In den letzten Jahren hat das Thema Wirtschaftsplanung und -analyse zunehmend an Bedeutung gewonnen. Gleichzeitig wird die Ineffizienz der Implementierung dieser Funktionen in teuren und umfangreichen ERP-Systemen, in denen zunächst von deren Vorhandensein ausgegangen wird, noch deutlicher (der Buchstabe P „Planung“ in der Abkürzung solcher Systeme weist sogar darauf hin). Trotz enormer Budgets und großer Anstrengungen zur Einführung von ERP-Systemen arbeiteten und arbeiten die Wirtschaftsabteilungen mittlerer und großer Unternehmen weiterhin in Tabellenkalkulationen, hauptsächlich in MS Excel.
Was ist der Grund für diesen Zustand? Geht es wirklich nur um die Trägheit von Ökonomen? Oder war Microsoft in der Lage, ein wirklich einzigartiges Produkt in Bezug auf die Bequemlichkeit und Effektivität seiner Anwendung in einer realen Geschäftsumgebung zu erstellen? Nun, die schüchterne Frage am Ende, die im Titel des Artikels gestellt wird - gibt es eine Alternative zu Excel?
Um diese Fragen zu beantworten, müssen Sie zunächst die Besonderheiten der Wirtschaftsplanung und -analyse herausfinden, deren Exzellenz Monopoly beibehält. Kurz gesagt, die Antwort auf diese Frage ist in einem Wort - ZEIT. Dies ist die Zeit, die Unternehmensleiter jeder Ebene benötigen, um eine Managemententscheidung zu treffen, die je nach Ausmaß des Problems mehrere Minuten bis mehrere Tage dauert.
Der einfachste Weg, diese These zu demonstrieren, ist das Beispiel des Prozesses der Entwicklung und Genehmigung des Jahresplans (Budget) für das nächste Geschäftsjahr. Dieser Prozess wird in jedem modernen Unternehmen implementiert und soll nicht die Zukunft erraten (weit verbreitetes Missverständnis), sondern das Top-Management über die Aufteilung der begrenzten Ressourcen (Investitionen, Personalbestand, Kreditlimits usw.) zwischen Linien- und Funktionseinheiten steuern Unternehmen innerhalb des Budgets für das nächste Geschäftsjahr.
Im Gegensatz zu regulären Verfahren wie Steuern, Gehaltsabrechnung, finanzieller und statistischer Berichterstattung wird der Budgetentwicklungsprozess einmal jährlich durchgeführt und ist streng zeitlich begrenzt. Der Beginn des Haushaltsverfahrens beginnt normalerweise im Oktober, wenn bereits Informationen (zumindest vorläufig) über die tatsächlichen Arbeitsergebnisse für 9 Monate des laufenden Jahres vorliegen. Ein typisches Diagramm einer Budgettabelle enthält normalerweise Informationen zu den erwarteten Ergebnissen für das laufende Jahr (gemäß Schema, Fakt 9 Monate + erwartete 4 Quartale), geplante Ergebnisse für das nächste Jahr und Abweichungen (absolut und relativ), um die Dynamik von Änderungen der Indikatoren zu steuern. Von Oktober bis November entwickeln die Unternehmensbereiche ihre eigenen Budgets. Im Dezember werden sie vom Management des Unternehmens oder der Mutterorganisation überprüft und genehmigt.
Bei der Entwicklung von Budgets können verschiedene Optionen für verschiedene Szenarien des externen Umfelds entwickelt werden, wobei die internen Ziele und Vorgaben des Unternehmens berücksichtigt werden. Am Ende wird jedoch das Hauptszenario (Grundszenario) ausgewählt, nach dem die Budgets aller Abteilungen berechnet werden. Das Endergebnis dieses Prozesses ist das konsolidierte Budget für das gesamte Unternehmen (Unternehmensgruppe), in vereinfachter Form die Summe der Budgets aller Unternehmensbereiche.
In der Praxis orientiert sich jede Einheit bei der Entwicklung eines Budgets am Prinzip: "Bitten Sie um mehr, Sie erhalten genau das Richtige." Die Folge dieses Prinzips ist das Defizit des konsolidierten Haushalts, wenn die geplanten Einnahmen nicht ausreichen, um die geplanten Kosten zu decken. Daher ist in jedem Haushaltsprozess in der Endphase das Budget immer ausgeglichen, was darin besteht, intensivere Einkommenspläne aufzustellen und bestimmte Arten von Ausgaben durch die eine oder andere Einheit und Artikel zu kürzen. Natürlich mit nachfolgenden Nachzählungen aller Pläne und der Bildung eines konsolidierten Haushalts. Und es kann so viele Nachzählungen mit anschließender Konsolidierung geben, wie erforderlich sind, um Einnahmen und Ausgaben auf Null zu bringen.
Das ist aber noch nicht alles. Die zeitaufwändige, aber technisch lösbare Aufgabe der mehrfachen Neuberechnung und Konsolidierung von Daten wird einer viel komplexeren Aufgabe im Zusammenhang mit der Änderung des Datenmodells überlagert, nach der die Neuberechnung und Konsolidierung geplanter Indikatoren erfolgt. Beispielsweise kann beschlossen werden, den Verkauf wichtiger Produkttypen im nächsten Jahr zu zentralisieren und bestimmte Produktionsprozesse durch die Schaffung neuer juristischer Personen auszulagern. Und diese Entscheidungen sollten nicht nur in Form von Texten oder Diagrammen beschrieben werden, sondern es sollten Änderungen an allen Abrechnungsdokumenten vorgenommen werden, die sich auf die Bildung von Kosten und Finanzergebnissen beziehen. Darüber hinaus können solche Entscheidungen sowohl in der Phase der Erstellung vorläufiger Haushaltspläne als auch in der Phase des Ausgleichs des konsolidierten Haushaltsplans getroffen werden.
Aus Sicht der Software, die die Unterstützung des Budgetierungsprozesses implementiert, ist die ZEIT die Schlüsselressource im obigen Prozess, in der Änderungen am Geschäftsmodell des Unternehmens vorgenommen werden können und für dieses neue Modell bereits Berechnungen durchgeführt werden. Es ist offensichtlich, dass Excel unter diesen Bedingungen nicht im Wettbewerb steht, da Sie so wenig Zeit wie möglich von der Festlegung der Aufgabe zur Änderung des Geschäftsmodells bis zur Ausgabe der neu berechneten Werte zur Verfügung stellen können. ERP-Systeme können nur versprechen, die Entscheidung bei der Erstellung des Jahresabschlusses für das 1. Quartal des nächsten Geschäftsjahres zu berücksichtigen.
Was ermöglicht es Excel, eine solche Effizienz im Zeitmanagement bei der Unterstützung von Managemententscheidungen bereitzustellen? Die Antwort auf diese Frage ist ebenfalls recht einfach: Wenn Sie Excel für jeden Benutzer verwenden, werden der Task-Manager, der Business Analyst, der Tester und der Endbenutzer gleichzeitig kombiniert, deren Funktionen in ERP-Systemen nicht nur auf verschiedene Personen, sondern auch auf verschiedene Abteilungen verteilt sind. Und was am wichtigsten ist: Wenn Excel-Benutzer, die sogar unterschiedliche Funktionen ausführen, dieselbe Sprache sprechen, die für jeden verständlich ist, sprechen Benutzer von ERP-Systemen (im weiteren Sinne) viele Sprachen, für die entweder talentierte "Übersetzer" (die nur wenige sind) oder erforderlich sind strikte Formalisierung des Kommunikationsprozesses, die sich oft auf unbestimmte Zeit verzögert.
Trotz aller Einschränkungen von Excel in Bezug auf die Geschwindigkeit der Datenverarbeitung sowie des unvermeidlichen Vorhandenseins von Prozessen, die teilweise im manuellen Modus implementiert werden, wobei der Budgetierungsprozess am schwierigsten ist, bleibt Excel im Vergleich zu ERP-Systemen immer außer Konkurrenz.
Nachdem wir den Hauptvorteil von Excel in Bezug auf die Effektivität des Umgangs mit einer temporären Ressource identifiziert haben, werden wir seine Schwachstellen berücksichtigen, die in alternativer Software implementiert werden sollten, um mit dieser zu konkurrieren.
Eine offensichtliche Schwäche von Excel bei der Arbeit mit großen und komplexen Modellen ist das Dateidatenspeichermodell, das:
Es erfordert die Interaktion in externen relationalen Datenbanken, um große Datenmengen für mehrere Attribute zu verarbeiten.
Es ist mit subtilen logischen Fehlern behaftet, wenn ein Datenmodell geändert wird, das aus mehreren verwandten Dateien oder Blättern besteht.
Diese Probleme können leicht gelöst werden, indem Softwaremodule in der integrierten Programmiersprache entwickelt oder in externe Softwarelösungen integriert werden. In diesem Fall verliert Excel jedoch seinen strategischen Vorteil - die Anwesenheit eines Benutzers, der gleichzeitig die Funktionen eines Task-Managers, eines Geschäftsanalysten, eines Testers und eines Endbenutzers kombiniert. Stattdessen erscheinen mindestens zwei Personen - ein Ökonom und ein Programmierer, die ihre eigenen Sprachen sprechen und jeweils einen Vorgesetzten haben. Infolgedessen wird jede einfache Aufgabe, die normalerweise im Kopf einer Person gelöst wird, zu einem langen bürokratischen Verfahren.
Daher kann jedes alternative Softwaresystem nur dann mit Excel konkurrieren, wenn es die Liste der Aufgaben erweitern kann, die Excel ohne zusätzliche Programmierung mit Standardformeln lösen kann.
In neueren Business-Intelligence-Systemen gibt es trotz lauter Aussagen neben einem flexibleren Berichtssystem, das auf dem Datenmodell der Excel-Pivot-Tabelle basiert, im Großen und Ganzen nichts (die Excel-Pivot-Tabelle vereinfacht die Auswahl einer einzelnen flachen Anforderung eine Tabelle mit einem Scan von Attributen und einer Aggregation von Daten über mehrere Felder (horizontal und vertikal). Das zentrale Element eines jeden Budgetierungsprozesses ist die Berechnung der Produktionskosten und die Bildung von Finanzergebnissen, für die das Datenmodell der Übersichtstabellen praktisch nicht anwendbar ist.
Die einzige Alternative zu Excel ist heute die Open-Source-Modellierungsplattform JetCalc für komplexe Wirtschaftssysteme, deren Quellcode auf GitHub verfügbar ist. Es enthält auch Links zur Dokumentation, eine funktionierende Demoversion und andere zusätzliche Ressourcen. Das System wird unter der MIT-Lizenz vertrieben und ist offen für alle Angebote zur Teilnahme an seiner Weiterentwicklung für alle Interessenten.
Bevor wir uns den Besonderheiten der JetCalc-Architektur zuwenden, sollte gesagt werden, dass JetCalc eine kostenlose Version des im JavaScript-Ökosystem implementierten Systems ist, das auf der geschlossenen Systemarchitektur basiert und auf Microsoft-Technologien implementiert ist und seit 2012 Budgetierung, wirtschaftliche Analyse und Konsolidierung von Management und Finanzberichterstattung bietet , auch für die Aufstellung eines Konzernabschlusses nach IFRS, in einem großen metallurgischen Betrieb mit einem Jahresumsatz von mehr als 10 Mrd. USD.
Im JetCalc-System wie in Excel basieren alle Berechnungen auf Formeln, die vom Endbenutzer entwickelt und getestet wurden. Gleichzeitig verfügt das JetCalc-Berechnungssystem über eine Reihe einzigartiger Eigenschaften, mit denen sich die verwendeten Datenmodelle leicht ändern und komplexe konsolidierte Berichte in Echtzeit erstellen lassen.
Ein wesentliches Merkmal des JetCalc-Datenmodells ist die Erstellung von Zellformeln. Wenn in Excel Formeln für jede Zelle geschrieben werden, werden in JetCalc Formeln für eine Zeile oder Spalte geschrieben, und auf Zellebene werden Formeln vom System dynamisch im Kontext eines geöffneten Dokuments generiert. Dieser Ansatz reduziert die Zeit für das Ändern von Formeln drastisch und eliminiert das Auftreten von Rechenfehlern vollständig. Darüber hinaus werden einzelne Spalten für bestimmte Dokumenttypen zu Überschriften (Großbuchstaben) zusammengefasst, sodass Sie die Spaltenformeln für mehrere Dokumente an einer Stelle ändern können.
Ein weiteres Merkmal von JetCalc ist das Vorhandensein eines speziellen Mechanismus zum Summieren von Zellenwerten über Dokumentzeilen hinweg, der auf einem Zeilenbaum basiert, in dem die Summierung für untergeordnete Zeilen für jede übergeordnete Zeile durchgeführt wird. Anstatt die Zellen in Excel aufzulisten, die als Argumente in der SUMME-Formel (A1; A2; ...) enthalten sein sollten, reicht es daher aus, in JetCalc ein Häkchen gegen die gewünschte Summenzeile auf der Weboberfläche zu setzen. Darüber hinaus kann jede Linie als nicht in der Menge enthalten markiert sowie mit dem entgegengesetzten Vorzeichen summiert (d. H. Subtrahiert) werden. Beim Hinzufügen neuer Zeilen muss JetCalc im Gegensatz zu Excel keine Einstellungen ändern, da im Kontext eines geöffneten Dokuments Zellenformeln automatisch neu gebildet werden.
Das dritte wichtige Merkmal von JetCalc ist die Erfassung von Informationen im Kontext von Abrechnungsobjekten, die in Form eines Baums mit einer Reihe von Attributen organisiert sind, mit denen Sie komplexe Berechnungen zur Aggregation und Filterung durchführen können, indem Sie einfache und verständliche Formeln schreiben.
Für die Division Metallurgical Enterprises (MET-Code), zu der das Ural Metallurgical Plant JSC (Code 201) und das Ural Rolling Plant JSC (Code 202) gehören, wird beispielsweise die Formel für jede Division im Kontext des Dokuments berechnet wird konvertiert zu:
$@#201? + $@#202?
Der gleiche Ausdruck kann als Formel mit einer Konsolidierungsfunktion dargestellt werden, die automatisch erweitert wird, wenn ein oder mehrere Unternehmen zur MET-Gruppe hinzugefügt werden:
$@<<<(D:MET)?
Der JetCalc-Systemkern verfügt außerdem über einen integrierten Mechanismus zum automatischen Pumpen von Werten in Form von Dateneingaben, wodurch die Belastung des Berechnungssystems erheblich reduziert werden kann, indem die von der Formel in der Datenbank berechneten Werte als primäre Werte in der Datenbank gespeichert werden. Anschließend können solche gespeicherten Werte vom Berechnungssystem zur Bildung verschiedener analytischer Berechnungen wiederverwendet werden. Zum Einrichten von automatisch gepumpten Werten werden dieselben Formeln verwendet wie zum Einstellen dynamisch berechneter Werte.
Die Wahl zwischen der Verwendung dynamischer Formeln und automatisch gepumpter Werte wird vollständig vom Benutzer beim Einrichten des Domänenmodells bestimmt und besteht in der Wahl zwischen einfacher Verwaltung und schneller Berechnung der Dokumentindikatoren:
Dynamische Formeln reichen aus, um sie einmal zu konfigurieren. Wenn das Modell jedoch komplexer wird und die Datenmenge zunimmt, verlangsamt sich die Berichtsgeschwindigkeit allmählich.
Mit den Formeln für das automatische Pumpen können Sie die berechneten Werte durch die primären Werte ersetzen. Dies erhöht die Leistung des Berichtssystems erheblich, erfordert jedoch mehr Disziplin beim Ändern der Dokumentstruktur, da zuvor gepumpte Werte nach Änderungen an den Dokumenteinstellungen möglicherweise erneut gepumpt werden müssen.
Weitere Informationen zum JetCalc-Abrechnungssystem finden Sie unter .
Ein weiterer interessanter Mechanismus zur Steigerung der Produktivität der Ökonomen bei JetCalc ist der Checkpoint-Mechanismus, eine spezielle Klasse von Formeln, die ebenfalls vom Benutzer konfiguriert werden können und bei korrekter Eingabe der Primärdaten einen Nullwert ergeben sollten. Wenn an den Kontrollpunkten Werte ungleich Null vorhanden sind, kann die Eingabe von Daten für das Dokument nicht blockiert werden. Dies bedeutet, dass es nicht offiziell als rechtzeitig an eine höhere Organisation übermittelt betrachtet werden kann. Mit diesem Ansatz können Sie die Arbeit zur Identifizierung logischer Fehler bei Hunderten von Mitarbeitern von Berichtsorganisationen parallelisieren, anstatt bei einzelnen Mitarbeitern einer höheren Organisation.
Natürlich implementiert JetCalc Standardfunktionen wie das Drucken von Dokumenten oder das Speichern von Berichten in PDF-Dateien, das Ausgeben einzelner Dokumente als Diagramme, das Erstellen von Betreffdokumentationen für jedes Dokument und vieles mehr.
Von den vielversprechenden Dingen, die sich in der Praxis als praktisch erwiesen haben, kann die Möglichkeit herausgegriffen werden, einmal erstellte Modelle über GitHub an eine unbegrenzte Anzahl von Abonnenten zu verteilen. Diese Funktion basiert auf dem Speichern der erstellten Domänenmodelle in der MongoDB-Datenbank und der Werte in PostgreSQL. Daher ist das Domänenmodell eine JSON-Datei, die von jeder Quelle aus einfach in die MongoDB-Datenbank geladen werden kann.
Abschließend möchte ich sagen, dass sich das Projekt derzeit im Rahmen der persönlichen Initiative seiner Teilnehmer entwickelt und zu etwa 90% unter realen "Kampf" -Bedingungen einsatzbereit ist. Diese verbleibenden 10% erfordern jedoch eine sorgfältige Verfeinerung des Systems auf ein kommerzielles Niveau in allen Bereichen - vom Testen von Bereitstellungsskripten über die Fertigstellung der Funktionalität des Abrechnungssystems, die Verbesserung der Ergonomie der Weboberfläche bis hin zum Schreiben von Dokumentationen, die Erstellung von Demomodellen und die Entwicklung von Formaten zum Speichern von Modellen und Protokollen für den Datenaustausch mit externen Systeme und mehr.
Daher sind alle, die an der Entwicklung des Projekts interessiert sind, eingeladen, am Entwicklungsteam teilzunehmen, das heute aus zwei Personen besteht und in dem es möglich sein wird, Gleichgesinnte zu finden, einzigartiges Wissen über ein Produkt zu erlangen, das keine Analoga auf dem Markt hat, und ihre fantastischsten Ideen zu verwirklichen.