Wir werden häufig gefragt, auch hier bei Geektimes, ob Canon im Zeitalter der Einführung digitaler Technologien in Geschäftsprozessen an Produkten für die Automatisierung und das Dokumentenmanagement arbeitet.
Kurz gesagt, ja natürlich. Wir nehmen einen bedeutenden Teil des Marktes für Druck- und Dokumentenverarbeitungsgeräte ein und verstehen, dass immer mehr unserer Kunden an fortschrittlichen Dokumentenmanagementsystemen interessiert sind oder über einen teilweisen Übergang zu einem digitalen Format nachdenken. Aus diesem Grund arbeiten wir seit mehr als 10 Jahren an Unternehmenslösungen für die Arbeit mit Dokumenten. Eine davon ist daher. Er wird in unserem heutigen Beitrag besprochen.
Die Situation beim Dokumentenmanagement in russischen Unternehmen kann als uneinheitlich bezeichnet werden. Wenn die Unternehmen der neuen Formation nach einer "Zahl" streben, können konservativere Marktteilnehmer häufig im Sumpf von Verträgen und anderen Dokumenten "ertrinken". Kollegen sogar berechnet - im Durchschnitt verbringen Büroangestellte solcher Organisationen bis zu 50 Minuten pro Tag damit, nach Informationen über Unternehmensressourcen zu suchen.
Unsere Entwickler hatten einmal die Idee, ein eigenes Dokumentenmanagementsystem zu erstellen. Das Ergebnis ihrer Arbeit war daher - eine Integrationslösung zum Speichern, Verwalten, Automatisieren und Analysieren der Unternehmensdokumentation. Es ist eine Kombination aus einem Verarbeitungsserver, (falls erforderlich) Hardwaregeräten und angeschlossener Spezialsoftware sowie Ergänzungen zu bestehenden Marken- und Drittanbieterlösungen.
Wie funktioniert es
Wenn Sie versuchen, das Prinzip von Daher mit einem Satz zu charakterisieren, erhalten Sie das folgende Schema: Eingehende Informationen aus verschiedenen Quellen (Scanner, Netzwerkordner, E-Mail-Boxen, externe Systeme) werden mithilfe von Daher-Programmmodulen verarbeitet und dann an den zentralen Server des Systems weitergeleitet, wo sie angewendet werden Entsprechende Automatisierungsregeln, Daten werden in Anwendungen von Drittanbietern integriert (einschließlich einer umfassenden Integration in SAP und Dynamics NAV) und das Dokument nimmt schließlich seinen Platz in der Dokumenthierarchie ein entov Organisation.
Um das Funktionsprinzip noch verständlicher zu machen, geben wir ein Beispiel: Ein Kunde in einem Autohaus kauft ein neues Auto. Um die Transaktion abzuschließen, müssen bestimmte Dokumente in die allgemeine Basis des Unternehmens fallen. Stellen Sie sich vor, es handelt sich um eine Kopie des Vertrags sowie eine Quittung für die Zahlung der ersten Rate. Der Manager scannt eine gescannte Kopie des Vertrags direkt in der Kabine. Damit sie in das System eingegeben werden können, reicht es aus, das entsprechende Menü auf dem Bildschirm seines MFP auszuwählen (daher ist es bereits in das Gerätesteuerungsmenü integriert). Danach erkennt das System selbst die Vertragsnummer und andere erforderliche Felder und sendet das Dokument an den Server. Ferner kann das Dokument gemäß der festgelegten Regel zur Rechnungsstellung an die Rechtsabteilung oder an die Buchhaltungsabteilung gesendet werden. Gleichzeitig sieht der Manager, der den Vertrag abgeschlossen hat (falls erforderlich), die gesamte Kette und weiß genau, wo sich dieses Dokument jetzt befindet. Nach Rechnungsstellung und Zahlung gehen wir davon aus, dass der Zahlungseingang beim E-Mail-Händler eingeht. Es wird auch automatisch verarbeitet. Daher wird es aufgrund der Erkennung einzelner Felder automatisch an ein bereits erstelltes Projekt angehängt. Nach dem Einchecken aller erforderlichen Instanzen können die Daten an das Unternehmensverwaltungssystem (z. B. Dynamics NAV) gesendet werden, um anschließend das Auto zu bestellen, zu liefern und zu versenden. Die ersten Dokumente werden im entsprechenden Verzeichnis auf dem Server gespeichert. Alle anderen Dokumente zu diesem Projekt werden dort sorgfältig gespeichert.
Es ist wichtig zu beachten, dass Systemadministratoren viele Parameter festlegen können: Erstellen einer Dokumentbewegungskarte für alle Dokumentationen sowie für einzelne Dokumente, Angabe ihres Speicherorts, Verteilen von Zugriffsrechten nach Typ und im Dokument enthaltenen Informationen und vieles mehr.
Für diejenigen, die mit Dokumentenmanagement- oder Unternehmensverwaltungssystemen verbunden sind, ist dies möglicherweise keine Offenbarung. Es hat jedoch einen erheblichen Vorteil: Es handelt sich um ein einziges Gesamtprodukt, bei dem sich Ihre Spezialisten entscheiden, um die Schwierigkeiten bei der Einrichtung einzelner Komponenten verschiedener Hersteller und der anschließenden Koordination ihrer Arbeit zu vermeiden.
Woraus besteht also?
Daher ist dies überhaupt kein sperriges Unternehmensmonster, sondern eine leicht skalierbare Architektur. Die Implementierung des Produkts in der Arbeitsumgebung des Unternehmens dauert normalerweise nicht länger als eine Woche.
Die Lösung basiert auf einem zentralen Server, auf dessen Schultern der gesamte Prozess der Verarbeitung und Verwaltung von Dokumenten der Organisation liegt. Er ist auch für die vorübergehende Speicherung aller erhaltenen Unterlagen verantwortlich.
Tatsächlich ist der Daher-Server ein Verkehrsknotenpunkt, über den der gesamte Datenverkehr von Unternehmensdokumenten geleitet wird. Scanner und Multifunktionsgeräte, Mitarbeitercomputer, ein Mailserver und der Zugriff über eine Webschnittstelle einerseits und einen zentralen Server sowie Unternehmensverwaltungssysteme andererseits können mit dem Server verbunden werden.
Daher wird eine Reihe von Softwarekomponenten zum Eingeben und Verwalten von Informationen bereitgestellt. Beispielsweise wird für moderne Scangeräte ein separates Add-On mit einem Eingangsanschluss bereitgestellt, mit dem nicht nur ein gescanntes Dokument zum System hinzugefügt, sondern auch zusätzliche Parameter für seine interne Bewegung festgelegt werden können.
Darüber hinaus können Sie ein Arbeitsdokument mit Hilfe einer kleinen Anwendung digitalisieren. Daher Capture Client, der mit einem Client-PC direkt in Verbindung mit einem Dokumentenscanner zusammenarbeitet. Es kann auch zum Importieren von Dokumenten von Speichermedien oder zum Klassifizieren und Indizieren von Dokumenten verwendet werden, die bereits in Daher gespeichert sind. Wie beim Add-In werden hier Barcode-Erkennung und OCR zum Indizieren und Aufteilen von Dokumentpaketen unterstützt.
Für die schnelle Verarbeitung von Informationen stehen auch einige Dokumentprozessoren zur Verfügung - daher Document Loader und daher Content Connector. Mit dem ersten können Sie große Dokumentmengen in das System laden, mit dem zweiten können Sie Informationen aus verschiedenen Quellen verarbeiten, einschließlich verschiedener ERP- oder CRM-Systeme. Dazu müssen Sie nur einen Ordner für die kontinuierliche automatische Analyse angeben. Er kann auch E-Mail-Client-Ordner analysieren und alle Informationen herunterladen, die vordefinierten Regeln entsprechen.
Darüber hinaus ist es daher möglich, Daher in Microsoft Outlook und Exchange zu integrieren. Benutzer können Dokumente unabhängig von eingehender Korrespondenz herunterladen, indem sie auf eine einzelne Schaltfläche in der Outlook-Oberfläche klicken. Oder angehängte Dokumente werden automatisch (gemäß bestimmten Regeln) direkt vom Mailserver zum Ökosystem "Daher" hinzugefügt.
Hier lohnt es sich, eine Sekunde innezuhalten und eine wichtige Nuance zu erläutern: Damit Dokumente im System sorgfältig indiziert und schnell gefunden werden können, werden alle eingehenden Dokumente in einem speziellen THEX-Container archiviert, der nicht nur die Quelldatei, sondern auch umfangreiche Metadaten in XML enthält Format, Links zu externen Dateien und digitale Signatur.
Sie können die Dateien im System mit dem Daher Navigator-Manager oder über die Standard-Windows-Oberfläche verwalten - das System kann problemlos in das System integriert werden. Daher verfügt Navigator jedoch über erweiterte Funktionen. Mit seiner Verwendung können Sie auch Aufgaben in den Workflow-Prozessen verwalten.
Mit dem Viewer und Editor Daher Viewer (der Teil von Daher Navigator ist) können Sie den Inhalt von bis zu 250 Dokumentformaten anzeigen (ohne dass ein natives Programm erforderlich ist, z. B. sogar AutoCAD) und Notizen hinzufügen. Darüber hinaus können Sie mit Viewer neue Versionen eines Dokuments erstellen, Indexfelder bearbeiten und frühere Versionen anzeigen.
Um dem Zeitgeist gerecht zu werden, bietet Daher die Dokumentenverwaltung über eine Webschnittstelle mit SSL-Verschlüsselung sowie mobile Anwendungen für iOS, Android und Windows.
Für ein Unternehmen, das im Bereich des elektronischen Geschäftsverkehrs tätig ist, und für einen anderen Bereich, in dem die Eingabe von Daten über ein Formular auf einer Website / einem Unternehmensportal oder das Lesen offizieller Dokumentationen erforderlich ist, verfügt Daher über eine integrierte Lösung für das Daher-Portal.
Ein weiterer wichtiger Punkt, den sich die Entwickler daher vorgestellt hatten, war die Bequemlichkeit, einen Workflow und einen Workflow zu erstellen. Anstelle vieler Menüs und Einstellungen kann der verantwortliche Manager einfach einen Prozessbaum zeichnen, die erforderlichen Elemente auf die Karte ziehen (dies können Skripte, Aufgaben, Mitarbeiter und vieles mehr sein) und die Regeln für jede der Zwischenstufen festlegen.
Integration
Zusätzlich zu der oben bereits erwähnten Integration mit Microsoft Office und Outlook / Exchange verfügt es daher über eine beeindruckende Liste von Komponenten und Lösungen von Drittanbietern, mit denen es interagieren kann. Sprechen wir über die wichtigsten von ihnen.
Erstens ist dies Microsoft Sharepoint, mit dem Sie die gesamte Dokumentation des Unternehmensportals des Unternehmens in der Daher-Infrastruktur speichern können.
Zweitens ist die Integration in den Power BI-Analysedienst zu beachten, mit dem Sie alle erforderlichen Daten aus dem Ökosystem in Form von visuellen Grafiken in Echtzeit anzeigen können. Darüber hinaus können Sie dank der Unterstützung von SQL Server Reporting Services auch Berichte zu Ihren Aktivitäten erstellen.
Die letzte und wichtigste Komponente für Microsoft-Dienste ist der Konnektor für das Dynamics NAV 2013-Unternehmensverwaltungssystem. Sie können diese beiden Systeme gleichzeitig verwenden und jeweils nutzen: Daher werden alle Dokumente in die Dynamics-Struktur eingebettet und die Unternehmensinformationen des letzteren in unserem Archiv gespeichert Markenlösung.
Um das Thema EMS fortzusetzen, ist es wichtig, einen weiteren Connector zu erwähnen, mit dem Sie Daten mit SAP NetWeaver austauschen können. Die Entwicklung basiert auf ArchiveLink und ist von SAP zertifiziert, sodass der Datenaustausch genauso effektiv ist wie im Fall von Dynamics NAV.
Durch die enge Integration können Sie eingehende Papier- und elektronische Dokumente direkt über die SAP-Benutzeroberfläche speichern. Gleichzeitig unterstützen alle Komponenten unserer proprietären Lösung SAP-Barcode-Erkennungsfunktionen und sind vollständig in die SAP-Speicherskripte integriert. Daher können Dokumentindizes direkt aus SAP-Prozessen abgerufen werden.
Alle Dokumente im Ökosystem Daher können durch die Integration mit einem der wichtigsten Marktteilnehmer, DocuSign, digital signiert werden.
Apropos Datenzuverlässigkeit und -sicherheit
Wenn das Dokument durch elektronische Signatur geschützt ist, befindet es sich im Ökosystem. Daher wird bei jedem Zugriff auf das Dokument eine Authentifizierung und Authentifizierung durchgeführt. Dies gilt sowohl für elektronische Signaturen, die direkt im System eingegeben wurden, als auch für solche, für die Software von Drittanbietern verwendet wurde.
Unsere Sicherheitsstandards werden ständig auf Übereinstimmung mit den Industriestandards OWASP, NIST und OSSTMM geprüft. Jede Verbindung, ob intern oder extern (über die Anwendung oder über die Weboberfläche), ist geschützt und erfordert eine Autorisierung.
Anstelle einer Schlussfolgerung
Dies sind nicht alle Informationen über Daher. Wenn Sie mehr wissen möchten, schreiben Sie uns bitte in privaten Nachrichten. Sie können auch die
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