Zeitmanagement oder effektives Chaosmanagement

Jeder spürte bis zu dem einen oder anderen Grad Zeitmangel, Zeitdruck, erlebte Stress durch einen erzwungenen Ansturm und machte ein Versprechen: Das nächste Mal werde ich die Zeit definitiv genauer überwachen, ich kann alles im Voraus planen, ich werde nicht für viele Aufgaben verstreut sein oder umgekehrt Superman und alles auf einmal wiederholen. Welche Strategie ist also am effektivsten? Zu hetzen oder nicht zu hetzen? Nacheinander oder parallel?

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Supermans kurzer Flug

Denken Sie an die Umstände, unter denen wir normalerweise unsere eigene Ineffizienz bedauern. Wenn mehrere Aufgaben mit brennender Priorität ausgeführt werden, ist die E-Mail voller neuer Nachrichten, das Smartphone ist von Anrufen befreit und der Messenger enthält viele ungelesene Nachrichten. In dieser Situation möchte ich die Geschwindigkeit erhöhen und schneller arbeiten, und das Gehirn denkt kaum nach und versucht, sich auf die wichtigsten Dinge zu konzentrieren.

Dies tritt auf, wenn es zu viele „einführende“ gibt, was zu einer Überlastung unseres Gehirns führt. Daher scheint es, dass wir von der Notwendigkeit, auf alle "einleitenden" Fragen zu reagieren, "auf das Dach gehen". Vergessen wir nicht, dass zusätzlich zu dem Chaos um unser Gehirn selbst Chaos in Form von proaktiven und reaktiven Gedanken erzeugt wird.

Chaos ist jede Einführung, die unsere Reaktion erfordert

Treffen Sie, das ist Mr. Brain, und er hat sich in den letzten 600 Jahren überhaupt nicht verändert, wie unsere geliebten britischen Wissenschaftler bewiesen haben. Die linke Hemisphäre ist für die Logik verantwortlich, die rechte Hemisphäre für Gefühle, die Frontallappen für das Direktzugriffsspeicher (Planung, Entscheidungsfindung, Prioritätensetzung) und der okzipitale Teil für die visuelle Wahrnehmung.

Wir können nur auf 7 (± 2) Faktoren achten, die unsere Aufmerksamkeit und verbesserte Kontrolle erfordern. Alles, was über diesen Betrag hinausgeht, wird von einer Person als Bedrohung wahrgenommen. Das Gehirn gibt ein Alarmsignal aus, blockiert das Denken der Frontallappen und injiziert Adrenalin, um zu beschleunigen. Dieser Mechanismus half dem Höhlenmenschen zu überleben, wenn es notwendig war, schnell zu handeln, wenn er einem Säbelzahntiger begegnete. Aufgrund des Adrenalinstoßes entkam unser Vorfahr, indem er weglief oder entschlossen handelte und ein Raubtier angriff. Das Gehirn hat sich nicht verändert, es reagiert immer noch auf Gefahren. Jetzt ist eine solche Gehirnreaktion unorganisierend und anstrengend. Während wir an einem Projekt arbeiten, versuchen wir manchmal, alle einleitenden zu behandeln, aber wir können sie als Ergebnis nicht physisch erkennen - am Ende des Arbeitstages fühlen wir uns weiterhin besorgt, und selbst zu Hause ärgern wir uns über neue einleitende Anmerkungen.

Das Gefühl der Ineffizienz drängt auf Verfeinerung, was die Situation nur verschlechtert. Immer wieder setzen wir uns bei die Arbeit und versuchen, das nachzuholen, was uns als verloren erscheint. Dies funktioniert gut bei Sprintdistanzen (Verarbeitung von Zeit zu Zeit) und beeinträchtigt Marathons, wenn die Verarbeitung permanent ist. Wenn wir uns in einer solchen Situation befinden, sind wir oft nicht in der Lage, daraus herauszukommen. Workaholism erscheint.

Workaholism - eine Krankheit, die der Erkältung ähnelt, tritt von Zeit zu Zeit bei jedem auf.

Mehr als einmal habe ich gesehen, wie sich die Mitarbeiter nach dem Ende des Arbeitstages geweigert haben, das Büro zu verlassen, weil immer noch zu viel Arbeit vorhanden war. Sie arbeiteten 12 Stunden, obwohl die letzten Stunden unwirksam waren. Schau dich an, Genossen Workaholics! Schauen Sie sich Ihren Tag an, schauen Sie ihn und Ihre Leistung nach.

Alles liegt an der Oberfläche: Überverantwortung führt ebenso oft zu Workaholismus wie Adrenalinsucht zur Entstehung von Problemen. Ein Mensch schafft sich unbewusst Probleme und geht dann mutig damit um - mit einer neuen Dosis Adrenalin. Wie erkennt man Workaholism? Ja, es ist ganz einfach: Workaholics haben es nicht eilig, ihre Überstunden zu kompensieren, sie arbeiten für Abnutzung, haben keine Zeit, sich zu erholen und nicht absichtlich, was die Qualität ihrer Arbeit und dann ihre Produktivität verringert.

"Machen Sie Ihre Arbeit zu einem erfüllten Leben, nicht zu einem erfüllten Leben."
Stephen Covey

Von der Morgendämmerung bis zur Abenddämmerung an einem Projekt zu sitzen, ist nicht der beste Weg, um die Loyalität des Unternehmens zu demonstrieren. Übermäßige Arbeit verringert die Qualität und ist für alle teuer. Das Unternehmen zahlt eine finanzielle Entschädigung für die Verarbeitung und anschließend für Qualitätsverluste.

Eine interessante Tatsache: Viele Menschen, die später berühmt wurden, verbrachten nicht so viel Zeit mit ihrem Arbeitsleben.

Wir arbeiten effizienter und mit Vergnügen

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"Wenn Sie nicht wissen, wie man Zeit verwaltet, können Sie nichts anderes verwalten."
Peter Drucker, einer der einflussreichsten Managementtheoretiker des 20. Jahrhunderts

Unser erster Assistent im Umgang mit Zeit und eigenen Ressourcen plant. Viele werden leider vernachlässigt. Bei der Planung ist es besonders eng für diejenigen, deren Energie über den Rand geht: „Welche Art von Planung ?! Müssen handeln! " Nur in welche Richtung sie laufen sollen, warum und ob es nutzlos sein wird, stellen sie sich normalerweise vage vor.

Es kommt vor, dass der Leiter es vorzieht, alles unterwegs schnell zu lösen, weil „Zeit ist Geld“ (in den besten Traditionen Hollywoods) oder er einfach keine eigene Planung hat oder vielleicht nur ein Management-Guru von Geburt an ist (dies passiert auch). Aber meistens bezieht es sich auf diese Art von Menschen, die heute alles haben wollen, und Gedanken über morgen scheinen sinnlos. Eine weitere häufige Ausrede lautet: „Es gibt zu viele Informationen, um alles planen und organisieren zu können.“ Dies ist grundsätzlich die falsche Position.

Planung in vielen Gruppen wird nicht als Arbeit betrachtet, Zeit wird nicht dafür zugewiesen, Mitarbeiter folgen dem Leiter für diese wichtige Aktivität.

Dennoch hilft die Planung, das Chaos zu organisieren (zumindest wird es in Ihrem Gebiet kein weiteres geben), eine Delegation (die Hauptkompetenz des Leiters) und ein System zur Überwachung der Ausführung von Aufgaben aufzubauen und optimale Entscheidungen zu treffen. Darüber hinaus ist es sehr schön, eigene Ziele zu erreichen und eine Dosis wohlverdienter Endorphine zu erhalten.

Die Hauptidee der Planung ist es, von oben auf Ihr „Schlachtfeld“ zu schauen: ein umfassendes Bild der Welt und der Situation um Sie herum.

Die Paradoxe der Planung

Wie sieht unser Workflow normalerweise aus? Wir sind mit einer bestimmten Aufgabe beschäftigt. In der Zwischenzeit nimmt die Anzahl der Eingaben zu, und wir werden langsam nervös, gehen über die Aufmerksamkeitsbereiche hinaus, die für das Gehirn 7 + 2 angenehm sind, und verlieren die Kontrolle über das Geschehen. Das Gehirn, das befürchtet, nicht rechtzeitig zu sein, beschleunigt uns gewaltsam. Das Arbeiten mit extremen Geschwindigkeiten verringert die Konzentration der Aufmerksamkeit und die Qualität unserer Entscheidungen. Es gibt mehr Probleme - wir sind noch nervöser. Der Kreis schließt sich.


Absolut alles zu tun ist unmöglich, da die Zahl der Neueinführungen (neue Umstände und die damit verbundenen Probleme) nur zunehmen wird. Daher sollte in keinem Fall der Untergebene das Verlangen nach dem Ideal wecken. Der Wunsch, alle Fälle zu wiederholen und alle Probleme zu lösen, schadet dem Gesamtprozess. Es ist äußerst wichtig, zu einem bestimmten Zeitpunkt Prioritäten zu setzen und nur vorrangige Aufgaben zu erledigen.

Im Folgenden werde ich die Grundprinzipien erläutern, die zur Anpassung des oben beschriebenen Standardansatzes beitragen.

• Wenn wir zu spät kommen, verlieren wir allmählich die Kontrolle. Es ist sofort notwendig zu BREMSEN! Stoppen Sie, vergleichen Sie Prioritäten, planen Sie die Implementierung dessen, was jetzt kritischer ist.
  
• Verstehen Sie, dass pro Zeiteinheit nur eines qualitativ möglich ist.
  
• Egal wie Sie versuchen, viel schneller als der durchschnittliche Spezialist zu arbeiten, es wird nicht funktionieren (es sei denn, Sie sind natürlich ein Guru).
  
• Tun Sie heute niemals das, was Sie morgen OHNE PROBLEME tun können. Lesen Sie dieses Prinzip noch einmal. Denk darüber nach. Verstehe. Und Sie werden zu Folgendem kommen: Sie müssen das tun, was im Moment am kritischsten ist.
  

Hauptzeitesser

Um Zeit effizienter zu verbringen, müssen Sie herausfinden, warum sie Ihnen durch die Finger rutscht. Wer und was stiehlt von uns? Ich schlage vor, dass Sie einen Tag für das Experiment einplanen und von früh morgens bis spät abends alle Ihre Aktivitäten zeitlich aufzeichnen. Auch wenn dieser Tag etwas außerhalb Ihres normalen Alltags liegt, können Sie Ihre "klassischen temporären Fallen" sehen.

Durch das Sammeln von Informationen erhalten Sie eine unvollständige Liste, was Ihre Aktivitäten untergräbt. Ich werde im Folgenden die Hauptursachen für eine Verringerung der Produktivität im Verlauf der Erledigung von Aufgaben nennen.

• Unklare Ziele (wenn Sie den Zweck der durchgeführten Arbeit nicht kennen).
  
• Die Methodik zur Erreichung des Ziels ist nicht vereinbart (wenn die Arbeit für die Aufgabe nicht optimal ausgeführt wird).
  
• Keine Aufgabenprioritäten (wenn Sie sich in Aufgaben verlieren).
  
• Unfähigkeit, zu unangemessenen Aufgaben ein berechtigtes Nein zu sagen (wenn Sie zusätzliche Aufgaben übernehmen und die aktuellen nicht bewältigen).
  
• Eine große Anzahl von Aufgaben, die eine hohe Konzentration erfordern (wenn Sie nicht verstehen, worauf Sie sich konzentrieren sollen).
  
• Die Aussichten der ausgeführten Aufgaben sind nicht sichtbar (wenn Sie die endgültigen Ziele der Aufgabe nicht kennen).
  
• Mangel an persönlicher Motivation (wenn Sie keine Lust haben, die Aufgabe zu erledigen).
  
• Lärm am Arbeitsplatz (wenn der Arbeitsplatz unangenehm ist).
  
• Telefonanrufe / E-Mails während der Arbeit.
  
• Besucher, die während Ihrer Aufgaben kommen und manchmal mit neuen Aufgaben kommen.
  
• Mangelnde Koordination mit anderen Kollegen („Feuerwehren“: Wenn alle um Sie herum versuchen, ein aufgetretenes Feuer zu löschen - Aufgaben, die früher gelöst werden mussten, auch unter Ihrer Beteiligung).
  
• Unzureichende Delegation der Arbeit an Untergebene (wenn Sie alles selbst erledigen).
  
• Unzureichend organisierte Speicherung von Informationen (wenn Sie zusätzliche Zeit damit verbringen, nach den erforderlichen Informationen zu suchen).
  
• Plötzliche Besprechungen (wenn sie dringend auftreten, ohne sich richtig darauf vorbereiten zu können).
  

Natürlich gibt es drei weitere wichtige persönliche Faktoren, die von jedem von uns abhängen.

• Persönliche Desorganisation und mangelnde Selbstdisziplin sind die Wurzel aller Probleme.
  
• Schwelende Konflikte zwischen Mitarbeitern / Abteilungen - Sie müssen ein solches Erbe gleich zu Beginn der Interaktion mit Kollegen beseitigen.
  
• Der Wunsch, ALLE Informationen zu sammeln, bevor eine Entscheidung getroffen wird - Perfektionismus ist überflüssig, er verlangsamt nur die Aufgabe.
  

Quelle

Planen lernen

"Schlechte Dinge passieren selbst, gute Dinge erfordern Organisation."
Verschiedene kluge Leute

Die Planung Ihrer Aufgaben, um sie effizienter zu lösen, ist eigentlich nicht schwierig.

Zuerst müssen Sie alle Eingänge reparieren. Dazu entfernen wir alle Informationen aus dem Kopf, um sie für strategisches Denken zu entladen. Normalerweise schreibe ich all die kleinen Dinge, die in meinem Kopf schwärmen, auf Papier oder in eine Nachrichtenkarte (ungefähr ein anderes Mal).

Als nächstes gruppieren wir alle Aufgaben nach gemeinsamen Merkmalen. Wir erinnern uns, dass „sie den Elefanten in Teilen fressen“ und die Ziele und Aufgaben auf das Niveau des Ereignisses zerlegen. Die Zerlegung hilft, die Ressourcen und die Dauer der erforderlichen Prozesse genauer zu berechnen. Durch die Aufteilung der Aufgaben in bestimmte Ereignisse können wir sie sofort an Mitarbeiter delegieren und dann steuern. Ereignisse sollten natürlich sofort zu Ihrem persönlichen Kalender hinzugefügt werden.

Jetzt haben wir eine Abfolge von Ereignissen vor Augen, die zum Ziel führen sollten.

Aber das Leben wird sicherlich auch den detailliertesten Plan anpassen. Wir müssen es mehr als einmal überarbeiten, und um nicht vom Hauptgericht abzuweichen und das gewünschte Ende zu erreichen, müssen wir Prioritäten setzen. Darüber hinaus muss dies ständig erfolgen.

Für die kurzfristige Planung eignet sich die Dwight Eisenhower-Matrix hervorragend. Der vierunddreißigste Präsident der Vereinigten Staaten teilte das Blatt in vier Felder ein und wies auf den Achsen auf die Dringlichkeit und Wichtigkeit der Aufgaben hin.

Die Realisierung wirklich wichtiger Dinge verspricht einen großen Gewinn. Und umgekehrt: Das Ignorieren wichtiger Dinge bringt große Probleme mit sich. Daher müssen bei Bedarf zusätzliche Ressourcen bereitgestellt werden, um diese zu lösen.

In der Matrix haben wir die Hauptaktionen festgelegt, die abhängig von der Zugehörigkeit der Aufgabe zu den Quadranten ausgeführt werden sollen.

Nachdem die Prioritäten festgelegt wurden, müssen sie regelmäßig überarbeitet werden, um nichts Wichtigeres zu verlieren. Für diese Zwecke gibt es "Anzeigeplattformen".

"Aussichtsplattformen"

Die Art Ihrer Aktivität gibt an, wie oft Sie Ihre Arbeit planen müssen. Ich habe definitiv einen Plan für einen Tag, eine Woche. Persönliche (einschließlich Familien-) Pläne für den Monat und das Jahr. Vielleicht passen Sie auch Halbjahrespläne.

Eine Routine sollte regelmäßig im Voraus geplant werden. Wenn es darum geht, die täglichen Aufgaben ständig zu wiederholen, empfehle ich Ihnen, sie in Blöcken zu gruppieren (mit E-Mails, Anrufen usw. arbeiten) und sie als Gruppe zusammen auszuführen. Die optimale Anzahl von Ansätzen für die Arbeit mit E-Mails beträgt 3-4 Mal am Tag (Sie sind keine Sekretärin; ich bin immer überrascht, wenn ich sehe, dass ein E-Mail-Client ständig geöffnet ist und welche Effizienz hier besprochen werden kann). Fragen Sie: „Was ist mit dringenden Briefen? ? " Die Antwort ist einfach: "Für alles Dringende gibt es ein Telefon und einen persönlichen Kontakt."

Bitte beachten Sie, dass es ungefähr 15 Minuten dauert, bis Sie in die Aufgabe aufgenommen werden. Fügen Sie sich diese "Swing" -Zeit hinzu. Und denken Sie an Ihre individuellen Biorhythmen. Wenn der Höhepunkt Ihrer Aktivität in der zweiten Tageshälfte fällt, macht es keinen Sinn, sich um 10 Uhr morgens durch „Brainstorms“ zu trennen, und nach dem Mittagessen macht es keinen Sinn, hochintellektuelle Aufgaben zu stellen - der Körper wird damit beschäftigt sein, Nahrung in Energie umzuwandeln, und er muss keine Prozesse denken.

TOP 3 effektive Life Hacks

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Frösche

Identifizieren Sie die unangenehmsten, aber für heute wichtigsten und "essen" Sie am Anfang des Tages. Sie werden sich wohler fühlen, alle anderen Aktivitäten werden viel angenehmer sein und Sie werden keine so helle Ablehnung in ihrer Leistung haben, weil Sie bereits das Unangenehmste getan haben.

Anker

Entscheiden Sie selbst, welches Ereignis / welche Aktion Sie als Schlüssel für Ihren erfolgreichen Tag betrachten. Und tun Sie es jeden Tag - Ihre Tage werden erfolgreicher. Mit der Zeit werden Sie feststellen, dass die Tage weniger erfolgreich sind, wenn Sie diese Aktion nicht ausführen. So verwandeln Sie eine kleine Veranstaltung in einen Schlüssel für Ihren Erfolg. Zum Beispiel habe ich einen solchen Anker, eine Tasse frisch gemahlenen schwarzen Kaffee ohne Zucker (seit mehr als 7 Jahren).

Angemessen Nein

Gehen Sie keine zusätzlichen unrealistischen Verpflichtungen ein, versuchen Sie, das Chaos zu kontrollieren und die Anzahl der Öffnungen um Sie herum zu begrenzen.

Leistung und wir

Nachdem Sie alle Prozesse analysiert haben, die auf dem Weg zum Ergebnis implementiert werden müssen, werden Sie sicherlich diejenigen finden, die standardisiert und automatisiert werden können. Vernachlässigen Sie dies nicht, befreien Sie Menschen für wichtigere Arbeiten und sparen Sie viel Zeit. In Japan ist es üblich, Prozesse zu optimieren, wenn die Vorteile der Optimierung mindestens 3 Sekunden betragen (eine Zeit, die einem Handschlag entspricht), was die Gesamtproduktivität des Unternehmens erhöht.

Was bestimmt die Arbeitsproduktivität bei der Programmierung und was nicht?

Die Ergebnisse ihrer langjährigen Forschung teilten Coding War Games .

Es stellte sich heraus, dass die Produktivität nicht von der Höhe des Gehalts beeinflusst wird (obwohl es so scheint!) Und Erfahrung, wenn der Spezialist mindestens sechs Monate gearbeitet hat. Die Codesprache ist für Entwickler nicht wichtig (außer asm). Die Anzahl der Mängel bei der Ausführung von Aufgaben steht ebenfalls in keinem direkten Zusammenhang mit der Leistung.

Unsere Kollegen haben den größten Einfluss auf unsere Produktivität: „Im Durchschnitt in einem Krankenhaus“ kann niemand viel besser arbeiten als das gesamte Team (statistisch gesehen unterscheidet sich der Produktivitätsunterschied um nicht mehr als 20% vom Durchschnittswert der Abteilung). Für eine fruchtbare Arbeit ist die Umwelt wichtig - der Bereich des Arbeitsplatzes, Stille, Einsamkeit, die Möglichkeit der Ablenkung durch äußere Faktoren. Wenn die Umgebung unangenehm ist, suchen die Leute, wo Sie sich für normale Arbeit "verstecken" können. Möglicherweise haben Sie bemerkt, wie sich Ihre Kollegen in den Besprechungsräumen verstecken, um alleine zu arbeiten - dies ist ein Zeichen für ein unangenehmes Arbeitsumfeld. Wie effektiv kann das Arbeitsumfeld sein und wie kann man es verstehen? Ein Umweltfaktor gibt eine Antwort.

Umweltfaktor (C) = kontinuierliche Zeit / Zeit der Anwesenheit

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Wie organisiere ich meine eigene fruchtbare Umgebung? Achten Sie zunächst auf den Arbeitsbereich. Sie sollten frei sein, im Chaos (es gibt solche Apologeten) oder in der Reihenfolge Ihres Arbeitsplatzes zu navigieren. Wählen Sie im Idealfall nicht mehr als 7 Arbeitsbereiche (Aufmerksamkeitszentren) aus, in denen jeweils Ihre eigenen thematischen Gruppen von Materialien / Arbeitswerkzeugen (Monitore, strategische Analysezone, taktische Aktionszone, Kommunikationszone usw.) organisiert sind.

Zweitens sollten Sie die bequeme Organisation von Dokumenten berücksichtigen. Da das Gehirn, wie wir bereits herausgefunden haben, nicht mehr als 7 Objekte im Auge behalten kann, erstellen Sie keine Ordner, die zu umfangreich sind. Im Inneren sollten sich 7 ± 2 Dateien / Unterordner befinden.

Drittens sollten Sie genügend Arbeitsraum für komfortables Arbeiten haben und zumindest in der Lage sein, einfach am Arbeitsplatz spazieren zu gehen oder Sport zu treiben (Ausstoßen, Dehnen usw.).

Neugierige Leistungsdaten (basierend auf Coding War Games)

• Die besten Mitarbeiter arbeiten zehnmal produktiver als die schlechtesten.
  
• Der produktivste Mitarbeiter ist 2,5-mal produktiver als der Durchschnitt.
  
• Die produktivste Hälfte der Mitarbeiter ist doppelt so produktiv wie die verbleibende Hälfte.
  

Vorbereitungen für Verhandlungen

Im Laufe der Zeit und aufgrund der gesammelten Erfahrungen hat jeder eine wachsende Anzahl von Besprechungen und Geschäftsverhandlungen.

Zeitverteilung auf verschiedenen Ebenen der Verwaltungshierarchie

Damit die Organisation der Verhandlungen nicht viel Zeit in Anspruch nimmt, habe ich das folgende Memo vorbereitet.

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