👧🏿 🤰🏾 🙇🏾 Übersicht über die Druckverwaltungslösung 🍲 📍 🌷

Hallo Giktayms! Die Lösung der Probleme im Zusammenhang mit der Erstellung und Bereitstellung von Druckinfrastrukturen für Unternehmen beginnt mit deren Überwachung. Es wird dringend empfohlen, den Status von Druckgeräten zu verfolgen, auch wenn das Unternehmen klein ist und alle seine Anforderungen von einem einzigen gemeinsam genutzten Netzwerk-MFP abgedeckt werden. Selbst in dieser Situation kann es sein, dass Sie eines Tages überhaupt keinen Drucker mehr haben und nach Möglichkeiten suchen, "tatsächlich" zu reparieren. Wenn die Organisation über eine vollwertige Infrastruktur mit mehreren (10 oder 100) Druckern und MFPs verfügt, ist die Prüfung einer solchen Flotte keine leichte Aufgabe. Und hier kann man nicht auf spezielle Softwarelösungen und Services verzichten , die unter dem Schnitt besprochen werden.

Laut Analysten von Gartner oder Nuance drucken durchschnittlich 60% der Mitarbeiter 11 bis 50 Seiten pro Tag in russischen Büros. Gleichzeitig sind die meisten natürlich überhaupt nicht besorgt über die Höhe der Ausgaben, die der Arbeitgeber drucken muss. Übrigens können sie Unternehmen mit einem großen Druckvolumen von mehreren hundert Dollar pro Jahr in Bezug auf jeden Mitarbeiter erreichen.

Diese Kosten können reduziert und korrekt verteilt werden. Zunächst müssen Missbrauch von Druckgeräten („Passfragebogen“), vergessene Ausdrucke in Druckerablagen, unangemessener Farbdruck, möglicher Diebstahl (Nachfüllen oder eine kompatible Patrone anstelle der Originalpatrone), möglicher Betrug und überlastete Rechnungen von Outsourcing-Unternehmen beseitigt werden wenn Sie ihre Dienste nutzen.

Wir wurden davon abgehalten, das Thema Skrupellosigkeit der Mitarbeiter zu erwähnen, um bei Geektimes keine negative Leserschaft zu verursachen. Dies ist jedoch ein sehr häufiger Fall, und ohne ihn wäre der heutige Beitrag wie Borschtsch ohne saure Sahne. Wie läuft das Der für Druckgeräte zuständige Büroangestellte sagt, die Vorräte seien aufgebraucht. Das Unternehmen für diese Anwendung kauft Originalpatronen. Nach Erhalt der Patronen wendet sich der Mitarbeiter an ein spezielles Unternehmen, das Originalpatronen (gelesen, gestohlen) kauft. Nach unseren Angaben beliefen sich die durchschnittlichen Kosten einer originalen Hewlett-Packard-Tonerkartusche beispielsweise 2016 auf 10.500 Rubel. Der Mitarbeiter verkauft die Originalpatrone mit einem erheblichen Rabatt und kauft dann kompatible für noch wesentlich weniger Geld oder bestellt eine Nachfüllung.

Es gibt jedoch noch Aufgaben wie die technische Kontrolle von Geräten und den Zustand von Verbrauchsmaterialien, die Organisation des Einsatzes von Druckern usw. Es ist einfach unmöglich, auf Spezialwerkzeuge zu verzichten.

In unserer Praxis bieten wir unseren Kunden verschiedene Möglichkeiten, basierend auf den Aufgaben, die sie lösen, und der Zusammensetzung ihrer Druckinfrastruktur. Führende Anbieter haben in der Regel ihre eigenen Entwicklungen in ihren Portfolios. Sie sind jedoch nur für seltene Unternehmen geeignet, die Geräte nur eines Herstellers verwenden. Es gibt nur wenige von ihnen. Die Flotte von Druckern und MFPs bildet sich seit Jahren, und in den allermeisten Fällen gibt es Geräte verschiedener Hersteller mit unterschiedlichem Grad an „Frische“. Daher ist es logisch, universelle Lösungen zu diskutieren.

FollowMe (Ringdale)

Eines davon, FollowMe, bietet die Lösung mehrerer Aufgaben gleichzeitig, z. B. das Drucken der Buchhaltung und der Zugriffskontrolle auf Geräte sowie das Routing von Aufgaben gemäß den Einstellungen. Unter Berücksichtigung der Verwendung aller Drucker und MFPs im Unternehmen, der Verfolgung der Aktivitäten einzelner Benutzer oder Arbeitsgruppen und des interaktiven Druckens eignet sich FollowMe am besten für solche Aufgaben.

MegaTrack (Fontware)

Diese Anwendung überwacht Druckgeräte und sammelt Statistiken für nachfolgende Berichte und Analysen. Der Vorteil dieser Lösung ist die Möglichkeit, nicht nur mit Netzwerk-, sondern auch mit lokalen Druckern zu arbeiten. In den Einstellungen für jeden Drucker können Sie die Kosten für einen Druck eingeben, und das System gibt auch wirtschaftliche Berechnungen für jedes Gerät aus. Die Lösung unterstützt die Clusterkonfiguration von Windows Cluster Server 2000/2003, ist mehrsprachig und verfügt über eine Weboberfläche für den Remotezugriff.

Pcounter (Firma AND Technologies)

Ein Merkmal von Pcounter ist die sehr einfache Integration in die vorhandene Infrastruktur und die anschließende Skalierung. Das System berücksichtigt alle an das Gerät gesendeten Druckaufträge, sammelt Statistiken über seine Verwendung und kann als zusätzliche Funktion Aufträge umleiten. Zusätzlich zum Drucken kann Pcounter organisieren und scannen. Eine optionale herunterladbare Anwendung sammelt Statistiken zum Kopieren, Scannen und Senden von Faxen mithilfe von Unternehmens-MFPs.

JetAdvice 2.0 (EuroForm A / S)

Ein weiteres benutzerfreundliches Produkt zum Sammeln von Informationen über Unternehmensdruckgeräte und -zubehör. JetAdvice 2.0 überwacht den Status von Verbrauchsmaterialien in Geräten, die mit dem Unternehmensnetzwerk verbunden sind. Wenn der Tonerfüllstand auf einen kritischen Wert abfällt, sendet es eine E-Mail-Benachrichtigung an die Mitarbeiter, die für die Unterstützung oder Kontaktaufnahme mit einer externen Serviceabteilung verantwortlich sind. Die Unterstützung einer Vielzahl von Marken ist besonders für Unternehmen von Nutzen, die über einen „Zoo“ von Druckern und MFPs verschiedener Anbieter verfügen, einschließlich nicht standardmäßiger Geräte.

Equitrac (Nuance Company)

Der Wert dieser Entscheidung liegt in der Fähigkeit, Kampagnen durchzuführen, um die verantwortungsvolle Haltung der Mitarbeiter des Unternehmens gegenüber der Presse zu fördern. Equitrac erstellt eine virtuelle Druckwarteschlange, wenn ein Dokument dem Benutzer folgt, und kann auf jedem Drucker gedruckt werden, der mit dem Unternehmensnetzwerk verbunden ist. Es geht auch um die bewusste Auswahl des für eine bestimmte Aufgabe am besten geeigneten Geräts durch den Benutzer. Equitrac benötigt keinen separaten Server und kann problemlos auf jedem Netzwerkdrucker oder MFP installiert werden.

All dies sind einfache Lösungen, die unterschiedliche Möglichkeiten bieten. Es gibt jedoch auch Druckverwaltungstools, mit denen eine Vielzahl von Problemen gelöst werden kann, von der Überwachung der gesamten Infrastruktur bis hin zur Bereitstellung des Zugriffs auf Drucker und MFPs gemäß den Unternehmensrichtlinien und -rechten.

PrintStat (Nicotech)

PrintStat ist eine Softwarelösung zur Überwachung von Druckern und MFPs aller bekannten Hersteller auf dem Markt. Diese Lösung ist wirklich universell - die Modellbasis beläuft sich auf mehr als 1000 Punkte und wird mit der Aktualisierung der Linien durch die Hersteller wieder aufgefüllt. Auf diese Weise können Sie PrintStat auch in Unternehmen verwenden, in denen eine ganze Flotte von Geräten betrieben wird, von sehr alten bis zu den neuesten.

Das Funktionsprinzip von PrintStat ist einfach: Daten werden von den eingebauten Sensoren von Druckgeräten gesammelt, vom System konsolidiert und über eine anpassbare Oberfläche visualisiert. Der Zugriff auf das System kann von jedem Computer im Netzwerk über die Weboberfläche erfolgen, und Sie können das regelmäßige Senden von Benachrichtigungen per E-Mail konfigurieren.

Welche Daten erhält PrintStat? Ihre Zusammensetzung deckt fast vollständig die Anforderungen der Drucküberwachung im Unternehmen ab. Der erste Datensatz überwacht den Status der Lieferungen. Das System bewertet die Lebensdauer der installierten Patronen, prognostiziert deren Verbrauch entsprechend der Belastung des Druckers oder des MFP und kann sogar eine Anwendung an den Lieferanten von Verbrauchsmaterialien senden. Die berüchtigten Lagerhäuser in den Korridoren des Büros aus den Kisten mit Patronen werden irrelevant. Neben der Kostenoptimierung bei fehlender Versorgung mit Verbrauchsmaterialien und deren Lagerung werden auch Humanressourcen freigesetzt.

Natürlich ist die Überwachung von PrinStat-Verbrauchsmaterialien allein nicht beschränkt. Die Lösung überwacht ständig Daten, die von Zählern gedruckter Seiten und Ressourcendetails stammen. Dank dessen wird die aktuelle Belastung des Geräts und seiner Ressource überwacht. Diese Informationen sind für die Optimierung des Bürodrucks von entscheidender Bedeutung. Durch den Vergleich der Last von zwei MFPs, die in ihren Fähigkeiten identisch oder ähnlich sind, ist es beispielsweise möglich, ihren Standort in einem Raum so zu optimieren, dass die Mitarbeiter beide Geräte gleichmäßig nutzen.

Es gibt viele Beispiele, bei denen einer der Netzwerkdrucker im Leerlauf war, während der andere übermäßig verwendet wurde, und der Grund für diese ungleichmäßige Belastung war die Notwendigkeit, mehrere zusätzliche Schritte zu einem der Geräte zu unternehmen.

Die Planung der routinemäßigen Wartung ist eine ebenso wichtige Aufgabe bei der Verwaltung des Bürodrucks und der Überwachung von Drucken in hohem Maße, um den Ausfall von Ressourcenteilen vorherzusagen und deren Austausch zu planen. Dieser Wartungsansatz ermöglicht es, die Ausgaben im Voraus zu budgetieren und nicht „tatsächlich“ eine Aufschlüsselung. Das Ergebnis ist auch offensichtlich: Systematische und geplante Ausgaben für jedes Unternehmen sind immer einfacher und bequemer als für Notfälle.

Ein offensichtlicher Vorteil von PrintStat ist die Möglichkeit, das Sammeln und Analysieren von Informationen an Outsourcing-Unternehmen weiterzugeben, die mit der Wartung von Geräten befasst sind. Um den Service vorhersagen zu können, reicht es aus, E-Mail-Benachrichtigungen zu verfolgen, ohne Zugriff auf die Unternehmensinfrastruktur des Kunden zu erhalten.
Ein weiterer Vorteil von PrintStat ist die automatische Skalierung beim Erweitern oder Aktualisieren der Geräteflotte im Unternehmen. Das System erkennt den neu installierten Drucker unabhängig und beginnt, seine Verwendung zu verfolgen.

Print Manager Plus (Druckmanager)

Das zweite der beliebtesten und vielseitigsten Produkte zur Überwachung der Unternehmensdruckinfrastruktur. Print Manager Plus (PMP) bietet mehr Funktionen als PrintStat. Es kann auch von großen Unternehmen mit einer großen und vielfältigen Flotte von Druckern und MFPs verwendet werden. Es werden Geräte aller großen Hersteller unterstützt, die vor Schwierigkeiten bei der Erweiterung oder Aktualisierung der Flotte schützen. PMP kann nicht nur Statistiken sammeln und Verbrauchsmaterialien steuern, sondern auch den Zugriff auf Drucker und MFPs organisieren, indem die Benutzernutzung und Zugriffsrichtlinien verfolgt werden.

Mit PMP können Sie beispielsweise verfolgen, wer was und welchen Drucker gedruckt hat, und die Druckkosten für einen bestimmten Benutzer oder eine bestimmte Abteilung berechnen. Und verteilen Sie Aufgaben je nach den gegebenen Bedingungen sogar auf Geräte. Beispielsweise ist es besser, effizientere Geräte zum Drucken umfangreicher Dokumente zu verwenden. Mit PMP können Sie konfigurieren, dass diese automatisch an leistungsstarke Drucker gesendet werden. Durch die Verteilung nach Dateityp können die Vertraulichkeitsanforderungen im Büro eingehalten werden.

Ein offensichtlicher Vorteil ist das eigene Statistikmodul, mit dem Sie den Status der Druckinfrastruktur direkt in PMP analysieren können. Gleichzeitig gibt es einen Berichtsgenerator, der auf Crystal Reports basiert, und mehr als hundert Visualisierungsoptionen. Bei aller Komplexität ist PMP einfach zu verwenden und mit fast jeder Plattformsoftware kompatibel - von UNIX bis zu Windows-Serversystemen (das System verfügt übrigens über ein Kompatibilitätszertifikat von Microsoft). Es wird in einer Minute auf dem Server installiert und in fünf weiteren konfiguriert.

Grundsätzlich können die beiden letzten Lösungen alle mit der Drucküberwachung verbundenen Anforderungen erfüllen und gleichzeitig zusätzliche Aufgaben lösen, z. B. die Sicherung der Zugriffsrechte auf Drucker und MFPs. Einer von ihnen ist besser für große Unternehmen geeignet, der andere ist besser für die Bedürfnisse des KMU-Segments geeignet. Vor dem Einsatz eines dieser Programme lohnt es sich jedoch, eine vorläufige Prüfung der Infrastruktur durchzuführen. Es ist durchaus möglich, dass sich eine andere von spezialisierten Integratoren vorgeschlagene Entwicklung als die beste herausstellt .

Allmählich kamen wir zum Interessantesten - um die Kosten für Verbrauchsmaterialien zu optimieren, aber darüber werden wir im nächsten Beitrag sprechen.

Übersicht über die Druckverwaltungslösung