Sicherlich ist jeder von Ihnen mit der Situation vertraut, als das Unternehmen begann, interne Analysen in Excel durchzuführen, da seine Funktionen mehr als ausreichend waren. Mit dem Wachstum des Unternehmens werden die Aufgaben jedoch komplizierter, das Datenvolumen wächst und Excel beginnt zu stöhnen. Dann wird es zu einer "himmlischen langsamen Bewegung", aufgrund derer die Masse der bezahlten Arbeitszeit täglich verschwendet wird.
In unserer heutigen Geschichte geht es darum, wie ein Unternehmen auf Bundesebene mit einem großen Dokumentenfluss von der Registrierung in Form umfangreicher Excel-Dateien zu einem normalen, vernünftigen BI-Tool gewechselt ist. Nun, es geht um unsere Vision, wie sich das Unternehmen bewegen soll (der Kunde hat noch keine endgültige Entscheidung getroffen).
Problem
Um das Wesentliche des Problems zu verstehen: In einem Unternehmen, das Daten über Excel vorbereitet und konsolidiert, werden etwa 80% der Arbeitszeit der Mitarbeiter benötigt, wobei 79% auf die Reaktion des Programms selbst warten. Das heißt, eine Person hat einige Manipulationen durchgeführt, eine Formel oder einen Wert geschrieben, die Eingabetaste gedrückt und geht rauchen, Kaffee trinken oder zu Mittag essen: Einige Konsolidierungs- und Datenaktualisierungsvorgänge dauern zwischen 40 Minuten und 2 Stunden.
Das Hauptproblem ist der in der Antike festgelegte Mechanismus der Datenkonsolidierung - eine Reihe komplexer Kreuzformeln, bei denen sich der Teufel das Bein bricht. Sobald dieser Mechanismus von einer Art "Guru" Excel erfunden wurde, ging er jedoch eindeutig nicht davon aus, dass ein solches Datenvolumen verarbeitet werden würde. Bisher funktionierte alles ohne Bremsen, und Dateien mit vorgeschriebenen Formeln wurden einfach von Projekt zu Projekt kopiert. Und als einige Jahre später Probleme auftraten, wusste niemand genau, wie die Konsolidierung funktioniert. Es war jedoch nicht möglich, einen Spezialisten zu finden, der es neu erstellen konnte, was nicht verwunderlich ist: Entwickler lernen die Excel-Formelsprache normalerweise nicht und verwenden sie nicht.
Die Komplexität und Dauer der Berechnungen in Excel führte dazu, dass mit zunehmendem Datenvolumen immer mehr Mitarbeiter in die Abteilung eingestellt werden mussten, da die vorhandenen Mitarbeiter nicht mehr mit der Verarbeitung von Dokumenten fertig wurden.
Diese Situation war nicht sofort und nicht neulich. Infolgedessen entschied der Kunde: Es ist Zeit für eine Migration. Die Hauptanforderung war, dass das neue System den Prozess so wenig wie möglich beeinflussen sollte. Das heißt, der Kunde ist natürlich nicht glücklich darüber, dass Excel langsamer wird, aber er möchte die üblichen Vorgänge aufgrund des neuen Tools wirklich nicht ändern. Der gesamte Prozess kann in zwei Hauptphasen unterteilt werden:
- Aufbereitung von Daten aus verschiedenen Quellen, hauptsächlich aus Papierdokumenten,
- Registrierungseintrag in Form von Excel-Dateien und Konsolidierung.
Der technologische Prozess beim Kunden sieht folgendermaßen aus:
Die zweite Nuance: Bei der Eingabe von Daten in die Registrierung prüfen die Mitarbeiter, ob dieses Dokument zuvor eingegeben wurde. Führen Sie dazu eine Suche nach Details durch. Wir haben vorgeschlagen, dieses Verfahren zu automatisieren und Duplikate zu identifizieren, die sich bereits in der Eingabestufe befinden. Das heißt, ein neues Dokument kommt an und wird ohne Filter eingefahren. Wenn das System anhand einiger Parameter (z. B. nach Zweck und Zahlungsdatum) ein Duplikat findet, wird dieser Eintrag rot hervorgehoben, damit der Benutzer herausfindet, ob die eingegebenen oder bereits eingegebenen Daten fehlerhaft sind. Somit wird die Kontrolle der Vervielfältigung von Datensätzen und der korrekten Eingabe mittels Excel implementiert.
Wir haben beschlossen, keinen Zoo von verschiedenen Anbietern zu gründen. Die Lösung von Microsoft war in diesem Fall nicht besser, da das Unternehmen sowohl Excel als auch Power BI entwickelte. Und nicht einmal, weil sie gut miteinander integriert sind. Mit Just Power BI können Sie einen ganzen Ordner als Datenquelle verwenden, in den der Benutzer nach eigenem Ermessen verschiedene Dateien (einschließlich Textdateien) einfügen kann. Und verarbeiten Sie sie buchstäblich mit einem Klick. Fügen Sie bei Bedarf weitere Informationsquellen hinzu (1C, automatisierte Abrechnungssysteme anderer Einheiten usw.).
Power BI und Power Query beschleunigen sich buchstäblich um das Hundertfache und umgehen die Begrenzung der Datenmenge, die Excel verarbeitet. Anfangs waren es 64.000 Zeilen, jetzt geht die Rechnung an Millionen. Wenn Sie also durch Excel-Funktionen eingeschränkt sind, könnte der nächste logische Schritt darin bestehen, entweder zu Power Pivot oder Power BI zu wechseln: Sie verwenden dieselben Ansätze und Mechanismen. Wenn Sie einige Formeln in der M-Sprache (in Power Query) oder DAX in Power Pivot verwendet haben, um die Daten zu verarbeiten, funktioniert dies praktisch ohne Änderungen in Power BI.
Mit Power BI als einem einzigen integrierten Produkt können Sie all die Technologien kombinieren, die seit Jahren in Excel "hängen", wie z. B. Spielzeug an einem Weihnachtsbaum. Obwohl Daten (fast) nicht eingegeben werden können, kann A + B nicht berücksichtigt werden, wie dies in Excel der Fall ist, aber es kann als Prozessor für große Datenmengen verwendet werden. Zum Beispiel, wenn Sie einige Berechnungen für eine große Anzahl von Spalten oder Zeilen durchführen müssen. Excel kann das auch, aber in Stunden, und Power BI in Sekunden.
Es gibt zwei oder drei konkurrierende Produkte, die hypothetisch dieselben Berechnungen genauso schnell durchführen können, sich jedoch nicht gut in Excel integrieren lassen, und ebenso wichtig ist, dass eine zusätzliche IT-Infrastruktur bereitgestellt werden muss.
Darüber hinaus können Sie die Finanzkomponente nicht rabattieren: Microsoft stellt Power Pivot Desktop kostenlos zur Verfügung, wenn Sie diesen Mechanismus nur zum Integrieren Ihrer eigenen Excel-Dateien verwenden und Berichte erstellen oder Daten allein oder als Teil einer kleinen Gruppe analysieren möchten.
Gleichzeitig können erstellte Power BI-Dateien wie Excel-Berichte frei zwischen Computern verschoben werden. Als Ergebnis erhalten Benutzer nicht nur einige berechnete, feste Daten in die Hand. Power BI bietet zahlreiche Möglichkeiten zum Erstellen verschiedener interaktiver, sofort neu berechneter Grafiken und Diagramme.
Nach der Einführung von Power BI verkürzte sich die Dauer der Berechnungsphase nach den pessimistischsten Schätzungen um das 200- bis 300-fache (!). Angesichts der Tatsache, dass die Abteilung derzeit 12 Mitarbeiter beschäftigt, die viel Zeit mit der Bearbeitung von Dokumenten verbringen, können wir das Personal sicher um den Faktor 4 reduzieren. Dies ist bereits eine spürbare Einsparung bei Lohnsteuern und Steuern.
Zeit und Geld zu sparen ist jedoch nicht der einzige Vorteil dieser Lösung. Bisher hat das Unternehmen nie die gesamte Datenmenge analysiert - nur für jeden Geschäftsbereich oder jedes Projekt separat. Excel konnte eine solche Last einfach nicht bewältigen. Und jetzt wird nicht nur eine Querschnittsanalyse von Projekten möglich. Mit der weiteren Erweiterung dieser Linie auf beispielsweise Power BI Pro, Power BI RS oder sogar Power BI Premium können interaktive Berichte für verschiedene Benutzerkategorien erstellt, Zugriffsebenen auf vertrauliche Daten verwaltet und der Zugriff über das Web oder mobile Geräte bereitgestellt werden.
Das heißt, praktisch ohne den Workflow zu ändern, stellen Sie allen Entscheidungsträgern im Unternehmen Informationen zur Verfügung, wie sie sagen, an Ihren Fingerspitzen.
Yuri Kolmakov, Experte, Abteilung für Konsolidierungs- und Datenvisualisierungssysteme, Jet Infosystems ( McCow )