🖐🏿 👸🏽 👱🏿 Unternehmensdruck: weit mehr Probleme als es scheint 😛 👨‍👩‍👦 🥓

Die lange verkündete Ära ohne Papier kommt hartnäckig nicht. Es funktioniert nicht: Tablets, Smartphones und Lesegeräte haben keine Papierbücher getötet, und die elektronische Dokumentenverwaltung kann die klassische noch nicht ersetzen. Dies bedeutet, dass der Drucker- und MFP-Markt, obwohl er unter Schlägen leidet, immer noch auf den Beinen ist und nicht einmal einen Niederschlag überstanden hat. Große und kleine Unternehmen drucken weiterhin Dokumente, manchmal in großen Mengen. Die mit der Organisation dieses Prozesses verbundenen Probleme (Drucken von Dokumenten in einer Bank oder einem im Großhandel tätigen Unternehmen - dies ist ein echter Geschäftsprozess) bleiben jedoch bestehen und können sehr schmerzhaft sein.

Tatsächlich ist das Unternehmen, das in seiner Arbeit eine bemerkenswerte Menge an Dokumenten druckt (das ist eigentlich nicht so viel - von 1000 Blatt pro Woche), mit einer ganzen Menge Schwierigkeiten konfrontiert. Wir starten eine Reihe von Artikeln, in denen wir erläutern, wie Unternehmen die Dokumentenkosten optimieren und Probleme und Risiken beseitigen können.

Unangemessene Ausgaben

Das Hauptproblem liegt ganz an der Oberfläche - übermäßige Druckkosten. Sie können sehr solide sein. Gartner-Spezialisten haben beispielsweise vor einigen Jahren eine Studie durchgeführt und sind zu dem Schluss gekommen, dass diese Kosten etwa 3% des Unternehmensbudgets ausmachen und für jeden Mitarbeiter 600 bis 700 Dollar pro Jahr ausgegeben werden können. Stellen Sie sich vor, welche Beträge Großunternehmen sind.

Gleichzeitig werden durch das Senden von Dokumenten an Drucker 55% des internen Netzwerkverkehrs generiert, und Druckprobleme verursachen bis zu 60% der Anrufe der Mitarbeiter beim technischen Support des Unternehmens. Je größer das Unternehmen, desto größer die Verluste, die natürlich bekämpft werden müssen. Um die Kosten zu optimieren, müssen Sie die Hauptgründe für ihr Auftreten kennen.

Ausrüstung

Eine der zusätzlichen Kostenquellen ist eine veraltete, nicht optimale Flotte von Druckgeräten und sogar deren falscher Standort im Büro. Die Leistung der von Ihnen verwendeten Drucker muss den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen. Diese offensichtliche Wahrheit wird nicht immer von Finanzdienstleistungen geleitet, die Mittel für die Aktualisierung von Geräten bereitstellen. Es ist vernünftig, veraltete, aber immer noch funktionsfähige Geräte zu verwenden, bei denen die Belastung gering ist. Stattdessen sind IT-Services häufig gezwungen, sie in den am stärksten frequentierten Bereichen zu installieren. Das Ergebnis ist eine Abnahme der Druckqualität, ein erhöhter Tonerverbrauch, eine erhöhte Abschreibung und ein ständiger Geräteausfall, was das Unternehmen letztendlich mehr kostet als der Kauf eines modernen MFP .

Die Herangehensweise an den Standort von Druckern im Büro "ahnungslos" unterscheidet sich nicht in der Rationalität. Tatsache ist, dass jeder von uns sich bemühen wird, das Gerät zu verwenden, das für ihn bequemer ist, trotz der Komplexität und des Volumens des Druckauftrags, des Zwecks oder der Auslastung des Geräts und anderer Faktoren. Überzeugungsarbeit und sogar strenge Anweisungen zur Verwendung eines bestimmten Geräts helfen wenig - jeder Mitarbeiter wird bei der geringsten Gelegenheit den nächstgelegenen Drucker verwenden. Daher muss bei der Entwicklung des Layouts der Druckinfrastruktur dieser Faktor - die Benutzerfreundlichkeit - unbedingt berücksichtigt werden. Das passiert nicht immer. Entweder „wickeln“ Mitarbeiter Kilometer um Büroräume oder ein leistungsstarkes System ist unterlastet, und der einzige Farbdrucker, der Aufgaben „erledigt“, druckt den ganzen Tag Entwürfe.

"Ich drucke gerade ein Passantragsformular aus"

Unternehmen müssen für das unschuldige Hobby der Mitarbeiter auf den ersten Blick bezahlen - den Missbrauch von Geräten zum Drucken persönlicher Materialien. Warum nicht den Mitarbeitern erlauben, gelegentlich ein paar Seiten für sich selbst auszudrucken? Es wird dem Unternehmen keinen spürbaren Schaden zufügen. Aber übermäßiger Liberalismus geht es nicht gut.

Zum Beispiel stellte eines der Unternehmen ein seltsames Problem fest: Der Verwaltungsdienst war ständig gezwungen, die Patrone im Drucker auszutauschen, die einer der Arbeitsgruppen zugeordnet war, in denen der Druckbedarf gering war. Die Prüfung ergab, dass eine der Mitarbeiterinnen damit begann, die Schulaufgaben ihres Kindes auszudrucken. Dieses Hobby endete damit, dass sie begann, literarische Werke aus dem Schulprogramm auf einem Servicedrucker zu drucken. Infolgedessen war das Volumen dieser nicht autorisierten Presse dreimal (!) Höher als das, das die Aktivität der gesamten Arbeitsgruppe erzeugte. Haben Sie solche Beispiele aus dem Leben?

Ineffizienz und Faulheit

Sehr oft gibt es Beispiele für eine ineffiziente Verwendung von Druckern, wenn Dokumente, für die eine Schwarz-Weiß-Papierkopie ausreicht, an einen Farbdrucker oder einseitigen Druck anstelle von Duplexdruck für einen bestimmten Fall gesendet werden. Durch die Verwendung dieser Funktion beim Drucken interner Dokumente eines Unternehmens können die Papierkosten halbiert werden. Dies gilt insbesondere für mehrseitige Dokumente. Und die Ablehnung von Farben, wenn dies nicht erforderlich ist, führt zu einer Einsparung von 60 Prozent bei Verbrauchsmaterialien.

Sehr geehrte Lieferanten

Verbrauchsmaterialien können kosten (und oft auch kosten!) Verbrauchsmaterialien, wenn sie ungeplant beschafft werden. Selbst die einfachste Überwachung zeigt, wie ein Budget für Verbrauchsmaterialien erstellt und ein Beschaffungsplan erstellt werden kann. Viele Unternehmen vernachlässigen dies jedoch. Und wenn es das Schicksal ist, dass dies die Nutzung der Dienste spezialisierter Lieferanten anstelle von Einzelhandelsgeschäften ermöglicht, können die Einsparungen 10% der Kosten für Patronen betragen.

Überschuss- und Budgetprobleme

Schließlich muss jeder auf Drucküberschüsse gestoßen sein - ganze Packungen gedruckter Blätter, die sich den ganzen Tag im Empfangsfach des Druckers verstauben können und daher niemand benötigt. Dies ist häufig der Fall, wenn Sie das Dokument zuerst zum Drucken gesendet, dann einen Fehler festgestellt und erneut gesendet haben. Der erste wird normalerweise nicht storniert, und nur der zweite wird aus dem Fach entnommen. Die falsche Auswahl von Geräten zum Drucken verschiedener Arten von Dokumenten, übermäßiger Netzwerkverkehr und Energiekosten sowie zum Speichern von Druckern und Patronen in Unternehmensbüros (wer hat die Pyramide der Kisten in den Korridoren nicht gesehen?) Fliegen Sie einen Cent aus.

Diese Probleme werden größtenteils durch andere systembedingte Probleme verursacht - eine falsche Budgetierung der Druckkosten. Sehr oft werden sie „per Auge“ bestimmt, wenn die Buchhaltung bei Bedarf die nächste Rechnung für Verbrauchsmaterialien bezahlt. Es kommt vor, dass Druckkosten im Budget des Unternehmens berücksichtigt werden, aber in den Gesamtkosten der IT-Abteilung oder des Wirtschaftsdienstes „aufgelöst“ werden. All diese Phänomene müssen beseitigt werden - sonst ist es einfach unmöglich, die Ordnung wiederherzustellen.

Diebstahl

Ein weiteres Problem, mit dem Unternehmen konfrontiert sind, ist äußerst unangenehm - Diebstahl. Der Hauptgrund ist natürlich die Skrupellosigkeit des Menschen, aber es ist notwendig, sich mit diesem Phänomen auseinanderzusetzen. Und es wäre schön, wenn sich das Problem „aus Gründen der geistigen Einfachheit“ auf Diebstähle beschränken würde, wenn ein fahrlässiger Mitarbeiter eine Patrone mit einem hohen Tonergehalt durch eine neue ersetzt, obwohl die alte noch lange verwendet werden könnte (ja, tatsächlich ist dies auch Diebstahl). Aber leider gibt es ernstere Sünden. Beispielsweise gibt es Fälle, in denen unter dem Deckmantel einer teuren Originalpatrone eine billige kompatible Patrone verwendet wird oder statt die Patrone ersetzt wird, nachgefüllt wird. Gleichzeitig wird das Geld wie bei neuen Originalpatronen belastet.

Ein Beispiel ist die Erfahrung eines Großhandelsunternehmens. Das Druckvolumen der Begleitdokumente beträgt 60.000 Blatt pro Monat, während vier produktive MFPs verwendet werden. Die Kosten des Unternehmens für Patronen erreichen 55.000 Rubel pro Monat. Der Systemadministrator, der an der Wartung von Druckern beteiligt war, verwendete nachgefüllte Patronen anstelle der Installation neuer Patronen und verkaufte einfach neue Patronen aus seinen Händen. Infolgedessen erlitt das Unternehmen nicht nur direkte Verluste - dieselben 55.000 Rubel abzüglich der Kosten für das Nachfüllen alter Patronen, sondern auch indirekte Verluste, die mit erhöhten Abschreibungen und Geräteausfällen verbunden waren.

Bedrohungen für die Informationssicherheit

Und noch eine Kategorie von Problemen. Es kann viel schwerwiegender sein als erhöhte Druckkosten. Es geht um die Informationssicherheit des Unternehmens. Experten für Informationssicherheit haben gelernt, den E-Mail-Verkehr, die Verwendung von Instant Messenger, soziale Netzwerke und die Arbeit mit externen Speichermedien zu verfolgen. Aber wie früher ist der Druck vertraulicher Dokumente einer der Hauptkanäle für Informationslecks. Schließlich ist das Drucken von Dokumenten im Gegensatz zu denselben Boten unmöglich zu verbieten. Und jeder Mitarbeiter kann ein Dokument einfach ausdrucken und sorgfältig in einem Portfolio mit sich führen, beispielsweise zu Wettbewerbern.

Es kann sich um einen absichtlichen Ausdruck handeln oder um die versehentliche Verwendung eines öffentlichen Druckers zum Drucken einer geheimen Datei, aber das Wesentliche bleibt gleich - Geschäftsgeheimnisse werden dank eines Druckgeräts zur Verfügung gestellt. Ein weiterer Kanal für Informationslecks kann die Verwendung einer gemeinsamen Funktion moderner MFPs sein - das Scannen bei gleichzeitigem Senden einer digitalen Kopie eines Dokuments an E-Mail oder Cloud-Speicher. Vorbeugende Maßnahmen im Zusammenhang mit der Druckkontrolle helfen, diese Geißel zu besiegen. Das Verständnis, dass „alle Bewegungen aufgezeichnet werden“ und das Verbrechen in den allermeisten Fällen sicherlich aufgeklärt wird, verhindert, dass der potenzielle „Maulwurf“ Daten stiehlt. Aber selbst wenn er ein Risiko eingeht, kann die Verbreitung von Informationen schnell gestoppt werden.

Was tun?

Und nun die allgemeine Antwort auf ganz logische Fragen: Ist es möglich, mit diesen Problemen umzugehen und wie man es macht? Offensichtlich ist es einfach notwendig, Maßnahmen zu ergreifen, in einigen Fällen mit Hilfe der Grundreinigung und in den allermeisten Fällen mit Hilfe spezieller Lösungen zur Verwaltung der Druckinfrastruktur und ihrer Nutzung durch die Mitarbeiter des Unternehmens.

Große Unternehmen können die Dienste von Outsourcern in Anspruch nehmen, die ein Druckaudit durchführen und ein Projekt entwickeln können, um es zu optimieren, ein Drucküberwachungssystem zu implementieren, die Zugangskontrolle zu übernehmen und künftig die Wartung der Geräte zu übernehmen. Für kleine Unternehmen ist es sinnvoll, vorgefertigte Softwarelösungen wie PrintStat oder HP Access Control zu verwenden, deren Funktionalität sich von speziell entwickelten Systemen unterscheidet, aber für grundlegende Aufgaben ausreicht.

Übrigens kann eine Maßnahme wie das Organisieren des Zugriffs auf den Drucker mithilfe einer Smartcard, die sicherstellt, dass der Drucker nur in Anwesenheit des Mitarbeiters arbeitet, der den Auftrag gesendet hat, das Druckvolumen und die Kosten um 10-15% reduzieren. Die für jeden Mitarbeiter zugewiesenen Druckquoten bieten weitere 10% Ersparnis. Angesichts der Tatsache, dass in einem durchschnittlichen Unternehmen die Druckkosten 3% des Budgets erreichen, kann sich eine Einsparung von fast 40% der Kosten sehr spürbar auswirken. Es ist nicht verwunderlich, dass sich Softwarelösungen für das Druckmanagement anderthalb Jahre lang auszahlen. Das nächste Mal werden wir Ihnen sagen, welche beliebten Lösungen auf dem Markt sind, was sie können und wie sie sich voneinander unterscheiden.

Unternehmensdruck: weit mehr Probleme als es scheint