في فرق كبيرة من 20 موظفا هناك مثل هذه المشكلة - فوضى في المهام. توقف التوقيت ، تباطأ العمل. لذلك ، يوجد في السوق العديد من الأنظمة لإدارة المهام التي تحل هذه المشكلة بطريقة أو بأخرى.
منذ أكثر من عامين نقوم بتطوير نظام إدارة YouGile الخاص بنا. وبالطبع ، نحن في كثير من الأحيان نختبر أنظمة المنافسين ودراستها بالتفصيل. نحن ننظر من الذي يقدم الأدوات. نستخلص النتائج ونستلهم ونحسن وظائفنا.
ما هو نظام إدارة المهام؟ ما هي الوظائف التي تسمح لك بتنظيف المهام الخاصة بك؟فكرنا لفترة طويلة. وبعد العصف الذهني لمدة 3 أسابيع ، والتواصل مع العملاء والمسوحات ، تم تحديد 5 معايير. وفقا لهذه المعايير ، التي قطعناها على أنفسنا في هذا الاستعراض.
معايير ومراجعة 5 أنظمة لإدارة المهام ، بما في ذلك أنظمةنا الخاصة - أدناه.5 معايير لنظام إدارة المهام:
1. سهولة تحديد مهمة لك ولزملائكيجب أن يكون زر إنشاء المهام في واجهة النظام أولوية. حتى يتمكن أي موظف جديد يعمل في النظام لمدة دقيقتين من العثور عليه بسهولة.
2. راحة مخطط الشخصيةالراحة تشير إلى تصنيف وفرز المهام. بحيث يمكن لأي مستخدم أن يرى على الفور: نعم ، هذه هي المهام الخاصة بي ، لكن تلك التي قمت بتعيينها. فيما يلي جميع مهام Petit ، وهنا يقترب الموعد النهائي بالفعل. لكن المهام الخاصة بي ، فهي متاحة لي فقط.
3. القدرة على إنشاء هيكل الشركة مع الإداراتإذا كان لدى الفريق أكثر من 20 شخصًا ، فهناك حاجة إلى بنية واضحة. التسلسل الهرمي للموظفين وتقسيم الدوائر. تحدد البنية من يمكنه أن يشكل المهمة لأي شخص ومن يرى ما هي المهام.
4. شفافية سير العملمن المهم أن نفهم من هم مثقلون بالمهام ومن هم "المثقلون" ومن ينبغي أن يحدد المهمة ومن الأفضل ألا يصرف الانتباه. هذا مناسب ليس فقط في نموذج "المدير-الموظف" ، ولكن أيضًا "الموظف-الموظف". لماذا مرة أخرى سحب زميل له ، إذا كنت تستطيع مجرد النظر في مهمته.
5. اكتمال صورة نتائج العمل على المهام الواردة في التقاريريجب أن يقدم التقرير تفهمًا: المهام التي تم إنجازها وأيها لم يتم ذلك. الموظف / القسم الذي أكمل الخطة ، والتي - وليس حتى النهاية. ما هي المهام المطلوبة أكبر قدر من الوقت.
نظرة عامة على 5 أنظمة لإدارة المهام
إعداد مهمة مريحة
قم بإنشاء مهمة في YouGile بنقرة واحدةفي السابق ، في نظامنا ، لا يمكن تعيين المهام إلا على اللوحات. لكن العملاء طلبوا منا "زرًا سحريًا" لإنشاء بطاقات بنقرة واحدة. هذا حقا يبسط إلى حد كبير عمل الموظفين العاديين.
إدارة المهام الخاصة بك
مخطط شخصي: "مهام عليّ" ، "كلف بي" ، "مهام شخصية" ، "مختار منها"يتم تقديم المخطط الشخصي في شكل قسم "المهام الخاصة بي". هناك ، يرى كل مستخدم ما قام بتثبيته وما تم تسليمه إليه. يحتفظ بمهامه الخاصة. نحن نعتبر توفر الخصوصية قيماً للغاية ، لأن هذا يحدث غالبًا: أريد إنشاء بطاقة مسودة لنفسي ، وابدأ العمل عليها - وبعد ذلك فقط شاركها مع زملائي.
تصنيف المهمة
مجلس التنمية مع الملصقاتيستخدم YouGile ملصقات لتصنيف المهام ، والتسميات النصية المشابهة للعلامات. بمساعدتهم ، يتم تعيين قيمة معينة للبطاقة: الحالة ، الأولوية ، الحالة. يمكنك إنشاء أي ملصق نص على الإطلاق.
هيكل الشركة مع الإدارات
هيكل الشركة مع الإدارات والموظفين في YouGileهناك حاجة إلى هيكل لتقسيم الموظفين إلى أقسام ، والإشارة إلى المناصب واختيار قواعد التفاعل داخل القسم. تكوين إدارة المهام وحقوق الوصول. كلف المديرين بكل قسم بإمكانيات إدارة المجموعة.
شفافية العمل
قسم المهام الغريبة في YouGileفي قسم "مهام الغريبة" ، يمكنك معرفة من الذي يعمل على ماذا ، ومن قام بتعيين المهمة ، وما هي المهام التي لم تكتمل. يتم تنظيم الوصول إلى مهام الآخرين داخل القسم. يمكنك جعل الجميع يرون مهام بعضهم البعض ، دون هيكل المجالس. ويمكنك منح هذا الامتياز للقادة فقط.
تقييم الأداء
أداة لتقييم عبء العمل حسب المشروع والموظفلدى YouGile تقارير وملخصات ، وفي المستقبل القريب نخطط لإصدار أداة أخرى. أريد أن أرى بوضوح من وما الذي تم تنزيله ، وما هو التنزيل الذي سيتم في المستقبل القريب لكل موظف أو قسم.
إعداد مهمة مريحة
1-انقر فوق إعداد المهمة في Asanaيمكن تعيين المهمة في نقرة واحدة دون الربط إلى المجالس. يتم عرض جميع المهام في قسم المهام الخاصة بي. في أي وقت ، يمكن إرفاق المهمة بأحد المشروعات بالنقر فوق "إضافة إلى المشاريع". في المشروع ، يتم عرض جميع المهام بالفعل بشكل منهجي ، في شكل قائمة المهام ، والتقويم ، والجدول الزمني (متوفر في النسخة المدفوعة) أو اللوحات الكلاسيكية.
إدارة المهام الخاصة بك
تصنيف مهامهم حسب الأولويةستكون أي مهمة تم إنشاؤها حديثًا خاصة حتى تقوم بربطها بمشروع عام. يمكنك أيضا تسجيل الزملاء لمهمة. هذا مريح للغاية: يمكنك إنشاء بطاقة "اذهب إلى العشاء" ، ودعوة أصدقائك هناك والمناقشة.
في مهام المخطط الشخصي "المهام الخاصة بي" يتم تصنيفها حسب مجموعات "اليوم" ، "القادمة" ، "لاحقًا". في الإصدار المدفوع ، يمكنك أيضًا عرض كل المهام التي قمت بإنشائها والتي عينتها لزملائك بشكل منفصل.
تصنيف المهمة
العلامات على المهام في أسانايمكن تعيين أي علامة لأي مهمة ، مع الإشارة إلى لونها. على سبيل المثال: "الإعلان" ، "النص" ، "الفيديو" ، "المدرسة عبر الإنترنت". إذا كنت تفكر في تطبيق نظام علامات مشترك للجميع وتطبيقه ، فسيكون هناك ترتيب في المهام.
هيكل الشركة مع الإدارات
قسم التسويق: الموظفون والمشاريعلدى Asana الفرصة لإنشاء أكبر عدد تريده من الأقسام ، وإضافة موظفين إلى هناك وبدء العمل في المشاريع والمهام. ومع ذلك ، لا يوجد تسلسل هرمي جامد ، ونظام الحقوق ديمقراطي للغاية ، والموظف العادي يتمتع بالأساس بنفس حقوق الرئيس.
شفافية العمل
Asana التسويق مهمة التقويمإن سير عمل Asana شفاف للغاية ، وحقوق الوصول ديمقراطية. في التقويم ، يمكن للجميع رؤية جميع مهام الزملاء. سواء بالنسبة لمشروع معين أو لموظف محدد (باستثناء الموظفين الخاصين).
تقييم الأداء
أداة التقدم لعرض نتائج العمل الشاملةتعرض أداة التقدم عدد المهام المستكملة ، غير المكتملة ، والسابقة بسبب أي مشروع. تعرض أداة التقارير جميع المهام والمهام التي تقوم بتعيينها لزملائك.
إعداد مهمة مريحة
قم بإنشاء مهمة في Pyrus بنقرة واحدةفي واجهات Pyrus ، يعد إنشاء المهام أولوية. كل شيء سهل وبديهي ، تدريب الموظفين على المدى الطويل غير مطلوب.
إدارة المهام الخاصة بك
المجدول الشخصي في Pyrus: المهام الخاصة بي والمهام الخاصة بيفي Personal Scheduler ، أيضًا ، كل شيء بسيط ومنطقي: المهام مني ، المهام بالنسبة لي. عرض بشكل منفصل نشط ، بشكل منفصل - الانتهاء. لا ينبغي أن يكون هناك فوضى.
تصنيف المهمة
تصنيف المهام في Pyrus: "مؤجل" ، "قيد التحكم" ، "حديث"يحتوي هذا النظام على العديد من الميزات الرائعة للعمل مع المهام. يمكن تأجيله حتى وقت لاحق. يمكنك وضعه في السيطرة. يمكنك القيام بالمهام المتكررة. الفرز حسب نشاط المهام والوقت.
هيكل الشركة مع الإدارات
هيكل الشركة مع الإدارات في Pyrusمن السهل "رسم" هيكل واضح مع الأقسام والتقسيمات الفرعية. صحيح أن نظام الحقوق والوصول إلى المهام معقد للغاية: يوجد مسؤول وقائد ومدير ومحاسب.
شفافية العمل
المهام الأجنبية في Pyrus. شفافية العملمهام سير العمل شفافة وحتى أكثر من اللازم. يمكنك عرض جميع مهام أي موظف. لا توجد في الأساس مهام خاصة. يمكن فقط للمستخدم الذي لديه امتيازات المسؤول تعيين الخصوصية.
تقييم الأداء
تقييم الوقت الذي يقضيه الموظفون والمهامإحدى "رقائق" Pyrus هي حساب الوقت الذي يقضيه كل موظف في جميع المهام لفترة زمنية محددة.
إعداد مهمة مريحة
إنشاء مهمة في Wrike في 1 نقرةيحتوي هذا النظام أيضًا على "زر سحري" لإعداد المهام في شكل علامة زائد خضراء ، والتي يصعب تفويتها. وإلى جانب ذلك ، يمكن طرح المهام بعدة طرق أخرى.
إدارة المهام الخاصة بك
مخطط شخصي في Wrikeيوفر Wrike العديد من الخيارات: نسخ المهام وتكرارها ، وجعلها خاصة أو عامة ، وإضافة إلى "المفضلة" ونقل من المشاريع إلى "المهام الخاصة بي". يمكنك متابعة المهمة المحددة أو اقتراح زملاء لمتابعة. إضافة التبعيات والعلاقات بين المهام.
هناك أيضا الخاصة بهم "رقائق". إرسال زميل سؤال تلقائي حول كيفية تقدم الأمور في المهمة. وظيفة مهام التغيير الشامل. المعالم الرئيسية هي المهام التي يتم استخدامها كمعالم رئيسية لتمييز حدث أو نقطة قرار مهمة.
تصنيف المهمة
فرز المهام في Wrikeيتم سجن Wrike عمومًا لمشاريع متعددة المراحل معقدة ، ولكن المستخدم العادي سيكون لديه فهم كاف لمكان مهامه وكيفية فرزها. الفرز - حسب التاريخ والأولوية والحالة والأهمية. يمكن فقط عرض المهام النشطة أو المهام التي انتهت صلاحيتها فقط بشكل منفصل.
شفافية العمل
يتم عرض مهام الزملاء في قائمة منفصلة فقط إذا كنت مؤلفهمتكمن المهام التي عهدت بها في قسم "Created by Me". بشكل عام ، الشفافية في العمل غير موجودة قليلاً. يمكنك عرض جميع مهام الزملاء في قائمة منفصلة فقط عن طريق إنشاء عنصر واجهة المستخدم الخاصة بك في الإصدار المتميز.
تقييم عبء عمل المشروع
تقارير Wrike وتقييم عبء العملتتيح لك التقارير المتوفرة في الإصدار المدفوع رؤية الحالة العامة للمشاريع والفرق ، ويتم تحديثها في الوقت الفعلي مع كل افتتاح جديد. يمكنك معرفة كيفية تأخر المهام وما يبطئ الفريق.
إعداد مهمة مريحة
إضافة مهمة إلى مشروع في GanttProللوهلة الأولى ، لا يبدو النظام "عامًا" جدًا: يجب أن تفهم ماهية مخطط جانت ، حيث يكون الزر لتحديد المهام ... لكنه ليس - يتم تعيين المهام فقط في إطار المشروع. ولكن إذا تم إنشاء المشروع ، فليس من الصعب تدريب المستخدمين على إضافة مهام.
إدارة المهام الخاصة بك
المهام الخاصة بي في GanttProوظيفة لإدارة المهام في هذا النظام واسعة جدا. هناك "مهامي" للموظفين ، حيث كل شيء بسيط وواضح. وهناك مخطط جانت للمديرين والخبراء ، حيث يكون من المناسب تغيير مستويات المهام ، وتحديد الأولويات ، والاعتمادية والوقت ، وتتبع التقدم و "تشغيل" المهام كما تريد ، وسحبها مباشرة على المقياس.
تصنيف المهمة
مرتبة "المهام الخاصة بي"يمكنك فرز المهام حسب 17 معلمة: تاريخ الإنشاء ، المنفذ ، الأولوية ، الحالة ، الوقت المستغرق ، التقدم ، التكلفة ...
هيكل الشركة مع الإدارات
الموظفين والحقوق في النظاملا يمكن بناء بنية الشركة المعقدة والواضحة ، ولكن من السهل إنشاء نظام حقوق. يمكن للمشاركين العمل فقط على المهام المسندة إليهم. يمكن للمسؤولين إنشاء مشاريع وعرض تكلفتها.
تقييم عبء عمل المشروع
تقارير GanttPro وتقييم عبء العملوظيفة رائعة GanttPro - يمكنك حساب تكلفة المهمة والمشروع ككل ، اعتمادا على الموارد المستهلكة. يمكنك إنشاء تقارير بمرور الوقت يقضيها الموظفون في المهام.
الاستنتاجات:
- في YouGile ، ينصب التركيز على إدارة المهام لفرق من 20 شخصًا أو أكثر.
- تتمتع Asana بأوسع وظيفة للعمل مع المهام التي يمكن تعيينها في كل من بنية المجالس في المشاريع وفي "الجدولة الشخصية". ومع ذلك ، هناك صعوبات مع حقوق المستخدم الديمقراطية المفرطة.
- يوجد لدى Pyrus عدد كبير من "الرقائق" الفريدة ، بدءًا من حساب الوقت والمهام المعلقة وحتى إنشاء برامج الدردشة للمهام الروتينية والتكامل مع الأنظمة الداخلية للشركة. لا توجد فرصة كافية لجميع الموظفين لإنشاء مهام خاصة.
- يحتوي Wrike على العديد من الوظائف: تكرار المهام ، النقل من المشاريع إلى المجدول ، إنشاء مهام بارزة (نقاط التوقف) ، وتحرير المهام بشكل جماعي. ومع ذلك ، بشكل عام ، يركز النظام على العمل مع المشاريع المعقدة متعددة المراحل ، وليس مع المهام على هذا النحو.
- لدى GanttPro الكثير من " الحيل " الرائعة للمديرين التنفيذيين والمديرين: حساب تكلفة المهام والمشاريع ، حساب الموارد التي تم إنفاقها ، حساب الوقت ، فرز المهام حسب 17 معلمة. صحيح ، أنه يتطلب تدريبًا أطول قليلاً للموظفين العاديين.