"Perfekte" Gantt-Diagramm-Zeitleiste

Das wichtigste Werkzeug für einen Projektmanager ist ein Zeitplan. Es kann auf viele Arten erstellt werden, aber häufig wird ein Gantt-Diagramm verwendet.

Über das Gantt-Diagramm gab es bereits viele Diskussionen über Habré:

• "Ist das Gantt-Diagramm praktisch?"
• Alternative Methoden „Wie kann man die Arbeitszeit abschätzen?“
• "Planen agiler Projekte mit einem Gantt-Diagramm"
• "Worüber das Gantt-Diagramm schweigt oder warum Projekte immer zu spät kommen"

Jemand glaubt, dass der beste Zeitplan das Gantt-Diagramm ist, jemand plant sogar agile Projekte mit diesem Diagramm, und jemand sieht den Sinn darin nicht und bietet alternative Ansätze für Planung und Zeitpläne an .

Lassen Sie uns endlich herausfinden, warum das Gantt-Diagramm überhaupt benötigt wird, wie es erstellt werden sollte und was es nützt!

Was erwartet Sie im Artikel

Gantt-Diagrammhandbuch für die Entwicklung eines Webprojekts. Wir werden uns nicht auf ein bestimmtes Werkzeug konzentrieren, sondern nur konzeptionelle und grundlegende Ansätze diskutieren. Es basiert auf zwölf Jahren Erfahrung auf dem Markt der kundenspezifischen Webentwicklung. In dieser Zeit konnte ich mehr als 100 Projekte starten. In den letzten drei Jahren habe ich die Produktion bei der interaktiven Agentur AGIMA geleitet.

Für wen ist der Artikel?

Der Artikel wird für Projektmanager und alle interessant sein, die in irgendeiner Weise an der Erstellung und Koordination von Zeitplänen für die Entwicklung, Organisation von Produktionsprozessen für Webanwendungen und die Interaktion mit einem Kunden oder Geschäftskunden beteiligt sind.

Haftungsausschluss

Dieser Artikel ist kein Allheilmittel, sondern nur eine rein persönliche Meinung des Autors ( Evgeny Lobanov , Executive Director von AGIMA ). Die Methode der kritischen Kette ist häufig für die Projektplanung effektiv, aber in diesem Artikel werden wir sie nicht ansprechen und keine vergleichenden Analysen durchführen.

Wofür sind Zeitpläne?

Zeitpläne sind für die korrekte Planung der Ladung und die ordnungsgemäße Verwaltung der Erwartungen des Geschäftskunden erforderlich.

Bevor Sie eine Aufgabe oder ein Projekt in der Produktion starten, sollten Sie einen Termin mit dem Team und dem Geschäftskunden vereinbart haben.

Neben der Verwaltung der Erwartungen des Geschäftskunden und Ihres Teams ist der Zeitplan aus moralischer Sicht von großer Bedeutung. Ich glaube, wenn der Projektmanager vor Arbeitsbeginn keinen klaren Aktionsplan mit Zwischenkontrollpunkten hat, ist es sehr wahrscheinlich, dass ein solches Projekt auf einen Misserfolg abzielt.

Oft verwendet zwei Zeitpläne - extern und intern:

• intern wird nur mit dem Team besprochen und enthält geplante Risiken aus der Liste der offensichtlichen Risiken zum Zeitpunkt der Projektevaluierung;
• Ein externer Zeitplan wird sowohl mit dem Team als auch mit dem Geschäftskunden besprochen. Neben offensichtlichen Risiken sind zeitliche Abweichungen enthalten, die auf den prognostizierten Risiken für den gesamten Zeitraum der Projektarbeit beruhen.

Zeitpläne werden normalerweise in Form eines Gantt-Diagramms dargestellt .

Lassen Sie uns überlegen, welche grundlegenden Maßnahmen durchgeführt werden müssen, um unseren Zeitplan dem Realismus, dh dem Ideal, näher zu bringen.

So viel wie möglich, um das Projekt in einer Bewertungsphase detailliert darzustellen

Eine wichtige und eine der grundlegendsten Regeln bei der Planung eines Projekts ist, sich daran zu erinnern, dass 20 Stunden pro Aufgabe viel sind. Eine solche Aufgabe kann nicht in allen Nuancen kontrolliert und schnell wieder in den temporären Kanal des Projekts zurückgeführt werden (es ist sehr schwierig, die impliziten Risiken zum Zeitpunkt der Aufgabenbewertung zu minimieren, normalerweise werden diese Risiken zum Zeitpunkt der Frist oder am Tag davor bekannt).

Daher ist es wichtig, alle Aufgaben am Arbeitstag des Spezialisten zu erledigen (in unserem Unternehmen sind dies 6 Stunden effektive Zeit; weitere Einzelheiten finden Sie in meinem Artikel im Abschnitt „Arbeitsprozesse“). Solche Aufgaben sind am einfachsten zu kontrollieren und zu beeinflussen und verbleiben im temporären Kanal des Projekts.

Wenn die Aufgabe auf mehr als 6-8 Stunden geschätzt wird und keine Zwischenergebnisse für die Detaillierung vorliegen, müssen die Kriterien für die Festlegung des Fortschritts festgelegt werden.

Stellen Sie den aktuellen Produktionskalender ein, überprüfen Sie alle Ausnahmen und legen Sie einen Sechs-Stunden-Arbeitstag fest

Viele Leute vergessen Produktionskalender, wenn sie Zeitpläne erstellen. Zusätzlich zum "Standard" -Wochenende gibt es von Jahr zu Jahr "schwebende" Feiertage, die durch Arbeitstage usw. ersetzt werden.

Ihr Zeitplan ist irrelevant, wenn Sie keinen echten Produktionskalender verwenden.

Um einen Produktionskalender hinzuzufügen, müssen Sie in der Regel die Ausnahmen in den Kalendereinstellungen des Tools verwenden, mit dem Sie ein Gantt-Diagramm erstellen.

Erstellen Sie alle erforderlichen Phasen des Projekts. Alle Aktivitäten (Aufgaben) werden innerhalb der Stufen eingegeben

Es ist sehr wichtig, die richtige Gruppierung für Aktivitäten in unserem Zeitplan vorzunehmen. Wenn das Diagramm einfach ist, gruppieren Sie es einfach nach Projektphasen, zum Beispiel:

- Analytik,
- Design,
- Design
- Layout
- Entwicklung,
- Testen,
- Umsetzung.

Wenn das Projekt jedoch komplex ist, müssen Sie eine tiefere Gruppierung von Aktivitäten anwenden - dies ist sehr hilfreich, wenn Sie nach einem komplexen Gantt-Diagramm filtern und orientieren. Zum Beispiel gruppiere ich gerne nach Komponenten, innerhalb der Phasen eines Projekts usw.

Tragen Sie alle Aktivitäten in das Diagramm ein

Je detaillierter die Geschäftsaufgaben für bestimmte Aktivitäten sind, desto einfacher und genauer können wir den Entwicklungsprozess steuern.

Vergessen Sie nicht, zusätzlich zu den Hauptaktivitäten Folgendes einzugeben:

• Iteration von Änderungen gemäß dem Vertrag (wenn es sich um eine benutzerdefinierte Entwicklung handelt);
• Zeit für die Genehmigung der Iteration durch den Geschäftsinhaber;
• Zeit für Korrekturen gemäß Feedback und vertragsgemäßes Debuggen (wenn es sich um kundenspezifische Entwicklung handelt);
• 1-2 Stunden für nicht erfasste Aufgaben für jede Aktivität;
• Erstellung primärer Inhalte;
• Inhaltsfüllung;
• Testen in der Produktion;
• Geschäftstests;
• Implementierung.

Kartenrisiko

Sie müssen die für Ihren Projekttyp verwendete Risikolistenvorlage verwenden (häufig ist ihre Verwendung auf den Umfang Ihrer Organisation beschränkt).

Jedes Risiko hat zwei Hauptparameter in Bezug auf das Projekt:

1. Die Wahrscheinlichkeit seines Auftretens in der Umgebung des Projekts.
2. Der Grad des Einflusses des Risikos auf den Projektverlauf.

Sie müssen beide Parameter für jedes Risiko aus der Liste ermitteln. Als Nächstes müssen Sie die Risiken nach ihren tatsächlichen Auswirkungen auf das Projekt filtern. Der einfachste Weg, dies zu tun, ist die Verwendung einer Risikokarte.

Wenn alle offensichtlichen Risiken für das Projekt identifiziert sind, muss deren Minimierung bei der Erstellung des Zeitplans auf dem Gantt-Diagramm berücksichtigt werden.

Ich teile drei Hauptmethoden, um die offensichtlichen Risiken zu minimieren, die sich auf die Hauptzeit- und Budgetmerkmale des Projekts auswirken:

• Verdoppelung von Ressourcen;
• Minimierung der Funktionalität im Verhältnis zu den Entwicklungskosten;
• die Definition von „Punkten ohne Rückgabe“ in Bezug auf die Aktivitäten Dritter in Form eines Meilensteins auf der Grundlage eines Kalenderdatums.

Es können drei Risikomanagementszenarien erstellt werden: negativ, normal und positiv. Es ist bequemer, alle drei Szenarien der Projektentwicklung im Gantt-Diagramm zu betrachten.

Geben Sie alle Kontrollpunkte für die Bereitstellung von Informationen vom Eigentümer des Unternehmens oder Kunden ein

Es ist wichtig, nicht zu vergessen:

• Spezifikationen;
• Stummel oder Arbeitsdienste;
• Markenbuch;
• alle für die Umsetzung erforderlichen Inhalte;
• Abschlussarbeiten durch Handlungen (wenn es sich um kundenspezifische Entwicklung handelt);
• Unterzeichnung der wichtigsten vorläufigen Dokumente;
• Vorauszahlung (wenn es sich um kundenspezifische Entwicklung handelt);
• andere formelle Verpflichtungen.

Geben Sie alle Ressourcen ein (einschließlich der Zeit der Spezialisten / Kundenmitarbeiter).

Auf diese Weise können Sie die Spitzenpunkte der maximalen Zeitkreuzung desselben Spezialisten verstehen. So sehen Sie, wie viele Entwicklungsthreads parallel gestartet und getestet werden können.

Darüber hinaus können Sie die Kosten für Ressourcen und Spitzenbudgets eingeben und eine genauere Prognose für die Kosten für die Entwicklung des Projekts erstellen.

Geben Sie den kritischen Pfad an

Nachdem wir die Risiken im Diagramm minimiert und alle kritischen Schnittpunkte von Ressourcen gelöst hatten, konnten wir den kritischen Pfad des Projekts ermitteln.

Im Wesentlichen entspricht der minimale Projektpfad Ihrem internen Timing. In dem haben wir bereits berücksichtigt:

• Arbeitszeiten von Spezialisten;
• offensichtliche Risiken, die auftreten können, und die Zeit, die erforderlich ist, um sie zu lösen;
• Ladespezialisten mit normaler Arbeitszeitverteilung (ohne Überstunden).

Was weiter

Anschließend können wir aus dem internen Zeitplan den externen Zeitplan erstellen, um offensichtliche Risiken zu eliminieren, aber zeitliche Abweichungen basierend auf den prognostizierten Risiken für den gesamten Zeitraum der Projektarbeit hinzufügen.

Und doch ist das Gantt-Diagramm nur ein Werkzeug. Kein Ziel, sondern ein Mittel. Wenn Sie wissen, wie Sie mit Risiken und sich ändernden Anforderungen umgehen müssen, ist das Gantt-Diagramm zusammen mit der Roadmap eines der effektivsten Tools für die Planung eines gesamten Projekts oder von Entwicklungsiterationen.

Es ist ein solcher Zeitplan, der zumindest irgendwie die wirklich notwendige Zeit für die Umsetzung des Projekts anzeigt. Übrigens können Sie häufig das Burn-Down-Diagramm verwenden , um Zeitabweichungen basierend auf vorhergesagten Risiken zu berechnen. Ich werde Ihnen im nächsten Artikel erläutern, mit welchen Parametern es zusätzlich zu den primitiven "Brennfunktionen" erstellt werden kann und wie Statistiken über Abweichungen erfasst werden. Bleiben Sie dran ...