Aljoscha spielte jahrelang in WoW. Das Spiel störte das Leben, aber es war unmöglich zu beenden: Die Willenskraft reichte nicht aus, und alle Versuche, sich durch Ändern des Passworts und Löschen des Kontos zu täuschen, wurden durch den freundlichen technischen Support von Blizzard leicht unterdrückt.
Es stellte sich heraus, dass der beste Weg, das Spiel zu beenden, darin besteht, es weiter zu spielen, aber nie wieder mit derselben Mannschaft zu spielen. Denn das ganze Summen des Spiels ist im gespielten Team, das nicht nur die notwendigen Tasten drücken, sondern auch miteinander kommunizieren kann. Ohne die Fähigkeit, ständig zu diskutieren, was passiert, und Aktionen untereinander zu koordinieren, ist es fast unmöglich zu gewinnen. Und ohne Siege verschwindet die Freude am Spiel.
Ich arbeite im
YouGile- Team - dies ist ein Task-Tracker und ein Unternehmens-Chat in einem Produkt. Dabei haben wir viele Systeme untersucht und eine Reihe von Materialien zur Teamkommunikation untersucht.
Nach der Kata - die interessantesten Auszüge, ein Überblick über Kommunikationssysteme, ein Vergleich der Ansätze zur Diskussion von Problemen und der
Versuch, die Frage zu beantworten: „Welche Art von Kommunikation macht Teams zusammenhaltender und welche löst sich auf?“Ist Kommunikation wichtig? Vielleicht ist es nur genauer, Aufgaben festzulegen?
Sportler verstehen, wie wichtig es ist, für das Spiel richtig zu kommunizieren: Professionelle Teams verfügen sogar über
Methoden zur Messung der Kommunikationsqualität . Jetzt weiß Aljoscha, dass Online-Spiele so süchtig machen, weil sie
soziale Bedürfnisse auf allen Ebenen
befriedigen . Und dann wird der Spielprozess so ernst und vielfältig, dass das Anschauen von professionellen Spielspielen nicht weniger interessant ist als das Anschauen anderer Sportarten. Ähnlich wie bei Online-Spielen und sozialen Netzwerken können Sie mit der Kommunikation Mitarbeiter in die Arbeit an einem Projekt einbeziehen.
Eine effektive Kommunikation mit dem Kunden und dem Team ist ebenso wichtig wie eine effektive Kommunikation innerhalb des Spielteams. Ungenauigkeiten des Verständnisses führen immer zu einer Störung der Bedingungen und Budgets, zu ungerechtfertigten Erwartungen des Kunden, zu Verwirrung der Endbenutzer und zur Qual des Projektmanagers. Die Ursache für Missverständnisse ist das Fehlen einer effektiven Kommunikation. Wenn es nicht vorhanden ist, ist es unmöglich, ein effektives System zum Zuweisen und Erledigen von Aufgaben aufzubauen.
Laut
der PWC-Umfrage 2012 sind obskure Aufgaben und mangelnde Kommunikation die Ursache für das Scheitern von ungefähr 20% der Projekte.
In einem Team von 100 Mitarbeitern
dauert die Klärung der Kommunikation
17 Stunden pro Woche und kostet das Unternehmen 528.443 USD pro Jahr. Offensichtlich muss ein so großes Stück zuerst optimiert werden.
Laut
der Tagline-Bewertung von 2016 ist Skype das beliebteste Tool für die Unternehmenskommunikation. Es wird von 92% der Befragten verwendet. Bis 2018 hat sich wenig geändert - 100% der Unternehmen, mit denen wir direkt gesprochen haben, nutzen Skype auf die eine oder andere Weise.
Überraschenderweise verwenden immer noch etwa 10% der Teams ICQ. Es ist ganz natürlich, dass Slack unter den speziell für die Unternehmenskommunikation entwickelten Tools hervorgehoben wird. Es ist seltsam, dass praktisch niemand im Ranking oder in der
offenen Umfrage Tasktracker oder sogar Basecamp als Ort der Kommunikation erwähnt, obwohl es eine logische Idee ist, etwas über Aufgaben zu diskutieren.
Wie wählen Teams einen Corporate Messenger aus?
Teams wählen Boten auf unterschiedliche Weise aus. Meistens
passierte es
einfach so historisch . Jemand entscheidet sich bewusst für die einfachsten Lösungen, während jemand spezielle Tools bevorzugt und sich ernsthaft um seine Einstellungen kümmert.
Wenn Sie versuchen, alle Anforderungen in eine kurze Liste aufzunehmen, erhalten Sie:
- Strukturierung - die Möglichkeit der parallelen Kommunikation in mehreren Projekten und Organisationen gleichzeitig, ohne die Diskussion verschiedener Aufgaben in einem Zweig zu mischen.
- Einfachheit - Das System sollte einfach zu implementieren und an den Geschäftsprozess eines bestimmten Unternehmens anzupassen sein.
- Fähigkeit zur Lärmbekämpfung (Lärmminimierung) - Das System sollte die Anzahl schädlicher Schaltvorgänge und Überschwemmungen verringern und die Möglichkeit bieten, sich auf die Arbeit zu konzentrieren.
- Transparenz - die Fähigkeit, sich schnell mit jedem Thema im Unternehmen vertraut zu machen und in den Prozess für Teammitglieder einzutreten, die zuvor an keiner Aufgabe beteiligt waren, sowie für alle Interessierten.
Natürlich gibt es eine Reihe formaler Anforderungen, die wir hier nicht berücksichtigen - Sicherheit, Zuverlässigkeit (sollte unter widerlichen Bedingungen funktionieren), Preis, Verfügbarkeit nativer Clients, Verfügbarkeit mobiler Anwendungen, Datenspeicherungsrichtlinien usw.
Mit jedem Kunden untersuchen wir, wie Teams in verschiedenen Tools kommunizieren und ob sie es schaffen, die Kommunikation so zu organisieren, dass alle diese Anforderungen erfüllt werden. Wir begegnen den beliebtesten Tools (Telegramm, WhatsApp, Slack, Skype) und vergleichen sie mit Ihrer Entwicklung - YouGile, indem wir auf aggregierte Unternehmensdaten zugreifen.
Strukturiert
Das ist das Wichtigste. Eine gute Struktur macht die Kommunikation einfach, transparent und reduziert automatisch das Rauschen.
In gängigen Instant Messenger wie Telegramm und WhatsApp wird die Kommunikation normalerweise um große Projekte oder Abteilungen herum aufgebaut. Bei
einem Groß- und Einzelhandelsunternehmen war dies beispielsweise wie folgt geregelt:
„Chats finden normalerweise spontan statt. Ihre Zahl kann 25 unter den am meisten beteiligten Mitarbeitern erreichen, aber sie diskutieren immer noch alles in speziellen Chats. “
Zum Zeitpunkt des Beginns der Popularität war Slack ein Bote, der einfach eine andere Unternehmenskommunikationsstruktur vorschlug, die überschaubarer ist.
Strukturbeispiel :
„Wir haben eine klare Hierarchie von Kanälen. Es gibt einige gemeinsame Bereiche, in denen alle Mitarbeiter sitzen. Als nächstes folgen die horizontalen Richtungen, in denen sich jeweils mehr als 100 Personen befinden. Dann die Kanäle der Teams, dann die Kanäle für ihre spezifischen Aufgaben und Projekte. Jedes Team hat auch einen Kanal für Ideen und Fehler. Dies geschieht so, dass das Informationsrauschen zu einem Strom geht. Ein separater Kanaltyp ist die Integration: Dort werden automatische Nachrichten angezeigt. Wenn der Server abstürzt oder etwas anderes ausfällt, abonnieren diejenigen, die das Problem beheben können. “
Diese Struktur ist recht schwierig beizubehalten: Es ist notwendig, Regeln zu erstellen, alle Mitarbeiter mit ihnen vertraut zu machen und die Kanäle regelmäßig zu reinigen.
Bei yougile
Wir testen die Hypothese, dass die korrekteste Kommunikationsstruktur ist, wenn jede Aufgabe ein Chat (oder Kanal) ist. Es gibt eine Tafel mit Aufgaben, die beim Klicken den entsprechenden Chat öffnet, und eine Liste von Chats, sortiert nach Aktivitäten. So sieht es aus:
Statistiken im Durchschnitt für alle aktiven Benutzer:
- Kommunizieren Sie in 19,3% der Aufgaben, der Rest bewegt sich ohne zu sprechen
- Die Kommunikationsaufgabe wählt 11 Nachrichten und ist nicht mehr relevant
- Nur 1,5% der Aufgaben erhalten mehr als 50 Nachrichten (wahrscheinlich ist die Diskussion bereits nicht zum Thema).
Der Hauptnachteil dieses Ansatzes ist zu streng! Es gibt wenig Raum für Überschwemmungen, was das Team dazu bringt, das Produkt zu verwenden, und es ermöglicht, Fragen außerhalb des Themas zu stellen, was ebenfalls wichtig ist. Aber nichts, wir werden bald nur Gruppenchats veröffentlichen und versuchen, einen Unterschied zu machen.
Einfachheit
Die meisten Teams, die Telegramm für die Kommunikation wählen, nennen ihre bequeme Schnittstelle den Hauptgrund für die Wahl. Und die meisten Teams, die Slack verwenden, geben an, dass sie es sofort in Jira oder Trello integriert und Chat-Bots verbunden haben. Wenn Sie mit Slack arbeiten, sind Ihre Augen weit aufgerissen und Sie sind versucht, alle
100 Anwendungen und Integrationen miteinander zu verbinden.
Bei yougile
Obwohl wir nicht komplizierter sind als ein Messenger wie Telegram, nutzt das neue Team in der ersten Woche die Funktionen der Arbeit mit Aufgaben viel mehr und beginnt nach einigen Tagen zu kommunizieren.
Hier ist die durchschnittliche Anzahl von Veranstaltungen für neue Teams im Juni:
Wahrscheinlich ist die Situation bei Spielzeugen ähnlich - zuerst lernt man, ein Schwert zu bekommen, und erst dann spricht man.
Lärmschutz
Es scheint, dass das Sprechen im Büro mit Stimme in Bezug auf die Geschwindigkeit sehr effizient ist: Aljoscha kann Petja schubsen, der alles über sein Modul weiß und alles sofort erzählt. Tatsächlich ist die Kommunikation über Messenger jedoch effektiver, da die Textkommunikation billiger ist als die Live-Kommunikation. Während der Live-Kommunikation muss Petya von seiner Aufgabe ablenken. Nach der Beantwortung von Aljoschas Frage dauert es bis zu 20% der Zeit, sich zurückzuziehen und zu wechseln, wie Sie wissen. Darüber hinaus wird jede neue Verbindung während des Tages immer schwieriger. Im Büro ist die Grenze zwischen Arbeit und Kommunikation verschwommen und die Kommunikation ist oft leer. Im Gegensatz zur Textkommunikation kann Aljoscha während der Live-Kommunikation gleichzeitig Petja fragen: „Übrigens, wie geht es Ihnen und Mascha dort?“ oder "Also, was hat die Freitagsparty beendet?" und die Rückkehr zu Ihren Aufgaben wird noch schwieriger. Es wird viel Zeit für leere Gespräche aufgewendet, in denen Probleme gelöst werden konnten. Es gibt eine andere Tatsache, die sich indirekt auf die Kosten der Live-Kommunikation auswirkt - Vergesslichkeit. Laut gesprochene Informationen können einfach vergessen werden.
Interessant. Esports-Teams betrachten die Lärmbelastung als eine der Hauptmetriken für die Qualität der Kommunikation : Je mehr Nachrichten speziell auf die Lösung eines Teamproblems gerichtet sind, anstatt Emotionen oder nutzlose Fakten auszudrücken, desto effizienter verbringt ein Team Zeit, die durch Regeln begrenzt ist.
Telegramm oder Skype lösen dieses Problem teilweise durch die einfache Möglichkeit, ohne Benachrichtigungen in den Modus zu wechseln. Aber hier gibt es noch einen anderen Grund, abgelenkt zu werden: Freunde, Familie, Verwandte. Und einige kennen die schrecklichsten "
elterlichen " Chats. "Es ist schrecklich, wenn Unternehmen gezwungen sind, persönliche und berufliche Konten in der Kommunikation zu mischen"
, beschweren sich Habr-Benutzer über die Diskussion über die Wahl von Telegram als Unternehmensbotschafter.
Slack ist gut, weil es keine externen Stimuli und Unterhaltungskanäle hat. Der Messenger wurde speziell auf die Unternehmenskommunikation zugeschnitten und bot auch die Möglichkeit, Benachrichtigungen zu deaktivieren. Fortgeschrittene Benutzer
können verwirrt sein und eine Liste von Wörtern oder Phrasen
erstellen, zu denen keine Benachrichtigungen gesendet werden.
Wenn die Kanalstruktur jedoch schlecht ausgewählt ist, sind die Kanäle kein klares Trennzeichen. Sie trennen Gruppen und keine Diskussionsthemen, sodass Themen / Diskussionen immer noch zwischen den Kanälen dupliziert werden.
Zitat :
"In den typischen Situationen, die ich beobachtet habe, ist es schwierig, das aktuelle Diskussionsthema zu verstehen - welchem Kanal, welchem Thema jede bestimmte Nachricht entspricht."
YouGile ist nicht laut
Dies haben wir dank der Kommunikationsstruktur erreicht. Die YouGile-Oberfläche verfügt außerdem über eine Schaltfläche zum Deaktivieren von Benachrichtigungen in verschiedenen Zeitintervallen von 30 Minuten bis zu einem Tag. Laut Statistik wird es jedoch sehr selten angeklickt - 0,02% der Benutzer pro Tag. Wir haben es lange gemacht und nur, weil alle anderen die Funktion haben und neue Benutzer gefragt haben: "Kollegen, wie werde ich Benachrichtigungen deaktivieren?". Da jeder Chat ein bestimmtes, eher enges Thema hat, weichen die Diskussionsteilnehmer nicht davon ab. Die Aufgabe wird geschlossen - der Chat wird geschlossen.
Einer der populären Gründe für die Überfülle an Informationen in Boten ist ihre Verbindung zu Tasktrackern. Die meisten Teams, die Slack verwenden, verbinden es mit Jira oder Trello und erhalten Benachrichtigungen, wenn sich der Aufgabenstatus auf den Kanal ändert. Aber solche Kanäle sind fast dazu verdammt, Lärm zu machen - ein Stream zu einem breiten Thema wird nicht nützlich sein und schon gar nicht für jedermann.
In der Entwicklungsabteilung gibt es oft einen klassischen Kanal - "Incidents". Dort werden alle Ereignisse abgeworfen, wenn etwas abgefallen ist. Ein sehr wichtiger Kanal, denn das gesamte Team sollte wissen, dass etwas schief gelaufen ist. Aber am Ende ist jede Nachricht nur ein Hindernis für jemanden. Der Fehler kann unbedeutend sein oder gilt im Allgemeinen nur für Systemadministratoren.
YouGile hat weniger Lärm, da jede Aufgabe ein Chat ist und es einfach ist, sich von einer bestimmten engen Aufgabe abzumelden. Wenn der Benutzer keine Informationen zu der Aufgabe benötigt, klickt er auf ein Häkchen und meldet sich ab.
Transparenz
Transparenz erhöht das Vertrauen und verbessert die Teambeziehungen. Hier ist eine kurze Geschichte
, die Stratoplan über einen seiner Kunden
erzählte .
„Wir mussten das Projekt nur übergeben, haben aber angefangen, über die Fristen zu spammen. Kurz gesagt, wir haben jeden Tag angefangen, dem Kunden zu schreiben, was wir tun, was die Probleme sind und wie wir sie lösen werden. Zuvor hatten wir einmal pro Woche oder auf Wunsch des Kunden Berichte, und hier begannen wir jeden Tag zu schreiben. Infolgedessen wurden uns gestern Schätzungen für das Quartal übermittelt. Unsere Einschätzung war mehr als in jenen Quartalen, in denen wir die Fristen nicht verschoben haben. “
In Telegram and Slack ist es nicht sehr schwierig, Transparenz zu erreichen: Es reicht aus, wenn ein neuer Benutzer Zugriff auf den Nachrichtenverlauf erhält, und wenn er vollständig gelesen ist, ist alles transparent. Zu verstehen, was letzte Woche während Ihres Urlaubs passiert ist, ist ebenfalls kein Problem. Nur die neuen Nachrichten anzusehen und im Raucherzimmer zu chatten, beginnt nicht mit der allgemeinen Frage „Welche Neuigkeiten?“, Sondern „Was ist mit Aljoscha passiert? Das letzte Layout von ihm ist nur ein ***** Stück. “
Das Problem tritt auf, wenn Sie nach einem Urlaub ein enges Thema kennen müssen, das enger ist als die vorhandenen Kanäle, in denen Sie nach einer Diskussion über das gewünschte Thema suchen müssen. Höchstwahrscheinlich müssen Sie entweder einen weiteren zusätzlichen Chat organisieren und bestimmte Fragen stellen oder die gesamte Korrespondenz über das Projekt oder das Team lesen. Selbst eine sehr fortgeschrittene Suche kann die Zeit nicht wesentlich verkürzen.
Die Wurzel des Problems liegt darin, dass die Kommunikationsstruktur durch den Willen eines Menschen und nicht durch objektive Bedürfnisse gebildet wird. Kanäle sollten nicht aus subjektiven Gründen erscheinen (jemand, sogar der Chef, hat entschieden, dass wir über solche Themen im Team sprechen werden), aber für objektive Gründe gibt es eine bestimmte Aufgabe, und wenn das Thema abgelaufen ist, sollte der Kanal natürlich aussterben.
Auf yougile
Sie müssen eine Aufgabe nicht abonnieren, um auf Kommentare dazu zugreifen zu können. Dies sorgt für Transparenz und reduziert gleichzeitig das Rauschen.
In
blauen Chats nach Aufgaben sind Sie ein direkter Teilnehmer, in
grauen Chats haben Sie einfach Zugriff, aber Sie haben sie nicht abonniert und erhalten keine Benachrichtigung.
Anstelle einer Schlussfolgerung
Das Experiment , das gemäß den Ergebnissen des Collegiate Cyber Defense-Wettbewerbs durchgeführt wurde, zeigte, dass diejenigen Teams, die am wenigsten miteinander kommunizieren, am effektivsten sind. Tatsache ist, dass irgendwann genau der Mangel an Kommunikation ein Zeichen für ein hervorragendes gegenseitiges Verständnis ist. Erfolgreiche Cyber-Teams müssen beim Schutz des Netzwerks nicht jedes Detail besprechen. Sie wissen bereits, was zu tun ist.
In YouGile haben wir nach einiger Zeit noch keinen Rückgang der Kommunikation in Teams festgestellt. Die Karte geht nur zum Plateau.
Vielleicht
verstehen alle Teams, die sich für
YouGile entscheiden - ein Tool, das bei der richtigen Kommunikation sehr verwirrt ist - selbst, dass es besser ist, nicht zu chatten.