Briefing als Investition. Intranet-Bereitstellung korrekt

Im letzten Monat haben wir über die Beziehung zwischen dem Kunden und dem Auftragnehmer gesprochen. Wir setzen unsere Diskussion über das Briefing, seine Komponenten und die Verantwortlichkeiten der Partner fort.

Die Implementierung des Portals ist ein individueller Prozess, es gibt keinen Fragebogen für alle Gelegenheiten. Basierend auf N Antworten auf bestimmte Fragen ist es unmöglich, die Schmerzen, Bedürfnisse und Bedürfnisse des Kunden zu verstehen. Es gibt nur Erfahrung, Anhäufung von Wissen und die Fähigkeit, in das Geschäft des Kunden einzutauchen. Im Folgenden teilen Maxim Schennikov, kaufmännischer Leiter unserer interaktiven Agentur, und Pavel Meldazis, ein führender Spezialist in der Abteilung für Unternehmenslösungen, der sich auf 15 Jahre Erfahrung stützt, persönliche Beobachtungen, Rückmeldungen und Fallstricke.

Es sollte klargestellt werden, dass die wichtigsten Aspekte und Grundsätze des Briefings nichts mit der Implementierungsplattform zu tun haben.

Prozesse. Warum ist das alles?

Grundlegende Prozesse finden in allen Unternehmen statt: Zeiterfassung, Newsfeed, Telefonverzeichnis, Mitarbeiter, Informationen zum Unternehmen, Dokumente, Zeitplan für Abwesenheiten usw. Dieses Toolkit des Unternehmensportals funktioniert und selbst die Hilfe des Auftragnehmers wird in seiner Konfiguration möglicherweise nicht benötigt. Es muss jedoch beachtet werden, dass die Funktionen des Portals eine Folge der Ziele und Vorgaben der Implementierung sind. Auf die eine oder andere Weise haben wir im ersten Artikel über Ziele gesprochen - Sie müssen verstehen, wie ausgereift der Kunde für die Implementierung ist. Wenn es nicht ausgereift ist, hören wir in der Regel: „Oh, ich will das gleiche Werkzeug!“. Und zu den Fragen: „Warum? Wie wird dies die Arbeit erleichtern? Gibt es einen Bedarf? " - Die Antwort ist schwer zu bekommen.

Ein „reifer“ Kunde liest etwas, weiß etwas über Funktionen, Plattformen und stellt spezifische Fragen und manchmal sogar formalisierte Aufgaben: Wir möchten die 360-Grad-Bewertung automatisieren, hier sind die Vorschriften, hier ist die Umfragestruktur. Dies ist eine große Seltenheit und ein Plus für den Implementierer.

Eine separate Geschichte sind einzelne Prozesse ohne eine formalisierte Darstellung des Problems. Unsere Partner, der Far East Development Fund, haben sich die Aufgabe gestellt, einen umfassenden Antragsüberprüfungsprozess zu automatisieren. Es ist notwendig, den Weg zum IT-System von der Einreichung zur Unterstützung eines Live-Projekts zu verschieben. Sie haben zwei Möglichkeiten: eine lange, lange Einweisung jedes Teilnehmers in den Prozess oder die Anforderung von Vorschriften. Der erste ist für beide Seiten mühsam. Der zweite kann nur in einem Unternehmen dieser Ebene sein. Schließlich sind die Mitarbeiter irgendwie geschult, nach bestimmten Parametern steuern sie den Prozess der Projektdurchführung.

Im Fall des WRRL war dies eine spezielle Richtlinie, die den Weg des Projekts im Fonds widerspiegelt. Wir haben es detailliert analysiert, Referenzpunkte identifiziert, Fragen zur Klärung gestellt und mehrere Treffen mit den Verantwortlichen für verschiedene Prozesse abgehalten. Als Ergebnis haben wir eine Lösung für das Projekt gefunden.

Was besprechen wir mit dem Kunden?

1. Prozesse. Welche spezifischen Aufgaben sollte das Portal lösen? Dies ist ein entscheidender Schritt im Briefing, auf dem ein weiteres Eintauchen in das Geschäft des Kunden aufgebaut ist. Der Wunsch, diese Prozesse bequemer und einfacher zu gestalten, ist der Grund für die Kontaktaufnahme mit der Agentur.
2. Vorschriften. Wie Prozesse hier und jetzt vor der Implementierung funktionieren. Unterwegs fordern wir die Unternehmensregister, Chartas und Beschreibungen dessen an, was automatisiert werden muss.
3. Enttäuschungen. Was in aktuellen Prozessen nicht passt. Wir bestimmen die Meilensteine ​​der Ziel- (gewünschten) Geschäftsprozesse und deren Unterschied zu den aktuellen.

Funktionsmodule Wie soll alles funktionieren?

Jeder Geschäftsprozess bildet die Grundlage für ein separates Funktionsmodul, das der Entwickler erstellen muss.

In diesem Fragenblock hilft der Auftragnehmer dem Kunden, detailliert und detailliert zu verstehen, wie der Zielgeschäftsprozess im Portal aussehen sollte - welche Funktion und wie er ausgeführt wird.

Leider oder freudig finden nicht alle Prozesse, die live ablaufen, auch in der IT statt. Die Ehrentafel in jeglicher Form - Fotos am Eingang, monatliches Mailing - ist einfach an die IT zu übertragen, das Modul hat die gleiche Form.

Elektronischer Workflow und Papier - die Prinzipien scheinen gleich zu sein, aber in der Praxis sind sie unterschiedlich. Wir waren mit der Tatsache konfrontiert, dass der Kunde sich einen bestimmten Teil des Prozesses vorstellt und ihn nicht vollständig betrachtet. Zum Beispiel das Genehmigungsverfahren für die Vereinbarung.

Dieser Prozess ist anfangs für alle sehr unterschiedlich. Die Zulassungskette im luftleeren Raum: Die Vereinbarung muss mit Ökonomen und Anwälten getroffen werden, um den Leiter zu schicken, für den er ein Visum beantragt.

Verträge werden jedoch nicht im luftleeren Raum geschlossen, und es treten Schwierigkeiten auf:

1. Jemand hat kein Visum beantragt. Wann kommt der Vertrag zurück? Zuerst oder bleibt es aktuell?
2. Wie ist die Interaktion mit der Person, mit der der Vertrag geschlossen wird? Wer kommuniziert mit ihm? Es muss eine Registrierung vorhanden sein.
3. Benachrichtigungen werden persönlich gesendet oder erfolgt dies automatisch?
4. Eine interne Diskussion ist erforderlich. Gibt es Grenzen (vorübergehend, Ausschreibung, Beschaffung)?
5. Ist eine Dokumentversionierung erforderlich?
6. Ist Versöhnung parallel?
7. Ist es möglich zu delegieren, an was ein Mitarbeiter bereits delegiert wurde? Ist dies ein automatischer Prozess oder sollte ein Mitarbeiter mit einer Temperatur von 40 in das Portal gehen und das Kontrollkästchen aktivieren, was die Aufgabe überträgt? Oder liegt es in der Verantwortung des Administrators?

Um alle Nuancen zu klären, ist es notwendig, die vorgeschriebenen Vorschriften und tatsächlichen Praktiken zu studieren.

In vielen solchen Prozessen gibt es viele Tricks, die den Kunden in einen Stupor versetzen. Die Agentur hat die Aufgabe, sofort Punktfragen zu stellen und über mögliche Schwierigkeiten zu sprechen.

Natürlich kann der Auftragnehmer trotz einer Million Projekte nicht die verschiedenen Variationen derselben Prozesse kennen, ganz zu schweigen von der kundenspezifischen Automatisierung. Eine IT-Agentur ist kein Guru für Metallurgie, Bauwesen oder Investitionen.

Eine detaillierte vorläufige Analyse der einzelnen, wichtigsten Funktionen hilft zu verstehen, ob Sie dieselbe Sprache sprechen und wie sehr der Kunde an dem Projekt interessiert ist, ob er bereit ist, in die Entwicklung einzutauchen, sie anzufeuern und das Projekt im Unternehmen bekannt zu machen. Wir haben in einem früheren Artikel über diese Aspekte gesprochen.
Pavel Meldazis, führender Spezialist, Abteilung für Unternehmenslösungen

Worüber diskutieren wir in einem Gespräch über Funktionen?

1. Eigentlich Funktionsmodule. Welche Tools sollten das Problem lösen? Die Menge und Komplexität der Funktionsmodule wirkt sich direkt auf die Kosten, die Dauer und die Komplexität der Entwicklung aus.
2. Fallstricke. Wir zeigen Optionen zur Lösung von Problemen auf und erläutern die potenzielle Komplexität verschiedener Optionen für die Implementierung von Funktionen, sofern dies vorhersehbar ist. Unkompliziert aussehende Abschnitte und Implementierungen können einfach so zur Komposition hinzugefügt werden, ohne die richtige Aufmerksamkeit. Die Aufgabe der Agentur besteht nicht darin, zu unterrichten, sondern auf Engpässe zu achten.
3. Und wieder die Materialien. Wir finden die vorhandenen (und einzigen!) Beschreibungen von Prozessen, Anweisungen und Materialien, die helfen, die imaginäre oder offensichtliche Komplexität der Automatisierung zu verstehen.

Zugangsrechte. Ist alles Standard?

HR fragt während des Briefings: "Und wie erscheinen Leute auf dem Portal?" Dies ist eines der absolut banalen, aber häufigen und wichtigen Themen.

In den meisten Projekten wird das Problem durch die Integration in den AD-Client gelöst.

Es scheint ein Standardverfahren zu sein. Es gibt ein Standard-Gateway. Wie üblich treten jedoch Schwierigkeiten im Umsetzungsprozess auf. Die offensichtliche Leichtigkeit der Integration ist für den Kunden verwirrend. Es ist wichtig zu klären, wo Schwierigkeiten auftreten können und wie sie vermieden werden können. Zum Beispiel:

1. Zugriffsrechte stehen in direktem Zusammenhang mit der Hierarchie. In AD ist es nicht immer richtig - es gibt keine zwei Untergebenen. Manchmal wird die Struktur von 1C: ZUP entladen. Aus der im Wesentlichen kleinen Aufgabe, Zugriffe auf das Portal einzurichten, ergeben sich zwei Integrationen: Anmeldeinformationen von AD, Struktur von 1C: ZUP.
2. Geschlossene Daten. AD speichert vollständige Mitarbeiterinformationen. Nach den Sicherheitsregeln können Sie keine Informationen im Internet öffnen. Manchmal müssen Sie zum Büro des Kunden kommen, sich in das lokale Netzwerk setzen und die Struktur bearbeiten.
3. Regulierung der Zugangsrechte. Innerhalb des Portals wird einem Benutzer einer bestimmten Ebene eine Liste der verfügbaren Funktionen und Dokumente zugewiesen. Die Rollenmatrix entsteht in einer großen Debatte. Es gibt Situationen, in denen auf einen Mitarbeiter nicht zugegriffen werden kann, er jedoch zu einem bestimmten Zeitpunkt in einer kleinen Rolle an diesem Block beteiligt ist und nur einen Teil sehen sollte. Das Einrichten von Zugriffen ist nicht trivial.

Ein Auszug aus der Rollenmatrix für eines unserer Projekte .

Was diskutieren wir noch?

1. Ein Pool von Benutzergruppen, in denen die entsprechenden Zugriffe aufgelistet sind. Welche hinzufügen, umbenennen, wo die Rechte zu ändern.
2. Systeme, die Mitarbeiterkonten ansammeln. Wo die Hierarchie besser dargestellt wird und wo die persönlichen Daten sind, mit denen eine Integration durchgeführt werden muss.
3. Die Reihenfolge in der AD-Struktur. Für die Bedürfnisse des Unternehmens werden technische Benutzer erstellt: ein Drucker, eine bedingte Sekretärin. Sie sollten nicht auf dem Portal sein. Die Struktur muss also begradigt werden. Wer wird das tun? Kunden, zum Beispiel Hände oder Auftragnehmercode.
4. Datenübertragung. Ob der Kunde bereit ist, persönliche Informationen über sichere Web-Feeds zu übertragen.

IT-Umgebung. Was kann man sonst noch integrieren?

In Bezug auf die Zugriffsrechte haben wir das Problem der Einführung des Portals in die allgemeine IT-Infrastruktur des Unternehmens angesprochen. Die Infrastruktur ist jedoch nicht nur AD, sondern kann auch SAP, verschiedene Konfigurationen von 1C, LMS, Taschenrechner für Waren / Dienstleistungen, selbstgeschriebene Systeme usw. sein. Die Integration mit jedem von ihnen ist ein separates Gesprächsthema während eines Briefings mit spezialisierten Spezialisten auf Kundenseite.

Was finden wir heraus?

1. Verfügbarkeit von Systemen, die von der Implementierung des Portals betroffen sein können. Dies können Systeme sein, die einen Teil ihrer Funktionen übertragen. Beispielsweise werden die Betriebssystemleiter für den Zugriff auf lokale Datenträger in einen Datenträgerspeicher mit der Möglichkeit umgewandelt, Links an Kollegen und Partner zu senden, deren Dauer begrenzt und die durch ein Kennwort geschützt sind.
2. Gibt es etwas, das nicht zu aktuellen Systemen passt? Was möchten Sie auf die Schultern des Portals verschieben? Zum Beispiel wird ein Forum über eine veraltete Engine (ja, sie leben noch) in „Arbeitsgruppen“ verschoben.
3. Abgesehen davon ist die Fähigkeit, sich in die Telefonie zu integrieren. Hier müssen Sie über verschiedene Nutzungsszenarien sprechen, die von CRM über interne Kommunikation bis hin zum Ersetzen der aktuellen Telefonanlage reichen.
4. Bereitstellung des Zugriffs auf integrierte Systeme. Der Kunde ist bereit, sie bereitzustellen, oder seine Spezialisten organisieren das Entladen der erforderlichen Parameter, um Daten von den Systemen des Kunden zu erhalten.
5. Verfügt der Kunde über Spezialisten, die bereit sind, Arbeiten an den an der Integration beteiligten Systemen durchzuführen oder zumindest über den aktuellen Betrieb dieser Systeme zu beraten?
6. Sollte sich das Portal innerhalb des lokalen Netzwerks befinden oder kann der Zugriff außerhalb erfolgen (um Aufgaben, Gruppen, eine mobile Anwendung usw. zu verwenden)? Was sind die Einschränkungen seitens der Abteilung für Informationssicherheit?
7. Sind Client-Spezialisten bereit, die Serverinfrastruktur gemäß den Anforderungen des Entwicklers zu organisieren? Können sie bei Bedarf eine DMZ organisieren?

Ein kleiner Teil der IT-Infrastruktur des persönlichen Kontos einer juristischen Person eines unserer Kunden, der alle Elemente der Synchronisation für den korrekten Betrieb mit externen Systemen anzeigt.

Schauen wir uns als Beispiel die Engpässe der häufigsten und „einfachsten“ Integrationen an.

Synchronisation mit MS Exchange

Es gibt Outlook - Mail, freigegebene Kalender, Kontakte, einen Besprechungsplaner, ein praktisches unverzichtbares Werkzeug in großen Unternehmen. Exchange - ein Server, auf dem Mitarbeiterkonten und entsprechend alle Daten aus Outlook gespeichert werden.

Es ist eine schlechte Idee, Mitarbeiter aus Outlook in persönliche Kalender und E-Mails auf dem Portal zu verpflanzen.

Das erste Argument. Outlook ist bekannt. Das Programm schließt alle Aufgaben und doppelte Funktionen im Portal - zusätzliche Zeit, Mühe und Geld.

Das zweite Argument. Die Möglichkeit einer schmerzlosen und erfolgreichen Synchronisierung mit dem Exchange-Server ist eine Frage seiner Version. Die Integration mit den Versionen 13 und 16 wird grundsätzlich nicht unterstützt. Wir sagen offen, dass dieses Tool auf dem Portal nicht funktioniert, es gibt keinen klaren, gut etablierten Synchronisationsplan.

Was besprechen wir?

1. Exchange-Version. Ist es überhaupt möglich zu integrieren?
2. Rationalität der Synchronisation. Durch die Synchronisierung mit persönlichen Kalendern von Mitarbeitern aus Exchange wird das Portal zu einem globalen Aggregator von Arbeitstools. Diese Integration ist jedoch häufig aufgrund ihrer Komplexität und Unrentabilität für den Kunden nicht gerechtfertigt.
3. Schlagen Sie eine Alternative vor. Einige Outlook-Aufgaben schließen Standardfunktionen - das Bitrix-Verhandlungsreservierungsmodul, die Korrespondenz innerhalb der Arbeitsgruppe, eine bestimmte Aufgabe, wie ein Analogon der überlasteten E-Mail-Kommunikation.

Integration mit 1C

1C ist ein flexibles und personalisiertes Tool, das sich an die Bedürfnisse des Unternehmens anpasst. Es ist unmöglich, die gleichen abgestimmten Programme zu erfüllen, niemand verwendet die Standardkonfiguration.

Die Situation ergibt sich: Für die Integration von 1C in das Unternehmensportal existiert ein Standardmodul, aber 1C ist kein Standardmodul mehr und das Modul funktioniert nicht. Integration ist noch möglich, wird aber immer schwieriger.

Die Beschränkung des 1C-Dienstes ist ebenfalls verwirrend. Die Integration erfolgt sowohl auf der Portalseite als auch auf der 1C-Seite. Für das ordnungsgemäße Funktionieren von 1C ist in der Regel ein Drittunternehmen, ein interner Mitarbeiter oder ein ausgelagerter Mitarbeiter verantwortlich. Es ist immer Zugang zu kommerziellen Informationen. Änderungen in 1C werden mit einer Hand durchgeführt. Für eine IT-Agentur ist dies ein seltsamer Garten und es ist falsch, dorthin zu klettern, selbst wenn die Agentur im Bundesstaat ausgezeichnete Odnosniks hat.

Daher sollte die Arbeit auf der 1C-Seite vom Kunden selbst ausgeführt werden, was einen zusätzlichen Interaktionsschritt hinzufügt, den Prozess verkompliziert und die Integrationszeit verlängert.

Und hier sollte der Kunde überlegen, ob es notwendig ist oder nicht. Wird es eine bedeutungslose Vervielfältigung des Systems geben? Oft ist eine Integration erforderlich, um Konten, Verträge und Berichte zu koordinieren. Wenn die mit der sofortigen Interaktion mit 1C verbundenen Prozesse nicht im Portal enthalten sind, sollten Sie Entitäten nicht ohne Notwendigkeit multiplizieren.

Wenn wir auf der Basis von 1C-Biriks arbeiten, kann der Kunde Einwände erheben: „1C und 1C-Bitrix sind ein Bereich des Unternehmens, zwischen ihnen können keine Schwierigkeiten bestehen.“ In der Tat, aus technischer Sicht nichts gemeinsam, gibt es kein Produkt. Dies sind absolut Lösungen von Drittanbietern mit einem anderen Satz von Modulen.

Was besprechen wir?

1. Die Notwendigkeit der Integration. Wenn das Portal ein Instrument zur Koordination, Bestätigung von Konten und Verträgen ist, ist das Integrationsverfahren sinnvoll. Dies ist eine klare Aufgabe für einen Online-Shop, aber umstritten für ein Intranet, das für die Interaktion mit Finanzdaten nicht immer von größter Bedeutung ist.
2. Daten hochladen. Ist der Client bereit, Zugriff auf 1C zu gewähren, oder entlädt er selbst die erforderlichen Felder aus dem Programm?
3. Zusätzliche Entwicklung. Um zu warnen, dass das Standard-Gateway für die Datenübertragung in den meisten Projekten nicht anwendbar ist, muss es angepasst werden.

Schnittstellen Werden wir Schönheit bringen?

Der erste Benutzerkontakt mit dem Portal

Die Hauptseite ist der erste Eindruck, den Benutzer vom Portal erhalten. Wenn sie nicht verstehen, schwierig, unpraktisch, kann die Arbeit an der Implementierung des Portals vergeblich durchgeführt werden.

Ein Unternehmenstool wird nicht fliegen, es wird aufgegeben und nicht verstanden, weil der altmodische Weg verständlicher und schneller ist. Eine benutzerfreundliche Oberfläche ist natürlich nur ein kleiner Teil des Implementierungsprozesses in der Unternehmenskultur, hat jedoch eine eigene Rolle.

Die Bildung der Hauptseite ist nicht nur eine Frage der Benutzererfahrung, Benutzerfreundlichkeit und Navigation, sondern auch der Aufgaben von Geschäftskunden:

1. Warum ist ein Block notwendig oder nicht notwendig?
2. Wie tief sollten diese oder andere Instrumente verborgen sein?
3. Welche Benachrichtigungen haben Priorität?

Hier können Sie auf die Bedürfnisse des Kunden aufbauen. Wir brauchen einen Task-Tracker - wir schließen daraus, dass Sie nichts anderes als Nachrichten und ein Telefonverzeichnis benötigen - wir folgen demselben Muster.

Was besprechen wir?

1. Prioritätswerkzeuge. Die Interessengruppen sollten mit der Routinearbeit ihrer Untergebenen vertraut sein, was aufgrund der kompetenten Struktur der Hauptseite einfacher wird.
2. Hypothese. Was sollte zur Benutzergewohnheit werden? Viele Elemente werden ausgeblendet, um die Benutzeroberfläche nicht zu drücken und zu vereinfachen - dies ist normal. Es ist nicht praktikabel, ein Intranet in 1C umzuwandeln, in dem Sie sich verlaufen und nicht verstehen, was zu tun ist. Wenn Sie das Wort verwenden, verstehen Sie sehr gut, dass drei Striche nach links - links und drei nach rechts - rechts ausgerichtet sind. Der Benutzer arbeitet jeden Tag im System und gewöhnt sich schnell an neue Lösungen.

Branding

Arbeiten Sie täglich in einem Raum, der die Corporate Identity des Unternehmens widerspiegelt - unter Wahrung des Unternehmensgeistes, der Unternehmenskultur und ein bisschen Stolz. Kunden und Auftragnehmer sehen Corporate Identity auf unterschiedliche Weise. Faktisch:

1. Das Ändern von Schriftarten, Hintergrund und Hinzufügen eines Logos ist eine einfache Geschichte. Es sind keine zusätzlichen Kosten erforderlich. Grundstufe.
2. Das Verschieben, Entfernen, Hinzufügen von Blöcken, Widgets und das Ändern eines modularen Rasters ist eine andere Geschichte und auch das Design. Fortgeschrittene.

Wir können die Entwurfsvorlage von der Autorisierungsseite bis zur Schaltfläche "OK" beim Erstellen der Aufgabe vollständig ändern. Aber Sie brauchen immer eine Antwort auf die Frage: "Warum?".

Eine der Seiten des Unternehmensportals der First Freight Company. Für das Projekt wurden nicht nur einzelne Schnittstellen geändert, sondern auch ein eigenes Designsystem unterstützt.

Was besprechen wir?

1. Bedeutung und Notwendigkeit. Für die meisten Kunden ist die Neugestaltung eine optionale Aufgabe. Dies wird für sehr große Unternehmen erforderlich, in denen Fragen der Einhaltung der Corporate Identity dargelegt und festgelegt werden.
2. Markenbücher, Richtlinien, Designsysteme. Hat der Kunde wenigstens etwas? Wenn es kein Logo, keinen Slogan, keine Symbolik oder keine Unternehmensfarbe gibt, kehren wir zum ersten Artikel zurück oder empfehlen, sich an eine Marken- oder Marketingagentur zu wenden.
3. Framework für standardmäßige visuelle Änderungen. Legen Sie fest, was in der Basisebene des visuellen Änderungsportals enthalten ist.
4. Feinheiten und Komplexität der tiefgreifenden Neugestaltung.

Ansatz für Zusammenarbeit und Implementierung

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Der von uns skizzierte Briefing-Prozess beseitigt das Risiko von Missverständnissen in den Phasen der direkten Projektumsetzung. Wenn ein Kunde bereits Geld zahlt, sind Meinungsverschiedenheiten für beide Seiten gefährlicher und schmerzhafter. Ein Briefing ist eine ideale Gelegenheit, um miteinander zu arbeiten.

Die Agentur bewertet den Ansatz, das Interesse, die Kompetenz und die Realität der Anfragen des Kunden.

Der Kunde testet den Auftragnehmer, ist er bereit, in seine Geschäftsprozesse einzutauchen, geht er tiefer als die Liste der Funktionen des Unternehmensportals in der Standardkonfiguration.