا افتراض قوي بأن الناس يقاومون اللاوعي لإصلاح المهام. ومع ذلك ، بعد التطبيقات الأولى للإصدار المحدث من نظامنا ، اتضح أن هذا لم يكن كذلك على الإطلاق. إذا كان كل شيء بسيطًا وواضحًا ، فسيكون الموظفون سعداء بإظهار ما يعملون عليه.
ما نعمل عليه بلغة الوظائف
هيكل الشركة واضح مع الإدارات
أول شيء يبدأ بتنظيف مهام فريق كبير هو تشكيل هيكل له حقوق. تحدد البنية من يمكنه تعيين مهمة لمن ومن يرى المهام.
تحتاج أقسام التعشيش التي لا نهاية لها - راحة العمل ، حتى لو كنت 100 شخصيمكن للموظف معرفة أي من الزملاء هو المسؤول عن ماذا ، ولمن يمكن الاتصال به بشأن أي مشكلة. يمكن للمدير إعداد حقوق الوصول إلى المهام لمختلف الأشخاص والإدارات.
يمكن تطبيق نظام إعداد الحقوق في النظام بعشرة طرق مختلفة ، لكن إذا لم تتمكن بعد ذلك من رؤية الصورة الكبيرة تكرر الشركة الحقيقية مع الإدارات ، فلن ينجح ذلك. عندما يتم إعداد حقوق جميع الموظفين ومفهومة للوهلة الأولى - يمكن استخدام النظام بأمان دون خوف من إفساد شيء ما.
إعداد مهمة سريعة
الشيء الرئيسي هو السرعة والبساطة. المهمة سهلة لوضع 1 نقرة. المهام هي واجهة الأولوية. يمكن لأي موظف معرفة ذلك في الثانية. لبدء العمل ، لا تحتاج إلى التنفيذ والتدريب.
"الزر الأزرق السحري" ، والذي يسمح لك بتعيين المهام في نقرة واحدةفي السابق ، في نظامنا ، لا يمكن تعيين المهام إلا على اللوحات ، والآن قمنا بعمل "الزر الأزرق السحري". فقط تلك التي طلبها زام المستعصية في الاجتماع. الذي تضغط عليه - والمهمة جاهزة.
مخطط شخصي مناسب
يجب على كل موظف إدارة المهام بسهولة وعدم ضياعها:
- مشاهدة المهام الموكلة إليه
- مشاهدة المهام التي ألقاها لشخص ما
- إنشاء مهام شخصية خاصة لك (نقطة مهمة بشكل خاص)
- نقل المهام الشخصية إلى المشاريع المشتركة
مهام "المهام الخاصة بي" في YouGile مرتبة حسب الفنانتحولت الواجهة مع المهام الخاصة إلى أنها مثيرة جدًا للاهتمام. لقد حدث ذلك كثيرًا ما أريد إصلاح المهمة في نظام الشركات وعدم إظهارها لأي شخص حتى نقطة معينة. ثم المهمة "تنضج" ، ويمكن وضعها ومناقشتها. تعد هذه الميزة الصغيرة مهمة بالنسبة لحوالي 20٪ من المهام (إحصائيات عامة من الإصدار السحابي).
فريق مراقبة
الشفافية ، أي القدرة على رؤية مهام زملائك تساعد على مزامنة العمل. وفقًا للتعليقات ، يمكنك أن تفهم مقدمًا الحالة التي سيتم إرسالها إليك. أو انتقل ، من هو مثقل بالمهام ، ومن هو حر. الذي يمكن أن يصرف ، ومن الأفضل ترك وحده.
"مهام أخرى" في النظام ، مرتبة حسب الفنان
يمكنك أيضًا دائمًا معرفة من هو البطل ، الذي يقطع المواعيد النهائية بانتظام ويتجاهل المواعيد النهائية. وهذا مهم ليس فقط للزعيم ، ولكن أيضًا للزملاء في فرق ذات بنية مسطحة.
القدرة على إجراء مشاريع معقدة ، ولكن بالنسبة للموظفين يبقى كل شيء بسيطًا
هناك حاجة إلى القدرة على إجراء مشاريع معقدة ، مع مراعاة جميع التفاصيل والموارد والعلاقات ، بطبيعة الحال. ولكن الأهم من ذلك ، ليست هذه هي الشاشة الأولى للموظف العادي.
على سبيل المثال ، يعد مخطط جانت أداة رائعة. من المريح جدًا تخطيط الموارد والاحتفال بالتقدم المحرز إذا كنت الأكبر في المجموعة. عادة شخص واحد يملأ ويؤدي ، والباقي مراقبة. ولكن إذا قمت "بتضييق الجوز" - فأنت مستعد فقط لتمييز النتيجة في واجهة بسيطة ، فلن تحتاج إلى المزيد.
قد لا يعرف الموظف العادي عن العلاقات المعقدة وتبعيات المشاريع - الشيء الرئيسي هو أنه من المناسب له أن يؤدي مهامه ببساطة. لذلك ، تظهر جميع المهام من اللوحات تلقائيًا في برنامج الجدولة الشخصية.
الانتقال من اللوحة إلى مخطط جانت (الواجهة "المخفية")وبالنسبة للمديرين والمشرفين ، من المهم أن يكون لديك مشاريع ولوحات ومجال جانت
وأعمدة متطابقة وملخصات للتواصل بين الإدارات والمحاسبة للحصول على التفاصيل.
قم بتنزيل التصنيف حسب المهمة والناس والإدارة
أوه! هذه هي الإجابة الأكثر شيوعًا على السؤال "لماذا تختار نظامًا إداريًا؟": "نريد أن نفهم من يفعل ماذا ، نحتاج إلى الشفافية." لحل هذه المشكلة ليست صعبة على الإطلاق ، ولكن فقط إذا كانت جميع المهام في النظام.
يجب على الأداة فقط الإجابة عن الأسئلة: من الذي يتم تحميله بما يجري الآن؟ ما نوع التنزيل الذي سيكون في المستقبل القريب لكل موظف وقسم؟ من الذي حمل الشهر الماضي على مشروع معين؟
تقييم عبء العمل خلال الشهر الماضي للمشاريع والإدارات والأفرادلدينا أداة تلخيص جيدة. هذه أعمدة يمكنك من خلالها تصفية المهام باستخدام مجموعة متنوعة من المعلمات من أي مشاريع متوفرة ، على سبيل المثال ، عرض جميع مهام المشروع على مدار السبعة أيام الماضية ، والتي تحمل علامة "هام". بعد إنشاء العديد من هذه الأعمدة ، يمكنك الحصول على لوحة لمراقبة أي شيء عبر الإنترنت.
ملخص لجميع المهام على السبورة للأسبوعالعمل على المهام والمناقشات في مكان واحد
يجب مناقشة المهام حيث يتم تعيينها. بدأنا من هذا عندما أطلقنا الإصدار الأول من النظام للاستخدام الشخصي. بشكل عام ، التخطيط هو مكان المناقشات. ومن المهم أن هذا المكان لم يكن فقط الممرات وغرف التدخين.
الدردشات من خلال المهام - التواصل في نظام التحكمكل مهمة هي الدردشة ، وهي ميزة ناجحة من YouGile. تتم الاتصالات على المهام في النظام ، مباشرة في البطاقات.
أي مشكلة في مجال إدارة المهام هي الأكثر أهمية بالنسبة لك؟
لقد أصدرنا بالفعل بعض الواجهات في الإصدار السحابي ، شيء حتى الآن فقط على مستوى النماذج الأولية القابلة للنقر.
ولكن الشيء الأكثر أهمية بالنسبة لنا الآن هو أن نفهم ما إذا كنا نحل المشكلة الموجودة بالفعل؟ أم أنه يبدو لنا فقط ، ونحن بصدد إنشاء نظام إدارة - واحد من العديد؟
سأكون ممتناً لو أخبرنا شخص ما في التفاصيل أو في رسالة بريد إلكتروني بكل التفاصيل - ما المشكلة من مجال المهمة وإدارة المشروع الأكثر أهمية في ممارسته؟