Zeitmanagement ist nicht beängstigend: wie man mehr macht

Wir sind anders: Jemand ist es gewohnt, Aufgaben in strenger Reihenfolge zu erledigen, jemand braucht einen groben Aktionsplan, und damit jemand effektiv arbeiten kann, ist es sehr wichtig, gut gelaunt zu sein. Aber in vielerlei Hinsicht sind wir uns ähnlich: Zum Beispiel wollen wir mehr tun.

Wie Sie Ihre Arbeitszeit effektiver verwalten können, half der Zeitmanagement-Coach, HR-Spezialist Wrike und Daria Ignatovich zu verstehen.



Den Prinzipien des Zeitmanagements zu folgen bedeutet nicht, jede Minute nach Plan zu leben oder Ihre Arbeit nur so aufzubauen, wie es im Buch geschrieben steht. Dies bedeutet zuallererst, Bedeutungen zu verwalten, keine Angst zu haben, mit Arbeitsansätzen zu experimentieren und zu wählen, was zu Ihnen passt.

Es gibt keine magische Pille „Wie man am besten einen Arbeitstag baut“ für alle. Aber wahrscheinlich werden Ihnen zumindest ein paar Tipps nützlich sein, die weiter unten erläutert werden.

Wie man sich auf die Arbeit einstellt

Der Einstieg ist den Tagesplan wert. Viele Menschen planen nicht gern, weil der Prozess mit einem engen Rahmen verbunden ist oder die Aufgabenliste den ganzen Tag über leicht zu merken ist. Zunächst können Sie jedoch eine Aufgabenliste schreiben und diese in einer geeigneten Reihenfolge vervollständigen. Zweitens ist es wichtig zu verstehen, was tagsüber Aufmerksamkeit erregt, wofür mehr Zeit aufgewendet werden muss und welche Kräfte nicht mehr ausreichen. Der Speicher ist ein unzuverlässiger Informationsspeicher: Wenn es viele Aufgaben gibt, ist es sehr einfach, ein oder zwei zu vergessen. Sie sollten also alles reparieren, was Sie wollen und müssen. Die Rezeption des Bewusstseins hilft hier: Sie müssen über alle Ihre Aufgaben nachdenken - nicht nur über wichtige Dinge bei der Arbeit, sondern auch über einfache, alltägliche - und sie aufschreiben. Markieren Sie anschließend die Haupt- und Nebenaufgaben des Tages.

Viele wollen nicht nur die Arbeit planen und aufnehmen, die von selbst kommt - sie leben in einem Umsatzzustand. Dies kann zu Stöbern, Unzufriedenheit, Burnout oder dem Gefühl führen, dass Sie mit dem Fluss gehen.

Arbeitsaufgaben können in drei Typen unterteilt werden:



Es gibt keinen allgemeinen Rat, welche Aufgaben am Anfang des Tages am besten erledigt werden und welche am Ende, nein. Es hängt zumindest von der Kultur ab, in der die Person arbeitet. Zum Beispiel gibt es in der Scrum-Kultur viel Teamwork: Es können mehrere Besprechungen an einem Tag stattfinden, und Sie müssen Ihre Arbeit an diese anpassen. Meetings brechen den Tag und ermöglichen es Ihnen oft nicht, lange Zeit in eine schwierige Aufgabe einzutauchen, aber sie helfen, immer auf dem Laufenden zu bleiben, was mit dem Projekt passiert. Einige Leute bevorzugen es, komplexe Streaming-Aufgaben am Morgen mit einem frischen Geist auszuführen und dann zu Besprechungen zu gehen. Andere beginnen einen Arbeitstag gerne mit aktuellen Aufgaben, um schnell ein Ergebnis zu erzielen, und übernehmen dann etwas Komplizierteres. Es lohnt sich zu experimentieren und zu suchen, was am besten zu Ihnen passt.

Es gibt Kulturen, in denen Sie nicht viel mit Kollegen sprechen müssen - Sie können dort thematische Tage arrangieren. Zum Beispiel drei Tage in der Woche, um tief in komplexe Aufgaben einzutauchen, einen Tag für Diskussionen und einen Tag für organisatorische Fragen und „Schwänze“.

Was ist bei der Planung wichtig? Es ist notwendig, nicht nur die Zeit, sondern auch die Bedeutungen zu verwalten. Wenn es zum Beispiel so aussieht, als gäbe es viele Besprechungen, von denen sie wenig profitieren, lohnt es sich, ein Audit durchzuführen: Sprechen Sie mit den Organisatoren der Besprechungen und finden Sie heraus, ob es möglich ist, weniger häufig zu Diskussionen zusammenzukommen. Vielleicht werden die Treffen durch Trägheit abgehalten: weil jemand sicher ist, dass sie gebraucht werden.
Es ist sehr wichtig, die Bedeutung in der Arbeit zu sehen: Wenn eine Person erkennt, warum sie etwas tut, erscheinen Motivation und Stärke.

So betreten Sie den Stream

Ein Strom ist ein Zustand, in dem ein Mensch so sehr in seine Tätigkeit eingetaucht ist, dass die Zeit für ihn unmerklich vergeht. Der amerikanische Forscher Mihai Chiksentmihaii , der den Zustand des Stroms studierte, kam zu dem Schluss, dass Menschen aller nicht nur kreativen Berufe in ihn eintauchen können. In diesem Zustand sind die Menschen sehr produktiv und können ihre besten Ergebnisse zeigen.

Was braucht es, um in einen Stream einzutreten?

• Formulieren Sie die Aufgabe klar

Wenn Sie vor einer unverständlichen oder sehr umfangreichen Aufgabe stehen, z. B. "Starten Sie ein großes Projekt", ist es unmöglich, in den Stream einzutauchen. Aber Stress zu spüren, weil die Aufgabe unmöglich erscheint, ist einfach. Eine der Hauptbedingungen des Flusses ist die Klarheit des Problems. Zum Beispiel haben Sie beschlossen, Englisch eine halbe Stunde pro Tag bei der Arbeit zu geben. Die Aufgabe "Englisch lernen" ist vage. Wenn die Zeit dafür gekommen ist, wird nicht klar sein, was zu tun ist. Daher sollte es genauer formuliert werden, zum Beispiel "zwei Videos auf TED ansehen". Wenn Sie eine schwierige Aufgabe haben, müssen Sie sie in mehrere einfache, verständliche Aufgaben aufteilen und übernehmen.

• Stellen Sie sich auf eine Aufgabe ein

Konzentrieren Sie sich und stellen Sie sich auf die Aufgabe ein - bleiben Sie 10-15 Minuten in ihrem Kontext: Sammeln Sie Informationen, überlegen Sie sich eine Lösung. Normalerweise ist es nach einem solchen Setup einfach, in die Aktivität einzutauchen und 2-3 Stunden lang etwas Schwieriges zu tun.

• Überlegen Sie, wie Sie Routineaufgaben interessanter gestalten können.

Wenn Interesse besteht, ist es einfach, in den Fluss einzutreten, und wenn die Arbeit langweilig erscheint, ist es schwierig. Wenn Routineaufgaben nicht delegiert werden können, sollten Sie Ihre Einstellung zu ihnen überdenken und versuchen, sich selbst zu interessieren. Dies kann zum Beispiel mit Hilfe von Gamification geschehen: Versuchen Sie, Aufgaben schneller als zuvor zu erledigen, und belohnen Sie sich für etwas, das getan wurde.

Wie man mit Nutzen zögert

Um vom Abendessen zurückzukehren und eine halbe Stunde lang in sozialen Netzwerken zu stecken - das wissen Sie wahrscheinlich. Ein solches Verhalten kann darauf hinweisen, dass sich Müdigkeit angesammelt hat und eine Pause erforderlich ist. Nach dem Mittagessen können Sie sich 15 bis 20 Minuten ausruhen. Was ist zu diesem Zeitpunkt zu tun? Machen Sie einen Spaziergang, sprechen Sie mit Kollegen oder planen Sie einfache Dinge in einem entspannten Zustand: etwas bestellen, Rechnungen bezahlen, einen Videobericht ansehen. Der amerikanische Berater für Management und Führung, Autor von Büchern über Zeitmanagement, Stephen Covey, nennt solche Aufgaben „Fall-Sand“. Er rät, Listen einfacher Dinge zusammenzustellen und diese während des Wechsels zu tun: Dann gibt es kein Schuldgefühl, wenn man Zeit verschwendet. Nach dem Covey-System gibt es immer noch „Affären-Kieselsteine“ und „Affären-große Steine“.



Die Wichtigkeit und Dringlichkeit dieser Fälle ist unterschiedlich, aber sie müssen alle erledigt werden - große Steine, Kieselsteine ​​und Sand in ein Glas von begrenzter Größe geben. Coveys Konzept ist, dass große Steine ​​nicht in ein Glas passen, wenn bereits Kieselsteine ​​und Sand vorhanden sind. Daher ist es bei der Planung zunächst wichtig, auf die großen Steine ​​zu achten, die in Zukunft bedeutende Ergebnisse liefern werden, und sich vom Ansatz „Eines Tages in meiner Freizeit werde ich es tun“ zu entfernen.

Wie man weiter arbeitet, wenn die Stimmung verdorben ist

Es passiert so: Gerade wenn Sie anfangen zu arbeiten, kommt ein verärgerter Brief oder die Vereinbarungen, auf die Sie zählen, brechen zusammen. Die Stimmung ist verdorben, aber die Arbeit muss erledigt werden. Eine solche Übung hilft, konstruktiv zu stimmen: Alles, was passiert ist, muss als Tatsache erkannt und zu sich selbst gesagt werden. Zum Beispiel: "Ein Kollege hat seine Stimme zu mir erhoben." Dann sag dir, was du wirklich fühlst. Zum Beispiel: "Ich bin wütend." Sie müssen sich von der Situation abstrahieren und sich daran erinnern: Die Gefühle, die Sie jetzt erleben, sind vorübergehend, sie werden bald vergehen. Dann können Sie einen kurzen Spaziergang machen, Tee trinken - etwas tun, das hilft, sich zu beruhigen.

Wie oft Pausen machen

Wenn es schwierig ist, sich über einen längeren Zeitraum zu konzentrieren, können Sie die Pomodoro-Technik anwenden: 25 Minuten bis zur Arbeit, 5 Minuten bis zur Ablenkung. Dieser Rhythmus ist am besten für diejenigen geeignet, die Aufgaben nacheinander und alleine ausführen müssen. Wenn Sie ständig mit Menschen arbeiten (kommunizieren, auf Antworten auf Briefe warten), ist es unwahrscheinlich, dass diese Technik für Sie funktioniert. Aber alle anderthalb bis zwei Stunden lohnt es sich, eine kurze Pause einzulegen: spazieren gehen, Verwandte anrufen oder Geschäftssand machen.

Wie man versteht, dass es Zeit ist, nach Hause zu gehen

Auch hier hilft die Planung. Wenn am Morgen die Haupt- und Nebenaufgaben für den Tag ermittelt werden sollen, ist klar, wann es Zeit ist, anzuhalten. Wenn die Ziele erreicht sind, lohnt es sich, ein Ritual zu arrangieren, um den Tag zu beenden - aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben der Aufgabenliste. Wenn wir bemerken, was wir an einem Tag getan haben, erhält das Gehirn ein Signal, das für heute ausreicht, und Sie können sich mit einem Gefühl der Leistung (und Zufriedenheit!) Ausruhen.