في ديسمبر من العام الماضي ، أكملت غالبية الشركات التجارية والوكالات الحكومية عملية تطوير وتنسيق خطط العمل للعام المقبل. قام شخص ما بتكوين خطة متفائلة ، وتم إعادة التأمين على شخص ما في حالة وجود ظروف خارجية غير متوقعة ، واستعد شخص ما لأسوأ سيناريو. تختلف درجة صياغة الخطط للجميع أيضًا - فقد اقتصر بعضها على الأرقام العامة حول الدخل والمصروفات فقط ، بينما قام البعض الآخر بالتفصيل لكل مادة بالتفصيل. ولكن حتى خطة عالية الجودة ومفصلة ليست سوى نصف المعركة. لكي تعمل الخطة كجزء لا يتجزأ من نظام إدارة فعال ، من الضروري ضمان المتابعة المنتظمة لتنفيذ الخطط.
وليس فقط السيطرة على الأرقام ، ولكن مراقبة فعالية عمل مختلف القادة وراء كل رقم. في أبسط الحالات ، يكون هذا التحكم هو الاستماع المنتظم لتقارير المديرين حول أهم انحرافات النتائج الفعلية عن تلك المخططة. مع التحليل اللاحق للأسباب وتطوير الإجراءات اللازمة في المستقبل القريب. هذا ، في الواقع ، هو جوهر نظام إدارة مؤسسة فعال من أي حجم وتعقيد يعتمد على المحاسبة الإدارية.
ولكن إذا كانت المحاسبة الإدارية في المؤسسات الصغيرة لا يمكن أن توجد إلا في رأس المدير ، فمن المستحيل تقريبًا من مستوى المؤسسات المتوسطة الحجم دون استخدام تقنيات المعلومات الحديثة. ولكن كما يحدث في الحياة ، غالبًا ما تخلق تقنيات المعلومات نفسها هذه وهم فاعلية عمليات المحاسبة الإدارية فقط. يبدو أن جميع المشاركين في هذه العملية ، في الواقع ، هناك بحر من البيانات التحليلية المتاحة عبر الإنترنت في الوقت الحقيقي ، ولكن بالنسبة لحالة معينة ، يجب عليك في معظم الأحيان إجراء حسابات إضافية ، والالتفاف والجمع بين البيانات المحاسبية ببراعة. كل هذا يحدث لأن المهندس المعماري لمعظم أنظمة المحاسبة الإدارية يركز بشكل أساسي على تفاصيل المحاسبة ، بدلاً من التخطيط.
ساوضح. تقليديا ، تبدأ عملية الأتمتة في أي مؤسسة بالمحاسبة والوعود في المستقبل بالاتصال بمخططي النظام الذين كانوا يجلسون في برنامج Excel الخاص بهم لفترة طويلة ويفكرون في شيء ما هناك. بادئ ذي بدء ، تتم عملية إدخال المستندات الأساسية مع التوجه إلى نظام المحاسبة الضريبية وإحصاءات الحالة تلقائيًا ، حتى لا تدفع ضرائب إضافية ، ولكن دون الدخول في غرامات بسبب التهرب الضريبي. علاوة على ذلك ، فإن نظام تدوين الوثائق الأولية في سياق الميزات التحليلية المستخدمة من قبل المخططين ، على الرغم من وجودها نظريًا ، ولكن في الممارسة العملية يتعامل المحاسبون العاديون مع ذلك بلا مبالاة ، وغالبًا ما يخلطون بين بعض الميزات التحليلية ، وأحيانًا لا يملأونها في بعض الأحيان (بعد كل شيء ، على الضريبة) المحاسبة هذا لا ينعكس بأي شكل من الأشكال!).
ونتيجة لذلك ، بعد مرور بعض الوقت ، يضطر المخططون لإنشاء تقارير حول تنفيذ الخطط المخططة مسبقًا إلى الاتصال بشكل مستقل بأنظمة المحاسبة وفي وضع شبه يدوي ، يقومون بالتحديد في سياق المحللين الضروريين. في نفس الوقت ، من غير المجدي عملياً إجبار المحاسبين على ملء نماذج Excel بأنفسهم ، حيث سيتعين التحقق من هذه النماذج في أي حال ، وهذا لن يؤدي إلى تقليلها ، ولكن إلى زيادة في الوقت الذي يقضيه في إعداد البيانات الضرورية.
في هذه المرحلة ، هناك شوكة في تطوير أنظمة التشغيل الآلي للمحاسبة الإدارية. إذا لم تكن إدارة الشركة مهتمة جدًا بتكنولوجيا المعلومات ، فستنتهي عملية الأتمتة في المحاسبة. خلاف ذلك ، يتم ربط نظام التخطيط الملتوي إلى حد ما في النظام المحاسبي ، والذي لا يوفر المرونة اللازمة ، مما يؤدي المخططون إلى زيادة الحمل فقط ، حيث يستمرون في أداء أهم العمليات الحسابية في Excel ، ثم يقومون بتحميلها بالإضافة إلى تحميلها على النظام العام.
ما الذي يمكن أن يقوم به مخطط عادي في مؤسسة عادية اليوم لتحسين وضعه بطريقة أو بأخرى؟ الطريقة الوحيدة الممكنة اليوم هي نقل الحسابات من Excel إلى منصة النمذجة الاقتصادية المستندة إلى مجموعة النظراء JetCalc ، والتي تم توضيح مفاهيمها الأساسية في المقالة "هل هناك بديل لبرنامج Excel في مجال الميزانية وذكاء الأعمال" على
habr.com/en/post/421163 . وعلاوة على ذلك ، نقل من تلقاء نفسها دون إشراك موظفي إدارات تكنولوجيا المعلومات. فيما يلي تسلسل تقريبي من الخطوات لتنفيذ JetCalc في مؤسستك لهؤلاء المخططين.
الشرط الأول والمهم هو تعيين الشخص المسؤول الذي سيتولى الإشراف على تنفيذ JetCalc في جميع أنحاء المنظمة وضمان تنسيق أنشطة جميع إداراتها كجزء من هذه العملية. المسمى الوظيفي هو الرئيس التنفيذي لشركة JetCalc. يجب تعيين مسؤول JetCalc الرئيسي بأمر من المؤسسة ، والذي بالإضافة إلى تحديد الشخص المسؤول يوافق أيضًا على قواعد العمل في نظام JetCalc. يمكن العثور على محتويات طلب النموذج على
www.jetcalc.ru/؟page_id=423 .
يجب التأكيد هنا على أن المسؤول الرئيسي عن JetCalc ليس تقنيًا ، ولكنه منصب تنظيمي. لذلك ، لا يمكن تعيين سوى قائد موثوق في المؤسسة من الكتلة المالية والاقتصادية الذي هو ضليع في تفاصيل الأعمال والتخطيط الاقتصادي لهذا المنصب. من الناحية المثالية ، ينبغي أن يكون هذا إما رئيس وحدة التخطيط والاقتصاد بالمنظمة أو نائب رئيسها. في الوقت نفسه ، نظرًا لمستوى معرفته بتكنولوجيا المعلومات ، فإن مستخدم Excel الواثق يكفي تمامًا. إذا لم يكن هناك قائد من هذا القبيل في المنظمة ، فإن التطبيق اللاحق لـ JetCalc يصبح بلا معنى حتى إذا كان هناك استشاريون خارجيون.
والخطوة التالية هي تحديد واضح للسلطة بين الإدارات الاقتصادية وتكنولوجيا المعلومات. يجب الإشارة بوضوح على الفور إلى أن أقسام تكنولوجيا المعلومات لا يمكنها بأي حال من الأحوال أن تتداخل مع المشكلات المنهجية. وتتمثل مهمتها في وضع رمز برنامج JetCalc على خادم المؤسسة وضمان الوصول دون انقطاع إليه من خلال متصفحات الإنترنت Chrome أو Yandex.Browser (أي على محرك V8) ، وكذلك أداء مهام الخدمة القياسية مع قواعد البيانات ونظام تشغيل الخادم.
من الخطوات المهمة الأخرى تعيين JetCalc المسؤول عن كل منطقة وظيفية في المؤسسة الأم (مسؤولو JetCalc في الحقل) وكل وحدة منفصلة جغرافيًا (مسؤولو JetCalc للمؤسسة). وأيضًا من بين موظفي الملف الشخصي ، وليس من متخصصي تكنولوجيا المعلومات. من خلال هؤلاء المتخصصين ، في المستقبل ، سيتم تنفيذ جميع الأعمال التنظيمية على تفاعل المسؤول الرئيسي في JetCalc مع الوحدات الوظيفية والبعيدة جغرافيا. تتمثل المهام الرئيسية لهؤلاء المتخصصين في توفير الوصول إلى JetCalc لموظفي أقسامهم ، بالإضافة إلى التنسيق والتفاعل في المسائل المنهجية (بشكل أساسي هيكل تقارير الإدارة) والطبيعة التنظيمية.
بعد أن تبدأ ، يجب أن تنتبه على الفور إلى التصنيف المناسب للأدوار والإغفالات التي توفر الوصول إلى الوظائف والمستندات في نظام JetCalc. يمكنك قراءة المزيد حول أمان JetCalc في الوثائق على
leossnet.gitbook.io/jetcalc/chapter1 . عند إعداد نظام أمان ، يجب إيجاد توازن بين مرونة التكوين (العديد من الأدوار والإغفالات) وإمكانية التحكم في النظام (القليل من الأدوار والإهمال).
يجب أن تبدأ عملية نقل جداول بيانات Excel إلى النظام الأساسي JetCalc بقائمة قصيرة بالتقارير الرئيسية التي تحتوي على بيانات أولية بشكل أساسي. كمثال ، يمكننا أن نوصي بوثائق الإبلاغ التالية:
- ميزانية عمومية
- تقرير عن النتائج المالية ؛
- دوران على الضرائب والمدفوعات ؛
- تقرير عن تكاليف الإنتاج والمبيعات.
بناءً على هذه التقارير ، يمكنك إنشاء تقرير مثير للاهتمام حول التدفقات النقدية بطريقة غير مباشرة ، بالإضافة إلى العديد من المؤشرات المالية.
في مرحلة تنفيذ الأشكال الأولية لتقارير الإدارة ، تتمثل المهمة الأساسية في تطوير المهارات التالية:
- ضمان إمكانية مقارنة البيانات المخططة والفعلية لكل مقالة من كل تقرير.
- صياغة لكل مقال من وصف الخوارزمية لتكوين القيمة المخططة ، وكذلك مصدر وطريقة توليد البيانات الفعلية. يمكن وضع هذه المعلومات في علامة التبويب "المستندات" من المستند المطابق في JetCalc.
- تطوير نقاط التحكم لكل وثيقة ، وتوفير التحقق من البيانات المخطط والفعلية التي تم إدخالها في النظام (لمزيد من التفاصيل ، انظر leossnet.gitbook.io/jetcalc/kontolnye-funkcii/kontrolnie-tochki ).
- تطوير رؤوس قابلة للتخصيص من التقارير التحليلية لكل وثيقة ، مما يسمح لك بسرعة توليد التمثيلات اللازمة للبيانات التحليلية (لمزيد من التفاصيل ، انظر leossnet.gitbook.io/jetcalc/soderzhimoe-dokumenta/zagolovki ).
- إعداد نظام قفل المستندات الذي يتم من خلاله ضمان السيطرة على الانضباط التنفيذي (لمزيد من التفاصيل ، انظر leossnet.gitbook.io/jetcalc/kontolnye-funkcii/sistema-blokirovok ).
يجب تنظيم التعديل الأولي للوثائق في وحدة التخطيط والاقتصاد ، حتى لو كانت هذه المستندات خاصة بالوحدات الأخرى. على سبيل المثال ، تقارير عن العمل أو الإنتاج. بعد ذلك ، بعد تراكم الخبرة ، من الممكن تنظيم تدريب لموظفي الإدارات الأخرى لضمان توحيد النهج الخاصة بإنشاء الوثائق وتدوين المؤشرات الفردية.
في وحدة التخطيط والاقتصاد ، يجب تقسيم العمل على إعداد المستندات إلى مستويين من التعقيد مع مستوى ملائم من الوصول:
- مستوى أساسي يسمح لك بتخصيص أسطر المستند فقط. في هذه الحالة ، يتم تحديد رؤوس المستندات من قائمة الرؤوس التي تم إنشاؤها مسبقًا. هذا هو الوصول الافتراضي الممنوح لجميع موظفي الوحدة الذين يمتلكون الكمبيوتر.
- مستوى متقدم يسمح لك بتخصيص سطور ورؤوس المستندات ، وكذلك تنفيذ إعدادات على مستوى النظام. يُمنح هذا الوصول لموظف واحد أو اثنين يتمتعان بمهارات جيدة في مجال الكمبيوتر ، والأهم من ذلك ، معرفة تفاصيل الأعمال والسجلات المحاسبية الخاصة على الأقل على مستوى المحاسب الرئيسي لمؤسسة صغيرة. معرفة المحاسبة أمر بالغ الأهمية في البداية لإنشاء هيكل وصيغ الوثائق.
لدمج مهارة التوليف واستخدام JetCalc اللاحق ، تكفي دورتان كل ثلاثة أشهر لإنشاء الخطط والتقارير. من المفترض هنا وضع خطط للربع القادم ، ويتم جمعها شهريًا. يتم احتساب الخطة الشهرية كثلث الخطة الفصلية. كل شهر ، تقوم وحدة التخطيط والاقتصاد بتحليل تنفيذ الخطة في ترتيب العمل ، ولكن يتم تقديم التقرير الفصلي للنظر فيه من قبل الإدارة العليا للمنظمة.
بعد ممارسة مهارات إعداد JetCalc الأساسية ، يمكنك البدء في توسيع قائمة تقارير الإدارة. يجب أن يؤخذ في الاعتبار أنه إذا كانت نماذج التقارير التي تم إعدادها في المرحلة الأولية تتضمن الحد الأدنى من الأخطاء المنهجية ، نظرًا لأنها تستند إلى نماذج تقارير منظمة ، فمن المحتمل أن تكون أشكال تقارير الإدارة الداخلية مختلفة تمامًا. في أفضل الحالات ، سيكون هناك تباين بين تسميات المقالات في الأقسام المختلفة ، وفي أسوأ الحالات ، الاختلافات المراوغة في الخوارزميات لحساب نفس المقالات في الأقسام المختلفة.
في النهج التقليدي للأتمتة ، مباشرة قبل إعداد مستندات جديدة ، يجب وضع النظام في المحاسبة والإبلاغ. يمكن أن تكون مدة هذه المرحلة كبيرة للغاية ، والتي يمكن أن تصبح عقبة كأداء أمام الأتمتة المعقدة. في JetCalc ، يتم تطبيق هذه اللحظة بطريقة مختلفة قليلاً. مفهوم إنشاء النظام لا يختفي. لكن كل تكرار لـ "ترتيب الأشياء - أتمتة" لا يقتصر على وثيقة منفصلة ، بل على سطر منفصل من المستند. هذا يقلل بشكل كبير من الوقت لكل التكرار. علاوة على ذلك ، من الخارج ، يبدو وكأنه عملية أتمتة مستمرة مع أمر استعادة متزامن.
يتم تطبيق هذا النهج على النحو التالي. في البداية ، يتم إنشاء مستند إعداد التقارير "كما هو" ، أي كيف يتم توفيره بواسطة وحدات إعداد التقارير. بعد ذلك ، يتم تعيين نقاط التحكم في هذا المستند ، والتي تربط نسب التحكم في بعض مؤشرات هذه الوثيقة بمؤشرات الوثائق الأخرى. عند إضافة المستندات ، يمكن أن تصبح نقاط التفتيش هذه أكثر فأكثر.
من المهم التأكيد على أن آلية نقاط التفتيش في JetCalc مرتبطة بشكل لا ينفصم بنظام تأمين المستندات ، والذي يحدد درجة استعداد البيانات المدخلة من وثيقة التقارير. يمكن أن يكون هذا إما إكمال إدخال البيانات بواسطة وحدة التقارير ، أو إكمال التحقق من البيانات المستلمة من قبل وحدة التحكم. في هذه الحالة ، يتم تسجيل التغيير في حالة المستند حسب التاريخ والمستخدم. بالنسبة إلى مجموعات المستندات أيضًا ، يمكنك تحديد المواعيد النهائية لتقديم التقارير ، أي آخر تاريخ تم فيه حظر المستند لوحدة التقارير. إذا تم حظر المستند بعد تاريخ التقرير ، فيُعتبر المستند غير مُسلَّم في الوقت المحدد مع إمكانية اتخاذ تدابير تأديبية ضد الأشخاص المسؤولين.
لذلك هنا. إذا كان المستند يحتوي على نقاط تحكم غير مغلقة ، فلا يمكن حظر المستند وبالتالي الإبلاغ عنه في الوقت المناسب. الطريقة الوحيدة لتأمين المستند هي إجراء تغييرات على بيانات التقارير بحيث تتلاقى نقاط التحكم. في الوقت نفسه ، ليس مخيفًا على الإطلاق أنه في غضون بضعة أشهر بعد إضافة نموذج جديد للإبلاغ ، يمكن ببساطة تعديل البيانات طالما تتقارب نقاط التحكم. إنه مجرد مرور الوقت ، حتى أنه يبدأ في الوصول إلى أكثر المتلاعبين عنيدًا ، وهو أمر أسهل بكثير لاستعادة النظام في المحاسبة الأولية من ضبط البيانات للتحكم في النقاط في كل مرة. في الواقع ، مع زيادة عدد نقاط التحكم ، يصبح هذا الملاءمة أكثر وأكثر صعوبة.
في الممارسة العملية ، بعد إضافة نموذج جديد لإعداد التقارير ، يستغرق الأمر 1-2 سنوات لإحضار النظام إلى المحاسبة الميدانية الأولية في اتجاه معين. من هذه الفترة ، يتم إنفاق سنة كاملة على إدراك حتمية إنشاء النظام في المحاسبة وتنفيذ التغييرات اللازمة من السنة المالية الجديدة ، بما في ذلك إجراء تغييرات على السياسات المحاسبية والضريبية.
في الوقت نفسه ، في عملية إنشاء النظام في المحاسبة ، غالبًا ما تنشأ حالة من الحاجة إلى إجراء تغييرات على هيكل بعض نماذج التقارير مع التعديل الحتمي للبيانات للفترات الماضية. في JetCalc ، يتم إنجاز هذه المهمة بسهولة وسرعة نسبيًا بمساعدة آلية التدوير التلقائي.
لهذا ، يتم إنشاء سطر جديد أو أكثر في البداية ، والذي يتم استبعاده من حساب الإجماليات. بالنسبة لهذه الأسطر ، يتم تكوين صيغ الضخ التلقائي ، والتي لا تقوم فقط بحساب القيم تلقائيًا بواسطة الصيغ ، ولكن أيضًا حفظ نتيجة هذه العمليات الحسابية في قاعدة البيانات. بعد التوفيق بين القيم ، بما في ذلك استخدام خطوط الصيغة ، فإن الخطوط ذات الصيغ الخاصة بالضخ التلقائي تقوم بتعطيل الصيغ ، ونتيجة لذلك ، تصبح هذه الخطوط أساسية. علاوة على ذلك ، تزيل هذه الأسطر علامة الاستبعاد من الإجماليات. وفي النهاية ، يتم حذف الخطوط القديمة.
وبهذه الطريقة ، يتم ضمان تحسين تدريجي للبيانات التحليلية ، مع الحفاظ على قابلية مقارنة السنوات الماضية بالبيانات من فترات التقارير. أريد أن أبدي تحفظًا على الفور أنه في هذه الحالة ، قد يتضح أن تطابق هيكل المستندات للسنوات السابقة مع أشكال الإبلاغ عن المحاسبة والمحاسبة الأخرى قد انتهك. في الواقع ، هذا ليس شرًا كبيرًا ، لأن نظام JetCalc يركز إلى حد كبير على المستقبل ، وليس على الحفر في الماضي. ومن وجهة النظر هذه ، تعد مقارنة البيانات السابقة مع البيانات الحالية اليوم أكثر أهمية من توافق البيانات السابقة مع نماذج التقارير القديمة. في الحالات القصوى ، يمكنك إنشاء نموذج من التقارير القديمة ، وربط الصيغ بجميع أسطرها مع سطور التقارير الحالية.
وبالتالي ، تدريجيا ، خطوة بخطوة على مدى 3-4 سنوات ، من الممكن إنشاء نظام محاسبة إدارية فعال يغطي جميع الجوانب المهمة للنشاط الاقتصادي للمنظمة. بالطبع ، يمكنك القيام بذلك بشكل أسرع ، ولكن هنا يعتمد كل شيء على المخاوف المختلفة لفناني الأداء المحليين الذين سيخربون بأي شكل من الأشكال أي تغييرات خطيرة في عملهم. لذلك ، فإن الأكثر فعالية من الممارسة هو ما يسمى الأتمتة الزاحفة ، عندما يتم تقديم وظيفة صغيرة نسبياً في كل خطوة لا تسبب قلقًا خطيرًا لفناني الأداء ، وحتى في بعض الأحيان تسهل عملهم.
, JetCalc MIT , . , . , , . JetCalc .