Wir sind es gewohnt, Drucke als selbstverständlich zu betrachten. Zu Hause, oft angesichts geringer Mengen, von Zeit zu Zeit, um Patronen zu wechseln und Papier zu kaufen. Wenn es bei der Arbeit keine strengen Richtlinien der IT-Abteilung oder des Managements gibt, drucken Sie alles und in beliebigen Mengen.
Für die Führer selbst ist es jedoch wichtig zu verstehen, dass die Presse in der Organisation ein Monster ist. Und wenn Sie es nicht zähmen, kann es das Budget des Unternehmens ziemlich „verstümmeln“.
Ist das dein ernst
Ja Das Verwalten der Infrastruktur und der Druckprozesse in einer Organisation ist eine Aufgabe, die viel Ressourcen, Zeit und vor allem Kontrolle erfordert.
Laut Statistik gehört die Erstellung gedruckter Dokumente zu den größten Ausgabenpositionen und kann bis zu 3% des Gesamtgewinns des Unternehmens „verschlingen“. Auf dem Markt werden durchschnittlich 700.000 Rubel von Unternehmen pro Mitarbeiter und Jahr ausgegeben, ohne Berücksichtigung der Kosten für externe Druckdienste.
Es ist wichtig, dass viele Manager und Spezialisten nicht verstehen, welches „Monster“ sie füttern, dh sie wissen nicht, wie viel es die Presse kostet. Dies liegt daran, dass sichtbare Kosten im Durchschnitt nur 20% der Gesamtkosten ausmachen und die meisten Kosten versteckte Kosten sind, wie Branchenexperten sie nennen.
Einige Unternehmen prüfen das Druckmanagement jedoch immer noch nicht und blenden dieses Problem nicht aus. Nicht genügend Zeit, Personal oder Erfahrung, um Prozesse in der Druckumgebung effektiv zu verfolgen oder zu verwalten. Die Gründe können unterschiedlich sein.
Unabhängig davon, wie schwierig Ihre Druckerei ist, helfen Ihnen die MPS Managed Print Solutions und die Discovery Assessment Solution von Canon.
Stufe 1: Einführungsaudit und Bewertung
Bevor Sie versteckten Kosten den Krieg erklären, sollten Sie wissen, womit Sie tatsächlich kämpfen. Um zu verstehen, welche Verbesserungen erzielt werden können und wie Sie Geld sparen können, benötigen Sie ein klares Verständnis der vorhandenen Druckinfrastruktur und aller Prozesse, die sich auf die Druckkosten auswirken.
Der kostenlose Discovery Assessment-Service kann Ihnen dabei helfen. Es bietet eine unparteiische, umfassende Analyse der vorhandenen Druckinfrastruktur und ihrer Verwendung sowie Verbesserungsmöglichkeiten.
Bemerkenswerterweise berücksichtigen die meisten Infrastrukturanalysedienste nur die grundlegenden quantitativen Daten der Geräteflotte. Im Rahmen der Discovery-Bewertung von Canon werden dank einer (auf dem Markt für solche Dienste einzigartigen) Kombination aus Netzwerk-Scan-Ergebnissen und Web-Umfragen für Endbenutzer beim Drucken qualitativ hochwertige Informationen über die Bedürfnisse und Gewohnheiten der Benutzer berücksichtigt. Dadurch erhalten Sie ein umfassenderes Bild der Presse in Ihrer Organisation.
Nachdem Sie spezielle Software in Ihr internes Netzwerk integriert haben, die alle Druckgeräte mithilfe des SNMP-Protokolls analysiert, sind unsere Spezialisten in einem Monat bereit, Ihnen einen detaillierten Bericht zu liefern. Es ist wichtig zu beachten, dass diese Software im Gegensatz zu vielen anderen Analoga auch diejenigen Drucker analysiert, die über USB direkt an den Computer angeschlossen sind.
Der Bericht enthält Empfehlungen zur Verbesserung der Prozesse und zur Kostensenkung für jede „spezifische“ Situation. Sie erhalten eine klar strukturierte Grundlage für Optimierungsentscheidungen, die es ermöglicht, die Situation zu kontrollieren und Stakeholder einzubeziehen.
In Anbetracht der Tatsache, dass Umfang und Situation bei Druckprozessen in Unternehmen unterschiedlich sein können, bieten wir auch einen detaillierteren Überprüfungsservice und eine Analyse der aktuellen Situation an - Advanced Discovery Assessment. Es bietet die Möglichkeit, einen schematischen Plan zu erstellen, um den Standort der Geräte und die Gesamtbetriebskosten anzuzeigen. Der Service bietet personalisierte Empfehlungen, um Geld zu sparen und die Produktivität zu steigern.
Stufe 2: Design
Nachdem Sie sich die Situation in Ihrem Unternehmen genau angesehen und beschlossen haben, die Flotte der Druckgeräte zu optimieren, können Sie das individuelle Angebot von Canon nutzen - MPS Managed Printing Services.
Basierend auf Audit-Daten erstellen unsere Spezialisten für Lösungen, Geschäfts- und Service-Design zusammen mit Vertretern Ihres Unternehmens eine Service-Architektur, um die Druckumgebung entsprechend all Ihren Aufgaben und Zielen zu optimieren.
Wir werden die am besten geeigneten Hardware-, Softwareprodukte und Dienstleistungen auswählen, die erforderlich sind, um langfristig messbare Vorteile zu erzielen.
Es ist erwähnenswert, dass der MPS-Dienst selbst allgemein flexibel ist. Abhängig von den Anforderungen Ihrer Organisation können wir:
- Sorgen Sie für eine einfache Bedienung dank einer einzigen Schnittstelle aller Geräte und eines universellen Treibers, wodurch der Bedarf an Schulungen für Ihre Mitarbeiter und Support (extern und intern) minimiert wird.
- Optimieren Sie den Workflow, auch durch intelligente Funktionen (z. B. direktes Scannen in E-Mail-Anwendungen oder automatische Konvertierung in PDF).
- Verbessern Sie die Sicherheit und den Datenschutz beim Drucken mit der Allow My Print Anywhere-Technologie, mit der Benutzer gedruckte Dokumente auf jedem Gerät und zu jeder Zeit empfangen können, ohne befürchten zu müssen, dass jemand anderes sie versehentlich abholt
- Bieten eine breite Palette von Druck- und Bildverarbeitungsgeräten sowie eine universelle Reihe von Softwareprodukten zur Optimierung von Drucksystemen.
- Definieren Sie klar die Grundsätze und Richtlinien in Bezug auf die verwendeten Gerätetypen und sorgen Sie für eine Differenzierung der Zugriffsrechte auf Druckfunktionen und die Einhaltung der erforderlichen Kosten (Ihre Mitarbeiter können nicht kontrollieren, wie viel sie für den Druck kosten, und die dafür am besten geeigneten Geräte auswählen).
Gleichzeitig sind wir bereit, vor der Einführung neuer Systeme nicht nur Serviceverträge mit Ihnen zu besprechen und gemeinsam zu entwickeln, um neue Ziele zu erreichen, sondern auch in alle Phasen des Projektmanagements einzutauchen.
Stufe 3. Implementierung
Änderungen in der Organisation sind sowohl für Entscheidungsträger als auch für normale Mitarbeiter immer ein Stressfaktor. Um die negativen Auswirkungen zu minimieren, verwalten wir nicht nur alle Phasen der Implementierung, sondern schulen auch die Mitarbeiter Ihrer Organisation und interagieren mit ihnen.
Und das sind nicht nur Worte. Unsere MPS-Implementierungsspezialisten unterstützen Ihr Unternehmen bei der Anpassung an Veränderungen - persönlich, über das Intranet und per E-Mail. Dies sowie ein detailliertes Schulungsprogramm (einschließlich Personal Training) helfen ihnen, sich schnell an veränderte Bedingungen zu gewöhnen und neue „gesunde“ Druckgewohnheiten zu erlernen.
Parallel dazu werden Software sowie der Austausch / die Installation neuer Geräte eingeführt. Alle Aktionen werden so konzipiert und geplant, dass Störungen der Organisation so gering wie möglich gehalten werden.
Phase 4. Support und Management
Die MPS-Lösung impliziert, dass wir während des gesamten Zyklus der Nutzung unserer Dienste die Flotte Ihrer Geräte (einschließlich Geräte von Drittanbietern) unterstützen und verwalten und dabei die aktuellen und zukünftigen Anforderungen Ihres Unternehmens berücksichtigen. Alle Protokolle, Verfahren, Informationsaustausche und Berechtigungen zur Bereitstellung von Diensten zum Verschieben, Hinzufügen oder Ändern von Software und Hardware in der Einrichtung nach Bedarf werden in den Anwendungen zu Ihren Serviceverträgen und im Versionskontrollhandbuch für MPS vereinbart und vollständig dokumentiert.
Die Hilfe und Beratung unserer Spezialisten steht Ihnen auch während des gesamten Zyklus zur Verfügung. Darüber hinaus wird Ihrer Organisation eine einzige Kontaktperson zugeordnet, an die Sie und Ihre Mitarbeiter sich bei allen Fragen zu Druck, Verbrauchsmaterial und Wartung jederzeit wenden können.
Wir sind immer bereit, Ihre Mitarbeiter im Krisenmanagement zu schulen und das Auftreten neuer Probleme im Zusammenhang mit dem Druck unabhängig zu kontrollieren. Und was besonders für große Unternehmen mit einer umfangreichen Flotte von Druckgeräten von Nutzen ist, wir sind bereit, unsere eigenen Spezialisten für die kontinuierliche Wartung von Geräten in der Anlage bereitzustellen.
In Bezug auf die Kosten für Druck und Wartung der Geräteflotte helfen wir Ihnen, die Betriebskosten zu senken, indem wir das Ablesen von Zählern automatisieren und Verbrauchsmaterialien bestellen. Außerdem können wir ständig oder auf individuelle Anfrage Berichte über das Laden von Geräten (Drucken und Scannen) erstellen, damit Sie Ihre „Problembereiche“ identifizieren und Druckprozesse noch effizienter optimieren können.
Stufe 5. Bewertung
Im Gegensatz zu einigen anderen verwalteten Drucklösungen umfasst die Canon-Lösung die Preisgestaltung. Aufgrund der sich dynamisch ändernden externen und internen Umgebung ist es notwendig, die von uns vorgeschlagene Lösung in der Übergangs- und Implementierungsphase anzupassen und zu optimieren.
Die Bewertung umfasst die ständige Interaktion mit Ihrem persönlichen Manager, einschließlich der Abhaltung von Überprüfungsbesprechungen sowie der Bereitstellung von Managementberichten. Neben Gerätenutzungsdaten enthalten sie auch Informationen zur Servicebereitstellung, zum Asset Management (einschließlich MAC), zur kontinuierlichen Serviceverbesserung (CSI) und zu Trends.
Der CSI-Service wird übrigens dazu beitragen, unsere bestehenden und zukünftigen Services an die aktuellen und zukünftigen strategischen Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihrer IT-Prozesse anzupassen.