Und wie stehen Sie zu Buchhaltung und Buchhaltern? Vielleicht fällt es Ihnen, wie vielen IT-Spezialisten, schwer, eine gemeinsame Sprache mit ihnen zu finden, und Sie haben daher regelmäßig Arbeitskonflikte? Oder fühlen Sie sich als Auftragnehmer ständig vom Hauptbuchhalter angefeindet, und aus irgendeinem Grund werden Ihre Rechnungen zuletzt bezahlt? Oder verwirren Sie die widersprüchlichen Anforderungen der Unternehmensleitung und des Hauptbuchhalters als Spezialist für die Implementierung eines Softwareprodukts, und Sie verstehen nicht, was Sie damit tun sollen? Dann ist dieser Artikel für Sie.
Heute habe ich beschlossen, über das Rechnungswesen, einen Buchhalter und seine Rolle in der Organisation zu sprechen. Es richtet sich vor allem an Spezialisten, die an der Implementierung von ERP, CRM, Buchhaltungssystemen (z. B. 1C) und anderen Geschäftsautomatisierungsprodukten beteiligt sind. Und hier möchte ich über den menschlichen Faktor und die Regeln für die Interaktion mit dem Rechnungswesen sprechen.
Ich werde auch klarstellen, dass wir in diesem Artikel speziell über Unternehmen im Unternehmenssektor sprechen werden, nicht jedoch über Regierungsorganisationen.
Tatsache ist, dass Finanzströme, einschließlich der Genehmigung von Verträgen und der Zahlung von Rechnungen in kleinen und mittleren Unternehmen, häufig von einem Buchhalter gehalten werden. Der Eigentümer (Leiter) des Unternehmens delegiert die Rechnungslegungsbehörde, wenn es um alles geht, was mit Finanzen zu tun hat. Die Gründe liegen auf der Hand - die Anstellung des Managers, der Bedarf an Papierkram, der in Bezug auf Buchhaltung und Steuerberichterstattung kompetent ist, und letztendlich die Notwendigkeit, bestimmte Maßnahmen im Zusammenhang mit der Zahlung von Rechnungen direkt durchzuführen. All dies liegt im Verantwortungsbereich des Rechnungswesens. Und wenn Sie mit dem Buchhalter keine gemeinsame Sprache finden, treten garantiert Probleme beim Signieren von Dokumenten und beim Bezahlen von Rechnungen auf.
Wenn Sie ein Buchhaltungssystem einführen, werden Sie außerdem auf die primäre Buchhaltung stoßen. Sie müssen herausfinden, wie die Arbeit der Primärdokumentation im Unternehmen organisiert ist und wie die Interaktion mit dem Rechnungswesen stattfindet (Einholen von Dokumenten für Kunden, Informationen zur Zahlung usw.). Und hier riskieren Sie ohne die wohlwollende Hilfe eines spezialisierten Buchhalters viele Schwierigkeiten, Missverständnisse, Änderungen und Verbesserungen. Und natürlich die Unzufriedenheit der Kunden.
Dieser Artikel kann auch Mitarbeitern des Unternehmens, z. B. Systemadministratoren, Servicetechnikern oder Verkaufsteamspezialisten, dabei helfen, korrekte und effektive Beziehungen zum Rechnungswesen aufzubauen.
In jedem Unternehmen gibt es zwei Arten der Buchhaltung:
- Managerial. Es ist für die interne Kontrolle und Entscheidungsfindung durch das Management der Organisation erforderlich. Ein Beispiel sind Personalverschiebungen, Entscheidungen zur Gerätebeschaffung, strategische Geschäftsentwicklungsplanung usw.
- Geregelt. Diese Art der Buchhaltung wird für die Berichterstattung an den Staat verwendet. Dies umfasst Buchhaltung, Statistik und Steuerbuchhaltung.
Was ist Buchhaltung?
Wenn Sie anfangen, Verzeichnisse und Dokumentationen zu studieren, gibt es viele Definitionen der Buchhaltung. Zum Beispiel schlägt Wikipedia Folgendes vor:
Das Rechnungswesen ist eine Personaleinheit einer wirtschaftlichen Einheit, die Daten über ihr Eigentum und ihre Verbindlichkeiten sammeln soll.
In Lehrbüchern finden Sie anstelle eines kurzen, aber schwer lesbaren Textes ganze Kapitel, die dieser Definition gewidmet sind. Aber für einen Laien bringen sie auch keine Klarheit.
Tatsächlich ist die Buchhaltungsabteilung für die folgenden Bereiche verantwortlich:
- Buchhaltung;
- Steuerbuchhaltung.
Tatsächlich beziehen sich die aktuellen Aktivitäten des Rechnungswesens auf die korrekte Ausführung von Dokumenten, aus denen alle Bewegungen von Geldern und Vermögenswerten hervorgehen. Und das ultimative Ziel ist die Berichterstattung an den Staat: Steuern, Finanzen und Statistik.
Es ist möglich, die interne Berichterstattung und das Management Accounting ohne Buchhaltungseinträge, Dokumente und Berichte eines bestimmten Musters zu führen. Während der Berichterstattung an den Staat ist streng geregelt. Die Hauptfunktion jeder Buchhaltung ist darauf ausgerichtet.
Aus wem besteht die Buchhaltung?
Hier werde ich nicht einzelne Einheiten betrachten, die der Buchhaltungsabteilung untergeordnet sind - die Finanz- und Personalabteilungen (Personalabteilungen). Im Zusammenhang mit Rechnungslegungsfragen verursachen diese Abteilungen die geringste Anzahl von Problemen.
Die Finanzabteilung befasst sich ausschließlich mit der Bewegung von Geldern, und die Interaktion mit ihr wirft selten Fragen auf. Oft überschneiden sich Entwickler und Techniker überhaupt nicht mit ihm.
Die Personalabteilung ist, obwohl sie sich auf das Rechnungswesen bezieht, in der Tat eine separate Einheit mit eigenen Buchhaltungsautomatisierungssystemen und anderen Funktionen. HR ist eher mit dem Management Accounting verbunden.
Die Hauptzusammensetzung der Rechnungslegung ist in zwei ausgewogene Themen unterteilt:
- Hauptbuchhalter.
- Ordentliches Personal der Buchhaltung
Es ist unmöglich, die Arbeit einer Buchhaltungsabteilung zu berücksichtigen, ohne den Hauptbuchhalter zu berücksichtigen. Darüber hinaus ist der Hauptbuchhalter die Schlüsselperson, da er persönlich für die korrekte und rechtzeitige Meldung an den Staat verantwortlich ist.
Es hängt davon ab, wie der Hauptbuchhalter seine Verantwortung versteht und den Grad der persönlichen Kontrolle über den Workflow, einschließlich der primären, bestimmt. Alle Merkmale der Arbeit des Rechnungswesens und seine Interaktion mit anderen Abteilungen hängen direkt ab.
Das ordentliche Personal der Buchhaltungsabteilung in Fragen der Arbeitsorganisation und der Interaktion mit verschiedenen Spezialisten ist nur als Untergebene, Sklavenangestellte, beteiligt. Und es spielt keine besondere Rolle für den Aufbau einer effektiven Zusammenarbeit mit dem Rechnungswesen.
Es scheint, dass die Arbeitsorganisation anderer Einheiten auf ähnliche Weise aufgebaut ist. In der Tat ist dies nicht ganz richtig. In der Verkaufsabteilung gibt es beispielsweise neben der Verantwortung des Managers für die Gesamtleistung auch eine persönliche Verantwortung jedes Managers für die Interaktion mit Kunden. Es gibt jedoch keine derart strengen Regeln und klar definierten Verantwortlichkeiten des Referatsleiters. Daher sind viel mehr Eigeninitiative, unterschiedliche Arbeitsansätze usw. zulässig.
Es ist wichtig zu verstehen, dass in mittleren und kleinen Unternehmen zwei Personen gegenüber dem Staat für die Aktivitäten des Unternehmens, die Berichterstattung und die Zahlung von Pflichtbeiträgen (Steuern und Soziales) verantwortlich sind - der Leiter des Unternehmens und der Hauptbuchhalter. Wir werden später über den Leiter sprechen, aber jetzt werden wir uns auf den Hauptbuchhalter konzentrieren.
Hauptbuchhalter
Der Hauptbuchhalter ist also ein Führer, der nicht nur die Verantwortung für die Geschäftsführung des Unternehmens, sondern auch für den Staat trägt. Auf dieser Grundlage bauen Hauptbuchhalter normalerweise Arbeiten auf, die auf solchen Ansätzen basieren:
- Da der Hauptbuchhalter persönlich für die Berichterstattung verantwortlich ist und die Berichterstattung auf den Hauptdokumenten basiert, mit denen sich die Verkaufsabteilung befasst, hat der Hauptbuchhalter das Recht, die Arbeit der Verkaufsabteilung zu kontrollieren und bei Schwierigkeiten mit Dokumenten Druck auszuüben.
Ich persönlich habe große Unternehmen mit hohem Umsatz und der Anzahl der Kunden gesehen, bei denen die gesamte Verkaufsabteilung in 1C. Accounting arbeitet. Ohne Verwendung anderer Softwaresysteme oder sogar 1C-Konfigurationen. Dies bedeutet, dass der Buchhalter solche Angst vor Verstößen gegen den Dokumentenfluss hat, dass er es geschafft hat, das Management davon zu überzeugen, nur 1C. Accounting zu verwenden. Obwohl dies für Vertriebs- und Managementanalysen bei weitem nicht die beste Lösung ist.
- Der Hauptbuchhalter in einer der Phasen der Arbeit mit Dokumenten ernennt seine Person, d.h. einer der Buchhalter. Und bereits ein Buchhalter kontrolliert die Richtigkeit des aktuellen primären Workflows.
Beispielsweise werden in der Verkaufsabteilung ein Angebot und interne Dokumente (Warenreservierung, Kundenauftrag) mit beliebigen geeigneten Systemen erstellt. Die Rechnung, Verbrauchsmaterialien, Transportmittel, Steuerdokumente, durchgeführten Arbeitshandlungen und andere ähnliche Dokumente dürfen jedoch nur einen Rechnungsführer ausstellen.
Der Hauptnachteil der ersten Option besteht darin, dass sich die gesamte Rechnungslegung im Unternehmen auf die Interessen der Rechnungslegung konzentriert. Es werden Automatisierungssysteme eingesetzt, die in erster Linie für die Buchhaltung und Berichterstattung an den Staat bestimmt sind. Infolgedessen verliert das Unternehmen im Management Accounting.
In Buchhaltungsprogrammen gibt es keine Unterteilung in "Leads" und "Kunden", Dokumente wie "Bestellung an den Lieferanten", "Anfrage (Bestellung) des Käufers" oder "kommerzielles Angebot" werden nicht bereitgestellt. Infolgedessen ist es unmöglich, alle Phasen der Arbeit mit Kunden zu verfolgen, es ist unmöglich, Berichte in vielen Berichten zu erstellen, die für die Analyse der Effektivität der Arbeit wichtig sind usw.
Die zweite Option hat auch ihre Nachteile:
- Die Verantwortung wird weggespült. Ein Buchhalter, der bestimmte Dokumente extrahiert, hält häufig nicht mit den Maßnahmen der Vertriebsleiter Schritt. Infolgedessen „schließt er einfach die Augen“ vor der Tatsache, dass Verkäufer selbst die erforderlichen Unterlagen bilden und senden. Und dann stellt sich heraus, dass dieser Spezialist ein „zusätzliches Glied“ ist. Ein Buchhalter ist einfach nicht in der Lage, alle Unterlagen zu überprüfen, die ein ganzes Team von Verkäufern täglich erstellt. Und im Falle von Fehlern ist er "schuldig ohne Schuld". Das Management ist sich dessen bewusst. Und es wird äußerst schwierig, den Schuldigen des Ausfalls und der damit verbundenen Verluste zu identifizieren.
- Bürokratische Verzögerungen und entgangene Gewinne. Wenn der Buchhalter Verantwortung zeigt, treten Verzögerungen und Schwierigkeiten auf, wenn Rechnungen zur Zahlung und andere Hauptdokumente an den Käufer gesendet werden. Der Kunde arbeitete mit der Verkaufsabteilung oder dem Servicecenter zusammen und muss plötzlich warten, bis die Buchhaltung eine Rechnung schreibt. Und der Buchhalter kann mit anderen Anfragen und Dokumenten geladen werden. Reduzierte Geschwindigkeit und Servicelevel, d.h. Das Unternehmen verliert (verfehlt) den Gewinn.
Es gibt eine andere Version der Arbeit des Hauptbuchhalters, die ich für optimal halte: Das Rechnungswesen greift nicht in das Management Accounting ein.
In diesem Fall befassen sich die Buchhalter ausschließlich mit Buchhaltungsunterlagen (sie stellen Vollmachten aus, kontrollieren die Richtigkeit der Unterlagen und die Verfügbarkeit der erforderlichen Originale mit Siegeln und Unterschriften). Das heißt, Die Buchhaltung übt die allgemeine Kontrolle über den Teil des Workflows aus, der für die Berichterstellung erforderlich ist, und schreibt Dokumente aus, die niemand sonst schreiben kann.
Andernfalls fallen das Management Accounting und das aktuelle Dokumentenmanagement nicht in den Bereich der Interessen und der strengen Kontrolle durch die Buchhalter. Auf diese Weise können Sie Automatisierungssysteme für verschiedene Abteilungen am flexibelsten konfigurieren, um alle Vorteile eines qualitativ hochwertigen Management Accounting zu nutzen. Und bis heute habe ich keine bessere Lösung für ein effektives Geschäft gesehen.
Die Gründe für die unterschiedlichen Ansätze
Es ist klar, dass die Auswahl der Workflow-Optionen vom Hauptbuchhalter abhängt. Der Leiter des Unternehmens eliminiert sich am häufigsten aus der Bildung von Interaktionsprozessen mit dem Rechnungswesen, da er der Ansicht ist, dass dies der Verantwortungsbereich der Buchhaltungsspezialisten ist. Der Leiter der Verkaufsabteilung kann versuchen, den Hauptbuchhalter zu beeinflussen, trifft jedoch keine Entscheidung.
Die Wahl der Implementierungsoption für das Dokumentenmanagement hängt jedoch direkt von der Persönlichkeit und dem Grad der Professionalität des Hauptbuchhalters ab.
Wenn der Hauptbuchhalter des Unternehmens ein echter Spezialist auf seinem Gebiet ist, versteht er den Zweck des Unternehmens klar, d. H. Gewinn machen und seine Arbeit so aufbauen, dass sie hilft und das Geschäft nicht beeinträchtigt.
Tatsächlich müssen Sie nicht einmal Buchhalter sein, um zu verstehen, dass es unmöglich ist, die gesamte Primärdokumentation zu kontrollieren. Außer wenn nur diese Buchhalter an der Extraktion dieser Dokumente beteiligt sind. Auf diese Weise wird jedoch die Qualität und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens verringert oder das Buchhaltungspersonal auf unrentable Größen „aufgeblasen“. Und kein vernünftiger Führer wird dies mehr tun. Es ist viel einfacher, den Datenaustausch zwischen Systemen zu automatisieren und den Workflow auf der Ebene von Berichten und Stichproben der wichtigsten Dokumente zu steuern.
Es lohnt sich auch zu verstehen, dass viele Buchhalter, selbst erfahrene Spezialisten, bestrebt sind, so viele Prozesse wie möglich zu „binden“, um im Unternehmen unersetzlich zu werden. Dies ist ein normaler und verständlicher menschlicher Wunsch, unsere Zukunft und ein konstant hohes Einkommen zu sichern. Und hier ist es wichtig, dass solche Wünsche nicht über vernünftige Grenzen hinausgehen.
Warum ist es so schwierig, der Hauptbuchhalter zu sein?
Eines der größten Probleme der Hauptbuchhalter, das zu Schwierigkeiten bei der Interaktion mit ihnen führt, einschließlich bei der Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen, ist das Missverhältnis zwischen der Verantwortung des Hauptbuchhalters und seinem Gehalt.
Beispielsweise erhält der Leiter der Verkaufsabteilung eine Rate zuzüglich eines bestimmten Prozentsatzes und ist für mögliche Fehler in der Arbeit nur der Geschäftsleitung verantwortlich. Der Geschäftsleiter erzielt je nach Erfolg des Unternehmens auch einen gewissen Gewinn. Der Hauptbuchhalter erhält im Allgemeinen nur den Satz (manchmal mit einer festen Prämie) ohne eine „schwebende“ Komponente und ist für mögliche Fehler nicht nur gegenüber dem Management, sondern auch gegenüber dem Staat verantwortlich.
Aufgrund dieses Faktors ist es notwendig, Beziehungen zum Hauptbuchhalter aufzubauen. Denken Sie an ihre Verantwortung und beziehen Sie sich auf Versuche, mit Verständnis auf Nummer sicher zu gehen.
Ursachen für Probleme bei der Interaktion mit dem Rechnungswesen
- Geringe Qualifikation der Buchhalter. Heutzutage kann man oft in der Gesellschaft des Hauptbuchhalters sehen, der kaum die Grundlagen der Buchhaltung besitzt. So paradox es auch scheinen mag, selbst eine Person ohne Hochschulausbildung kann diese Position einfach am Ende von Buchhaltungskursen einnehmen. Der Hauptgrund für solche Managemententscheidungen ist, dass der Manager einen Buchhalter „für sich selbst“ auswählt. Was für unsere Geschäftsleute wichtig ist, ist nicht die Qualifikation eines Buchhalters, sondern die Fähigkeit, ihm zu vertrauen.
- Geringe Qualifikation des Leiters und der Mitarbeiter des Unternehmens. Der Mangel an Grundkenntnissen im Bereich Rechnungswesen im Managementteam führt dazu, dass die Mitarbeiter nicht besonders darauf aus sind, die primäre Rechnungslegung zu schulen. Viele Mitarbeiter selbst interessieren sich jedoch nicht besonders für diesen Wissensbereich. Infolgedessen ist der Buchhalter häufig gezwungen, das Design des gesamten „primären“ selbst in die Hand zu nehmen, da sonst bei der Erstellung der Dokumente schwerwiegende grobe Fehler gemacht werden.
- Hohe Arbeitsbelastung und Verantwortlichkeiten, die nicht den Gehältern entsprechen. Das Unternehmen entwickelt sich, der Umsatz wächst, auch die Anzahl der Dokumente und Berichte. Und das Gehalt der Buchhalter bleibt auf dem gleichen Niveau. Selbst Prämien gelten selten für dieses Gerät. Natürlich wird der Buchhalter einerseits rückversichert, um sich vor Fehlern zu schützen. Die Interessen des Unternehmens werden für ihn zweitrangig sein. Andererseits wird aufgrund der hohen Arbeitsbelastung die Erstellung der Primärdokumentation und die Zahlung der Rechnungen „zuletzt“ verschoben. Berichte für den Buchhalter - an erster Stelle.
Empfehlungen für Implementierungs- und Automatisierungsspezialisten
Es ist notwendig, mit dem Hauptbuchhalter des Unternehmens in Verbindung zu treten, um die oben genannten Probleme zu lösen und die große Verantwortung eines Spezialisten zu verstehen. Gleichzeitig gibt es einfache Empfehlungen, die helfen, eine gemeinsame Sprache für diejenigen zu finden, die aus dem einen oder anderen Grund gezwungen sind, mit dem Rechnungswesen zu interagieren, um Geschäftsprozesse zu automatisieren, neue Software, neuen Service usw. einzuführen.
- Lesen Sie zumindest ein wenig über Buchhaltung. Seien Sie nicht zu faul, um in Lehrbüchern zu stöbern und zumindest die Grundlagen zu verstehen. Und wenn Sie sich mit Software beschäftigen, auch für Buchhalter, können Sie sogar Buchhaltungskurse absolvieren. Dies wird Ihnen helfen, dieselbe Sprache mit ihnen zu sprechen: Sie werden ihre Probleme verstehen, sie sind die Lösungen, die Sie vorschlagen.
- Versuchen Sie, die Konsultationszeit mit den Buchhaltern auf ein Minimum zu beschränken. Denken Sie an ihre hohe Arbeitsbelastung und daran, dass niemand für Konsultationen extra bezahlt. Wenn Sie über Grundkenntnisse in Buchhaltung verfügen, die Arbeit des Unternehmens auf der Ebene von Dokumenten und Konsultationen mit Mitarbeitern derselben Verkaufsabteilung studieren und erst dann zur endgültigen Konsultation und Genehmigung in die Buchhaltung kommen, sind Sie dankbar.
Und vor allem denken Sie daran: Buchhaltung und Dokumentenmanagement im Unternehmen werden vom Hauptbuchhalter erstellt. Die Merkmale der Struktur selbst hängen von seiner Persönlichkeit ab. Und wie sehr Sie es schaffen, mit dieser Person eine gemeinsame Sprache zu finden, ist der Erfolg Ihrer Zusammenarbeit mit dem gesamten Unternehmen.