Hier bei Geektimes haben wir bereits über Daher gesprochen und einen Überblick über die Funktionen dieser Unternehmenslösung gegeben. Heute werden wir in Verbindung mit unserer anderen Entwicklung - uniFLOW - darauf zurückkommen. Beide Plattformen sollen den Druckprozess rationalisieren, den Workflow vereinfachen und die Sicherheit der auf den Druck übertragenen Daten gewährleisten. Jeder von ihnen konzentriert sich jedoch auf unterschiedliche Aufgaben, sodass der Benutzer diejenige auswählen kann, die für seine Bedürfnisse besser geeignet ist.
Im Entwicklungsprozess haben wir uns von der Lösung der wichtigsten Geschäftsprobleme unabhängig von deren Umfang leiten lassen. Sie können bedingt in mehrere Gruppen unterteilt werden:
- Druckprobleme
- Probleme beim Scannen, Verarbeiten und Speichern von Daten
- Datenschutzprobleme
- die Fähigkeit, mit wachsenden Anforderungen zu skalieren
- Integration mit anderen Umgebungen und Software
- die Fähigkeit, mit mobilen Geräten zu arbeiten.
Mal sehen, wie dies in uniFLOW und daher implementiert wird.
Druckprobleme
Eines der Hauptdruckprobleme ist die unkontrollierte Verwendung des Druckers. Benutzer denken nicht einmal darüber nach, welche Druckkosten dem Unternehmen entstehen. Schwarzweißdokumente können auf einem Vollfarbdrucker gedruckt werden, ein Auftrag kann mehrmals zur Ausführung gesendet werden, dasselbe Dokument wird nach der Bearbeitung mehrmals gedruckt. Unangemessene Tonerkosten können beeindruckende Beträge erreichen. Und diese Kosten können auf nicht erstattungsfähige Kosten zurückgeführt werden, wenn es keine Möglichkeit gibt, Druckvolumina mit einem bestimmten Benutzer oder einer bestimmten Benutzergruppe zu korrelieren.
Die Lösung für dieses Problem ist in uniFLOW implementiert, wo Druck-, Scangeräte und Benutzercomputer in einem einzigen Druckverwaltungssystem kombiniert werden. Wenn Sie ein Dokument zum Drucken senden, kann der Benutzer sofort die Kosten für den Druck dieses Dokuments auf verschiedenen Druckern sehen. Somit ist es möglich, die Kosten so weit wie möglich zu optimieren und das Dokument mit den niedrigsten Druckkosten an den Drucker zu senden.
Eine Reihe von Maßnahmen zum Schutz von Daten umfasst die Benutzerinitialisierung vor dem direkten Drucken. Somit sammelt das uniFLOW-System Informationen darüber, wer Dokumente in welchen Bänden gedruckt hat. Um die Wahrscheinlichkeit des Druckens auf dem falschen Drucker zu verringern, kann der Systemadministrator den Zugriff auf ein bestimmtes Druckgerät konfigurieren. Sie können beispielsweise eine Gruppe auswählen, die keinen Zugriff auf einen Vollfarbdrucker hat. Daher gibt es auch eine Funktion zum Verwalten von Toleranzen, aber die Druckkosten werden nicht beibehalten.
Scan- und Datenverarbeitungsprobleme
Das Scannen an sich verursacht keine großen Probleme, aber die folgenden Phasen der Arbeit mit einem digitalisierten Dokument, wie Archivieren, Exportieren und andere, können bestimmte Schwierigkeiten verursachen. In Daher und uniFLOW haben wir zwei verschiedene Ansätze implementiert, die auf den Eigenschaften dieser Plattformen basieren.
Daher handelt es sich tatsächlich um ein Dokumentenverwaltungssystem. Die darin enthaltene Scanfunktion wird von der Komponente Daher Capture Client dargestellt, die mit dem Scanner zusammenarbeitet. Die Funktionalität dieser Komponente ist jedoch viel umfassender als nur das Scannen. Daher importiert Capture Client auch Dateien von verschiedenen Medien und verarbeitet bereits im System gespeicherte Dokumente.
UniFLOW konzentriert sich auf den Canon MFP. Während des Scannens können Dokumente komprimiert und sofort an eine bestimmte E-Mail oder an ECM \ DMS-Systeme, Microsoft SharePoint oder Daher gesendet werden. Somit können uniFLOW und Daher ineinander integriert werden, wodurch Sie mehr Möglichkeiten bei der Organisation von Workflows erhalten.
Datenschutzprobleme
Dies ist eines der dringendsten geschäftlichen Probleme. Nach Angaben der Agentur ENISA (Europäische Agentur für Netzwerk- und Informationssicherheit) kostet der durchschnittliche Verlust durch das Auslaufen vertraulicher Informationen Unternehmen rund 1,8 Millionen Euro. Wenn Sie berücksichtigen, dass bei allen möglichen Risiken, einschließlich Hacking von Computersystemen, Spyware, Verlust von Speichermedien und vielem mehr, der Informationsverlust durch Papiermedien 25% beträgt, wird die Bedeutung des Datenschutzes beim Drucken deutlich. Alle Sicherheitsbestimmungen, Firewalls, Virenschutzprogramme, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Überwachungskameras werden beim unkontrollierten Drucken von Dokumenten unbrauchbar. Aus diesem Grund haben wir eigene Datenschutzmaßnahmen entwickelt, die auf einem intelligenten Druckmanagement basieren.
Die uniFLOW-Plattform verfügt über ein mehrstufiges System zum Schutz von Dokumenten auf dem Weg vom Benutzer zum Drucken. Mit den uniFLOW-Einstellungen können Sie Dokumente nach ihrem Inhalt auf Vertraulichkeit hin indizieren. Der Systemadministrator kann für bestimmte Benutzer oder Benutzergruppen differenzierte Toleranzen für den Zugriff auf das Dokument und die Berechtigung zum Drucken des Dokuments festlegen. Version 5 von uniFLOW implementiert die Schlüsselworterkennung. Wenn Sie versuchen, ein solches Dokument zu drucken, sendet das System eine Nachricht an den Systemadministrator über nicht autorisiertes Drucken. Darüber hinaus kann das Senden von Nachrichten ohne Wissen des Benutzers erfolgen.
In der Kette vom Benutzer zum Druckgerät war das am stärksten gefährdete Glied die Übertragung des Dokuments direkt zum Drucken. Das Dokument wurde in klarer Form in Standardformaten übertragen, in denen der Drucker arbeitet. Das Abfangen dieser Daten durch den Angreifer und ihre Entschlüsselung eröffneten den freien Zugang zu den übertragenen vertraulichen Informationen. Das uniFLOW-System hat dieses Problem folgendermaßen gelöst: Drucker sind so konfiguriert, dass sie nur mit einem bestimmten Server arbeiten, wobei der Rest des Netzwerkverkehrs ignoriert wird. Informationen zu Canon-Geräten können verschlüsselt übertragen werden.
In einigen Fällen kann ein Informationsverlust ohne böswillige Absicht auftreten, eher durch Unaufmerksamkeit, mangelnde Erfahrung usw. Wir haben auch für solche Situationen gesorgt und versucht, sie zu minimieren. In uniFLOW und Daher werden Dokumente vom Benutzer an den Druckserver gesendet. Um sie zu drucken, muss sich der Benutzer beim Druckgerät anmelden. Somit wird das Drucken von Dokumenten direkt in Anwesenheit des Benutzers durchgeführt, wodurch die Wahrscheinlichkeit eines unkontrollierten Auffindens gedruckter Dokumente im Drucker verringert wird. Die Authentifizierung wird auf viele Arten bereitgestellt. Dies kann eine kontaktlose Karte oder eine Magnetkarte, eine PIN, ein Benutzername und ein Passwort sein. Bei älteren Modellen von Druckgeräten ist es möglich, Kartenleser und andere Identifizierungsgeräte in unmittelbarer Nähe zu installieren.
Skalierbarkeit und Integration
Die Vorteile von Daher und uniFLOW sind die Möglichkeit ihres Einsatzes in Unternehmen jeder Größenordnung und die Kompatibilität mit Druckgeräten verschiedener Hersteller. Das uniFLOW-System verfügt über Versionen für 10, 50, 150 und eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern. Darüber hinaus kann die Basisplattform durch Module ergänzt werden, mit denen Sie die Architektur basierend auf den Anforderungen der Organisation erstellen können. Zum Scannen lässt sich uniFLOW in Microsoft Exchange, Microsoft SharePoint, Daher und andere Software integrieren.
Hat daher einen skalierbaren Kern und ist in drei Grundversionen erhältlich. Für einen Benutzer wird die Personal Edition angeboten. Für Abteilungen von Organisationen geeignete Workgroup Edition für 5 und 10 Benutzer. Die Business Edition richtet sich an Unternehmen jeder Größenordnung. Daher lässt es sich mit dem Daher SDK-Entwicklungskit gut in Microsoft Dynamics NAV, Microsoft SharePoint, SAP und andere Software integrieren.
Arbeiten Sie mit mobilen Geräten
Beide Plattformen unterstützen die Arbeit mit mobilen Geräten unter iOS, Android und Windows. Dies gewährleistet das gleiche Sicherheitsniveau der übertragenen Informationen wie bei der Arbeit mit Computern im lokalen Netzwerk. Von Mobilgeräten aus können Sie Dateien nicht nur vom Büro aus, sondern auch von jedem Ort, an dem es Internet gibt, zum Drucken übertragen.
Modernes Dokumentenmanagement erfordert nicht nur hohe Geschwindigkeit und Druckqualität, sondern auch die Wahrung der Vertraulichkeit von Informationen. Diese Anforderungen sind so eng miteinander verbunden, dass es ein großer Fehler wäre, sie zu trennen. Ich müsste zuerst die Probleme der Sicherheit und des Datenschutzes lösen und dann nach Möglichkeiten suchen, sie in Druckgeräte zu integrieren.
Wir haben den Weg der integrierten Entwicklung von Software und Hardware für die Druck- und Workflow-Prozesse eingeschlagen. Die Einführung von MFP-Modellen auf den Plattformen imageRUNNER und imageRUNNER ADVANCE mit integrierten Steuerungs- und Einschränkungsfunktionen für das illegale Kopieren, Scannen und Drucken vertraulicher Informationen hat bereits begonnen. Gleichzeitig geht die Relevanz der Plattformen Daher und uniFLOW nicht verloren.