Die Bereitstellung eines Druckdienstes und die Erstellung von Dokumenten ist ein wichtiger Bestandteil der Arbeit jedes Unternehmens. Die Kontinuität des Workflows wird zunehmend mit einer Reihe strategisch wichtiger Aufgaben verbunden, da Ausfallzeiten des Druckdienstes schwerwiegende Folgen haben können. Begleitende Versanddokumentation, Qualitätszertifikate, Buchhaltungskonten, Registrierung von Produktkatalogen - es kann viele Beispiele geben, und ihre Wartung kann eine ernsthafte Belastung für die Mitarbeiter der IT-Abteilung darstellen. Wir bieten eine kleine Checkliste an, die Ihnen bei der Bewältigung dieser Aufgabe hilft.
Bewertung der aktuellen Leistung
Bewerten Sie, ob die vorhandene Druckgeräteflotte des Unternehmens optimal ist. Dazu lohnt es sich, die Druckinfrastruktur und -prozesse zu prüfen. Tatsächlich ist es notwendig, die Art der gedruckten Dokumente, die in jeder Abteilung hergestellt werden, das Volumen dieser Dokumente, den Prozess, den Zeitpunkt und die für ihre Herstellung verwendete Ausrüstung zu analysieren. Alles kann viel komplizierter sein, als es auf den ersten Blick scheint. Es wird notwendig sein, die reale Probe in Bezug auf das Druckvolumen aller Druckgeräte zu analysieren, die Saisonalität der Erstellung von Dokumenten und die Eindeutigkeit der Anforderungen jeder Abteilung an die Qualität des Dokuments selbst und die möglichen verfügbaren Optionen für die Erstellung zu berücksichtigen. Sie müssen sich eingehend mit dem Erstellen von Dokumenten befassen und den Grad der Zufriedenheit und der Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen verstehen. Viele Unternehmen sind in der Lage, diese Aufgabe selbst zu bewältigen. Wenn die Geräteflotte jedoch aus einer großen Anzahl von Geräten besteht, wird diese Analyse schwieriger, und einige müssen sich noch mit der komplexen Geografie der Unternehmensbüros auseinandersetzen, was die Aufgabe noch komplizierter macht.
Nachdem Sie diese Statistiken erhalten haben, müssen Sie jedes Modell des Druckgeräts analysieren und verstehen, ob die Funktionalität des Geräts ausreichend ist, wie hoch die Druckgeschwindigkeit ist, ob die Ressource des Geräts den tatsächlichen Belastungen entspricht und wann ein Modellwechsel erforderlich ist.
Ein weiteres wichtiges Thema sind die Gesamtkosten für den Betrieb des Geräts und die Möglichkeit, den Preis ohne Qualitätsverlust zu senken.
Nach dem Sammeln der Daten ist es notwendig, die Informationen auszuwerten und alle möglichen Optionen und Änderungsmöglichkeiten zu verstehen. Es werden jedoch nicht alle Informationen und Tools, die für die Erfassung von Statistiken und die anschließende Analyse erforderlich sind, in offenen Quellen verfügbar sein. Bewerten Sie Ihre Stärken: Manchmal ist es besser, ein Unternehmen für das Outsourcing zu finden, das über das entsprechende Fachwissen verfügt und für die Qualität verantwortlich ist, als diesen Arbeitsblock selbst zu übernehmen.
Implementierung ändern
Eine der schwierigsten Etappen, wie Menschen neigen dazu, sich vor Veränderungen in Acht zu nehmen. Unabhängig davon, ob die Innovation für die Mitarbeiter von Vorteil ist oder nicht, führen Änderungen in der Druckinfrastruktur zu zusätzlichen Problemen im Workflow, die für die IT-Abteilung ein Problem darstellen können.
Änderungen selbst können sowohl schrittweise als auch sofort vorgenommen werden, aber in jedem Fall müssen Sie mit den Meinungen der Benutzer rechnen. Alle Vorteile des aktualisierten Systems sollten jedem Mitarbeiter des Unternehmens klar und verständlich mitgeteilt werden sowie die Ziele, die das Unternehmen bei der Umsetzung dieser Änderungen verfolgt. In diesem Prozess helfen Ihnen Informationsschreiben, Schulungen und Anweisungen zur Verwendung neuer Geräte und Software, Schulungsadministratoren und Hauptbenutzer sowie eine Übersicht über Änderungen für das Top-Management. Wenn all dies in den Prozess der Aktualisierung des Dienstes einbezogen wird, wurde die Arbeit effizient ausgeführt. Andernfalls kann ein Mangel zu bestimmten Fragen und Problemen führen.
Nachfolgende Verwaltung des Drucksystems
Es ist wichtig zu bedenken, dass der Druckdienst ohne einen ständigen Kontroll- und Verwaltungsprozess seine Bedeutung verliert. Der Druckvorgang sollte ununterbrochen und fehlertolerant sein, die Qualität der erstellten Dokumente sollte immer auf dem erforderlichen Niveau sein und Benutzer sollten immer Zugriff auf die maximal mögliche Funktionalität des aktuellen Systems haben. Daher sollte die Organisation in der Lage sein, den Betrieb von Druckgeräten und Softwarelösungen zu überwachen, sofort auf Vorfälle zu reagieren und unverzüglich Änderungen gemäß den Zielen des Hauptgeschäfts des Unternehmens vorzunehmen.
Es ist auch erforderlich, die Anzahl der Vorfälle im Zusammenhang mit dem Druckdienst, die Antwortzeit zum Auflösen der Vorfalldaten und die Wiederherstellungszeit des Dienstes klar zu steuern. Es ist sehr wichtig, die Auslastung zu bewerten: Abhängig von der Größe des Unternehmens und dem Umfang der Aufgaben kann dies sowohl einen erheblichen Zeitaufwand für den Systemadministrator als auch die Zuweisung einer ganzen Abteilung von Mitarbeitern zur Verwaltung der Prozesse zur Erstellung und Pflege der Dokumentation bedeuten.
Ein weiterer wichtiger Kontrollpunkt ist die Sicherheit der erstellten Dokumente und die Möglichkeit von Informationslecks. Letztendlich gibt es vor jedem Unternehmen drei Möglichkeiten, um dieses Problem zu lösen: ein Auge vor unzureichender Kontrolle verschließen, bestimmte Aufgaben festlegen und Ihre eigenen Mitarbeiter belasten oder diesen Prozess dem Management eines Dienstleisters überlassen.
Optimieren und optimieren Sie Ihren Workflow.
Unter Berücksichtigung der neuesten technologischen Fortschritte bei der Herstellung von Druckgeräten und der dazugehörigen Software kann nahezu jede Verwaltungsanforderung realisiert werden: Drucken von mobilen Geräten, automatisches Weiterleiten eines Dokuments nach dem Scannen, Starten des Genehmigungsprozesses im internen ERP-System, Erkennen eines Dokuments und automatisches Suchen nach bestimmten Wörtern Benachrichtigung der Sicherheitsabteilung, Anpassung der Benutzeroberfläche und Vereinfachung der Bedienung der Geräte vor dem Drücken einiger Tasten, Strichcode und die anschließende Verteilung von Dokumenten in Ordnern. Diese Liste ist nur durch Vorstellungskraft begrenzt, und die Möglichkeit der Implementierung beschränkt sich auf das Wissen und die Sachkenntnis der internen Mitarbeiter.
In jedem Fall können Sie bereits in der ersten Phase den Grad der Arbeitsbelastung beurteilen und entscheiden, ob Sie die darin enthaltene Aufgabe bewältigen können oder ob Sie sie auslagern sollten. Und wir erinnern uns bescheiden daran, dass wir Ihnen dabei helfen können.
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