Wie bereite ich mich auf eine Geschäftsreise vor? Tipps von ISPsystem bizdedev

Wir haben lange Zeit Konferenzen besucht und Folgendes ist uns aufgefallen: Viele Leute kommen dorthin und - eine Überraschung! - nichts tun. Sie werden ein paar Treffen arrangieren und den Rest der Zeit im Leerlauf herumlaufen, die Handzettel von der Tribüne abholen oder am Laptop sitzen und alles anhören: sogar die Berichte und Reden, in denen sie offensichtlich versuchen, ihnen etwas zu verkaufen. Über welche Art von Verkäufen und erfolgreichen Verhandlungen sprechen wir? Zeitverschwendung, Unternehmensverschwendung, Parade verpasster Gelegenheiten. Auch wir haben einmal viele Fehler gemacht, sind aber besser geworden. Deshalb möchten wir Ihnen sagen, was wir jetzt anders machen. Bei Interesse herzlich willkommen bei kat!



Für uns ist jede Reise eine Gelegenheit, aus der wir das Maximum herausholen wollen. Vor der Veranstaltung haben wir einen klaren Plan und Zeitplan für Besprechungen und danach eine Handvoll potenzieller Partner und Kunden, mit denen wir bereits engen Kontakt hergestellt haben.

WICHTIG: Das Material richtet sich in erster Linie an diejenigen, die zu Ausstellungen und Konferenzen reisen, um sich mit Kunden und Partnern zu treffen, nach neuen Leads zu suchen, ihr Geschäft zu entwickeln, Verhandlungen zu führen und sich zu vernetzen. Aber die Erfahrung wird nützlich sein und wenn Sie einen Bericht erstellen, Informationen sammeln, Lieferanten finden oder einfach nur schauen wollen.

Wir werden sagen:

• wie man Termine plant und vereinbart,
• wie man sich in Verhandlungen verhält,
• wie man informelle Treffen nutzt (Networking),
• wie man danach nichts vergisst.

Insgesamt sind drei Stellen geplant. Im ersten Teil werden wir über die Vorbereitung der Konferenz sprechen.

Über den Autor

Leiter ISPsystem Business Development Pavel Syrovatsky. Das Unternehmen entwickelt seit 14 Jahren Software für Hosting, Servervirtualisierung und Management der Anbieterinfrastruktur. Büro in Irkutsk und Kunden auf der ganzen Welt.

Wie sieht die Konferenz aus?

Zunächst werden wir herausfinden, wie eine typische Konferenz in unserer Hosting-Branche aussieht (höchstwahrscheinlich ist Ihre Konferenz ungefähr gleich).



Bereich mit Ständen . In den meisten Fällen werden Stände von denen aufgestellt, die Ihnen etwas verkaufen möchten: Lieferanten von Dienstleistungen, Geräten oder Software. Set für eine separate hohe Gebühr.

Berichtsbereich . Experten aus verschiedenen Unternehmen teilen ihre Erfahrungen (10%) und verkaufen ihr Produkt (90%).

Separate Zonen und Besprechungsräume für die Kommunikation . Nur hier können Sie Besprechungen planen.

Vernetzung . In der Regel bieten die Organisatoren Gelegenheit zur informellen Kommunikation: Buffet, Konzert, Abendessen.

Dauer Die Konferenz dauert ein bis mehrere Tage und findet in einem Konferenzsaal statt. Es kann in Abschnitte über Interessen unterteilt werden.

Ziele setzen

Warum gehen wir zur Konferenz? In unserem Fall lauten die Ziele wie folgt (in absteigender Reihenfolge der Wichtigkeit):

1. Treffen und Verhandlungen mit potenziellen Partnern und Kunden,
2. Treffen und Verhandlungen mit aktuellen Partnern und Kunden,
3. neue Verbindungen und Bekanntschaften (Networking),
4. Bekanntschaft mit Berichten und Teilnahme an Podiumsdiskussionen,
5. Suche nach potenziellen Anbietern (diejenigen, die uns etwas anbieten können).

Nach meinen Beobachtungen hat die Mehrheit der Besucher genau die entgegengesetzte Reihenfolge: Zuerst gehen sie und sehen, wer an den Ständen etwas anbietet, hören sich Berichte an und verbringen in ihrer Freizeit ein paar spontane Besprechungen. Zuerst haben wir das auch gemacht, aber dann haben wir erkannt, dass dies eine schlechte Option für die Geschäftsentwicklung ist. Jetzt handeln wir anders. Jede Stunde ist Gold wert, deshalb versuchen wir, so viele Termine wie möglich zu vereinbaren. Sie nehmen bis zu 80-90% der Zeit auf der Konferenz ein.

Es ist möglich, dass in Ihrem Fall alles anders sein sollte. Vielleicht hören Sie sich Expertenpräsentationen an oder wurden angewiesen, Ausrüstungslieferanten zu finden. In diesem Fall ändern sich die Prioritäten.

Erstellen Sie einen Besprechungsplan

Wenn Sie unseren Weg gehen (zuerst treffen Sie potenzielle Kunden und verhandeln), dann ist der nächste Tipp, einen leeren (noch) Besprechungsplan zu erstellen. Der Zeitplan sollte alle Konferenztage enthalten, von denen jeder in Termine unterteilt ist.



Ja, Termine müssen im Voraus vereinbart werden. Die Idee, ohne Vorbereitung zur Konferenz zu kommen und dort jemanden zu treffen / einen interessanten Kunden zu finden, ist offensichtlich fatal.

Sie können ein Diagramm in Google Spreadsheets erstellen und beispielsweise eine vorgefertigte Vorlage für Excel verwenden, z . Google Kalender oder ein für Sie geeigneter Dienst ist geeignet. Die Hauptsache ist, dass er:

• war visuell - bis zur Tagesmitte schweißt „Brei“ in Ihrem Kopf, und der Kalender hilft Ihnen, schnell zu verstehen, welche Besprechung auf dem Weg ist, und bietet Platz für ein ungeplantes, aber wichtiges Gespräch.
• machte es einfach, Ereignisse zu bearbeiten und neu zu planen - Besprechungen werden verschoben oder verschoben und sind unterwegs;
• ohne Internet gearbeitet - die Verbindung zur Ausstellung ist fast immer schlecht;
• Sie konnten Kommentare für das Meeting hinzufügen und anzeigen. Mit den darin enthaltenen Notizen können Sie sich schnell an das Gesprächsthema erinnern.
• hatte eine mobile Version.

Verlassen Sie sich nicht auf das Gedächtnis, es wird Sie definitiv im Stich lassen.

Vereinbaren Sie einen Termin

Wir bestimmen, mit wem es interessant wäre, sich zu treffen und sie zu kontaktieren. Dieser Schritt ist der Schlüssel und erfordert die meisten Vorbereitungen für die Konferenz. Die Reihenfolge, in der Termine geplant werden, hängt von den zuvor festgelegten Prioritäten ab.

Wen treffen wir?

Konferenzen sind global und lokal. Wenn die Konferenz global ist, können Sie an jeden schreiben, der dort sein kann. Sogar vom anderen Ende des Planeten. Wenn Sie vor Ort sind, schreiben Sie zuerst an diejenigen, deren Büros sich in der Nähe befinden.

Schon gesprochen

Laufende Verhandlungen

Denken Sie an alle, mit denen Sie gerade verhandeln . Dies sind nicht unbedingt Ihre derzeitigen Kunden. Eher diejenigen, die sie werden können. Ein persönliches Treffen wird dazu beitragen, einen persönlichen Kontakt herzustellen und die aktuelle Kommunikation zu fördern. Solche Unternehmen stimmen bereitwillig einem Treffen zu: Sie kennen sie, sie kennen Sie, Ihre Anfrage wird nicht kalt sein. Wahrscheinlich wird mehr als die Hälfte zustimmen, sich zu treffen, wenn sie dort sind.

Denken Sie daran, mit wem Sie zuvor verhandelt haben, aber es hat zu nichts geführt (Sie behalten Informationen über alle offenen Transaktionen bei, oder?). Eine Konferenz ist eine großartige Gelegenheit, diese Leute erneut zu schreiben oder anzurufen und zu fragen, ob sie vorhaben, daran teilzunehmen. Diejenigen, die mit hoher Wahrscheinlichkeit zustimmen werden, werden sich mit Ihnen treffen, weil sie Sie bereits kennen. Es ist uns passiert, dass ein solches Treffen die Verhandlungen belebte, die „tot“ schienen.

Wir haben nicht kommuniziert, aber wir können

Nutzen Sie die Konferenz als Gelegenheit, sich zu treffen.



Große Unternehmen

Es ist sinnvoll, unter denen zu suchen, die immer in Sicht sind. Bei großen und bekannten Konferenzen gibt es Vertreter der größten Unternehmen, die Ihre Kunden werden können. Wenn es Kontakte ihrer Mitarbeiter gibt, können Sie schreiben und fragen, wer bei dieser Konferenz von ihnen anwesend sein wird. Wenn Sie gute Freunde in diesen Organisationen haben, bitten Sie einfach, Sie mit Kollegen zu verbinden, die an der Konferenz teilnehmen werden. Normalerweise lehnt niemand ab und teilt bereitwillig zumindest Namen. Es bleibt nur, den Kontakt einer Person zu finden.

Firmen in der Nähe

Vergessen Sie nicht den geografischen Ort der Konferenz. Sie kommen aus Moskau und die Konferenz findet in Frankfurt statt? Suchen Sie nach Unternehmen in Frankfurt und Umgebung, die für Sie von Interesse sind und für Ihre Dienstleistungen von Interesse sein können. Wenn sich die Konferenz auch auf ihre Aktivitäten bezieht, werden sie höchstwahrscheinlich dort sein. Wenn Sie dies nicht tun, können Sie anbieten, sich in ihrem Büro zu treffen. Zu Beginn unserer Reisen haben wir die Suche nach einem geografischen Standort vernachlässigt. Jetzt machen wir immer eine Reserve von 1-2 Tagen vor und nach der Konferenz selbst, während der wir separate Treffen und Verhandlungen in oder um die Stadt abhalten.

Referenten und Konferenzteilnehmer

Oft veröffentlicht die Konferenzwebsite eine Liste früherer Besucher. Wenn sich unter ihnen Personen befinden, die Sie interessieren, wenden Sie sich an sie. Mit hoher Wahrscheinlichkeit werden sie dieses Jahr sein.

Ideal, wenn die Konferenz mit allen Registranten geteilt wird, dies ist jedoch selten. Wenn es geteilt wird, ist es in Ordnung: Überprüfen Sie regelmäßig die Liste, überwachen Sie diejenigen, die für Sie von Interesse sind, suchen Sie nach ihren Kontakten und setzen Sie sich mit uns in Verbindung. Wenn es keine Liste gibt, zögern Sie nicht, die Organisatoren danach zu fragen: Normalerweise fragt niemand, und möglicherweise werden die Organisatoren sie Ihnen als die Wagemutigsten zur Verfügung stellen (wir haben dies einige Male getan).

Sehen Sie sich eine Liste der Redner , Partner, Sponsoren und Aussteller am diesjährigen Stand an. Vielleicht gibt es unter ihnen mehrere Unternehmen, die Sie als potenzielle Kunden interessieren.

Die Frage, wie Sie nach Kontakten von Personen suchen können, die Sie nicht kennen (und die Sie nicht kennen), wird in diesem Artikel nicht aufgeworfen. Dies ist eine separate Geschichte. In unserem Fall funktionieren soziale Netzwerke gut (Facebook in Russland, LinkedIn). Es ist häufig möglich, die E-Mail-Adresse einer Person gemeinfrei zu finden.

Aktuelle Kunden

Immerhin gibt es aktuelle Kunden und Partner. Schreiben Sie an alle wichtigen Kunden und fragen Sie, ob sie zur Konferenz gehen werden. Wenn Sie gehen, bieten Sie an, sich zu treffen, um anstehende Probleme und Probleme zu besprechen. Bisher haben wir solchen Treffen zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt, aber vergebens. Dies ist eine großartige Gelegenheit, um die Beziehungen zu stärken. Es kam vor, dass ein Kunde oder Partner überhaupt nicht zur Konferenz ging, aber als er herausfand, dass wir gehen, registrierte er sich und kam, um angesammelte Probleme zu besprechen.

Wen man trifft: Leute

Mit welchen Personen sollen Termine vereinbart werden? Dies hängt von mindestens zwei Faktoren ab.

Was wollen wir diskutieren? Wenn es um Geschäft und Zusammenarbeit geht, suchen wir immer nach Treffen mit Entscheidungsträgern (meistens sind es Direktoren, Leiter der Beschaffungsabteilung, Verantwortliche für das Geschäft und seine Entwicklung). Wenn es technische Merkmale gibt, ist es besser, einen technischen oder IT-Direktor zu suchen.

Wie groß ist das Unternehmen? Wenn das Unternehmen mehrere tausend Mitarbeiter hat, kann es schwierig sein, mit der Geschäftsleitung in Kontakt zu treten. Suchen Sie besser nach Besprechungen mit den Projektmanagern, die Sie interessieren. Wenn das Unternehmen jedoch von SMB stammt, können Sie gerne einen Termin mit den Besten vereinbaren. Diese Leute treffen Entscheidungen, Sie müssen sich zuerst für sie interessieren, und die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich mit Ihnen treffen, ist viel höher als bei großen Unternehmen.

Leider haben Sie meistens nicht viel Auswahl. In den meisten Fällen geht nur eine Person vom Unternehmen zur Konferenz, und sie ist überhaupt nicht die, die Sie benötigen. Was ist in dieser Situation zu tun? Wir vereinbaren sowieso lieber einen Termin. So können Sie sich kennenlernen, mehr über ihr Unternehmen und ihre Bedürfnisse erfahren und sich mit den richtigen Leuten in Verbindung setzen. Die Hauptsache ist, der Person das Thema des Gesprächs im Voraus ehrlich zu sagen.

Warnung: Vereinbaren Sie nicht mit jedem einen Termin. Wenn Sie nicht sicher sind, ob das Meeting nützlich sein wird oder wenn Sie der Meinung sind, dass es die aktuelle Situation verschlechtern könnte, verschwenden Sie nicht Ihre Zeit und die Zeit Ihrer Kollegen.

Zeit: wann zu vereinbaren ist, wie viel für Besprechungen zu geben ist, was beim Mittagessen zu tun ist

Wann Termine zu vereinbaren sind

Es ist besser, zwei bis drei Wochen vor der Konferenz Termine zu vereinbaren. Wenn Sie früher schreiben, erhalten Sie höchstwahrscheinlich zu viele Antworten im Stil "Noch nicht entschieden, ob Sie gehen sollen". Wenn Sie später Kontakt mit Personen aufnehmen, besteht die Gefahr, dass vor der Konferenz zu wenig Zeit bleibt und die Zeitpläne vieler Besucher, insbesondere der Redner, bereits voll sind.

Wie viel Zeit für Besprechungen zur Verfügung steht

Sehr wichtige Frage. Nehmen Sie sich zu wenig Zeit - der gesamte Zeitplan geht von einer kleinen Verzögerung oder Verschiebung des Meetings zu viel aus - Sie erhalten eine große Pause zwischen den Meetings, in der nichts zu tun ist.

Zuerst haben wir einer Besprechung maximal 30 Minuten zugewiesen und versucht, mindestens 20 Besprechungen pro Tag abzuhalten. Eine Verspätung, ein Verspäteter des Treffens, und alles ging schief. Bis zur Tagesmitte wurde der Zeitplan irrelevant, alle Sitzungen mussten massenhaft verschoben werden, einige von ihnen wurden abgesagt. Jetzt weisen wir jedem Meeting 30-60 Minuten zu. Wenn die Konferenz beispielsweise von 9:00 bis 18:00 Uhr stattfindet, werden täglich 10 bis 15 Besprechungen abgehalten.



Viel hängt vom Thema ab. Möchten Sie eine Reihe von Problemen und aufkommenden Problemen mit Ihrem derzeitigen Partner besprechen? 30 Minuten reichen eindeutig nicht aus, legen Sie mindestens eine Stunde. Haben Sie einen Termin mit einem Unternehmen vereinbart, das nichts über Sie weiß und sich bereit erklärt, nur zu chatten und mehr über Ihr Produkt zu erfahren? Höchstwahrscheinlich reicht eine halbe Stunde. Wenn Sie an ihnen interessiert sind, werden sie die Website studieren und die gesamte Kommunikation wird online gehen.

Zeitspanne

Sollte ich für alle Fälle kleine Lücken zwischen den Besprechungen einhalten? Nach wie vor vereinbaren wir Termine nahe beieinander, ohne Pausen zwischen ihnen. Aber jetzt lassen wir alle zwei Stunden mindestens eine halbe Stunde freien Platz. Ein solches halbstündiges Kissen ermöglicht es in diesem Fall, den Zeitplan abzustimmen und Luft zu holen. Wenn der Zeitplan eingehalten wird, erfolgt kein Zusammenbruch.

Wir empfehlen mindestens zwei Ausflüge. Wenn etwas schief geht, kann ein Partner jederzeit ein anderes Meeting übernehmen. Sie können zwei Besprechungspläne erstellen, einen für jeden - dann gibt es mehr Besprechungen. In diesem Fall empfehlen wir jedoch, mehr freie Slots in Reserve zu erstellen.

Was tun beim Mittagessen?

Manchmal wird der Zeitplan für Besprechungen so eng, dass nicht genügend Zeit für das Mittagessen bleibt. In diesem Fall empfehlen wir, die Person zum Mittagessen einzuladen. Sie haben Zeit zum Essen und verbringen Zeit effektiv. Darüber hinaus ist eine gemeinsame Mahlzeit wirklich förderlich für Gespräche. Nach unserer Erfahrung ist das Treffen zum Mittagessen eines der effektivsten und positivsten.

Wo Termine vereinbaren?

Hast du einen Stand?
Wenn Sie einen Stand haben - großartig, vereinbaren Sie einen Termin. Erkundigen Sie sich nur im Voraus bei den Veranstaltern nach Standort und Nummer. Stellen Sie sicher, dass sich die Nummer nicht ändert.

Bei einer der ersten Konferenzen gaben die Organisatoren unseren Stand Nummer F11. Dementsprechend haben wir alle zu F11 eingeladen. Bereits vor Ort stellte sich heraus, dass der Stand dort ist, wo Sie ihn brauchen, jetzt aber unter der Nummer G11. Und unter F11 der Stand eines anderen Unternehmens am anderen Ende der Halle. Ich musste dringend Benachrichtigungen senden und Kollegen von F11 bitten, alle verlorenen Menschen zu uns zu schicken.

Sie haben einen Stand

Vereinbaren Sie einen Termin am Stand des Unternehmens, mit dem Sie sich treffen, falls vorhanden. Ein wichtiger Punkt: Vereinbaren Sie immer einen klaren Zeitpunkt und Ort.

Seien Sie nicht anderer Meinung, wenn der Gesprächspartner sagt: "Kommen Sie einfach jederzeit zum Stand, ich werde gerne sprechen." Er ist entweder uninteressant und für die Show einverstanden oder interessant, aber ohne die festgelegte Zeit wird er das Treffen sicher vergessen. Und wenn er es nicht vergisst, ist er damit beschäftigt, mit Kunden und potenziellen Leads zu kommunizieren, und Sie können sich nicht an ihn wenden.

Ohne eine Markierung im Zeitplan können Sie das Meeting leicht vergessen (früher). Senden Sie daher eine Einladung immer per Post oder Kalender und bitten Sie die Person, sie anzunehmen, in Ihren Zeitplan aufzunehmen und die Besprechung zur festgelegten Zeit zu bestätigen. Außerdem empfehlen wir Ihnen, die Telefonnummer einer Person zu verlangen. Dies ist hilfreich, wenn sie das Meeting vergisst.

Niemand hat einen Stand

Das passiert oft. Es spielt keine Rolle. Studieren Sie vorab die Konferenzkarte (normalerweise auf der Website verfügbar) und wählen Sie den größten Stand aus, entweder den Stand eines sehr bekannten Unternehmens in Ihrer Nähe, vorzugsweise näher am Eingang, oder im Zentrum an prominenter Stelle. Vereinbaren Sie einen Termin an diesem Stand, nachdem Sie zuvor einer Person zusammen mit einer Einladung einen Screenshot der Karte mit dem angegebenen Ort geschickt haben. Dieser Stand wird höchstwahrscheinlich sehr auffällig sein und Ihr Kollege wird ihn leicht finden. Eine weitere gute Möglichkeit ist, sich an der Rezeption zu treffen. Niemand wird sie sicher vermissen.

Wir füllen den Zeitplan aus

Basierend auf den Ergebnissen der Vorbereitung sollten Sie einen Besprechungsplan haben, der zu 70-80% mit 10-15 Besprechungen pro Tag gefüllt ist. Wenn noch Plätze frei sind, ist es in Ordnung: Oft treffen Sie auf der Konferenz neue Leute oder Sie werden jemandem vorgestellt oder diejenigen, die Sie vor zwei Wochen kennengelernt haben, antworten. Kostenlose Slots geben Ihnen Flexibilität und ermöglichen es Ihnen, späte Besprechungen zu planen.



Puh, wie die wichtigsten Punkte berührt. Abschließend wiederhole ich, dass dies unser Ansatz ist. Ist bei dir alles anders? Verwenden Sie ganz andere Ansätze? Unsere Tipps funktionieren in Ihrem Fall nicht? Großartig, teile deine Erfahrungen in den Kommentaren! Es wird sehr interessant sein, Best Practices auszutauschen.

Im nächsten Teil werde ich Ihnen sagen, was auf der Konferenz selbst passiert, wie Sie sich in Besprechungen verhalten und was zu tun ist, wenn alles schlecht ist und nicht nach Plan verläuft.

Zusammenfassung

Was muss also getan werden, um sich auf eine Geschäftsreise zur Konferenz vorzubereiten?

1. Ziele setzen. Warum kommst du zu dieser Konferenz?
2. Erstellen Sie einen Besprechungsplan. Stellen Sie sicher, dass Sie den Zeitplan von Ihrem Telefon aus und ohne Internet anzeigen und bearbeiten können.
3. Konferenzplan anzeigen. Entscheiden Sie sich für Berichte und Reden, die Sie unbedingt anhören möchten. Fügen Sie sie als Unberührbare zum Besprechungsplan hinzu.
4. Erstellen Sie eine Liste der Unternehmen, mit denen Sie sich treffen möchten:
5. Finden Sie die Namen und Kontakte der Personen, die Sie in diesen Unternehmen benötigen.
6. Entscheiden Sie sich für den Ort, an dem Sie Termine vereinbaren möchten (Stand, Rezeption, am Eingang, andere).
7. Nehmen Sie Kontakt auf und vereinbaren Sie Termine. Fügen Sie dem Zeitplan Besprechungen und Informationen dazu hinzu.