Was braucht das ganze Team, um zu arbeiten? Wie kann man alle in das Projektmanagementsystem ziehen?

Im letzten Monat habe ich 71 Skype-Schulungsgespräche mit verschiedenen Unternehmen geführt. Die Aufgabe bestand darin, das von uns entwickelte Projektmanagementsystem vorzustellen. Die Anfrage aller, die einem solchen Format zugestimmt haben, ist ungefähr dieselbe: „Wie kann man ein Team in das Projektmanagementsystem und in das Projekt selbst einbeziehen?“. Oder einfach gesagt: „ Wie funktioniert alles? ""

Das erste Skype war lang und nicht sehr produktiv, aber ab dem 15. fühlte ich mich für das Skript und begann, je nach Unternehmen und Situation eine Tabelle mit ausgestellten Angeboten auszufüllen.



Dieser Artikel enthält 10 wichtige Empfehlungen, um ein Team in ein Projekt einzubeziehen. Alle unten aufgeführten Ideen eignen sich für die Arbeit in jedem System. Einige Beispiele finden Sie jedoch in den Schnittstellen unseres YouGile .

Eine wichtige Tatsache ist, dass die Teilnehmer der Unternehmen nach einer Stunde Skype in unserem System 8,5-mal aktiver arbeiteten als der durchschnittliche Benutzer. Und 2,3-mal aktiver im Vergleich zu denen, die Skype zugestimmt, die Veranstaltung aber später abgesagt haben.

Zum allgemeinen Verständnis werde ich einige Unternehmen und ihre Tätigkeitsbereiche nennen, auf deren Grundlage ich eine Liste mit Empfehlungen zusammengestellt habe:

• Videoproduktion. 36 Personen. Schießwerbung und ein kurzer Meter.
• Goldminenanlage . 25 Personen. Sie planen eine Umstrukturierung des Unternehmens.
• Web-Studio / SMM-Agentur . 12 Personen. Implementierung von Kundenprojekten.
• Entwurfs- und Bauorganisation . 15 Personen. Entwicklung von Projekten zum Wiederaufbau von Wohngebäuden.
• Die Erbauer der Bäder. 28 Personen. Realisierung von Objekten.
• Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. 20 Personen. Eine Tochter einer großen Bank, die Projekte zur Prüfung von Abteilungen durchführt.
• Nationale Forschungsuniversität. Support-Abteilung von 10 Personen. Ticketmanagement und Implementierung von Netzwerkmodernisierungsprojekten.
• IT-Entwicklung im Bankensektor. 110-135 Personen. Sie schreiben interne Software.
• Bau, Vermietung und Wartung von Einkaufs- und Unterhaltungskomplexen. Über 100 Leute. Projekte für den Bau von Einrichtungen, Reparaturen, Inkasso.

10 Empfehlungen, um ein Team in ein Projekt einzubeziehen

1. Eine Board-Struktur entwickeln, die der Logik der Geschäftsprozesse entspricht

Dieser Punkt ist der wichtigste und dies ist der erste Grund, warum ein Managementsystem nicht lange im Unternehmen bleibt.

Das Unternehmen hat in der Regel keine vorgeschriebenen Prozesse. Wenn sie nicht vor dem Erscheinen des Steuerungssystems waren, werden sie nicht danach erscheinen. Das Chaos bleibt bestehen. Vor der Implementierung lohnt es sich, sich hinzusetzen und alles aufzuschreiben, was Sie als Algorithmus organisieren möchten. Und dann finden Sie heraus, wie Sie dies in einem System von Boards mit Spalten implementieren können.

Oft sieht die Situation so aus. "Young" PM (Projektmanager) erstellt drei Spalten - "Neu", "In Arbeit", "Fertig" - und teilt dem Team mit: "Erste Schritte". Und ... Der Befehl funktioniert zumindest im System nicht. Der eigentliche Prozess enthält immer viele Details, und selbst die einfachsten Prozesse der drei Spalten sollten Prioritäten haben und die Verantwortlichen.

Hier ist ein weiteres typisches Beispiel dafür, wie man es nicht tut.

Stellen Sie sich die einfache Arbeit eines Büroleiters vor, die übersichtlich in drei Spalten auf einer Tafel organisiert werden kann:

• Der Leiter fügt dem Projekt zwei Personen hinzu - sich selbst und Manager Lena.
• Erstellt drei Spalten - "Neu", "In Arbeit", "Fertig".
• Und er sagt: „Ich werde Aufgaben zu„ Neu “hinzufügen, und Sie müssen sie erledigen. Und ja, wenn Sie selbst sehen, dass Sie etwas brauchen, fügen Sie die Aufgabe hinzu und fahren Sie fort. Das Wichtigste ist, dass unser Büro sehr gut sein sollte und jeder ständig hier sein möchte. Kurz gesagt, Sie müssen zu Hause tun ... ".

Es funktioniert nicht! Dies ist kein Geschäftsprozess!

Eine Woche später wird Lena sagen, dass sie alles getan hat, nur etwas anderes, für das sie keine Zeit hatte, es zu notieren. In zwei Fällen gibt es Aufgaben, die im Allgemeinen vergangen sind. Nach drei Wochen wird alles sicher zu der Tatsache zurückkehren, dass der Generaldirektor. Ich werde regelmäßig nach Lena kommen und sagen, was zu tun ist. Wenn das Unternehmen wächst, wird er versuchen, diese Verantwortung zu „delegieren“ - und jetzt wird der Personalleiter zu Lena gehen und sagen, was zu tun ist.

Um zu arbeiten, benötigen Sie Spezifität, Genauigkeit und Iteration.

Zum Beispiel:

• Jeden Montag bis 11:00 Uhr sollten genau fünf Aufgaben in der Spalte „In Arbeit“ angezeigt werden. Lena selbst muss Aufgaben mit priorisierten Aufgaben aus einer großen Liste möglicher Jobs auswählen. Wenn Sie Zeit haben, können Sie andere Probleme lösen.
• Alle dringenden Aufgaben sollten von denjenigen, die die Aufgabe festlegen, als „dringend“ gekennzeichnet werden.
• Alle Aufgaben, die länger als eine Woche in Arbeit waren, sollten eine Frist haben.
• Jeden Freitag um 17.00 Uhr findet ein Treffen zwischen dem Manager und dem Büroleiter statt, bei dem zwei Fragen besprochen werden: „Was wurde getan?“ und "Was hast du vor?" Basierend auf den Ergebnissen des Planungstreffens wird eine Liste möglicher Arbeiten zusammengestellt und diskutiert und Prioritäten gesetzt.

Dies ist natürlich nur ein mögliches Beispiel, alles hängt von der spezifischen Situation ab, selbst bei einem so einfachen Prozess wie der Arbeit im Büro. Wie immer steckt der Teufel im Detail: „Welche Spezialistin ist Lena? Wie viele Leute sind im Büro? Was machen sie im Büro? Was ist das Kriterium für ein gutes Büro? Wie viele Stockwerke? Wie ist das Klima draußen? " Usw.

Prozesse müssen genau spezifiziert werden. Sie müssen sie auch unbedingt im Steuerungssystem implementieren. Wie dies in komplexen Entwicklungsprozessen zu tun ist, z. B. „Neue Bohrsysteme“, ist ein separates Thema, das den Rahmen des Artikels sprengt. In diesem Schulungshandbuch beschränken wir uns darauf, dass der Übergang von Prozessen zu einem Informationssystem mit der Formulierung von Prozessen beginnt.

Hier ist ein Beispiel für ein Board, auf dem Sie sofort sagen können, dass die Arbeit noch nicht abgeschlossen ist. Die Einzelheiten sind sichtbar, alles ist ordentlich und Sie können den Vorgang verstehen, auch wenn Sie die Tafel zum ersten Mal sehen . Tatsächlich ist dies das Hauptkriterium für ein zufriedenstellendes Board - eine neue Person muss schnell verstehen, woran sie im Projekt arbeitet und wie hier alles organisiert ist.



Wenn ein Prozess gut durchdacht ist, funktioniert in der Regel alles und alles ist in Ordnung, wenn das Team einbezogen wird. Dies tritt in ungefähr 10% der Organisationen auf. Es wäre möglich, an diesem Punkt fertig zu werden, aber es gibt immer noch Fragen zur Effektivität des Teams und es kommt vor, dass Unternehmen zu weit gehen, zu viel phantasieren und versuchen zu erkennen, was nicht ist.

2. Komplizieren Sie nicht. Einfache Regeln für alle Mitarbeiter

Sie müssen nicht sofort hinzufügen, was nicht im eigentlichen Prozess enthalten war. Ein gutes Beispiel für einen Selbstbehalt kann die Frist sein. In der Praxis erscheinen sehr oft mit dem Aufkommen eines Managementsystems in einem Unternehmen Fristen für alle Aufgaben, obwohl sie vorher nicht vorhanden waren. Sie mögen denken, dass es die Fristen sind, die eine gute Unternehmensführung auszeichnen, aber dies ist bei weitem nicht immer der Fall. Es ist besser, genau den Prozess zu wiederholen, der im Unternehmen war. Und wenn es keine Fristen gäbe, sollten Sie nicht einfach damit beginnen, dass das Steuerungssystem eine solche Option hat.

Die Frist ist die beliebteste und umstrittenste Art, Zeit zu verwalten. Wenn auch nur, weil sie mit der Arbeit beginnen, wenn sie bereits eingeschaltet ist oder etwas später. In mehr als der Hälfte der Fälle, in denen der Prozess besprochen wurde, stellte sich heraus, dass die Frist einfach so hinzugefügt wurde, ohne wirklich strenge Fristen in den Prozessen zu haben. Eine solche Überlastung mit neuen und nicht immer angenehmen Formalitäten verringert die Wahrscheinlichkeit eines erfolgreichen Teamrückzugs erheblich.

Alle Regeln jedes Mitarbeiters sollten einfach sein. Es ist großartig, wenn für jede Aufgabe die Aufgabe formalisiert werden kann und immer eine Spalte mit Aufgaben gelöscht werden muss.

Beispiele für einfache Arbeitsregeln, die irgendwann unausgesprochen werden:

• Der Mitarbeiter ist dafür verantwortlich, dass die Spalte so schnell wie möglich leer ist.
• Der Mitarbeiter ist für den Übergang aller Aufgaben mit der Priorität „Wichtig!“ Verantwortlich. in der letzten Spalte bis zum Ende der Woche.
• Bei allen Aufgaben wurde der Kommentar „Alles verstanden“ eingefügt (z. B. auf dem Trainingsboard).
• Der Mitarbeiter ist verantwortlich für die maximale Anzahl von Tickets aus der ersten Spalte.
• Der Mitarbeiter ist dafür verantwortlich, die Spalte mit Karten mit genau beschriebenen Problemen in der Einrichtung auszufüllen. Und bis Ende der Woche ist er dafür verantwortlich, dass es keine weiteren Probleme gibt.
• Der Mitarbeiter ist dafür verantwortlich, das Foto am Tag der Fertigstellung der Arbeit anzubringen.

Natürlich können dies nicht alle Mitarbeiter. Nun, wenn es mit 30% des Teams geklappt hat und im Laufe der Zeit wurden es offensichtliche Regeln.

Und im Gegensatz dazu einige Beispiele für Regeln, die nicht funktionieren:

• Der Mitarbeiter ist für die Aufrechterhaltung des Vorstands verantwortlich.
• Der Mitarbeiter ist für die rechtzeitige Erledigung der Aufgaben verantwortlich.
• Der Mitarbeiter ist für die Qualität des Schreibens von Beschreibungstexten verantwortlich
• Der Mitarbeiter ist dafür verantwortlich, dies im System zu verkaufen und zu reparieren

3. Weisen Sie einen Prozessmanager zu. Wichtig - sie sollten kein Anführer sein!

Unmittelbar nach der Verschreibung einfacher Regeln wird jemand benötigt, um dies zu überwachen. Übrigens, die Notwendigkeit, jemanden dieser Rolle zuzuweisen, erfordert garantiert, dass die Regeln einfach und fest sind.

Selbst wenn das Team mehr als 5 Personen hat, ist die Ernennung einer Person, die gleichzeitig das Projektmanagement im System überwacht, bereits gerechtfertigt und verbringt nicht mehr als 30 Minuten pro Tag damit. Und vor allem sollte es kein Leiter oder Projektmanager sein! Wenn der Leiter die Zuweisung von Prioritäten, Fristen, das rechtzeitige Aufräumen im Vorstand und andere Formalitäten überwacht, verliert er schnell die Gelegenheit, die Qualität der geleisteten Arbeit zu besprechen. Wenn dies beispielsweise in einem kleinen Webstudio von einem jungen Buchhalter durchgeführt wird, ist alles ordentlich und der Prozess der Erörterung von Aufgaben wird nicht wesentlich darunter leiden.

Ebenso wird empfohlen, dass die Verkaufsabteilung jemanden auswählt, der nett genug ist, um das Ausfüllen von Karten in CRM zu verfolgen. Wenn dies vom Marktführer durchgeführt wird, steht die Diskussion über das Produkt oder die Möglichkeiten, Kunden zu quetschen, im Hintergrund.

Am schwierigsten ist es hier, die richtige Person auszuwählen. In meiner Praxis, nicht zu viel Übung, ist dies die ruhigste und angenehmste Teamperson, mit der die unterschiedlichsten Leute zum Abendessen gehen. Jede Aufforderung, etwas an der Tafel oder in der Beschreibung der Aufgabe zu tun, wird von einer so neutralen Person wie möglich oder mit kleinen positiven Emotionen ausgesprochen und verursacht niemals Widerstand.

4. Führen Sie die iterative Planung ein

Es gibt nichts Neues für diejenigen, die mit Scrum, Kanban und anderen agilen Ansätzen vertraut sind. Laut einer Umfrage von VersionOne wird in 90% der Teams iterative Planung verwendet. Einschließlich derer, die nicht der Meinung sind, dass sie mit einem flexiblen Ansatz arbeiten.



Wenn Sie unabhängig von den Umständen alle zwei Wochen eine einfache Überprüfung aller Aufgaben und Aktualisierungen der Prioritäten durchführen, reicht dies aus, um zu sagen, dass das Team einen iterativen Ansatz verfolgt.

Der Hauptvorteil aus Sicht der Teamrücknahme besteht darin, dass das Bild der gemeinsamen Sache aller Teammitglieder aktualisiert wird und allen klar wird, dass das Projekt am Leben ist und dass Aufgaben erledigt werden müssen. Über "lebendig" - das ist kein Scherz. Einer der Hauptgründe für Untätigkeit in einem großen Team ist die Unsicherheit: „Ist diese Aufgabe noch relevant oder nicht?“ Zum Beispiel hat das Marketing gehört, dass es Probleme mit dem Produkt gibt. Im Inneren entsteht ein vernünftiger Zweifel: "Lohnt es sich, es gewissenhaft auf dem Markt zu bewerben?"

In meiner Praxis, verschiedene Arten von regelmäßigen Hauptversammlungen abzuhalten, trat ein Problem auf. Mit der Zeit gewöhnt sich jeder daran, Besprechungen werden zu einer Formalität, in der echte Aufgaben möglicherweise überhaupt nicht besprochen werden. Alles geht in eine Gruppenbestätigung der Absicht, irgendwie zu arbeiten. Jeder berichtet und versucht, so dass es nicht sehr viele Fragen und Diskussionen gibt.

Es gibt einen Arbeitstrick - einen zufälligen Moderator. Jedes Mal wird eine zufällige Person aus dem Team durch die Auslosung ernannt und stellt die Fragen: "Was wurde getan?" und "Was ist geplant?". Und dann versucht er, eine Diskussion der Details für jeden Bereich der Teamaktivitäten zu arrangieren. Bei einem ständigen Rollenwechsel ist es unmöglich, sich an eine formale Beziehung zu gewöhnen und diese aufzubauen. Alle Treffen werden unterschiedlich und sogar emotional sein. Das Coolste ist, wenn der Moderator „dumm“ ist , aber unter Verwendung seiner vorübergehenden Position Fragen stellt. Dann müssen Sie sehr klar verstehen, was und warum Sie tun werden.

5. Fügen Sie alle zu den Beobachtern anderer hinzu

Geben Sie die Gelegenheit, die Entwicklungsabteilung für die Bewegung von Aufgaben in der Marketingabteilung oder einen Vorarbeiter zu beobachten, um die Ingenieure bei der Erstellung des Modells des neuen Gebäudes zu beobachten. Natürlich darf der Zugang nur zum Lesen gewährt werden, ohne dass die Möglichkeit besteht, etwas zu verderben.

Der Lesezugriff wird von Zeit zu Zeit verwendet. Jemand öfter, jemand seltener, aber in der Firma werden solche Gespräche auftauchen: "Ich habe gesehen, dass Sie dort ein neues Layout veröffentlicht haben ..." oder "Ich habe gelesen, das Problem wurde dort behoben ...". Wann immer jemand dies sagte, kann davon ausgegangen werden, dass mehrere Stunden der Erklärung des Teams, wer was getan hat, gespeichert wurden.

Wenn im Unternehmen Transparenz geschaffen wird, ergeben sich zusätzlich viele weitere Vorteile: Wettbewerbseffekt, Motivation zur genauen Aufgabenerfüllung und auch die Einführung neuer Mitarbeiter werden erleichtert. Es ist zwar nicht so einfach, Transparenz zu implementieren, insbesondere in einem großen Unternehmen. Viele werden dies zunächst aus verschiedenen Gründen nicht mögen. Es lohnt sich, mit dem Team ein vorübergehendes Experiment zu vereinbaren, und nach einem Monat wird alles Wurzeln schlagen.

6. Eingriffsparameter beachten

Sie sagen, es ist sehr schwierig, Gewicht zu verlieren / ohne Gewichte fett zu werden. Ich habe Glück, dass sich mein Gewicht seit 15 Jahren nicht geändert hat. Wenn Sie auch Glück haben und Ihr Team seit vielen Jahren kontinuierlich arbeitet, können Sie mit dem nächsten Absatz oder dem nächsten Artikel fortfahren. In anderen Fällen lohnt es sich, eine Richtlinie für die Gesamtbeteiligung des Teams am Projekt zu finden. Im Idealfall müssen Sie jedoch in der Lage sein, jedem Mitarbeiter den Grad seiner Aktivität im System zu betrachten, der letztendlich mit seinem Interesse zusammenhängt.

YouGile verfügt hierfür beispielsweise über ein separates Tool - die Möglichkeit, die Aktivität einer Aktion für eine beliebige Benutzergruppe für einen beliebigen Zeitraum anzuzeigen. Das Ergebnis kann entweder in Form einer Tabelle oder in Form eines Diagramms angezeigt werden.

So sieht die Aktivität für die Aktionen unseres Remote-Entwicklungsteams in den letzten 2 Wochen aus:



Es fällt auf, dass Kommunikation viel mehr ist als andere Aktionen.

Wenn ein Team gerade mit der Arbeit in einem Projekt beginnt, sieht der Zeitplan folgendermaßen aus:



Vor allem neue Aufgaben. Nach einer Weile sollte sich das Bild ändern.

Ein weiteres Beispiel für die Überwachungstätigkeit in der Konstruktionsabteilung. Board of Layout-Dateien, in denen die Aktivität der Bereitstellung von Layouts sichtbar ist:



Natürlich kann man die Effizienz bei der Anzahl der hochgeladenen Dateien sowie die Entwicklung in Zeilen geschriebenen Codes nicht berücksichtigen. Aber wenn seit einer Woche nichts überflutet wurde, gibt es einige Schwierigkeiten. Wenn das Projekt mehrere Tage lang den Zeitplan mit der Kommunikation stark verfehlt hat, gibt es höchstwahrscheinlich keine dringenden Aufgaben oder jemanden im Urlaub.

7. Legen Sie die gesamte Desktop-Version mit Autorun ab

Dies ist die einfachste Methode, um sofortige Ergebnisse zu erzielen. Die Aktivität des Projektmanagement-Tools wird sofort verdoppelt. Wenn Sie die Desktop-Anwendung des Managementsystems für alle Benutzer bereitstellen, werden sofort doppelt so viele Aufgaben erstellt, Kommentare hinterlassen und nur Informationsansichten angezeigt.

Teambeteiligung ist ein krampfhafter Prozess. Am Anfang gibt es eine Barriere und es ist notwendig zu arbeiten, damit sich das Team für das allgemeine Bild im Unternehmen interessiert, Fragen zu kleinen Details stellt. Aber irgendwann gibt es einen scharfen Sprung und der Prozess geht ohne zusätzlichen Aufwand. Darüber hinaus beginnt das Team, das, was zuvor implementiert werden musste, mit Mühe zu schützen und zu unterstützen.

Wenn Sie der Meinung sind, dass die Implementierung von Prozessen die Überwindung der Barriere in der Anfangsphase erfordert, sollte eine so einfache Idee, wie eine Desktop-Version erstellt werden soll, gut funktionieren. Jeder Teilnehmer am Morgen sieht das aktuelle Board mit Aufgaben und zeigt neue Änderungen in den Karten an, die er abonniert hat. Eine Gewohnheit wird sich schneller bilden.

8. Stellen Sie viele Fragen

Stellen Sie im nächsten Monat hundert Fragen in den Aufgabenkarten. Das Team wird garantiert mitmachen. Sagen Sie mir, unabhängig von der Rolle im Team, wie viele Aussagen in Ihrem Unternehmen Sie sagen und wie viele Fragen stellen? Wenn der größte Teil der Kommunikation über das Steuerungssystem erfolgt, können die Diskussionen verfolgt und analysiert werden.

Einige Beispiele für Kommentare zu Aufgaben, die sich jeweils unterschiedlich auf die Beteiligung eines Mitarbeiters an einem Projekt auswirken:

- "Lena, das Layout ist schlecht gemacht, ohne Seele, mach es noch einmal."
"Lena, wie viel kannst du schlagen?" Alles wiederholen! "
"Lena, vielleicht sollte das Layout überarbeitet werden?" Ist dies eine Option, die anscheinend nicht funktioniert? “
"Lena, wie gefällt dir das Ergebnis?" Soll ich es wiederholen? "
"Wie gefällt dir das Ergebnis?" Werden wir es dem Kunden geben? "
„Ich kann nicht verstehen, warum ich es nicht mag. Kann etwas verbessert werden? "
"Wenn Sie noch zwei Stunden verbringen, wird es besser?"

Auch wenn Sie morgen speziell zu einer menschlichen Frage werden, wird sich das Management im Unternehmen erhöhen. Die ersten, die geschlossen werden, sind Unternehmen, in denen zu viele Aufgaben gestellt werden , und Unternehmen, in denen viele Fragen gestellt werden, fühlen sich am besten.

9. Hervorheben von Ergebnissen und Lob im System

Es gibt ein gutes Sprichwort: "Negativ - mündlich, positiv - schriftlich, negativ - persönlich, positiv - öffentlich."

Dies gilt insbesondere für die Durchführung von Projekten in einem Managementsystem, in dem Sie kommunizieren können. Wenn Sie zu jeder abgeschlossenen Aufgabe einen einfachen positiven Kommentar abgeben, werden alle Aufgaben in diesem System so schnell wie möglich geschlossen.

Eine gängige Praxis besteht darin, mit dem Prozess eine „Check“ -Spalte auf der Tafel zu erstellen. Das ist nur so eine Kolumne sieht nicht sehr gut aus für jemanden, der seine Aufgaben dorthin verschiebt. , : “, , “”, “, ”.

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