Auf den Himmel klopfen: Einkauf in der Cloud mit SAP Ariba verwalten

Heute möchten wir über die SAP Ariba-Lösungsfamilie sprechen, die interessante Technologien für die Entwicklung des Interaktionsprozesses zwischen Unternehmen im Bereich der Beschaffung bietet. In diesem Beitrag werden wir die Funktionsprinzipien einer relativ neuen Lösung für Russland auf der SAP-Plattform diskutieren und über einige bereits implementierte Projekte mit vorgefertigten Ergebnissen sprechen.

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Kurz gesagt, 2012 hat Ariba SAP übernommen. Und es gab gute Gründe. Die Ariba-Produktfamilie basiert auf dem Ariba-Netzwerk, einem globalen Unternehmensnetzwerk, das eine hohe Wachstumsdynamik aufweist und nun in Russland Fuß gefasst hat. Mehr als 2,5 Millionen Unternehmen sind beim Ariba-Netzwerk registriert, und jedes Jahr werden Zahlungen in Höhe von 50 Milliarden Dollar getätigt. Einverstanden, ein merkwürdiger Vorteil für die internationale Arbeit? Wir, die Spezialisten von NORBIT , als russischer Integrator, der Teil der LANIT-Gruppe ist und einen großen Beitrag zu ihren ersten Positionen bei maßgeblichen Bewertungen des IT-Dienstleistungsmarkts leistet ( hier sind übrigens die Ergebnisse der neuesten IDC-Forschung ), waren interessanter zu verstehen als SAP Ariba kann in unserem Land nützlich sein.

Beschaffungsproblem

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In Russland ist der Beschaffungssektor einer der am stärksten regulierten der Welt. Auf gesetzlicher Ebene treten ständig Änderungen und Ergänzungen des Rechtsrahmens auf, die sich auf das öffentliche Beschaffungswesen und die Beschaffung von Unternehmen mit staatlicher Beteiligung beziehen. Daher ist es notwendig, Geschäftsprozesse ständig zu aktualisieren und die Interaktion mit internen und externen Informationssystemen zu ändern. Wie Sie wissen, erfordert dies erhebliche Arbeits- und Finanzkosten.

Die Kosten sind erheblich. Nach Analyse der veröffentlichten Pläne verschiedener Organisationen zur Entwicklung und Unterstützung von Beschaffungsprozessen kamen wir zu dem Schluss, dass große Unternehmen jährlich mehrere Millionen bis mehrere zehn Millionen Rubel dafür ausgeben und für einige mehr als 100 Millionen Rubel zur Unterstützung von Beschaffungsaktivitäten. Dabei werden die zusätzlichen Kosten für die Aufrechterhaltung eines Personals von Spezialisten, die Unterstützung leisten, nicht berücksichtigt.


Das größte Problem ist jedoch, dass wertvolle Zeit verschwendet wird und eine schnelle Reaktion auf eine sich ändernde Situation unmöglich wird. Infolgedessen werden Unternehmen als Geiseln komplexer Budgetierungszyklen, Lieferantenauswahlverfahren und Dokumentationsanforderungen (gemäß GOST) gehalten, selbst wenn einzelne Entscheidungsfunktionen und Optimierungen verfeinert werden. Die bestehende Betonung der Aufrechterhaltung des Betriebskreises erlaubt es nicht, sich auf die Lösung anderer dringender Probleme zu konzentrieren, und in diesem Zusammenhang kann SAP Ariba eine sehr nützliche Lösung für die Änderung der „Spielregeln“ sein.


Die Dynamik der Geschäftsprozesse im System ermöglicht die Modernisierung des Beschaffungsverfahrens, einschließlich der Lösung der dringenden Bedürfnisse der Beschaffungsabteilung:

• Übergang zu einer einheitlichen Beschaffungsstrategie,
• Kostensenkung durch Automatisierung,
• Unterstützung für Relevanz und Genauigkeit von Daten,
• Suche und schnelle Qualifizierung von Lieferanten,
• Erhöhte betriebliche Effizienz
• Ausbildung am Arbeitsplatz.

In russischen Unternehmen herrscht weiterhin Papierkram, bestenfalls werden Zwischendokumente per Post verschickt und die endgültigen Dokumente werden gescannt und in das Dokumentenverwaltungssystem gestellt.

Aus diesem Grund muss ein vorgefertigtes Einzelwerkzeug für das Beschaffungsmanagement und dessen Integration in verschiedene IT-Systeme des Unternehmens entwickelt oder implementiert werden - von ERP und Buchhaltung bis hin zu Lager und Logistik. Und oft stellt sich heraus, dass Sie die gesamte Kette der Datenübertragung und Genehmigungen ändern müssen. Wenn Sie den typischen Beschaffungsprozess vereinfachen, sieht er ungefähr so ​​aus:


Wie Sie sehen, wird die Arbeit mit der Dokumentation mehrmals von einer Abteilung in eine andere verschoben, es werden mehrere Genehmigungszyklen durchgeführt, der Verantwortungsbereich wird nicht immer formalisiert, und der Versuch, eine IT-Lösung zu implementieren, die alle Prozesse im Zusammenhang mit der Beschaffung in ihrer aktuellen Form integriert, wird zur Hölle. Es wäre viel einfacher, ein Schema zu erstellen, bei dem mehrere Übertragungen von Dokumenten untereinander und viele Genehmigungen nicht erforderlich sind - so dass das IT-Tool selbst alle Prozesse reguliert und dazu beiträgt, Einkäufe effizienter zu tätigen.


Das gleiche Problem tritt für russische Unternehmen bei der Interaktion mit Gegenparteien auf. Zu diesem Zweck entwickeln sie in der Regel verschiedene Lösungen für die Organisation der Interaktion mit Lieferanten und unterstützen diese über viele Jahre hinweg: Integration in elektronische Plattformen, Entwicklung von Lieferantenportalen, Verbindung zu Marktplatzierungen, Interaktion mit Betreibern des elektronischen Informationsaustauschs usw. Die Verwendung des SAP Ariba Network eliminiert stattdessen Vermittler, reduziert die Kosten für die Integration und Wartung komplexer Interaktionsprozesse mit Lieferanten und bildet einen einzigen Informationsraum für die Interaktion aller internen und externen Prozessbeteiligten.

Soll ich das Rad neu erfinden?

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SAP Ariba enthält Vorlagen, die andere Unternehmen bereits verwendet haben. Das System wird ständig mit neuen Beschaffungsansätzen für Unternehmen verschiedener Größen und Branchen erweitert, die von den Teilnehmern als Geschäftsregeln gespeichert werden. Mit anderen Worten, mit SAP Ariba können Sie Einkäufe gemäß den geltenden Vorschriften tätigen, jedoch die positiven Erfahrungen bei der Beschaffung durch andere Organisationen berücksichtigen und die Ausschreibungs- und Abrechnungsprozesse automatisieren. Als Beispiel für bereits etablierte Beschaffungspraktiken ist das Folgende eine typische Unternehmensstruktur mit einem zentralisierten Beschaffungsmanagementsystem, das auf Ariba basiert.


Das Plus ist, dass hier nichts integriert werden muss - alle Schnittstellen sind bereits implementiert und die Koordinierungsprozesse werden im System unterstützt. Beispielsweise stieß eine ziemlich große Finanzgruppe auf Probleme bei der Auftragsvergabe. In der Vergangenheit hat die Organisation die Praxis verschiedener Ansätze für die Arbeit mit Verträgen entwickelt. Infolgedessen erreichte ihre Anzahl 240 Typen, und der Zyklus des Abschlusses jeder neuen Vereinbarung begann mehrere Monate. Darüber hinaus hat das Unternehmen derzeit mehr als 6.000 Kunden und über 25.000 aktive Verträge, die verwaltet werden müssen.

Basierend auf SAP Ariba konnten wir schrittweise auf Standardverträge umsteigen, eine einzige Registrierung erstellen und alle Vertragsdaten darauf übertragen. Tatsächlich wurde zur Lösung des Problems nur ein Lösungsmodul verwendet - SAP Ariba Contract Management. Zusammen mit der Bildung von Musterverträgen und der Datenmigration dauerte die Implementierung nur 5 Monate. Und nach einem Jahr wurden 55% der Verträge im Unternehmen zum Standard, 6 universelle Koordinierungssysteme wurden für sie erstellt und die Zeit für den Abschluss von Verträgen wurde um durchschnittlich 32% verkürzt.


Ein weiteres anschauliches Beispiel ist ein großes Transportunternehmen mit mehr als 6.000 Mitarbeitern, einschließlich regionaler Abteilungen. Als die Organisation wuchs, führte das Fehlen eines einzigen digitalen Beschaffungsschemas zu einem Anstieg der Kosten für die Bearbeitung von Bestellungen und Konten (etwa 250.000 und 420.000 pro Jahr). Zur Lösung der Aufgaben dieses Kunden wurden bereits vier Komponenten verwendet: Ariba Supplier Management, Ariba P2P mit Integration in das ERP-System, Ariba Sourcing und Ariba Spend Visibility.


Die Implementierung des gesamten Systems dauerte 6 Monate. Während dieser Zeit erhielt das Unternehmen eine schlüsselfertige Lösung für die elektronische Beschaffung und Optimierung der Arbeit mit Auftragnehmern. Insgesamt waren 350 Benutzer an das System angeschlossen, und die Ergebnisse waren wie folgt: Die Kosten gingen im ersten Betriebsjahr um 8,5% zurück, die Anzahl der Lieferanten verringerte sich um 14%, die Beschaffungszeit verringerte sich um 48% und die Effizienz der Mitarbeiter stieg um 40%.

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Wenn wir inhaltlich über die implementierten Module sprechen, lösen sie die folgenden Probleme mit dem Kunden.

• Ariba Supplier Management ermöglicht Ihnen die Verwaltung von Kundenbeziehungen und wurde in 3 Monaten implementiert.
• Ariba P2P, das über das Ariba-Netzwerk eine direkte Interaktion mit Auftragnehmern ermöglicht, wurde in 4,5 Monaten implementiert, einschließlich der Integration in das ERP-System des Kunden.
• Ariba Sourcing ist eine Lösung, die bei der Suche nach neuen Lieferanten hilft. Die Implementierung dauerte 2,5 Monate.
• Das Analysemodul für die Sichtbarkeit der Ausgaben ist zu einem Schlüsselelement bei der Kostensenkung geworden, da Sie alle Ausgaben des Unternehmens im Zusammenhang mit der Interaktion mit verschiedenen Lieferanten verfolgen können. Die Integration in die Infrastruktur des Unternehmens dauerte 3 Monate.

Interessantes Potenzial

Basierend auf den Ergebnissen bereits implementierter und in Umsetzung befindlicher Projekte haben wir eine interessante Funktion von SAP Ariba gefunden. Mit diesem System können Sie Beschaffungsmanagementprozesse schnell optimieren und gleichzeitig eine Reihe zusätzlicher „Goodies“ anbieten, die möglicherweise nicht von Unternehmen implementiert werden, sich jedoch in der Praxis als sehr nützlich erweisen.


Erstens bietet Ariba Zugang zu internationalen Beschaffungsprozessen und ermöglicht es Lieferanten, ihre Dienstleistungen Unternehmen in Regionen anzubieten, an die sie nicht einmal gedacht haben. Russische Unternehmen können wiederum neue, aber gleichzeitig bereits verifizierte Lieferanten finden, beispielsweise in China, und rentablere Verträge abschließen.

Zweitens können Sie mit Ariba die Risiken bewerten, die aufgrund von Problemen mit Lieferanten auftreten können. Ein intelligentes System analysiert Daten aus mehr als hunderttausend Quellen und informiert, dass einer Ihrer Lieferanten auf ein Problem gestoßen ist. Insbesondere können Sie sofort aufhören, bei ihm einzukaufen, damit ein ernstes Problem Ihr Unternehmen nicht beeinträchtigt.

Drittens tragen automatische Vertragsvorbereitungstools dazu bei, die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen in Abhängigkeit von der Region, in der das Unternehmen tätig ist, sowie die Rechnungsstellung gemäß den Vorschriften der örtlichen Steuerbehörden sicherzustellen. Das bereits von den Entwicklern erstellte System von Benachrichtigungen und Erinnerungen informiert über die erforderlichen Maßnahmen aller Teilnehmer an der Koordinierung und der Prüfung, wodurch der Zeitaufwand für bürokratische Verfahren verringert wird.

Das vierte, was wir festgestellt haben, ist der vorgefertigte Prozess eines schrittweisen Übergangs von der Papierdokumentation zu elektronischen Verträgen und dann zur Implementierung der sogenannten „intelligenten Verträge“. Gleichzeitig ist es möglich, mit einer Vielzahl von Anbietern elektronischer Signaturdienste, einschließlich russischer, zusammenzuarbeiten, um die Anforderungen des FSB und anderer Regulierungsbehörden vollständig zu erfüllen.

Das fünfte Plus ist die Möglichkeit, Ariba-Funktionen basierend auf der SAP Cloud Platform zu erweitern. Dank der SAP-Cloud-Plattform kann das System an nahezu alle Besonderheiten angepasst werden, ohne von einem bestimmten Unternehmen abhängig zu werden, das eine Verfeinerung durchführt. Mit dem bereits in die Lösung integrierten geschäftsorientierten Prozessverwaltungssystem können Sie Geschäftsprozesse konfigurieren und implementieren, ohne IT-Abteilungsspezialisten einzubeziehen.

Angesichts der Tatsache, dass SAP Ariba-Lösungen kürzlich auf dem russischen Markt eingeführt wurden, gibt es Bereiche, in denen die Funktionalität von SAP Ariba in russischen Unternehmen möglicherweise eine zusätzliche Anpassung an die Anforderungen von Regulierungsdokumenten erfordert. Das System muss fertiggestellt werden, wenn ein rechtlich bedeutender Dokumentenfluss unter Berücksichtigung der Anforderungen des Bundesgesetzes "Über elektronische digitale Signatur" organisiert und eine Verbindung zum Betreiber elektronischer Dokumente hergestellt wird. Außerdem muss Ariba die Dienste zum Sammeln von Informationen über Lieferanten, die die russische Praxis berücksichtigen (USRLE-Daten, FTS-Informationen, Register skrupelloser Lieferanten usw.), "beschleunigen".

Es stellte sich jedoch heraus, dass das System viele interessante Funktionen aufweist. Wenn ein angesehenes Habr-Publikum herausfinden möchte, wie die Prozesse des Risikomanagements, des Informationstransfers, der Integration und anderer architektonischer Elemente einer weltweit erfolgreichen und für Russland ausreichend neuen Lösung organisiert sind, werden wir im Folgenden darauf eingehen Beiträge.