Wenn die Funktionen des Cloud-Service bereits knapp werden und der Übergang zur Box-Version als nächster logischer Schritt für die Weiterentwicklung des Unternehmensportals und des CRM-Systems angesehen wird, stellt sich für Unternehmen die Frage, wie dies zu tun ist, was sie erwartet und ob nach der Übertragung alles übrig bleibt.
Es scheint, dass alles ganz einfach ist:
- Erweitern Sie den Host mit der Box.
- Wir schreiben technischen Support.
- Wir bestellen ein Backup;
- Wir freuen uns darauf;
- Wir stellen das Backup bereit und genießen die vielfältigen Möglichkeiten der Box-Version.
Die Praxis zeigt jedoch, dass der Übergang von der Cloud zur Box-Version alles andere als trivial ist und einen klaren Aktionsplan, eine Analyse möglicher Risiken und die Bereitschaft erfordert, dass alles schief geht.
Wir wurden von einem großen Entwickler mit einem hoch geladenen CRM-System angesprochen, das auf der Bitrix24-Cloud basiert. Vertriebsleiter aus verschiedenen Unternehmensbereichen arbeiteten aktiv im CRM. Das Portal wurde in die Asterisk IP-Telefonie integriert, um automatisch Leads zu erstellen, Gespräche mit Kunden aufzuzeichnen und Anrufdaten auf einer Kundenkarte in CRM aufzuzeichnen. Pro Tag wurden in CRM über verschiedene Kanäle mehr als 100 Leads erstellt.
Es war klar, dass jede einfache Zeit während der Übertragung auf die Box-Version den Kunden mit enormen Verlusten bedroht. Nachdem wir mit dem Kunden über die Schwere des Übergangs und die möglichen Risiken gesprochen hatten, machten wir uns an die Arbeit.
Zunächst analysierten wir die vorhandenen Fälle und Veröffentlichungen zum Übertragen der Cloud in die Box und erstellten eine detaillierte Checkliste mit Fehlern, auf die wir möglicherweise stoßen:
- Anwendungen, die in der Cloud ausgeführt werden, befinden sich nicht in der Box.
- Die Kosten für Lizenzen für Anwendungen für die Cloud-Version und die Box können variieren.
- Das Risiko, Daten aufgrund einer Zeitverzögerung während der Übertragung zu verlieren;
- Einige Benutzer aus verschiedenen Branchen arbeiten nach der Übertragung weiterhin am Cloud-Dienst. Außerdem müssen die von ihnen in CRM erstellten Entitäten zusätzlich gesucht und übertragen werden.
- Auf dem geschlossenen Portal funktioniert die mobile Anwendung des Dienstes nicht.
- Nach der Übertragung können sich einige Benutzer nicht mit ihrem alten Passwort anmelden.
- Es kann zu Fehlfunktionen in den Chat-Bots kommen.
- Häufiges Zurücksetzen der Autorisierung bei der Arbeit am Portal;
- Es kann nur ein Teil der Aufgabenkommentare angezeigt werden.
- Die Datenbank wird ohne Suchindex sein.
Als nächstes wurde ein klarer Algorithmus für Aktionen mit einer Aufschlüsselung nach Rollen erstellt, der sowohl vom Auftragnehmer als auch vom Kunden ausgeführt werden musste:
1 Phase (Dringlichkeitsmedium)- Bereitstellung der Produktionsumgebung (Auftragnehmer);
- Testen der bereitgestellten Umgebung (Auftragnehmer);
- Bereitstellung der Box-Version auf Hosts (Auftragnehmer);
- Kauf und Installation eines SSL-Zertifikats für Telefonie (Kundenkauf, Auftragnehmerinstallation);
- Testen der Box-Version - Leistung, Parameter, interne Tests (Auftragnehmer).
- Bereitstellung der Vorproduktionsumgebung - eine vollständige Kopie der Produktion (Auftragnehmer).
2 Phasen (Dringlichkeit hoch)- Anwendung zum Entladen von Backups. Koordination mit dem technischen Support des Dienstes des Sicherungsdatums (Kunde);
- Informieren der Benutzer über das Sicherungsdatum und Erstellen eines Plans für die vorübergehende Speicherung von Informationen aus CRM (Kunde);
- Bereitstellung eines Backups in der Produktion (Auftragnehmer);
- Einrichten des Portals nach dem Backup (Auftragnehmer);
- Einrichten eines Telefonieservers für die Arbeit mit dem Portal (Kunde);
- Einrichten eines Telefoniemoduls (Auftragnehmer);
- Erste Telefonietests (Kunde);
- Eingehende Prüfung von CRM-, Telefonie- und CRM-Geschäftsprozessen (Kundenvertriebsabteilung);
- Gesundheitserklärung. Löschen von Testdaten (Kunde);
- Stoppen von Vertriebsleitern im Cloud-Service (Kunde);
- Übertragung von Transaktionen, Leads und Kontakten ab dem Zeitpunkt der Erstellung des Backups von der Cloud-Version auf die Box (Auftragnehmer);
- Beginn der Arbeit der Vertriebsleiter an der Boxversion (Kunde).
3 Phasen (Dringlichkeit niedrig)- Testen der Box-Version innerhalb von 2-3 Tagen (Kunde);
- Genehmigung der vollen Leistung (Kunde);
- Aktualisieren der Vorproduktion - Übertragen einer vollständigen Kopie der Produktion (Auftragnehmer).
Nachdem wir diesen Plan erstellt und eine Checkliste mit möglichen Fehlern erstellt hatten, stellten wir fest, dass wir aufgrund der großen Anzahl von Unsicherheiten zu viele Risiken haben:
- Wie schnell wird der Dienst ein Backup bereitstellen?
- Wie lange dauert die Bereitstellung eines Backups, da die CRM-Datenbank sehr groß ist?
- Wie schnell kann ich das Modul und den Telefonieserver neu konfigurieren, damit es ordnungsgemäß mit CRM funktioniert?
- Welche spezifischen Fehler können im Portal auftreten, wie wichtig sind sie für die Arbeit der Benutzer und wie lange kann es dauern, sie zu beheben?
Wir haben festgestellt, dass wir eine unbestimmte Zeitverzögerung haben, die mit zunehmender Zunahme dem Kunden immer mehr Verluste bringen würde. Um die Zeitverzögerung zu minimieren, musste verstanden werden, wie viel Zeit wir für das Portieren und Debuggen des Portals aufwenden.
Wir sind daher zu dem Schluss gekommen, dass ein Backup aus der Cloud nicht ausreicht. Um Verluste zu minimieren, muss ein Backup bereitgestellt werden - um alle möglichen Risiken zu identifizieren und die Zeitverzögerung abzuschätzen, und dann ein zweites Backup, das wir so planen können, dass Verluste minimiert werden .
Bitrix bietet nur ein Backup und nur einmal, da der Transfer von der Cloud in die Box technisch kompliziert ist. Wenn wir uns dem technischen Support zuwenden und den Kunden mit diesem Problem verbinden, haben wir immer noch die Möglichkeit, zwei Backups aus der Cloud zu unterschiedlichen Zeiten bereitzustellen. Der Zeitpunkt der ersten Sicherung wurde vereinbart und die Übertragungsarbeiten begannen.
Volumen, Geschwindigkeit und defekte Teile
Um zu verstehen, wie viel und wie viel Zeit wir brauchen, haben wir begonnen, ein Tagebuch zu führen, in dem wir jeden Schritt aufgezeichnet haben.
Daher begann das Portal am Donnerstagabend mit der Sicherung des Dienstes, dh das CRM verfügte Ende Donnerstag über die neuesten Daten und stellte uns am Freitagnachmittag einen Link zur Sicherung zur Verfügung. Hier stießen wir auf die erste Schwierigkeit: Das Backup wog ungefähr 30 GB, und die Download-Geschwindigkeit von den Amazon.com-Servern, auf denen die Cloud gehostet wurde, war alles andere als ideal (durchschnittlich 800 KBit / s). Nachdem wir ungefähr die Zeit berechnet hatten, in der mehrere Teile des Backups geladen wurden, stellten wir fest, dass das Herunterladen nur des Backups insgesamt etwa 10 Stunden dauern würde.
Das nächste Problem war das Auftreten von Fehlern beim Pumpen verschiedener Teile des Backups, die nur bei der Bereitstellung erkannt wurden. Diese Teile verursachten in der Regel auch einen Hash-Mismatch-Fehler. Aus diesem Grund musste der fehlerhafte Teil des Archivs im Fehlertext identifiziert und manuell über SSH übertragen werden. Anschließend wurde das Entpacken der gesamten Sicherung von Grund auf neu gestartet.
Nachdem wir erfolgreich ein Backup auf unsere Hosts heruntergeladen und bereitgestellt hatten, erhielten wir eine Arbeitskopie der Cloud in der Box und fuhren mit dem nächsten Schritt fort - Testen und Debuggen des Portals.
Kleinere Fehler und heimtückisches Drücken und Ziehen
Zu unserer Überraschung verliefen die Box-Tests relativ reibungslos. Wir haben CRM getestet, alle Tools des Dienstes durchgesehen, die Funktionalität des Messenger überprüft, interne Tests durchgeführt und nur drei Fehler festgestellt:
- Das Symbol für Dateianhänge im Messenger verschwand und das Senden von Dateien im Messenger als Ganzes funktionierte nicht.
- Links in Benachrichtigungen hatten eine Adresse ohne Domain, zum Beispiel: Firma / Personal / Benutzer / 1250 / Aufgaben / Aufgabe / Ansicht funktionierten nicht;
- Einige Benutzer konnten sich nicht mit einem falschen Anmelde- / Kennwortfehler beim Portal anmelden.
Wir wussten, dass es nicht möglich ist, sich nach der Übertragung im Voraus anzumelden. Der Dienst warnt Sie sofort, wenn Sie ein Backup bereitstellen. Leider kann dieses Problem nur dadurch gelöst werden, dass Benutzer das Kennwort wiederherstellen oder die Kennwörter für jeden Benutzer vom Administrator manuell ändern, da die Kennwörter von Bitrix24.Network nicht im Portal gespeichert sind.
Der Fehler mit Links in Benachrichtigungen wurde schnell genug behoben - durch Registrieren der Portaldomäne in den Site-Einstellungen und den Einstellungen des Hauptmoduls.
Das fehlende Symbol für Dateianhänge im Messenger sorgte jedoch für einige Sorgen. Die Aufgabe dauerte weitere Stunden erfolgloser Versuche, den Grund für das fehlende Symbol zu verstehen. Als Ergebnis stellten wir fest, dass der Grund weit davon entfernt war, wie ursprünglich angenommen im Festplattenmodul zu liegen. Der Grund lag im getrennten Push-Server in den Einstellungen des Push & Pull-Moduls, das die Dateiübertragung im Messenger automatisch ausschaltete.
Abschließende Prüfung
Nach erfolgreichem Testen und Debuggen des Portals wurde ein detaillierter Bericht für den Kunden erstellt. Der nächste Schritt war ein gründliches Testen durch die Vertriebsabteilung des CRM-Kunden sowie das Einrichten des Telefonieservers für die Arbeit mit der Box und das Testen von Anrufen.
Während des Tests wurden keine signifikanten Probleme festgestellt. Wir haben einen Testhost bereitgestellt und eine vollständige Kopie des Kampfportals darauf gerollt, falls wir eine zu 100% funktionierende Version des Portals hatten, und gemäß denen wir einen Vergleich in den Einstellungen durchführen konnten, wenn nicht standardmäßige Fehler auftraten, die beim Testen der ersten Sicherung nicht erkannt wurden.
Nachdem wir eine Kopie des Portals bereitgestellt hatten, gingen wir zur Analyse des Journals über, in der wir Fehler und die Zeit zu ihrer Behebung behoben haben. Nach eingehender Analyse des Magazins haben wir den Plan für die Übertragung des zweiten Backups aktualisiert, festgestellt, wie viel Leads wir während der endgültigen Übertragung verlieren können, und zusätzliche Zeit für den manuellen Import verlorener Leads aus der Cloud-Version eingeplant. Alle Details und Risiken wurden ebenfalls mit dem Kunden besprochen und ein Brief an den technischen Support des Dienstes mit der Bitte um Vorbereitung eines zweiten Backups gesendet.
Zweites Backup und warum kann alles schief gehen?
Nachdem wir uns auch am Donnerstag auf die Erstellung der Backups geeinigt hatten, bereiteten wir das Team am Freitag um 12.00 Uhr auf die operativen Maßnahmen vor. Innerhalb von 12-13 Stunden haben wir den lang erwarteten Link erhalten und mit dem Download begonnen. Ein paar Stunden später war klar, dass das Archiv nicht für 10 Stunden abgepumpt werden würde, sondern für ungefähr 14! Die Bandbreite des Kanals unseres Providers und der Amazon.com-Server an diesem Tag ließ zu wünschen übrig. Wir bereiteten uns auf die Nachtarbeit vor, da die Leads weiter sanken und der Kunde auf einen Bericht wartete, um mit der Einrichtung des Telefonieservers zu beginnen.
Wie so oft verlief nicht alles nach Plan. Der nächste Schritt bestand darin, die akkumulierten Leads von der Cloud-Version in die Box zu übertragen - der Prozess ist einfach und klar, hat aber seine eigenen Nuancen. Wenn Sie in der Liste der Leads die Leads auswählen, die exportiert werden sollen, und auf "In CSV exportieren" klicken, werden alle vorhandenen Leads in CRM entladen, nicht nur die ausgewählten. Es ist logisch, dass bei einer großen Lead-Datenbank die Cloud in einen Fehler geraten ist. Die Lösung bestand darin, einen Filter zu verwenden, nur in diesem Fall wurden die Leitungen korrekt entladen.
Weitere Tests verliefen ohne Überraschungen, wie wir bereits wussten: Was wird nicht funktionieren, wie kann es behoben werden und wo. Nachdem die Telefonie erfolgreich verbunden und getestet wurde, arbeiteten die Vertriebsleiter am Montag bereits vollständig mit CRM in der Box-Version. Und bereits seit einer Woche in Betrieb, haben wir das Portal optimiert, gesichert und eine endgültige Kopie des Portals für den Testhost erstellt.
Der gesamte Übertragungsprozess dauerte vom Planungszeitpunkt bis zu den endgültigen Einstellungen etwa eine Woche.
Infolgedessen möchte ich darauf hinweisen, wie wichtig es ist, solche komplexen und riskanten Projekte zu planen, den Kunden in den Prozess einzubeziehen und mögliche Risiken auszusprechen, obwohl Abweichungen vom Plan, wie die Praxis zeigt, keine Ausnahme darstellen.