Eine Reise zu einer Geschäftskonferenz ist wie ein Sprintrennen. Sie bereiten sich auf eine lange, lange Zeit vor und am Tag „X“ müssen Sie Ihr Bestes geben. In ein oder zwei Tagen müssen Sie einem Dutzend Unbekannter von sich erzählen und so viel wie möglich über sie lernen, damit dies zu einer erfolgreichen Partnerschaft führt. Wir müssen technisch und schnell handeln. Dieser Artikel hilft Ihnen dabei, häufige Fehler zu vermeiden und zeigt Ihnen, wie Sie sich flexibel an veränderte Umstände anpassen können.
Dies ist der zweite Artikel in einer Reihe, in der wir unsere Erfahrungen auf Konferenzen teilen. Sie können hier über die Vorbereitung lesen und heute werden wir darüber sprechen, was auf der Veranstaltung selbst zu tun ist.
Wir werden sagen:
- Was ist zuerst zu tun, nachdem ich auf der Konferenz angekommen bin?
- welche technischen Aspekte zu berücksichtigen sind;
- wie man sich in Verhandlungen verhält;
- wie man informelle Treffen nutzt.
Am Ende werden wir besprechen, was zu tun ist, wenn Ihr ausgezeichneter Zeitplan für Besprechungen nach ein paar Stunden folgendermaßen aussieht:
Über den Autor
Leiter ISPsystem Business Development Pavel Syrovatsky. Das Unternehmen entwickelt
seit 14 Jahren
Software für Hosting , Servervirtualisierung und Management der Anbieterinfrastruktur. Das Büro befindet sich in Irkutsk und die Kunden sind weltweit.
Vor der Konferenz
Wir empfehlen, mindestens einen Tag im Voraus zur Konferenz zu kommen. Das
bietet zwei Vorteile: Sie versichern sich gegen unvorhergesehene Situationen und erhalten Zeit für die Akklimatisation und Vorbereitung. Die Wahrscheinlichkeit höherer Gewalt - Flugverspätung oder Gepäckverlust - ist besonders hoch, wenn Sie weit und mit Transfers fliegen.
Möchten Sie Ihr erstes Geschäftstreffen in einem T-Shirt und Jeans haben, die Sie den ganzen Vortag getragen haben? Wir wollten auch nicht, aber wir mussten, als unser Gepäck in Singapur verloren ging. So trafen wir uns mit der größten Telekommunikation in der Region und sogar in ihrem Büro. Es ist gut, dass die Jungs auf der anderen Seite des Tisches humorvoll waren.
Noch ein Tipp: Wählen Sie ein Hotel so nah wie möglich am Konferenzort. Höchstwahrscheinlich wird es mehr kosten, aber Sie sparen Geld für ein Taxi und Zeit auf der Straße und müssen das lokale Transportsystem immer noch nicht verstehen.
Was zu überprüfen und vorzubereiten ist, bevor Sie zur Konferenz gehen
Sie haben sich also vorbereitet: Kontakt zu Personen, Termine vereinbart, einen Zeitplan erstellt, Tickets gekauft, ein Hotel gebucht. Es scheint, dass bereits viel getan wurde, aber die wichtigste Arbeit liegt vor uns. Folgendes müssen Sie überprüfen und vorbereiten, bevor Sie abreisen.
1. Kleidung . Unabhängig vom Format der Konferenz empfehlen wir für Geschäftstreffen die Verwendung eines unbesiegbaren Klassikers: „Jacke + Hemd + Hose / Jeans“. Mindestens ein paar Punkte beim Treffen des Erscheinungsbilds tragen zu Ihnen bei.
2. Visitenkarten . Wenn Sie sie plötzlich noch nicht haben, kochen Sie sofort. Geschäftsetikette ist eine ungeschickte Sache und ändert sich langsam, so dass der Austausch von Visitenkarten aus Papier vor Verhandlungen immer noch ein obligatorisches Ritual ist. Je größer das Unternehmen, desto größer sind außerdem die Chancen, den Ruf zu beeinträchtigen, ohne Ihre Visitenkarte vorzulegen. Es ist wünschenswert, dass sie "klammert". Wir machen Visitenkarten in Form eines „Kuchens“, wenn die Karte wie aus zwei Blättern dickem Papier geklebt ist. Viele Leute achten darauf und versuchen sogar, die Verbindung zu trennen.
3. Broschüren, Handzettel (falls vorhanden).
4. Geschenke . Ja, Geschenke. Für diejenigen, mit denen wir uns treffen, bringen wir kleine Souvenirs als Andenken mit und geben sie am Ende des Treffens. Es kann Honig, Tee, ein ungewöhnlicher heißer Stand sein - etwas, das mit Irkutsk zu tun hat, wo wir ein Büro haben. Die Person ist zufrieden, aber es hilft uns, jedes Treffen positiv zu beenden. Ich erinnere mich nicht an einen Einzelfall, in dem ein solches Geschenk negativ oder als Versuch, eine Vereinbarung zu „kaufen“, wahrgenommen würde. Er ist nicht so: Für uns ist es ein Ausdruck der Dankbarkeit für die Zeit. Darüber hinaus hilft das Geschenk, sich zu erinnern. Bei Konferenzen mit Tausenden von Besuchern hat der Gesprächspartner Dutzende von Besprechungen. Dank des Geschenks fällt es einer Person leichter, sich nach der Konferenz an uns zu erinnern: "Oh ja, das ist Pavel aus Russland, der mir Honig und Tee gegeben hat."
Geschichte aus Erfahrung. Einmal haben wir eine ganze Stunde beim Zoll verloren, um zu beweisen, dass unser charakteristischer Tee Tee ist und nichts Illegales. Kleine Beutel ohne Etiketten, in getrockneten Kräutern und Blättchen - was könnte es sonst sein, wenn nicht Tee? :) Wenn Sie also ins Ausland gehen, lesen Sie unbedingt die Zollgesetze des Ankunftslandes.
Was ist am Tag vor der Konferenz zu tun?
Nutzen Sie die Zeit vor der Konferenz maximal.
Überprüfen Sie die Technik und bereiten Sie alles vor, was Sie brauchen . Laden Sie Ihr Telefon bis zum Ausfall auf. Laden Sie die Power Bank auf: Sie spart, wenn das Telefon "stirbt", und es bleibt keine Zeit, es irgendwo aufzuladen. Bereiten Sie einen Laptop oder ein Tablet vor, wenn Sie etwas zeigen möchten. Besorgen Sie sich ein paar Flaschen Wasser, Sie müssen viel reden. Kaufen Sie ein paar Snacks für einen Snack für unterwegs, wie Schokoriegel.
Suchen Sie nach Fotos . Suchen Sie nach Fotos von denen, die Sie am nächsten Tag treffen möchten, und speichern Sie sie auf Ihrem Telefon. Wenn Sie noch nie eine Person getroffen haben, ist es nicht einfach, sie zur festgelegten Zeit und am festgelegten Ort auf dem Höhepunkt der Konferenz zu finden. Fordern Sie Telefonnummern im Voraus an und speichern Sie sie, damit Sie Kontakt aufnehmen können, wenn Sie zu spät kommen oder niemand da ist. Achten Sie darauf, die Namen der Gesprächspartner zu erfahren.
Erfahren Sie mehr über die Person, mit der Sie sprechen . Wenn noch Zeit übrig ist, suchen Sie nach Informationen zu denen, mit denen Sie sich treffen, siehe soziale Netzwerke. Sie können viele wichtige Informationen über eine Person herausfinden, was sie mag. In den USA haben wir uns mit einem potenziellen Kunden aus Argentinien getroffen. Sein Facebook deutete darauf hin, dass er gerne Fußball spielt und ein Fan der Nationalmannschaft seines Landes ist (jeder zweite Beitrag). Zu dieser Zeit war die Weltmeisterschaft, bei der Argentinien das Finale erreichte. Nachdem ich einen Mann getroffen hatte, begann ich ein Gespräch damit. Lange und mit Begeisterung diskutierten wir über Fußball und nahmen engen Kontakt auf, bevor wir uns dem Thema Business zuwandten. Er wurde unser Kunde und wir kommunizieren immer noch regelmäßig auf Facebook.
Erinnere mich an das Treffen . Wir empfehlen Ihnen, jede Person in Ihrem Zeitplan am Tag vor dem Meeting an das Meeting zu erinnern und zu fragen, ob alles gültig ist. Leider können Sie sich nicht hundertprozentig sicher sein, selbst wenn Sie den Blutschwur einer Person ablegen, dass sie kommen wird. Die Erinnerung erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass niemand etwas vergisst. Wenn sich die Pläne geändert haben, benachrichtigt Sie die Person als Antwort.
Schreiben Sie die Zusammenfassung des Meetings auf . Erstellen Sie ein Dokument und schreiben Sie die wichtigsten Punkte jedes Meetings auf: Mit wem wir uns treffen, worüber wir diskutieren, welche Fragen wir stellen, was wir basierend auf den Ergebnissen erhalten möchten. Beschreiben Sie die Aktivitäten des Unternehmens, seine Größe, Kunden, Dienstleistungen, Preise und allgemein alles, was sich als nützlich erweisen kann. Speichern Sie die Datei im Speicher des Telefons und fügen Sie sie den Verknüpfungen hinzu, damit Sie sie schnell öffnen und erneut lesen können. Überschätzen Sie nicht die Erinnerung: Nach ein paar ersten Treffen haben Sie Chaos im Kopf. Mit einer solchen Datei können Sie sich schnell daran erinnern, mit wem das nächste Meeting zusammen ist, worüber Sie sprechen und was Sie beachten sollten.
Natürlich ist dies alles im Voraus und nicht am letzten Tag vor der Konferenz wünschenswert. Wenn Sie dies jedoch nicht getan haben, sollten Sie mehr Zeit für die Vorbereitung einplanen.
Auf der Konferenz
Der Tag „X“ ist also gekommen. Wir empfehlen Ihnen, mindestens eine halbe Stunde vor dem ersten Treffen im Voraus zur Konferenz zu kommen. Erstens müssen Sie sich registrieren, und dies ist nicht immer (oder besser gesagt, immer nicht) schnell. Zweitens ist es besser, sich 10 bis 15 Minuten Zeit zu nehmen, um sich umzusehen. Finden Sie die Orte, an denen Sie Termine vereinbart haben, und suchen Sie nach den besten Routen.
Wenn noch Zeit übrig ist, bereiten Sie sich auf das erste Meeting vor, lesen Sie den Zeitplan und das Dokument mit den Abschlussarbeiten erneut. Überprüfen Sie Visitenkarten, Geräte, Kommunikation und das Internet (falls vorhanden).
Sitzungen und Verhandlungen
Der Prozess hat begonnen, das erste Treffen hat begonnen. Warum treffen Sie sich, worüber sprechen Sie? Dies hängt von den Geschäftszielen ab, die Sie sich vor dem Meeting gesetzt haben. Ich werde ein paar universelle Tipps aus unserer Verhandlungserfahrung teilen.
Treffpunkt . Wie ich im ersten Teil geschrieben habe, besteht eine zuverlässige Option darin, einen Termin am Stand zu vereinbaren. Der Stand ist sichtbar und leicht zu finden. Das Problem ist, dass die Leute normalerweise in der Nähe des Standes gehen, es ist laut und überfüllt. In diesem Fall, nachdem Sie sich bereits mit dem Gesprächspartner getroffen haben, suchen Sie sich einen ruhigeren Ort oder verlassen Sie das Gebäude und machen Sie einen Spaziergang: Es ist angenehmer, an der frischen Luft zu sprechen, und der zusätzliche Lärm stört nicht. Wenn die Organisatoren separate Besprechungsräume bereitstellen, verwenden Sie diese.
Der Beginn des Gesprächs . Beginnen Sie ein Meeting mit Smalltalk: Fragen Sie, wie es Ihnen geht, wie die Person dazu gekommen ist und wie die Konferenz ist. Verwenden Sie die Informationen, die Sie am Vortag herausgefunden haben. Erstens erfordert der informelle Anfang Etikette; Zweitens ist dies eine gute Möglichkeit, sich einer Person zu nähern, bevor Sie über das Geschäft sprechen. Es ist wichtig, die Natur der Person zu berücksichtigen. Wenn der Gesprächspartner geschlossen ist, nicht zu gesprächig oder müde und offensichtlich direkt auf den Punkt kommen möchte, ist es besser, die Informalität wegzuwerfen und direkt zu diesem Punkt zu gelangen.
Demonstration Wenn Sie sich mit einem potenziellen Kunden treffen und Ihr Produkt besprechen, stellen Sie sicher, dass Sie es in Aktion zeigen: Wenn die Funktionalität Ihrer Lösung demonstriert werden kann, tun Sie dies. Berücksichtigen Sie die Verfügbarkeit und Qualität des Internets. Es ist besser, eine lokale SIM-Karte mit Internetzugang zu kaufen.
Gemeinsames Foto . Wenn die Person offen und kontaktfreudig ist, laden Sie sie nach dem Treffen ein, gemeinsam ein Foto zu machen. Dies ist ein weiterer Grund, mich nach einem Meeting daran zu erinnern, indem ich einer Person ein Foto sende. Und im Allgemeinen hat jeder eine positive Einstellung dazu.
Zusammenfassung der Ergebnisse . Wenn das Meeting beendet ist und Sie alles besprochen haben, schreiben Sie IMMER irgendwo eine Zusammenfassung auf: worüber Sie gesprochen haben, was Sie entschieden haben, was Sie gelernt haben, was Sie versprochen haben. Es ist sehr wichtig. Wenn Sie nicht schreiben, werden Sie alles vergessen. Das nächste Treffen wird das Kurzzeitgedächtnis mit neuen Informationen füllen und die Daten des vorherigen ersetzen. Schreiben Sie Ihren Lebenslauf im Allgemeinen sofort auf: am Telefon, zur Hand, auf einer Visitenkarte - überall. Deshalb schätzen wir Visitenkarten mit einer leeren (weißen) Rückseite: Sie können etwas darauf schreiben, wenn absolut keine Zeit ist.
Was könnte schief gehen
Und jetzt habe ich schlechte Nachrichten für dich. Selbst wenn Sie zu 110% vorbereitet sind, haben sie an alle geschrieben, sie haben alle angerufen, sie waren nirgendwo zu spät und im Allgemeinen gut gemacht. Dies wird Sie nicht vor Vergesslichkeit, Nachlässigkeit und Unprofessionalität bewahren. Die Leute kommen nicht, sie vergessen, vor Veränderungen zu warnen, sie schweigen und fühlen keine Reue. Es kommt vor, dass solche Situationen nicht vollständig versichert werden können. Aber Sie können versuchen, sie zu beheben.
Was ist, wenn niemand zu dem Treffen kommt? Und wie hoch ist im Allgemeinen die Wahrscheinlichkeit eines solch traurigen Ergebnisses? Laut unserer Statistik scheitern etwa 10% der Besprechungen ohne Vorwarnung: Eine Person kommt einfach nicht. Der Prozentsatz kann höher sein - er hängt von der Person, ihren guten Manieren, Ihrer Beziehung zu ihr, dem Format der Konferenz und der Arbeitsbelastung ab. Am Ende kann er sehr viel bei einem anderen Treffen verweilen, wie Sie.
Wenn 5 Minuten vergangen sind und niemand da ist, nehmen Sie das Telefon und rufen Sie an, denn dafür haben wir die Person nach ihrer Telefonnummer gefragt. Hebt nicht ab? Schreiben Sie eine SMS oder einen Messenger. Antwortet nicht? Werfen Sie dieses Unternehmen und warten Sie nicht. Wenn die Person ein Fachmann ist, wird sie Ihnen schreiben oder anrufen und Sie werden einen Termin in einer anderen Freizeit vereinbaren (denken Sie an die Zeitnischen, die wir in Reserve gelassen haben). Und wenn eine Person unverantwortlich ist, wird sie Sie niemals anrufen oder Ihnen schreiben. Benötigen Sie einen solchen potenziellen Partner oder Kunden?
Aber was ist, wenn eine Person nicht zum zweiten Treffen gekommen ist? Vergiss ihn, lösche die Nummer, demütige dich nicht und verliere nicht das Gesicht. Wir hatten einen Fall, in dem ein potenzieller Großkunde bei den ersten und neu zugewiesenen Besprechungen nicht erschien, keine Nachrichten und Anrufe beantwortete und zwei Stunden später ruhig schrieb: „Nun, ich bin irgendwie frei geworden, wo bist du?“ Hier haben wir bereits gebremst und einen Kollegen höflich darüber informiert, dass wir nicht bereit waren, uns wieder zu treffen, vielleicht ein anderes Mal.
Was ist, wenn die Person, mit der Sie sich treffen, Sie ignoriert? Und das passiert. Sie haben zugestimmt, sich an einem bestimmten Ort zu treffen, und diese Person ist dort wirklich anwesend, aber sie spricht nicht mit Ihnen. Mit einem Kollegen, einem zufälligen Bekannten, geschickten Verkäufen eines anderen Unternehmens - es spielt keine Rolle, vor allem nicht mit Ihnen. Und er sieht dich sogar, bittet aber in Zeichen oder Worten zu warten, bis er fertig ist. Wenn ja, dann brechen Sie in den Dialog ein und fragen Sie die Person, wie viel Zeit sie benötigt. Wenn es viel gibt, stornieren Sie das Meeting und verschieben Sie es genau dort. Wenn ein bisschen, dann warte ein bisschen. Kommuniziert die Person noch mit einer anderen? Das ist zu viel. Verlieren Sie nicht das Gesicht und eine Verhandlungsposition, gehen Sie einfach und schreiben Sie der Person, auf die Sie nicht länger warten können, und bieten Sie an, das Meeting zu verschieben. Wenn Sie für ihn interessant sind, wird er sich entschuldigen und Ihnen antworten.
Was soll ich tun, wenn der Besprechungsplan nach mehreren Verschiebungen, Verzögerungen und Verzögerungen vollständig „ausgezogen“ ist? Früher oder später wird dies passieren. Bis zu einem gewissen Grad ist dies sogar gut, da es höchstwahrscheinlich auf Ihre Beliebtheit und eine große Anzahl von Besprechungen hinweist :) Wenn wir mit einem Stand reisen, wird der Zustrom von Besuchern zu bestimmten Zeiten so, dass Menschen (meistens aktuelle Kunden) sogar stehen in der Schlange mit einem Unternehmensvertreter zu sprechen. Wir empfehlen Ihnen daher, freie Plätze für höhere Gewalt zu lassen und mindestens ein Paar zu fahren, damit immer jemand versichert ist.
Nein, Autor, Sie verstehen nicht: Der Zeitplan hat sich so stark verschoben, dass weder ein Kollege noch Slots helfen. Nehmen Sie sich in diesem Fall ein paar Minuten Zeit, um eine Nachricht an diejenigen zu senden, die Sie nicht treffen können. Entschuldigen Sie sich und bitten Sie darum, das Treffen am nächsten Tag zu verschieben. Dann werden Sie schon überlegen, was Sie mit ihnen machen sollen. Dies ist besser, als nicht zu einem Meeting zu kommen oder zu spät zu sein.
Was soll ich tun, wenn sich plötzlich eine Lücke im Diagramm ohne ein einziges Meeting bildet? Dies ist eine großartige Gelegenheit, sich selbst und die Dinge in Ordnung zu bringen. Nehmen Sie sich Zeit, um die Ergebnisse vergangener Besprechungen und Ihre Verpflichtungen aufzuzeichnen. Überprüfen Sie Nachrichten, E-Mails und verpasste Anrufe. Nehmen Sie einen Snack, wenn Sie es nicht haben. Gehen Sie durch die Stände von Unternehmen, die für Sie interessant sind, mit denen Sie jedoch keinen Termin vereinbaren konnten (wir haben sogar speziell Zeit für solche Reisen im Zeitplan vorgesehen).
Networking und Partys
Bei Konferenzen geht es nicht nur um Verhandlungen und Berichte. Oft starten die Organisatoren nach Abschluss des offiziellen Teils einen informellen. Dies kann ein kleines Buffet für eine Stunde, eine Wanderung in den Bars oder eine Party mit einem Konzert von Rockstars sein.
In jedem Fall müssen Sie da sein. Solche Afterparties sind eine Gelegenheit zum Networking. Hier können Sie mit denselben Personen chatten, jedoch enger und informeller. Sehr oft werden hier Transaktionen in Worten abgeschlossen.
Geschichte aus Erfahrung . Einmal bei einer ähnlichen Veranstaltung sprach ich in einer Bar mit einem mir unbekannten Amerikaner. Wir haben über etwas gesprochen, das nichts mit Geschäft zu tun hat. Durch Zufall machte er auf meinen Namen auf dem Abzeichen aufmerksam. Plötzlich hielt er die Klappe, holte sein Handy heraus und begann nach etwas zu suchen. Dann zeigte er mir einen Brief in seiner Post. Es stellte sich heraus, dass ich diese Person bereits mehr als einmal kontaktiert hatte: Wir wollten unser Abrechnungssystem in ihren Domain-Registrar integrieren, einen der größten der Welt, und ich wollte die Bedingungen für die Zusammenarbeit besprechen. Vor diesem Treffen hatte er wegen seines vollen Terminkalenders keinen meiner Briefe beantwortet. Schrecklich entschuldigen. Wir lachten und ich nahm ein Versprechen von ihm, dass er mir nach der Konferenz schreiben würde. Und er schrieb! Die Integration war erfolgreich und wir haben eine Partnerschaftsvereinbarung unterzeichnet. Wäre dies alles ohne ein ungezwungenes Treffen auf einer Party nach der Konferenz? Nicht sicher.
Nutzen Sie jede Gelegenheit, um informell zu kommunizieren, um solche Bekanntschaften zu machen, und es wird für Sie viel einfacher, Ihr Geschäft zu entwickeln. Im Allgemeinen rate ich Ihnen, Keith Ferrazzis Buch "Never Eat Alone" zu lesen. Zu solchen Veranstaltungen gibt es viele praktische Tipps.
Im Allgemeinen sieht es aus wie ein typischer Tag einer mehr oder weniger normalen Konferenz derjenigen, an denen wir teilgenommen haben. Wenn die Konferenz länger als einen Tag dauert, sind die folgenden Tage identisch.
Ich möchte den Artikel mit einigen Empfehlungen abschließen, die ebenfalls nützlich sein können.
Soll ich an Berichten teilnehmen? Es lohnt sich, ist aber sehr selektiv. Die meisten von ihnen werden Ihnen etwas verkaufen wollen und sich geschickt als interessantes Thema und großer Name tarnen. Wir stellen eine Liste der Berichte oder Redner vor, die für uns von Interesse sind, und reservieren einen Platz für sie im Besprechungsplan. Darüber hinaus sind ihre Positionen in unserem Zeitplan immer die prekärsten: Wenn für die Dauer des Berichts eine Besprechung geplant werden muss, lehnen wir es ab, zum Bericht zu gehen. Normalerweise nehmen wir am Tag der Konferenz nicht mehr als an einem Bericht teil. Es ist besser, an einer, aber der interessantesten und beliebtesten Rede teilzunehmen, als die Aufmerksamkeit auf mehrere Durchgänge zu lenken.
Ist es sinnvoll, jemanden außerhalb der Konferenz zu treffen? Ja, es gibt einen Sinn und einen großen. Nicht alle für Sie interessanten Unternehmen werden an der Konferenz teilnehmen, nicht alle werden es schaffen, sich zu überschneiden. Wenn Sie in eine andere Stadt oder ein anderes Land kommen, ist es eine Sünde, die Gelegenheit für Besprechungen außerhalb des Konferenzraums zu verpassen.
Wie ich im
ersten Teil erwähnt habe , verlassen wir für solche Treffen ein oder zwei Tage vor und nach der Konferenz. Sie können sich in einem Café, einer Bar und im Allgemeinen an jedem Ort treffen, der für Ihren Gesprächspartner geeignet ist - passen Sie sich ihm an. Es kommt häufig vor, dass auf der Konferenz nur wenige Besprechungen stattfinden und die Person, mit der Sie gesprochen haben, Sie einlädt, die Verhandlungen am nächsten Tag im Büro seines Unternehmens fortzusetzen.
Zusammenfassung
Eigentlich könnte man viel mehr erzählen, aber das Format des Artikels erlaubt es nicht, über alles zu schreiben. Schreiben Sie in die Kommentare, wie nützlich die beschriebenen Tipps für Sie sind und wie sich Konferenzen in Ihrem Bereich unterscheiden. Im letzten Teil werde ich darüber sprechen, was nach der Konferenz getan werden muss, damit nicht alles umsonst ist.